文/通化县民政局 邵英华

生态学具有鲜明的学科特征和方法优势，对于其他专业学科发展有直接而具体的参考借鉴价值。基于生态学理论视角的自我调节能力是某些行业岗位应当具有的发展基础和重要特征，对维持档案管理工作具有重要作用。档案管理工作模式的构建策略无论是从概念上还是方法论上都与生态学理论存在着诸多合作兼容的可能。基于生态学理论的“动态性”“系统性”“创新性”“持续性”“平衡性”等主要观点，能够为档案管理工作模式的构建提供研究依据[1]。

一、结合“系统性”理念构建全新档案存储体系

生态学理论认为，在每一个对应层级的生态系统中，都存在着相应的系统关系，各个要素之间通过这个系统彼此影响、互相支持，形成一个动态稳定的结构。基于这一理论观点，档案信息管理工作可以进行积极的尝试和探索，优化服务的质量和效率。

近年来，区块链技术逐步成为信息技术领域和管理领域共同关注的高新技术。通过区块链技术优化档案管理工作，是一个全新的视角。

（一）利用区块链技术实现模糊搜索的科学性。从横向维度出发，档案管理工作可以探究模糊搜索的可行性方法和手段。区块链技术可以为档案管理工作，尤其是数字化档案信息提供前所未有的便捷服务，一方面，能够确保信息真实有效。另一方面，可以发挥人工智能的模糊搜索优势。一直以来，部分档案信息需求者面临着信息检索渠道不畅通、烦琐低效等问题。数字化档案信息为广大客户提供了极大的便捷，但是随之而来的各种无关信息、重复信息、低质信息以及垃圾信息、广告信息等层出不穷，防不胜防。原本非常省时省力的档案信息检索和获取工作，令人头疼。区块链技术的投入可以让各种数字化档案信息建立一种彼此联动、互相支持的“网状证据链”，确保无关信息被摈除隔离。在较为模糊的状态下，为客户提供相对更为有效的档案信息[2]。

（二）利用区块链技术实现精准搜索的可行性。基于模糊搜索的基础，档案管理工作可以追求更为优质的精准服务工作。生态学理论认为，在每一个生态系统中，各个要素之间都需要保持非常精准的作用关系和存在条件，这些观点同样适用于档案管理工作。相对于以往的档案信息管理工作，精准搜索只能是一种目标追求，实现的路径和方法尚未明确。不过，随着信息技术的飞速发展，实现精准搜索的目标逐步成为现实。随着数字化信息资源库的建立，更为精准的服务要求被提上日程，以往的“精准搜索”已经不能满足客户的需求，将区块链技术引入档案管理工作，实现精准搜索，正当其时。区块链技术可以在“网状证据链”的基础上，实现各种信息的“彼此互证”。一方面可以确定档案信息的真实性和完整性，另一方面又可以迅速地排除无关信息，让精准搜索成为可行。

只有在兼顾档案信息精准搜索和模糊搜索的前提下，才能将档案管理工作的质量和效率提升到全新的高度，实现系统化发展。

二、借助“动态性”理念构建档案单位合作新路径

生态理论系统是一个动态的开放系统，具有自组织功能，同时兼具动态性和稳定性，系统各个要素之间存在着紧密的合作支持关系，档案管理工作可以借鉴其精髓，拓展各个单位之间的合作新路径，实现工作方式的优化。

（一）建立统一标准的数据信息库。档案信息数字化发展已经成为一种必然趋势，如何建立良好的数字化资源是必须认真思考的重要课题。1.数字信息表现格式统一标准。由于数字化信息的格式类型丰富多样，各种文件格式之间有时存在着彼此无法兼容或者对接的情况，为了更好地为客户提供服务，同时也是优化自身的工作方式，档案管理单位有必要进行沟通合作，探讨建立具有相应行业标准的数字化档案信息的表现形式和存储形式，以利于各个档案管理单位之间信息的“无缝衔接”，实现模块化、系统化、规范化的合作利用。2.数字信息存储体系统一标准。数字化档案信息的存储需要巨大的虚拟空间作为基础，同时也要求工作人员对这些信息进行科学合理的结构框架设计，力求各个档案管理单位的信息都能保持一致的输入、存储和输出体系，统一命名文件的格式和规范，在此基础上，各个档案管理单位之间的信息共享工作就会变得更加便捷有效[3]。3.数字信息输出形式统一标准。档案信息数字化处理之后，其输出的形式和检索的方式也需要进行标准化、规范化的处理，以满足客户的需要，同时也利于各个档案管理单位之间的“互相认可”“佐证使用”，建立具有整个行业或者至少每一领域和区域的通信标准，使得档案信息的输出与应用工作变得更加简单、规范、便捷。

（二）探索各个单位合作管理新方法。各个档案管理单位的合作需要根据实际情况进行积极探索，建立起科学有效的合作路径。简单来讲，可以分为以下几种：1.由浅入深的合作方法。完善档案管理制度是各个单位进行全新合作的基本前提。针对当前相关单位的管理制度而言，数字化档案信息的管理存在着许多新的机遇和挑战，其管理方法和模式需要秉持与时俱进的原则，主动进行分析研究，将横向合作之间存着的技术壁垒和制度障碍等进行消除和化解，让制度层面的合作畅通无阻。2.由少到多的合作方法。随着社会经济的快速发展，各个单位的档案信息也急剧增加，在较短的时间内就会产生体量巨大的信息资源，在开展合作之时，各个单位之间可以选择将某一个模块或者领域的内容作为实验对象，以此来实现积少成多、逐步完善的目的。3.由外到内的合作方法。前面所述的合作主要是从外部层面进行分析，在内部层面同样可以开展各种合作。内部合作的主要方式就是各个档案管理单位之间开展文化内涵建设的交流合作。不同单位的档案管理工作方式存在着差异，这种差异的背后就是相应的文化差异，这些档案管理文化之间包含着许多有价值的要素，分享交流这些要素，能为相关单位的管理工作集思广益、取长补短。

三、利用“创新性”理念实现档案管理工作的多元发展

生态学理论中有一种观点认为，系统中的各个要素和系统整体都处于一种持续发展的状态，也就是存在着更新代谢的内动力，这是确保系统生机的前提和基础。从这个角度出发，档案管理工作可以获取相应的理论精髓，以创新性为主要追求目标，促进自身的发展。

（一）工作理念的变革。1.信息查询方式丰富多元。相对于以往的纸质版档案信息，数字化时代的档案信息有着多种的表现形式，以“动态”“彩色”“视频”“音频”“虚拟情境体验”“瞬时信息存储与提取”等为代表的全新形式的“产品服务”让档案信息变得丰富多样，立体多元。这一客观现实就要求服务质量随之提升。面对客户的需求，档案管理单位需要将信息查询方式和输入输出方式进行优化调整，使其更加便捷精准。在提供精准的目录检索等基础服务之外，还需要提供视觉、听觉、触觉等复杂的信息查询与输入输出服务，让档案的查询和利用过程更加舒适便利。2.信息服务对象丰富多元。档案管理在以往的社会公众印象中，主要是服务于行政机构和企事业单位，与普通大众而言的联系并不紧密。随着信息时代的来临，档案信息与每个社会成员之间的关系都日益密切，越来越多的人群需要各种各样的档案信息服务，这就要求相关单位积极开发各种信息服务窗口的形式和路径，尤其是“互联网+”框架下的服务形式与内容，都需要进行主动创新和变革，争取为更多的人群提供更加丰富多元的服务。

（二）方式方法的变革。1.掌握多种信息技术。信息技术的介入，要求档案管理工作人员掌握多种实用工具的使用方法。以office、动画工厂、图片美化剪辑、微视频制作等为代表的基本技术成为进入档案管理工作领域的基本门槛，在此基础上，一些更为专业的岗位则要求工作人员掌握较为复杂的函数处理软件、管理小程序的设计应用以及其他相关的技术手段。此外，包括各种信息检索以及输入和输出等应用技术更是工作人员必不可少的基本能力。学而时习之，是完成创新性工作的基本原则，也是努力的主要方向，通过持之以恒的技术学习，实现技术层面和思想层面的突破，才能够让创新性服务变为可能[4]。2.逐步探索智能化办公模式。信息技术的发展，要求档案管理人员具有全新的工作认知和态度。这种思想认识上的转变，主要是从信息加工与输出的“线性”模式转变到“球形模式”，从“授人以鱼”转变到“授人以渔”的工作变革。所谓线性服务模式，主要是指服务类型和方式较为单一，或者说是一种“被动型服务”，也就是档案管理单位根据客户的需求，做出相应的服务，缺少积极主动的推广服务意识，服务产品局限于“就事论事”和“千人一面”的固定模式，没有个性化服务的平台、技术和方案。而球型模式的服务，则是提倡发散性的服务和多样性的技术、平台。通过从点到线，由线到面，由面到体的发散性思维去考虑如何为客户提供多项选择和服务，让客户的体验变得更加愉悦和便捷，将某个信息点相关的内容，分别以文字、图片、视频等方式呈现给客户，这将是未来努力的方向和工作重心。

四、融合“平衡性”理念支持档案管理工作健康发展

根据档案管理工作的资源占有实际情况，设计平衡性和发展性兼顾的工作方式，需要根据“因地制宜”“因时而异”“因事而异”的原则，坚持“主次分明”“详略得当”“多元服务”的管理方法。

平衡性是生态学理论的基本观点，主张系统中的每个要素都需要根据系统的运行规则，保持彼此间的动态平衡，这种平衡具有较强的科学性，是在坚持每个要素都能健康存在的前提下，实现稳定发展，逐步扩大系统的规模，延长系统存在的时间，强化系统发展的活力。

档案管理工作并非常人所认为的那样，只是机械地将各种信息以文本等形式存放于库内即可，实际上，高级的档案管理工作具有一定的“生命力”，也就是存在着“智能化”的发展特征，在客观条件下会追求实现价值的最优解，即追求服务的质量和效率达到尽可能完美的水准。为了向客户提供理想的服务，实现系统稳定科学的发展，档案管理单位就需要在“突出重点，确保质量，兼顾整体，持续发展”的理念下协调各种工作资源，完善工作制度，调整工作方法，让整个单位的存储记录空间、物资设备、技术方法、人员岗位以及流程规范等方面进行平衡性的设计和规划，避免出现顾此失彼、主次不分、目标不清的问题。

五、坚持“持续性”理念确保档案信息真实准确

在具体的系统建设中，因为档案管理工作和其他工作缺乏紧密的工作对接，使档案管理系统和办公系统以及其他管理系统之间存在脱节现象。因此，在进行具体的档案管理系统建设过程中，需要将档案管理系统和其他系统之间进行有机结合，以此实现相关资源的实时共享。

首先，最重要的是适应社会的需求，抓住机遇，将现代化的生态学理论技术引入档案管理工作中，推动电子文件与电子档案一体化的管理进程。当前的档案信息存储和输出形式都逐步转变为数字化状态，与以往的纸质档案以及实物档案等有着明显的不同，而将数字化时代之前的各种“历史档案”与现在及此后的“未来档案”之间建立清晰脉络、具有持续性发展轨迹的信息库，则是一个极为重要的问题。要避免将档案信息人为生硬的割裂，或者彼此互不兼容，出现对接困难，应用低效的问题[5]。为了解决这个问题，主要的做法应是尝试向两端延伸技术方法和工作理念，充分发挥主观能动性，探究如何将“过去”“现在”和“将来”不同时期的信息内容和形式进行有机融合，使之成为一个具有持续发展可能的智能化信息工作平台。

其次，科学合理地进行档案的管理与排放。由于数字化时代的到来，信息资源以指数级爆发式增长，在为用户带来丰富选择的时候，也带来了极大的不便。各种信息的筛选和识别变得非常困难，而且大量重复、相似或者无效的信息会占用宝贵的资源空间，造成信息存储和检索都面临着优质资源与劣质资源并存，需要档案管理单位和客户投入大量时间和精力去进行选择应用。为了解决这个问题，档案管理单位需要对各种信息资源做减法，也就是删减档案信息库库存，优化质量，将各种非必要的或者低质量的资源进行边缘化或者摒弃处理，而对于优质资源则进行精细加工，确保存储、检索、应用过程提质增效。这样不仅管理排放更加便捷，社会资源共享也会更加方便。

以生态学理论来指导档案管理工作，是一种理念，也是一种探索，需要相关人员和单位积极主动探索，充分发挥主观能动性，大胆尝试，努力变革，在实践中积累经验，检验方法，逐步达到改革优化的目的。