文/陕西省水利电力勘测设计研究院 朱奇琦

在当前信息化现代化潮流持续推进的大背景下，电子档案迎来了广阔的发展空间，同时也对企业档案管理工作造成了较大影响，使其处于机遇与挑战并存的局面[1]。为此，新时期的企业要将档案管理作为重要工作进行落实。在上级领导的关怀和指导下，水利水电工程咨询中心结合《中华人民共和国档案法》等相关文件，开展了档案管理模式创新，进一步夯实了档案建设基础，使得水利水电工程档案能更好地服务经济建设和水利工作，带动了科技新党、依法治党等工作的完善，使水利水电工程咨询中心综合档案建设工作迈上了新台阶，多次被评为档案工作先进单位。

一、新时期开展企业电子档案管理的心得

电子档案的存储方式对企业档案管理工作的变革与更新提出了要求，需要档案从业者认识电子档案的突出优势和建设弊端，目前在水利水电工程咨询中心的档案管理中，日常电脑维护工作量较大，而这种现象主要是由水利水电工程中涉及档案资料众多造成的，加之一些基层档案室分散于各二级单位，还要进行大量整合工作[2]，同时，中心的办公设备也较多。但伴随着档案部门全体员工的齐心协力，档案管理工作得以持续快速发展。

对于企业来说，开展电子档案管理需要从现代化建设、信息化建设、数据库建设等方面做好落实，要结合电子档案文件的上传和后台监控，重点结合档案中心的网络建设，做好网络的维护与管理，保障各单位网络的正常运行。在档案室的计算机防护方面，保障每台电脑处于安全状态，确保电子档案的数据安全、使用安全。今年，单位进一步强化了内部管理，并从绩效考核监督评价等方面进行管理制度的落实，带动了工作效率和工作质量的提升。然而，在当前的电子档案管理中，还存在一定的不足，例如，一些档案管理人员在业务技能方面还不熟练，在档案数据库建设方面还有待跟进。相关人员应不断学习，不断提升业务能力，做好本职工作，为水利水电工程咨询中心的档案管理及信息化建设提供必要的支持[3]。

二、企业电子档案管理中存在的现实问题

（一）缺乏对于档案信息安全的重视。对于企业电子档案建设工作来说，一些工作人员和部门领导对档案信息化建设重视程度不足，没有真正意识到电子档案建设的重要价值。例如，一些档案工作人员受以往档案管理观念的限制，缺乏电子档案安全意识，在工作中不能及时更新工作理念和方式。加之电子档案建设资源的需求量较高，需要企业领导和部门管理者的大力支持。目前，在档案信息化建设中投入的支持力度不足，这制约了企业电子档案的管理成效，不利于档案信息安全措施的深入推进[4]。

（二）档案信息安全技术水平滞后。实施电子档案管理与应用，推进档案信息安全建设，都需要大量的设备支持和技术支撑，尤其在档案信息安全保障体系建设方面，需要配套的服务器、路由器、磁盘陈列柜等硬件设备，还需要构建安全的网络环境，这些都需要庞大的资金投入。而在实际工作中，一些企业在档案信息化建设中投入的资金极为有限。即使企业开展了电子档案建设，但在技术更新方面的支持仍然不够[5]。伴随着信息技术的发展，一些新的电脑病毒、黑客技术的出现，也对电子档案信息安全造成了一定的威胁，技术的滞后容易导致电子档案管理工作存在安全漏洞。

（三）档案信息安全管理体系不健全。目前档案信息化建设处于起步阶段，相关的体制机制内容较为有限，企业在电子档案管理中，大多是结合电子档案建设的基本流程和档案管理中的通用性制度进行建设，尚未结合企业实际设置详细的实施细则。在制度建设上存在一定的缺陷，这也会造成后续电子档案归档中的文件格式难以统一、归档细节不明、归档范围模糊等问题[6]。

三、加强档案信息安全的有效策略

（一）确保电子档案存储载体的安全。不同于以往传统的档案管理方法，电子档案能够使档案管理工作更加高效便捷，借助网络信息技术进行档案管理，能够实现对档案信息的大容量储存、高效率调取。借助大数据技术，也能对档案进行对比分析，能够更好地发挥档案的资源价值和数据优势。在实际应用环节，需要企业做好电子档案管理工作，做好环境保障，确保电子档案储存载体的安全性，从物理环境的角度保证档案安全。在新时期的企业电子档案管理工作中，落实档案信息安全需要保证档案信息的内容完整可控，保障档案信息内容未被破坏，或被其他非法使用者获取。在保证档案信息安全时，可以从物理安全的角度进行保障，对电子档案的存放介质、使用的计算机系统、网络服务器等硬件实体进行必要的保护，为电子档案的储存营造适合的外界环境，确保档案数据能够安全存储。在档案内容上，要确保电子档案内容格式上的统一，结合最新技术和档案管理方法，做好格式的转换，确保电子档案的原始性[7]。在计算机系统中，要为保存电子档案的系统设置良好的电磁兼容环境，并为其构建完备的安全管理制度，预防非法入侵活动的发生。水利水电工程咨询中心在档案管理中，为了更好地落实管理制度，保障管理工作的高效严谨，在管理制度方面，设立了集档案管理、保护、保密等多方面于一体的制度，将责任落实到人、落实到岗。为了确保电子档案的储存载体安全，在档案室配设有灭火器、除虫剂、温度计等设备，并定期查验档案室的安全。在档案的管理与储存中，全部的纸质档案放在专用档案柜中，并配置了灭火器、复印机、扫描仪等。

（二）落实档案信息管理的系统安全。在企业推进信息化建设的过程中，电子档案建设是其中的重要基础性环节，企业信息化建设中产生的各类电子文件也是电子档案的基本归档信息要素。健全完善的信息化管理体系，能够保障企业档案数字化管理系统的科学安全，也能使后续电子档案的档案文件来源更加广泛，收集效率更高。这需要企业站在整体的角度考虑多个信息化管理软件与电子软件之间的衔接，要突破以往档案管理中存在的信息孤岛问题，要结合电子档案的生命周期和企业自身的业务流程，考虑两者的关系，要利用和优化电子文件的集成优势，结合电子文件的生命周期，加深其与企业内部各类业务流程之间的联系，以此构建完善系统的信息化管理体系，提升企业在档案管理中的效率，降低企业的管理成本[8]。

1.使用安全可靠的档案信息管理系统软件。企业在电子档案管理中，所使用的系统软件必须经过测评和审核，要从信息安全中防与治的技术角度出发，结合网络安全技术中的访问控制技术、防治病毒技术、安全检测技术等，提升档案信息管理系统的安全性。从防治技术的角度看，可以通过设置入网访问控制和网络权限控制，实现企业内部网与互联网之间的物理隔网。可以通过身份识别、用户验证、口令验证、用户账号的限制检查等，识别一些网络非法操作。要结合电脑病毒防治技术，例如，在电脑上安装杀毒软件，定期升级杀毒软件，定期查杀病毒，对于一些来历不明的U 盘、光盘坚持不使用、不安装。此外，要强化安全检测技术的运用，要对计算机网络所接入的服务器进行实时监测，并在计算机内安装防入侵检测系统，对电子档案信息进行全面的监控和保护。

2.结合数据安全技术确保使用安全。保障档案信息的安全完整，落实电子档案安全，最重要的是保障其数据安全，保障档案信息的完整性，避免其被修改被泄露，对此，企业可以构建数据信息网络储存中心，通过数据安全技术和规避风险。例如，可以采用数据备份管理，对电子档案中的数据采用进线储存和离线储存相结合的数据备份方法。为解决容量不足的问题，可以在计算机系统中配置多个硬盘或硬盘列阵，使其构成海量储存器，在服务器端应及时安装数据库系统补丁程序，修补系统中存在的安全漏洞，切实提高服务器系统安全性。可以利用密码技术对电子文件的归档管理进行验证，尤其是一些保密级别高的电子文件，更要加强加密技术的应用，防止其被他人劫货或篡改。

3.落实网络安全保护，实施异地备份制度。在企业电子档案管理中，做好网络安全保护，主要是针对计算机网络及其节点在面临威胁时采取防护措施，这也是档案信息安全保护中的重要工作。确保网络安全，可以采用物理隔离法、防火墙法、身份认证法等，结合网络安全技术进行落实。其中，防火墙技术是将内网与外网彼此隔离的最基本，也是最行之有效的措施之一。针对一些重要的档案信息，可以采用异地备份的形式来增强应对突发事件的能力。

（三）建立健全档案信息安全管理制度。在电子档案的形成、归档、保管、应用的各个环节，其信息都有被窃取、被更改的可能性，即使设置了完善健全的信息安全保障机制，借助先进的信息安全技术，仍有可能存在风险。对此，要从管理机制的角度做好落实，要从各个环节严防死守，彻底消灭信息失真、失密以及数据丢失的隐患。

在水利水电工程咨询中心的日常工作中，为了更好贯彻落实新时期电子档案管理和档案信息安全的建设要求，结合《中华人民共和国档案法》等相关的规范性文件，中心组织开展了档案管理讨论会和信息化建设的专题研讨会，并结合内部档案管理中存在的不足，实施了整改与优化。结合相关工作进行部署安排，形成了统一管理、统一领导，规范落实领导责任机制，并为电子档案配备了专职的管理人员，推动档案工作进入科学化、规范化的发展路径中。

建立健全完善的档案信息安全管理制度，需要明确分工，落实责任，电子档案信息管理人员需要对自己制作的档案和上传的内容负责。在电子档案管理中，要实施严格的权限控制，防止档案在分散状态下出现信息丢失或数据变动，防止无关人员对电子档案的破坏。要建立健全电子档案信息归档鉴定和保管机制，确保电子档案信息的真实完整有效。企业要结合自身的业务特点，针对各个岗位的工作要求，组织开展全方位的调研和统计，明确当前电子档案管理中存在的不足，并针对性的制定完善策略，更新电子档案管理工作机制，使其能够涵盖企业工作的各个环节、各个流程。

（四）强化档案信息安全教育，优化队伍。在企业日常的电子档案管理过程中，应结合人才资源进行建设，定期对档案管理人员实施数字化、信息化档案管理知识培训，提升档案管理人员的数字化操作能力，增强其运营维护能力，也要结合电子档案数据治理的相关内容，对工作人员进行培训教育，使其能够强化自身能力建设，更好地服务企业档案管理和档案信息安全建设。

四、结语

企业面对新时期、新形势，要积极开展档案数字化转型，要结合电子档案的应用特点，积极探索电子档案应用途径，避免数字化转型后陷入重藏轻用的困境。同时，企业也要清醒地认识到电子档案管理中存在的现实问题，要能够结合日常管理运营中存在的难点痛点，做好分析，结合新时代新环境加强对信息安全的重视度，强化企业电子档案的建设力度，切实从载体安全、系统安全、管理安全及队伍建设等方面做好落实，帮助企业能够以高标准、严要求推进电子档案建设，保障档案信息安全，使档案信息在新时期下发挥更大价值。