文/陕西省生物农业研究所 乔中慧

干部人事档案是党的重要执政资源，是维护干部人才合法权益的重要依据，是社会信用体系的重要组成部分，在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才等方面发挥着重要基础作用[1]。因此，干部人事档案的真实性、准确性、规范性尤为重要。人事档案专项审核工作的开展，有利于保障人事档案材料齐全完备、内容真实准确，防止干部“带病提拔”，确保干部任免公平有序，对人事档案管理工作具有重要指导意义。

本文以某事业单位干部人事档案专项审核工作为例，分别就专项审核工作中发现的问题，如何解决这些问题并推动单位人事档案工作两方面展开论述。

一、干部人事档案专项审核问题解析

根据中共中央组织部要求，接上级部门通知，自2021 年下半年起，某基层事业单位开展人事档案专项审核工作，审阅了单位在编在岗职工共56 人的人事档案，重点审核了干部“三龄两历一身份”（即年龄、工龄、党龄、学习经历、工作经历、干部身份）等信息，反映出当前工作存在的诸多问题。

（一）档案信息出入大。最具代表性的问题就是出生日期和工作日期记载不一致。1.出生日期不一致。在工作中，笔者发现10 人出生日期记载不一致。其中，两名职工档案中出现两个出生日期，经查阅当年日历后发现属于阴阳历混淆使用的情况；两名职工个别材料出生日期不一致，推测是由于材料形成时年纪尚小，对个人信息记忆比较模糊，或存在找人代写、笔误等情况，导致个别材料记载的出生日期和其他材料不一致，但只是略有偏差。但是，个别职工档案存在出生日期变化大，时间跨度长等棘手问题，给审核工作增加了极大难度。例如，某职工的出生日期以大学毕业为分界线，大学毕业前的所有档案材料均比毕业后的档案材料记载的出生年份要早两年；某职工大学毕业前材料、大学学位证、参加工作后材料记载的出生年份及月份都不一致；某职工档案中涉及5 个不同的出生日期，最大的时间跨度为一年。出现此类问题的职工年龄多为45 周岁以上，由于时间较为久远、保存手段有限等历史原因，原始户籍档案难追溯、难调取，短期内无法核定。这些情况暴露出材料填写、入档审核、日常管理等多个环节的漏洞。从材料填写上来说，干部本人记忆混淆、未认真对待，档案工作人员误听误记、张冠李戴等情况都容易引发上述问题。从入档审核上来说，干部中学、大学、工作单位各阶段档案工作人员在档案归档或交接前后未能及时审核重要的人事信息，未能做到早发现早改正。从日常管理上来说，档案存档后未开展人事档案专项审核工作，干部本人及档案工作人员对信息不一致的现实状况不知情、不了解，导致此类问题成为历史遗留问题。2.工作日期不一致。审核发现，工作日期记载不一致的人事档案超过半数，主要是两方面原因。一是混淆工作时间。大部分职工全日制学习毕业前夕（一般是六月中下旬）已经进入用人单位实习，同时办理学校毕业的相关手续。用人单位一般会在职工七月上中旬拿到毕业证、学位证、报到证后正式办理入职手续，这就导致工作时间存在着一个月的时间差。另外，上级单位正式批复的用工日期、职工与用人单位签订劳动合同的日期、转正定级日期相较于用工日期也有一定程度的延后，致使用工日期、正式入职日期、合同签订日期、转正日期产生偏差，出现职工填写错误等情况。二是缺少佐证材料。少部分职工在进入本单位前已有工作经历，但由于工作时间较短或未将材料及时归档，导致档案内缺少原工作单位出具的相关证明材料，工作日期靠职工自述，一时无法认定。

（二）材料收集不规范。主要体现在学习经历和工作经历上。1.材料更新不及时。部分职工在进入本单位工作后未填写《干部履历表》；部分职工参加工作后在职提升学历，毕业后未能及时将最新的学历学位档案转移至用人单位；部分职工的职级晋升材料、工资变动材料未能及时补充更新；单位对职工个人奖励缺少关注，因此大部分职工的奖励类材料缺失严重。这些问题导致职工的学习工作经历出现了一定程度的滞后或断层，不能真实准确地反映出干部的成长轨迹和履历的变化情况。2.关键要素不完整。档案材料“缺斤少两”的现象时有发生。一方面，成套材料不齐全。《干部人事档案材料收集归档规定》中对十类人事档案材料的归档范围做出了明确的规定。此外，入学、毕业、入党、评职称都有规范的流程，因此学历学位类、职称评聘类、党团类材料一般都有较固定的入档清单。但是，在实际工作中，档案材料不齐全的情况屡见不鲜，这反映出档案工作人员业务知识水平上的不足。另一方面，关键内容不完整。表现在材料中的日期、照片、签名、盖章等信息残缺，诸如此类“缺胳膊少腿”的材料不在少数。尤其是学历学位证书、职称证书等以复印件形式保存的材料，入档前需要加盖公章，这一问题经常被忽视。

二、改进干部人事档案工作的建议

（一）做好基础工作。1.加强问题整改。干部人事档案专项审核不仅是干部评鉴、任用、提拔的重要依据，更是对单位人事档案工作的清查。以此为契机，对以上问题进行分类，集中整改，确保审核工作落到实处，做到凡事有交代，件件有着落，事事有回音，才能积极推动干部人事档案工作科学化、制度化、规范化。（1）出生日期不一致的解决方式。第一，主动联系干部户口所在地的户籍部门，调取原始户籍材料，如果原始户籍材料形成时间早于人事档案中材料的形成时间，且原始户籍材料真实可靠，则可按照原始户籍材料记载的出生日期进行修正。第二，如果难以获取原始户籍材料，可先通过逻辑推断等方式鉴别。例如，鉴别该干部入学、入党、入伍、参公时是否符合政策规定的年龄，或与其父母、兄弟姐妹的出生日期做对比，分析是否存在不符合逻辑和常识的情况。第三，如果经逻辑推断，确定并非因入学、入党、参公等情况获利，且无法调取原始户籍资料的，需要由组织人事部门召开会议。经综合研判、组织商议，并结合《中共中央组织部、人事部、公安部关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41 号）要求，“对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。也就是说，以干部人事档案中最早形成材料中记载的出生日期为依据。（2）工作日期不一致的解决方式。针对工作日期不一致的问题，应及时联系干部本人，获取首次参加工作时的聘用文件、劳动合同、社保缴纳、工资发放记录、转正定级表等材料，明确用工时间、正式入职时间、签订合同时间以及转正定级时间，具体情况具体分析。根据中共中央组织部发布的《关于干部人事档案审核工作的问答》（组工通讯总2764号）相关规定，如果是1992年7月23日《全民所有制工业企业转换经营机制条例》施行之前参加工作的，应当以劳动者初次参加工作时县级以上劳动人事部门审批时间作为认定依据；如果是1992 年7 月23 日之后，2008 年1 月1 日之前参加工作的，应当以首次签订劳动合同之日或企业办理录用手续之日作为认定依据；如果是2008 年1 月1 日《中华人民共和国劳动合同法》施行后参加工作的，应当以用工之日作为认定依据。（3）材料收集不规范的解决方式。针对材料更新不及时，关键要素不完整的问题，可以按照人员或材料类别进行分类，列出问题清单，积极协调相关部门及人员，补充缺失材料和关键要素。例如，奖励类材料可在每年年末统一收集单位职工本年度所获荣誉证书；工资变动情况可在人事管理系统查询，制作《干部工资档案表》后统一归档；学历学位材料可以通过学信网、学历网查询下载学历学位认证报告；毕业证等复印版材料，应在加盖组织人事部门公章后归档保存。

2.做好归档工作。归档工作是档案管理中重要且关键的环节，把好归档关，就守住了档案规范性的底线，也为后续的管理环节打下了坚实基础。（1）要加强材料收集。既要做好定期收集，又要做好平时收集。档案工作人员应将材料收集作为专项工作，并列入年度工作计划。特别是针对需要定期统一更新的材料，例如年度考核材料、工资变动材料等，可结合工作实际，统一组织开展更新、收集工作。另外，针对日常工作中形成的零散材料，应在材料形成后第一时间提醒干部尽快提交，并做到即时收集即时归档。同时，还可以结合保密检查、节假日文件清理，或在人事变动时将零散材料统一收至档案室保存并归档，避免丢失遗漏。（2）强化入档审核。既要加强事前控制，又要做好长效管理。入档材料质量的好坏，大多是由材料形成时决定的，因此要从源头抓起，在入档前就把好质量关。在单位引进人才、调入职工或在更新人事档案材料时，应该认真审查材料的价值性、完整性和真实性，鉴定归档材料是否属于人事档案归档范围，有无保存价值，审核归档材料是否完整、齐全，审查归档材料是否真实可靠，能否反映干部本人基本情况[2]。要重点关注“三龄两历一身份”是否真实无误，及时剔除不属于归档范围的、重复的、信息错误的、缺乏证明价值的无用材料，补全签字、盖章、日期、照片等缺失的手续和要素，为后续工作减少不必要的麻烦。

入档工作也不是一劳永逸。要遵循干部人事档案动态化的特点，将干部人事档案审核专项工作常态化。既要在日常工作中严守规矩，做到凡进必审、凡提必审、凡转必审[3]，又要定期开展档案审核工作，以便及时发现问题，解决问题。只有如此，才能减少工作失误，确保档案真实准确、全面规范、鲜活即时。

（二）提高思想认识。由于人事档案具有保密性，导致社会公众对人事档案普遍缺乏认识。一方面，单位职工对人事档案的了解程度不够，重视程度不高；另一方面，缺少专职档案员，兼职档案员管理意识不强、管理能力不足也是当前本单位的基本现状。因此，加强宣传教育，提高职工思想认识，提升档案工作人员管理能力，在全单位范围内形成重视档案、认识档案的氛围，对人事档案工作的开展有积极作用。

一方面，要通过大力宣传，强化广大职工的档案意识。通过线上线下结合的方式，例如，制作宣传手册、展板，开展宣传讲座，利用微信、微博等平台转载科普文章等，宣传人事档案的重要性，宣贯人事档案有关规定，普及基本的档案常识，提高广大职工的思想认知度和工作配合度。通过以上方式激励职工认真规范填写需要归档的材料，及时将滞留在自己手中的材料交由组织人事部门归档保存，既能保障档案的规范程度，又有利于提高档案工作效率。另一方面，要通过加强学习培训，提高档案工作人员的管理意识和工作水平。档案工作人员应深刻认识到档案工作的必要性和重要性，树立对档案工作的荣誉感，培养自觉学习、终身学习的意识。要认真研读《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等政策性文件，阅读人事档案管理相关的书籍或论文，在学中做，在做中学，避免因知识水平不足出现工作疏漏。同时，单位可积极组织或推荐档案工作人员参加业务培训，主动与其他单位进行业务交流，学习先进的档案管理方法与技术，优化工作方法，提升工作能力，推动人事档案工作迈向新台阶[4]。

（三）加强信息化建设。没有信息化就没有现代化。档案管理想要与时俱进，必须要跟上信息化建设的步伐。2021 年1 月1 日颁布实施的《中华人民共和国档案法》新增了关于档案信息化建设的章节，特别强调“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”，并且鼓励支持机关、团体、企业事业单位和其他组织加强档案信息化建设，推进传统载体档案数字化，推进电子档案管理信息系统建设。

当前，基层单位档案信息化建设仍处在起步阶段，存在基础设施薄弱、工作经验不足等问题。因此，在今后的工作过程中，要结合经费状况及工作实际，在以《干部人事档案数字化技术规范》为准则的前提下，充分发挥计算机和互联网的作用，使档案管理更加高效、便利[5]。

第一，利用办公软件，结合干部人事档案专项审查结果汇总统计人事信息，方便信息的提取和利用，避免出现个人信息不一致的情况。第二，采购国家规定的扫描仪器和专用硬盘，将纸质档案电子化，长久存储人事档案材料。第三，购置或租用专业的档案管理系统，提供即时查询服务，并与办公系统连接，有效提高档案利用率和管理效率。第四，做好电子档案加密和备份，加强信息安全、保密工作和信息化建设业务的学习，做好硬件及软件支持，紧跟档案管理信息化的发展步伐。