文/陕西省水利电力勘测设计研究院 张璐

水利水电档案不仅是水利水电工程建设和管理中的重要组成部分，也是后续再进行工程质量验收时的重要依据。在水利部设置的《水利工程管理考核办法》中，也对档案规范化管理工作和考核细则做出了详细规定[1]。2022 年4 月，国家档案局发布了《档案服务外包工作规范第4 部分：档案整理服务》等12 项行业标准，为档案外包服务、各类档案管理、档案馆建设等工作提供了参考，这也为档案管理工作的标准化提供了参考与支持。基于此，本文以档案管理工作标准化为切入点，分析基层水管单位如何推进水利水电档案管理的规范化，希望为相关人员提供一定的参考与借鉴。

一、水利水电档案管理工作标准化建设的意义

水利水电档案管理极为重要，水利水电档案是围绕水利水电各项中心工作，能够对工程建设过程进行反馈和记录的档案，具有极强的服务性和参考性。因此，要进一步推动水利水电档案管理工作的标准化、规范化、信息化，使其更充分的适应新时代的发展要求，不断提升档案管理的发展质量和发展水平[2]。

二、水利水电档案管理工作的标准化建设现状与存在的问题

（一）档案管理意识薄弱。水利水电等单位需要结合水利水电工程现状，从管和养两大方面进行切入，既要做好水利水电工程的管理，也要为后续工程养护提供充足的资料支撑。档案管理作为水利水电工程中重要的辅助性工作，在相当长的一段时期内不受重视，尤其是水利水电管理工作十分繁重，单位内部往往对档案工作重视不足，或者将档案管理简单化，认为档案管理就是对相关资料的搜集[3]。一些参建单位在水利水电工程管理中对职责任务认识不足，仅仅将其作为材料整理过程，或者将工作彼此推诿。对于监理施工单位来说，认为项目材料的整理应由项目法人来完成，而项目法人的各业务单位也认为文件材料的整理归档需要由档案管理部门专职负责。在管理意识方面的薄弱、管理责任落实不到位等问题，都会极大影响档案管理的质量和效果。

（二）档案管理硬件不足。档案管理是一项长期性、动态性的工作，尤其在推进档案管理标准化建设的过程中，需要在档案的收集、储存、应用等各个环节进行标准化配置。在档案管理中，对单位自身的储存条件和检索利用设备有着较高的要求，档案资料具有易损耗的特点，一经损毁难以恢复，会造成难以挽回的损失。在水利水电档案管理中，设备不足、经费薄弱的问题始终存在，这也会影响档案管理标准化建设进度，会对档案管理工作造成较大困扰。此外，水利水电档案管理内容涉及工程运行、财务管理、工程建设、人事劳资等多方面的内容，在档案管理中一些相关领域的业务档案往往又被分散至各职能科室，在工作过程中，一些原始资料文件档案也由职能科室分别搜集[4]，档案管理工作十分复杂。在水利水电档案中，竣工图编制也是一大重点，是存在问题较多的环节，在实际的应用中还存在规范性不足的问题。

（三）档案利用效率较低。伴随着当前水利水电管理信息化水平的持续提高，越来越多的信息技术已经应用于水利水电档案管理中。伴随着自动化监控、防汛决策信息系统、视频监控系统等的广泛应用，水利水电工程建设效率得到了极大的提升。然而，在水利水电档案管理方面却存在着较大的滞后性，在档案管理中仍采用传统的方法进行档案取用、档案查阅。水利水电档案利用效率不高，档案管理中各个步骤之间衔接度不足，且容易受水利水电工程和管理周期的影响，在水利水电档案管理中，也存在较强的周期性。这使得水利水电档案的时空性更为突出，利用效率不高、针对性不强，成了制约档案管理工作质量和工作水平的重要因素[5]。

三、水利水电档案管理工作的标准化建设路径

（一）强化水利水电档案基础业务的标准化建设。水利水电档案管理人员和单位领导，要充分认识到档案管理工作标准化建设的意义，认识到档案管理工作是一项对历史负责、对现实负责的重要工作。有关部门和单位要提升对水利水电档案工作的重视，并通过明确职责范围、健全管理制度、统筹管理经费，为水利水电工程档案的顺利展开奠定基础[6]。在档案管理中，要水利水电单位的主要业务工作进行共同研究，共同部署，结合档案法律法规做好落实，提升广大干部职工对于水利水电档案标准化建设的重视，确保标准化管理工作得以有效落实。例如，在水利水电工程管理中，要结合项目法人和项目运营管理单位，做好管理档案的要求，要设置不同情况下的档案材料管理机制。例如，当项目仅涉及一家运营管理单位时，可以通过异地保存一套的形式进行落实；而当涉及多家管理单位时，则要结合项目产权单位保管原件，其他单位保管复印件的方式进行展开。对于一些控制性水利枢纽或大江大河的重要防堤工程，则应该由项目法人向流域机构的档案馆移交一整套完整的竣工图和竣工验收的文件资料。

（二）建立健全水利水电档案制度。水利水电档案涉及的范围广、应用空间大，水利水电本身与建筑水文、生态环境、电力机械等多个领域密切相关，水利水电档案种类众多，根据不同的内容，可以划分为工程建设档案、文书档案、设备档案、财务档案等。针对不同类型的档案，要实施分类归档管理，结合不同的工程内容，实施追踪收集和分阶段收集。其中，追踪收集主要适用于工程周期较短，能够快速形成档案材料的过程，通过追踪收集，能够提升档案管理效率，确保档案资料的齐全完整。而分阶段收集则更适用于建设周期较长的工程，在这类周期较长的工程档案收集时，要加强资料催收，尽量保证档案原始资料的完整，保障档案内容的连续性、系统性。在水利档案的归档中，需要明确归档范围，归档时间，以及归档保管单位的质量要求，办理好归档手续[7]。

健全完善的规章制度是保障水利水电档案管理标准化建设的一大基础，需要落实项目法人、建设管理部门、参建单位等不同单位的职责和任务。要使各个单位明确自身的职责与使命，共同完成好工程建设和档案管理工作。在立卷前，需要结合水利水电档案的归档范围进行系统梳理。档案部门要及时将已经接收的水利水电档案进行分类编目，使其入库，为后续的档案保管利用创造条件。业务部门在档案部门移交档案后，交接双方要对归档目录进行清点查验，认真核对，确认无误后办理完成交接手续，并做好保存工作[8]。在水利水电档案管理中，标准化建设需要其从审批程序的角度进行落实，要结合档案的借阅使用管理等相关需求，设置档案统计台账机制，建设管理和归档考核机制。要对水利水电档案项目中相关的文件收集整理归档等情况，做好考核，对于参建单位来说，也要对其项目管理情况的履约实践进行评价。要按照管理要求归档，设置好前提条件，结合水利水电工程档案的类型、数量，做好分类登记，确保其信息化数字化建设的有序落实。

（三）规范水利水电档案的基础性管理。从基础性管理的角度来看，可以从以下几方面着手：第一，要做好水利水电档案库房管理。健全水利水电档案库房的基础设施，优化水利水电档案管理设备配置，改善管理条件，及时引入先进的科学技术推进科学管理。在档案库房管理上，要保证温度、湿度适宜，在环境管理上，要确保档案储存空间无尘、无虫、无鼠、无害，在内容管理上要条理化排列，系统化保管。要为档案管理提供设备支持，例如，在档案柜、除湿机、碎纸机等相关的设备采购方面，要按照标准化档案室的要求进行配置，也要设有专人进行设备的维护与保养，保障设备运行得当。第二，要落实档案管理的各项职责，要明确各方的档案管理责任，结合《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的要求，做好职责说明和岗位落实，确保水利水电档案的管理和利用合法合规。在档案管理中要落实好“以防为主、防治结合”的防护保管原则，确保档案的完整安全。同时，档案管理人员要增强保密意识，确保水利水电档案的信息安全，结合科学保管和有效防护，防止档案被损毁。档案管理人员要结合档案管理的各项职责，积极提升自身的业务能力和水平，踊跃参与业务培训；要能爱岗敬业，不断吸收接纳新知识新信息，结合档案管理的新理念、新方法，保持进步，更好地适应信息化社会的发展需要，进一步推动档案管理规范化建设。第三，要建立健全规范的档案管理网络，这也是检验单位档案管理水平的重要标准。对于水利水电的招标文件要重点从签订合同、设置议程、安排条款等方面做好落实，要确保文件的归档范围、归档套数、归档时间等被详细规定，还要落实各方的责任。在档案管理中可以建立起由分管领导、专职档案人员、科室兼职档案人员组成的档案管理网络，构建档案领导小组，以专兼结合的形式落实档案管理的各项内容。针对档案管理中的一些重要制度，要将其明确并固定下来，要明确各个科室的档案兼职人员，并使其持有专业的上岗证书。从档案内容的移交入库到定期巡检，再到档案借阅，要保证各个工作步骤的细节明确、严谨。通过落实责任制度，完善档案管理步骤，保证档案管理的各项内容、各个环节都能做到统一规范，进一步确保档案应用的标准化。结合当前信息化建设的发展趋势，在水利水电档案管理中，也要配置必要的档案信息化设备，要强化对设备的使用与培训，结合档案管理系统，完善档案系统的各项功能，要组织开展档案数据库建设，结合档案收集归档、查阅检索、查询统计等相关功能，落实电子化、网络化管理要求。

四、结语

水利水电档案管理工作实施标准化建设，能够更好地发挥水利水电档案的作用与价值，也能进一步推动水利水电档案管理的信息化、现代化。然而，面对目前水利水电档案管理中存在的管理意识薄弱、管理硬件不足、利用效率较低等现实问题，需要在推进档案管理标准化建设过程中，结合硬件软件两大方面进行落实。要强化对基础业务的标准化建设，完善和健全水利水电档案管理机制，不断规范水利水电档案的基础性管理要求，落实责任制度，明确工作细节，将水利水电档案管理的各个步骤、各个环节统一规范，确保档案管理的标准化、效能化，更好为水利水电档案工作奠定好基础。