文/塔城水利设计研究院有限公司 托尔拉

如今，伴随着信息时代的到来，我们正处于一个科技飞速发展的新时代，在这个时代背景下，知识越来越多地参与到了企业的生存和发展中，成了企业良好运营和提高核心竞争力必不可少的手段。而想要充分利用知识，最大程度地发挥知识的价值，良好的知识管理是必不可少的。通过良好的知识管理，不仅能够实现企业内知识的统筹，形成完善的知识体系，提高知识的价值和可用性，同时也能帮助企业更好地进行知识分配，真正让知识对企业的发展起到推动作用。

一、知识管理的重要意义

（一）是企业实现创新的重要推动力。创新是企业生存的核心竞争力之一，拥有持续创新能力的企业才能在当今激烈的竞争环境下生存和发展。而知识管理本质上是对于企业所拥有的知识进行积累和整合，并实现“从人到企业，再从企业到人”的循环体系，让企业所拥有的知识在企业内部良好流动、应用、循环，并在循环的过程中被员工的个人创造力所创新，形成更加先进的知识，不仅能够实现企业整体智慧的提高，同时也能够集合企业的力量形成一条稳定的创新渠道，从而实现企业的不断创新，提高企业的核心竞争力[1]。

（二）是帮助个人实现价值的重要手段。企业的发展离不开每个员工的努力和奉献，而员工的成长和个人价值的实现同样也与企业息息相关，帮助员工成长不仅可以提高员工的工作能力，同样也能让企业获得更大的收益，而员工个人价值的实现能够增加企业与员工之间的信赖关系，让员工真正的信任企业、忠于企业。而在帮助员工成长和实现个人价值的过程中，良好的知识管理是必不可少的，通过良好的知识管理，可以根据员工的个人发展需求和企业发展需求来针对性地向员工提供高质量的知识，以促进员工的快速成长，激发员工的潜力和创造能力，并实现知识体系的良性循环。

（三）促进知识共享，提高企业运作效率。通常来说，在没有进行知识管理的情况下，企业内部的知识往往是分散的、零碎的、以个人为中心的，而这样的局面往往无法形成知识共享，无法实现知识在企业内的全面应用，也就无法起到推动企业良好发展的实际作用。知识管理可以让知识从个人的领域走出来，经过企业的规划与整合后有方向、有目的地在企业内部传播，实现知识在企业内的定向普及，充分发挥知识对于工作的改进作用，并实现企业整体运作效率的提高。

二、档案在知识管理中的必要性

档案在知识管理的过程中有着重要的作用和意义，其主要表现在以下几方面：

（一）是实现知识管理系统化的必要前提。档案是企业在运行过程中长期保留信息的重要方式和手段，而档案管理的一项职能就是实现档案信息的统合，其可以被看作企业信息的集散中心，因此企业档案是对企业知识进行系统性整合的最佳手段，是良好地开展知识管理的必要前提。通过对企业知识的档案管理，能够实现知识的整合与集中，形成良好的知识体系，更加方便企业对知识按照体系和重要性进行分类，从而方便企业对于知识的进一步运用。

（二）是提升知识管理安全性的重要手段。一个企业所拥有的知识，往往是在漫长的发展中通过企业员工的努力不断积累下来的，他们是企业最宝贵的财富之一，对于部分企业来说更是竞争力的核心所在，所以企业的知识产权安全对于企业的发展而言至关重要。而通过档案在知识管理中的应用，可以实现档案保密措施在知识管理上的应用，形成对知识的有效保护和精细化管理，通过档案管理可以对知识的重要性进行划分和保密等级的设置，既可以为知识传播提供良好的渠道，同时也可以实现对关键知识的严密保护，确保企业的关键知识不会被泄露、被盗取。

（三）是实现企业内部知识共享的高效平台。知识在企业内的高效传播和普遍应用是知识管理的重要目标之一，而常规培训和定向培训虽然是比较高效的传播方式，但是存在着消耗时间成本大、针对性不强、不能满足员工个性化需求的问题。而想要用较小的时间成本满足员工的个性化需求，实现员工的个人成长和工作水平的提升，高效的知识共享平台就显得尤为重要。企业档案能够提供一种相对高效且易用性强的知识共享方式，既能够通过档案的收入工作实现知识的集中，又能够通过档案的借出实现知识的分享，并且通过档案管理的整理、分类和编目可以将企业所拥有的知识体系化，为员工提供更加便捷的知识导航和知识咨询服务，让员工有目的、有针对性地进行学习。

三、企业档案在企业知识管理中的作用

（一）发挥企业档案存储效果，作为企业知识的容器。企业档案本身是对企业发展历程的重要记录，不仅记录了企业发展的历史，同时也记录了企业员工在企业发展过程中的一系列的经验、体会、认识和教训，这些内容属于企业的重要知识财产。通过企业档案的记录，可以将这些知识充分整合起来，成为一个历史的沉淀器，为企业未来的发展做参考。以史为鉴，可以知兴替。通过对于企业发展历史和员工历史经验体会的记录，可以从中总结出引导企业发展的整体智慧，帮助企业一定程度上规避风险，从而让企业在发展中更加具有竞争力[2]。

（二）通过企业档案实现对企业知识的归纳与整合。一个企业在发展过程中所积累的知识往往是零散的、碎片化的，甚至有时只存在于员工个人的脑海之中，这些知识被称为隐性知识，而隐性知识往往是企业知识竞争力的核心所在，也是企业创新能力和创造力的核心源泉。但由于隐性知识的碎片化与个人化的本质，导致隐性知识很难被共享出来，也很难在企业发展的过程中发挥其真正的价值。而想要充分将隐性知识的作用发挥出来，就必须将其显性化，让其变成有记录的、可传播的、能够被学习的知识。而在知识从隐性到显性的转变过程中，企业不仅要制定相关的激励机制，以鼓励员工将个人知识分享出来，同时也要利用企业档案的方式对知识进行规范记录。例如，某个员工在工作中实现工作创新之后，企业应当将员工的创新化工作方式通过档案记录的方式完整保存起来，包括创新人员的姓名、岗位、工作创新的具体方法和取得的实际成效，通过规范化的档案记录将员工的个人经验转化成市面上的知识并促进其在企业内的良好传播，以实现企业内整体工作水平的升级。简而言之，企业档案本身可以被看作企业知识的编码工具，是企业知识从隐性到显性，从个人经验到系统化知识的转化器，对于企业的档案管理而言有着至关重要的作用。

（三）通过企业档案进行知识共享平台的建立。知识共享平台的建立是企业进行良好知识管理的重要手段，通过知识共享能够加快企业内部的知识流通，实现员工工作水平和工作能力的整体提升，同时也是提升企业核心竞争力的重要手段。在具体的应用上，知识管理要与企业档案管理形成更深层次的融合，并将企业档案作为知识共享的主要媒介。在进行工作的过程中，相关人员要充分发挥自身的主观能动性，在企业范围内做好知识的探寻和收集工作，并根据知识的内容编制相应的档案，详细记录知识的类别、岗位、内容和先进性，并为企业知识做好分类和编目的工作，同时也要做好知识的更新，确保将知识的内容保持在最新版本。企业可以依托这些档案形成开放式或针对性开放的知识平台，为企业员工提供知识服务[3]。

（四）通过企业档案实现对员工潜能的深度挖掘。企业的知识往往来源于员工在工作中的不断创新与积累，而这些创新与积累一定程度上也反映出员工的长处和潜能。在企业档案知识管理的过程中，不仅能够实现对知识本身的记录，同时也能实现对知识提供者的判断与衡量。如果某个员工在工作上多次提供了对企业发展有用的建议，实现了多次创新，则说明该员工在相关领域内有着较高的工作水平和比较深入的见解。如果某一员工所提供的知识迅速在企业内普及，并多次被利用于工作中，起到了良好的效果，则意味着该员工可能是相关领域内的专家，通过企业档案对企业知识和知识来源的追踪和记录，能够帮助企业发现这些隐藏在企业内部的人才和专家，挖掘出这些员工的潜能。一方面，对企业的针对性人才培养有着重要的意义，能够强化企业对人才的利用，增加优质人才的数量。另一方面，对员工的个人成长也有着相当重大的意义，是帮助员工实现个人价值，达成企业和员工双赢的重要手段。

（五）将企业档案作为培训员工的重要教材。企业内教育对于现代企业有着非常重要的意义，通过企业教育可以扩大知识普及率，提高企业创新能力，增强企业核心竞争力。如何开展企业教育，如何进行有成效的企业教育，如何通过企业教育实现员工工作能力的提高，这对于企业而言是相当关键的问题。而企业档案本身就是最佳的员工培训教材。首先，在员工技能方面的培训，企业档案中的企业知识往往是与企业本身最契合的知识，能够根据企业发展的实际需求进行针对性的人才培养，让员工的工作能力定向提升，为企业培训的效果提供最基础的保障。其次，在员工的职业精神和工作观念方面，企业档案是记录企业发展历史的重要手段，而发展历史则是企业知识的沉淀，其中不仅包含了先进的经验，同时也包含了企业的发展理念和价值观念，是企业文化的集中体现，能够更好地实现企业文化在企业内的传播，增强员工对企业的认可，强化员工的责任感和使命感，形成与企业一致的共同理想，共同推进企业良好发展。

四、企业档案在企业知识管理中的应用要点

（一）档案收集和知识管理同步实施。想要将企业档案在企业知识管理中进行良好应用，保持两者在管理上的高度一致是确保知识管理效率和知识管理成效的重要方式。在企业进行档案管理的过程中，要确保档案收集的广泛性和全面性，在对企业档案进行整理、分类和编目的过程中将其中具有较高知识属性的部分分离出来，并进行综合性的知识管理。通过两者的同步实施有效地扩大企业知识的收集范围，化被动为主动，为知识管理的开展打下良好基础。

（二）设立以知识管理为中心的档案服务。知识管理不仅需要收集和存储，同时也需要向企业员工提供良好的知识服务，以充分发挥知识管理的价值。因此相关企业要以企业档案为基础，提供以知识管理为核心的档案服务，如建立专门的企业知识档案库。同时也要建立相应的企业知识的申报渠道和激励机制，对一些拥有知识并愿意分享的员工进行激励，并进行针对性的档案编辑服务，确保能对知识进行详细记录，进一步推动知识在企业内的良性循环，充分激发企业员工的创新意识和分享积极性。

（三）利用信息技术实现高效分享。伴随着信息技术的逐渐发达和信息设备的普及化，人们获取信息的习惯也发生了很大的改变，而企业在进行知识管理的过程中要充分注意这一点，结合时代的发展将信息技术充分应用到知识管理的过程中。例如，企业可以建立以互联网为平台的线上知识库，让员工能够通过手机和电脑等设备快捷地调用和查阅企业知识，既能够提高知识分享的速度和效率，同时也能充分满足员工的个性化需求，为员工提供定制化的知识服务。信息技术能够实现更多不同载体的档案存储，如文字、图片、声音和视频等，相比于传统的知识共享方式更加一目了然，能够起到提升学习效果的重要作用。

（四）做好相关人员的培训工作。企业的知识管理本身是一件对于相关管理人员综合能力要求较高的工作，不仅需要管理人员对企业的发展和运营有深度了解，同时也要求其有出色的知识嗅觉，能够敏锐地从企业运营的过程中挖掘具有知识属性和知识价值的人和事物，并能够进行良好的追踪、收集、整理和建档工作。因此企业既要确保相关人员拥有档案管理的专业能力，同时也要具有丰富的劳动和生产经验，对行业发展和行业现状有自己的理解和感悟，只有这样才能真正做好知识管理工作[4]。

四、结语

综上所述，企业档案在企业知识管理中的作用十分重要，是企业知识从零散到系统化，从隐性到显性的主要载体，同时也是实现知识共享和知识传播的重要平台。在进行知识管理的过程中，企业要充分实现企业档案与知识管理的深度融合，实现知识管理的长期化、规范化和高效化。充分发挥其对企业的推动作用，帮助企业在激烈的竞争中实现更好的生存和发展。