基层生态环境部门档案管理工作的问题与对策

2023-11-08龙岩市长汀生态环境保护综合执法大队朱雪莺

办公室业务 2023年19期

文/龙岩市长汀生态环境保护综合执法大队朱雪莺

从手工到自动，从纸质到数字，长汀生态环境部门不断推进档案管理的数字化和电子化，逐步加强了生态环境档案信息的系统建设和网络管理。总体来看，长汀生态环境档案管理工作相对规范，但面对新时代、新任务、新要求，档案数字化和电子化应用水平不高，档案查询和利用等体制机制建设不够完善，成了亟须分析解决的突出问题，因此，采取有效应对举措，推进生态环境档案更好地服务于生态环境保护事业，为推进建设人与自然和谐共生的现代化建设提供有力支撑和保障。

一、基层生态环境部门档案管理的重要性

基层生态环境部门档案管理工作是指对生态环境部门所涉及的各类档案进行规范、全面的管理和使用。其重要性体现在以下几个方面：一是保障基层生态环境部门的正常运转。基层生态环境部门的各种决策、管理、监督与执行工作都需要通过对历史档案资料的查阅和分析来支撑，因此生态环境部门档案管理对于基层生态环境工作的稳健运转至关重要。二是保护生态环境延续发展。生态环境部门所涉及的资料、文件、图谱等，是非常珍贵的非物质文化遗产，对于生态环境保护、环境监督管理、环境综合整治、环保宣传教育等业务的演进提供了重要的历史资料和信息，环保档案的严格管理有助于保障这些资料的完整性和安全性，为推进生态环境治理，促进生态环境可持续性发展提供有力支撑。三是总结汲取成败经验。基层生态环境部门在进行环境治理时，要收集、整理、筛选记录的数据资料等高质量的信息，从中借鉴历史的得失经验，优化生态环境治理方案。同时，为了保证环境治理工作的顺利推进，要这些档案作为科学依据。生态环境工作作为一项越来越受社会和群众关注的公共服务事业，其档案是其历史沉淀，也是部门综合素质和履职能力的体现。总而言之，基层生态环境档案管理工作的重要性不容忽视，应当加强档案建设和管理，确保其资料完整、信息安全，把牢生态环境事业发展的基础[1]。

二、基层生态环境部门档案管理存在的问题

（一）档案管理发展相对失衡。近年来，我国环保档案管理得到了快速的发展，但因为每个地方的发展水平有别，基层生态环境部门档案管理逐渐出现了区域发展的差异：第一，因为不同的区域生态环境部门在管理方式、职权范围、资源、资金以及群众的认识程度等方面的不同，有的地方的环保档案管理在收集、整理基础资料时出现了不达标或者不规范的地方，从而造成了环保档案管理的不和谐、不匹配和不协调；第二，因为生态环境部门的社会地位和所处地方的经济发展水平不同，有些地方的设施建设、资源和人才配置等不能进行同步建设，再加上落后地区人们的环保意识较为薄弱，工作热情不高，从而使基层生态环境部门档案管理不能得到均衡发展。

（二）人员素质有待提高。档案管理是服务性的工作，工作人员的素质和能力对档案管理工作的顺利开展着有直接的影响，影响服务的质量和水平。在基层生态环境部门档案管理中，如果没有一支信息素养、技术能力和专业知识都达标的人才队伍，那么就很难满足社会在生态环境档案方面的需求。但当前基层生态环境部门大多缺乏掌握信息技术和档案管理工作相关知识的复合型人才，例如，长汀所在的龙岩市，生态环境部门目前没有一个生态环境档案管理人员进入市级档案评审专家库的高级职称人员。专职档案管理人员相对缺乏，大多由办公室人员兼职，缺乏过硬的生态环境档案管理技能和专业知识，难于发现问题并及时解决问题。尤其是现在网络技术、数据库技术、多媒体技术等的广泛使用，对现代化的管理人员提出了更高的要求，基层生态环境部门档案管理也面临着新的挑战。

（三）管理系统相对分散。生态环境保护文献有综合交叉性、类型复杂性和内容丰富性等特点，在载体形式上也逐渐由电子文件或多媒体光盘代替了传统的纸质，在使其管理愈加现代化的同时，也为生态环境档案管理工作人员的工作增加了难度。特别是当前我国生态环境档案管理还没有严格的规范，虽然实行了环保垂管体制改革，但档案管理还没有按垂管体制作统一要求，各地档案还是以当地保管要求为主，没有按上收体制进行统一和规范，各地的生态环境机构也没有进行良好的合作沟通，长汀所在的龙岩市有七个县（市、区），各县（市、区）的生态环境部门平时在档案管理方面的沟通交流很少，再加上部门、地域、时间等方面的限制，系统比较分散，往往各自为政，造成生态环境档案收集、管理、利用效率不高的问题。

（四）科技含量相对较低。生态环境问题的长期性和复杂性，需要我们不断完善生态环境保护工作。对和生态环境保护有关的档案管理要重视，要注重对开展生态环境保护工作相应的文字、图片、视频等方面的记录的收集、整理和归档。特别是在互联网时代，由于基础能力建设不足，生态环境档案管理的科技含量相对较低。近年来，环保垂管体制改革时市级对各县生态环境档案管理情况进行梳理检查时发现，有的基层生态环境部门档案还停留在纸质时代，有的甚至积压多年未进行规范化整理，对大数据不能有效利用和整合，不能充分发挥出科技的价值。环保档案的科研管理工作要有有效科学的综合分析方法和手段，在当前形势下要能实现信息共享，从而使档案管理的工作意义和作用发挥出来。但目前从我市各县（市、区）生态环境部门总体上来看，大多数在生态环境保护档案的管理上还停留在数字化扫描保存上，还不能满足工作的实际需要，档案利用效率有待提高。

三、基层环保部门档案管理工作对策

（一）重视档案管理，缩小地区差距。要加强对生态环境档案管理的宣传教育力度，让生态环境管理部门和领导都重视生态环境档案管理的相关工作，为生态环境档案管理营造良好的氛围。例如，通过对国家档案管理相关法规政策的大力宣传，从而使生态环境各部门和工作人员都能够支持和关心生态环境档案管理的工作，让大家都能够明确生态环境档案管理的重要性，增强档案意识，特别是归档和建档意识，要把生态环境档案的相关管理纳入考核机制和评价机制中，并把环保档案管理的目标分解到环境执法、环境监测、环境治理等各个具体的环节中，形成主要领导对生态环境档案主要管理、分管领导对环保档案具体管理、各个相关部门分工负责管理的制度，把生态环境档案管理的相关工作纳入基层单位的议事日程中，摆到位、摆上位，健全档案管理的工作基础[2]。

对于生态环境档案管理地区失衡的情况，要加强对落后地区基层生态环境部门档案管理人员的教育和宣传，让这些基层单位的工作人员和管理者都能够认识到生态环境档案管理的重要性，并通过近年来各地加强生态环境治理项目对口支援合作机遇，加强发达地区对经济相对落后地区在生态环境档案管理的相关工作和建设上给予一定的支持，拉近这些地区和发达地区生态环境档案管理的距离，实现生态环境档案在全国范围内的信息共享，提高生态环境档案管理的工作效率，增强生态环境档案管理的实效性。另外，通过环保“垂改”，对“市、县”两级环保的督察职能进行上收等政策的调整，适应生态环境形势发展的新要求，推动生态环境档案管理进行相应的调整，从而使工作更加高效协调，推动生态环境建设。

（二）健全管理机制，建立组织架构。为了提升基层生态环境部门档案管理的实际工作效果和档案的利用效率，要不断健全各项档案管理机制，认真总结分析生态环境档案管理过程中出现的问题，积极提出有效的改进手段，采取有效的措施。档案管理上要严谨、规范，要健全完善档案管理各项规章制度，要科学、合理制定各项管理规定，符合档案管理的实际和单位的特点；还要简明实用、可操作性强，更好地发挥出规范和指导作用；在制度约束上要有双向性，特别是领导的决策和行为影响到制度的执行效果，职工是制度的执行者和约束对象，因此对领导和职工都要进行约束；要严格档案法规执行检查，自觉接受各级档案管理部门的监督管理，严格进行奖惩考核，做到有过必罚，有功必赏，体现制度的严肃性和权威性。

档案管理的开展与实施，需要严密、有效的组织架构和工作流程，开展工作时要做到有据可依。当前基层生态环境部门多数档案保管缺失问题都是由组织架构不够健全造成的，直接影响了档案管理效果。基层生态环境部门在发挥管理职能的同时，还需建立科学的管理架构，根据组织架构有效精准地开展工作，对档案进行及时的记录，有效收集留存价值较大的材料，特别是书面记录要标准、精细化，融合新技术，扩大计算机应用领域，对内容进行精准有效留存。基层生态环境部门档案管理要以有效性为出发点，工作作风严谨，手段科学，从而促使工作有效落实和开展。环保体制改革后，县一级垂直管理模式得到改变，环保部门的垂直管理模式也发生了变化。市、县级生态环境部门都开始实行“水平管理”模式，通过“福建省生态云”信息网络共享等平台，对接各地协同办公系统，实现生态环境档案管理的上收与整合，从而实现市、县档案资源的共享。具体来说，生态环境体制改革后，县级生态环境部门的档案管理工作不再独立，而是由上级环保部门统一管理，将县级生态环境部门的档案上收、归档等工作全部纳入上级生态环境部门的档案管理体系中，实现归口管理和“统一全局、标准规范”的档案管理。这些措施的实施可以帮助生态环境部门更好地维护生态环境，保护档案的资料安全、自动化处理、电子化整理和共享，避免劳动力和资源的浪费。此外，在“水平管理”模式下，环境保护绩效考核水平也得到了显著提高，为积极推进县（市、区）生态环境档案管理水平的提高，营造了良好的环境保护公共服务环境，创造了一个有利的氛围。

（三）提升人员素质，提高服务水平。生态环境档案管理的相关工作人员直接执行档案管理工作，他们的素质高低直接决定了档案管理工作的水平，基层生态环境档案管理部门要做好管理队伍建设，选择责任心强、作风正派、政治可靠的工作人员，重视对工作人员政治和业务素质的培养，更要重视对他们进行专业技能的培养，发挥出他们的创造性和积极性，使工作人员得到全面发展，满足社会和时代的需要。工作人员要通过行业和管理系统档案专业培训或自学等形式提升专业水平，熟悉档案管理的基本要求和工作环节，掌握科学方法和原则，要与时俱进掌握档案管理新要求新技能，加强利用科技手段编研档案信息资源的能力，不断挖掘生态环境档案的利用价值，提高服务中心的工作效率。

档案管理人员要不断转变思想观念，提高服务意识、端正服务态度、明确服务方向、培养创新意识、增强服务质量，要在工作中精益求精，不断学习和进步，履行工作职责，主动接受和学习新的技术、设备和方法，整合档案资源，优化检索功能，满足社会的需求。基层生态环境部门的档案管理人员还要不断拓展工作外延，要放眼整个档案管理的全过程，深挖档案所隐藏的价值，从而在最大程度上提高对档案的利用价值。在具体工作中，要进一步的完善和改进档案的功能，记录要客观、全面、动态化，不断扩大和丰富档案的内涵，使其功能满足单位和社会的需要。

（四）提升科技含量，加强标准建设。时代的发展，也推动着档案管理的进一步科技化、智能化，基层生态环境部门要适应环境变化，对生态环境档案管理加强资金、人才及设备等方面的投入，将其作为一项硬指标列入生态环境工作经费预算。要结合计算机技术和科技手段，加强生态环境档案管理的现代化技术，提升档案管理的实际管理效果，通过数据库、大数据建设，增强环保档案的检索水平，提高检查的速度，适应信息时代的需求，提升档案管理的科技含量。例如，基层生态环境部门要加快建立电子档案进程，让档案留存更方便，使用也更简便，检索功能更快捷，调取更快速，从而实现更好共享和使用效果。在档案管理中还要进行科学的分门别类建设，把不同的信息进行备案和分类，分为多个详细文件夹，对不同文件夹再进行记录和登记，当需要调取或者查阅相关生态环境档案时，能直接找到第一手资料，为实际工作提供更为便捷的服务。

生态环境档案管理要遵循法律法规的要求，它的实施和组织都不能脱离法律和法规的框架，这是档案管理工作顺利开展、发挥其职能的一个重要前提，所以基层生态环境档案管理工作人员要按相关的法律法规开展工作，不能超越法律法规赋予的职责，在此基础上科学进行档案管理。相关管理机构也要根据实际情况完善档案管理的相关机制，如监督机制、交流机制、运行流程等，从而提升档案管理的工作水平。工作人员除要做好行政文书档案管理外，还要特别重视对生态环境监测数据、环境执法案件、环境治理项目和群众环境信访档案的处理和管理，要加强分类管理，设置专职管理人员，做到有档可查。生态环境档案管理和生态环境中心工作要协同配合、同步管理、同步跟进，确保生态环境管理档案最大限度地发挥作用。