文/陕西省水利电力勘测设计研究院 王瑞

水利工程中电子档案是记录水利工程行业发展情况的重要内部管理资料，电子档案主要的表达形式是文字、图片、表格等。它可以快速检测和管理计算机信息系统中的各种数据，将所有信息有序地存储在磁盘和光盘上，利用移动网络快速分发，且能够通过各种符合要求的软件产品进行传播。与传统纸质档案相比，电子档案具有储存时间长、检索速度快的特点，更符合现阶段水利工程行业的档案储存需求。

一、档案管理发展现状

自1990 年以来，计算机相关技术在全国范围内发展迅速，计算机技术也逐渐在档案管理中广泛应用，随着计算机技术的不断发展和档案管理系统的不断完善，档案管理的信息技术也得到了显著提高，档案管理已进入快速发展的阶段。同时，国家对档案管理信息化建设也愈加重视，进而投入了大量资金。直到2000 年，档案管理已经进入到全面信息化发展阶段，随着国家档案信息建设方案的公布，档案管理信息化已成为国家建设的一项重要工作，促使档案信息化管理的快速发展，实现档案管理数字化[1]。根据国家档案局确定的概况和产业发展的特点和需要，一些电子部门采用国内优秀数字档案单位创建的系统作为标准，为我国企业提供宝贵的电子档案创建数据，并大力推动一些典范性的单位，创建并完善的内部电子档案，完善档案信息系统，使其满足企业发展的要求，发挥快速、高效的作用。

目前，部分水利工程单位的档案管理信息化建设水平仍处于落后状态，尽管有些项目的文件目录已上传到计算机，但实际的查询方法仍然是早期的纸质档案检索和阅读，没有实现档案管理信息化的转变。档案综合管理系统是水利工程行业不可或缺的发展需求，建立并完善档案综合管理系统是顺应时代发展的必然趋势。随着水利工程电子档案综合管理系统的不断优化和应用，它已成为档案管理信息化发展的有力工具[2]。

二、水利工程勘察设计电子档案面临的问题

（一）电子档案管理人员的专业素养不够。现阶段的电子档案管理模式与传统的纸质档案管理模式之间存在着较大差异，这要求档案管理人员需要具备更高的专业技能。然而，水利工程行业工作人员的专业能力参差不齐，电子档案管理人员通常专业技能较差，且管理思维无法适应传统档案管理到电子档案管理的转变，仍然使用传统的纸质档案管理模式，无法理解先进的电子档案管理的内容，无法充分利用水利工程电子档案管理优势，导致档案管理工作效率提升不上去，无法及时将公司数据纳入电子档案，对电子档案管理的快速发展造成了极大的阻碍[3]。

（二）电子档案既不系统也不完整。水利工程勘察设计的主要工作内容是对项目进行勘测、规划、施工图以及竣工图设计，工作内容的规划时间相对较长，这与其他行业的工程设计之间存在极大的差异。在档案管理的过程中，档案管理的时间通常会设置在项目结束时，随着时间的推移，这会导致大量档案文件累积，延长档案归纳的时间，造成极大的困难。在整理档案的过程中，如机器发生故障，将会导致档案文件存储不完整，档案文件数据丢失，对公司造成巨大损害。

（三）电子档案管理模式没有实现标准化。由于电子档案综合管理系统在水利工程行业的实施时间相对较晚，导致水利工程行业没有明确统一的档案管理制度，行业与行业的档案管理内容存在较大的差异，致使电子档案综合管理系统的相关内容不符合水利工程档案管理的要求[4]。尽管水利工程行业已经明确认识到档案管理信息化对企业的发展极为重要，且也应用了电子档案综合管理系统，但并没有充分了解该系统的各种功能，电子档案管理的优势没有得到充分发挥，相关的档案管理方式尚未达到标准化，致使在电子档案综合管理系统应用的过程中出现了档案损坏、失效和电子档案泄露等情况。

三、水利工程勘察设计电子档案的管理和应用

（一）电子档案的收集管理。在水利工程电子档案管理中需要加强收集管理，可以保证电子档案内容的准确性与完整性。电子档案管理与传统的纸质档案管理之间存在很大的差异，电子档案容易出现更改或丢失的情况，为了能够保障电子档案的可靠性，应提高电子档案管理人员的专业技能，加强对电子档案的管理控制[5]。水利工程电子档案的内容主要以勘察和设计数据为主，利用电子档案综合管理系统能够有效进行数据的储存、收集，可以将收集的信息合理归纳，在数据收集和整理的过程中，必须保障数据的准确性和完整性，信息不能被遗漏。

（二）电子档案的识别管理。在水利工程电子档案管理过程中，应加强对档案的识别管理，确保电子档案数据的准确性，预防被篡改，增强电子档案的数据价值。纸质档案的识别与电子档案的识别是一致的，需要对档案数据的内容进行明确分析，保障内容的准确性。应进行有效的识别手段对电子档案进行审查，以保证识别档案的合理性，避免审查出错，体现出电子档案的应用价值。

（三）电子档案的保管。电子档案的保管与传统的纸质档案相比，具有一定的复杂性，电子档案的保管相对依赖计算机，需要计算机能够一直保持信息储存的状态。另外，电子档案管理还需要考虑计算机的软件和硬件、库房的温度等情况，以保证电子档案的安全性。因此，应该重视电子档案的保管措施，将其作为重要的工作内容之一[6]。

（四）电子档案的使用。与传统纸质档案相比，电子档案具有快速查询的效果，管理人员仅需要输入关键词就能够搜索到相关的电子档案，可以有效提高数据查询的工作效率，保障充分利用电子数据，满足当前信息技术要求，确保电子档案管理工作的合理性。

四、在水利工程中应用电子档案综合管理系统的注意事项

（一）水利工程电子档案的收集与积累。1.电子档案收集与积累的原则。根据相关法律法规的要求进行规范管理，水利工程的电子档案必须保证准确、完整性。电子档案的数据必须与水利工程实际的施工标准相符合，电子档案的内容必须与工程勘察、设计、施工、监理、检验等方面的技术规范符合。电子档案的内容需要记录项目工程实际的修改和实施情况，并保存参考价值比较高的手稿。在电子档案形成的过程中，应注意保障档案的安全性和准确性，确保过程中不会发生异常改动或缺失[7]。另外，水利工程的电子档案应做好备份，另存在可以脱离计算机储存的载体上。对于时间较长的项目，可以分批次进行电子档案的收集、备份，以年为单位进行收集，确保数据信息的准确性和完整性。不同版本软件收集到的电子信息应转化成通用版本的软件格式，以保证后续能及时打开查阅。对于不同格式、不同文件的数据应统一整理归纳，并可以还原。此外，关于电子档案安全性、有效性、准确性等数据也要与电子档案工程数据一同收集、储存。电子档案的收集格式应制定通一的数据格式，如能够保证恢复成统一格式的数据，可以不按照统一格式进行收集。在计算机系统运行和信息处理过程中，与水利工程电子档案处理相关的数据应与水利工程电子档案一起收集。2.电子档案收集与积累的程序。水利工程电子档案的收集和积累应进行记录，并应遵守以下规定：工作人员应根据实际情况提交和保存档案数据，确保在规定的期限内提交数据，电子档案数据的收集需要标明数据的性质及类别。水利工程的每份电子档案都应使用水利工程电子登记表和管理系统进行登记，电子档案登记表与电子档案皆要一同保存。已登记的水利工程电子档案数据应提前进行识别确认，保障数据的准确性和完整性，并将识别结果与档案一同录入电子档案综合管理系统[8]。对已经收集的电子档案进行编号命名，结合实际工程项目的情况对电子档案进行分类、编号，保障电子档案在内容以及描述上保持一致，方便后续查阅。

（二）规范水利工程电子档案的整理、识别和归档。1.水利工程电子档案的整理与识别。水利工程的电子档案在归档前要进行整理分类工作。针对水利工程系统的业务管理或建设项目的电子档案，应在业务或项目结束后对相关的电子档案进行整理。整理的电子档案应按照水利工程自然形成的规律进行分类，保障相关案件或水利项目工程每份电子档案之间的联系，方便档案的储存和查阅[9]。每个同类型的相关电子档案可以借用传统纸质档案的整理顺序进行排序分类。电子档案的识别工作是最为重要的，贯穿整个水利工程电子档案管理的过程。针对每次每份收集的电子档案皆需要对其进行识别工作，以确保电子档案的准确性、完整性和有效性，并且需要确定此份电子档案所储存的期限和范围。在电子档案提交归档前，编制水利工程电子档案的单位应当按照规定的条款对水利工程的电子档案的准确性、完整性及有效性进行识别。水利工程电子档案的归档提交范围和保存时间，应按照国家相关规定执行。电子档案原始数据的存储时间应与内容信息的存储时间完全一致。2.水利工程电子档案的归档与检验。在电子档案收集、整理、识别完成后，电子档案编制单位应当定期向档案部门报送、移交合格的电子档案。水利工程归档电子档案应符合以下要求：归档的电子档案必须是完整的、准确的，能够呈现整个施工过程[10]。另外，归档的电子档案应以电子档案管理的统一格式进行传送，且是能够符合储存在离线载体上的格式。最终归档的电子档案可以分两种形式进行提交，一种是离线归档，另一种是在线归档，可以选择其中任一形式或两种形式提交归档，但必须保障每种格式皆能够打开且完整。在线电子档案归档可以根据水利工程的施工进度实时提交，离线电子档案归档需要结合水利工程的施工纸质档案统一归档。

水利工程电子档案在提交归档前，需要进行档案的检验，针对电子档案的内容进行认真检验，包括勘察、设计、施工等，确保电子档案的准确性和完整性。在电子档案检验完全合格后，才可以向档案管理部门提交归档。检验电子档案过程中，应着重检验其准确和完整性，确保电子档案和水利工程实际施工纸质档案一致。此外，还需要检验所提交的电子档案是否存在病毒或错误内容，相关的手续、登记表、资料等是否齐全。

（三）提升电子档案的管理效率。水利工程的档案管理部门应结合电子档案综合管理系统编制检索工具，提供出在线检索信息服务。查阅或下载相关电子档案时，必须要遵守国家相关规定，对相关电子档案进行保密处理。不能随意在网络上发布相关水利工程的电子档案，如需发布时，需要告知相关管控部门进行审批，审批通过后方可利用或发布。另外，电子档案管理部门应配备相应的计算机设备和系统，确保能够实现更好的水利工程电子档案线上管理[11]。且将电子档案综合管理系统中的档案迁移和转存互相融合，按照要求，定期将电子档案进行转存，存储到离线设备上，多份转存，确保电子档案的安全性。

五、结语

由于科技的不断进步，档案管理信息化也随之不断发展，水利工程电子档案管理的水平也随之不断提升。水利工程行业的企业档案管理人员也应结合电子档案综合管理系统，不断提升自身的专业技能，与时俱进，明确电子档案管理手段，严格遵守国家及企业相关规定，规范管理制度，严格按照要求实施电子档案管理工作，做好收集、识别、整理、检验、归纳工作，确保水利工程电子档案的准确性和完整性，保障水利工程勘察设计单位的电子档案管理工作顺利进行，紧跟时代步伐，做好水利工程行业发展的稳定盾牌，提供信息保障。