会计信息化视角下企业内部控制存在的问题及其对策

2023-11-08刘爱萍

中国农业会计 2023年20期

刘爱萍

（作者单位：泰州日报社印务有限公司）

近年来，随着我国经济社会的快速发展，再加上相关政策与技术的推动作用，我国经济活动呈现出增长态势。企业要想满足新形势下的生产经营要求，就应努力实现高质量发展和持续盈利。而建立良好的内部控制环境，是企业正常运行、实现经营目标和盈利目标的重要保障。企业通过融合会计工作与现代信息技术，能够进一步优化业务核算、财务处理等工作的效果。但同时，会计信息化建设也会影响企业内部控制，如果不及时优化和调整，将难以充分发挥内部控制的作用。因此，企业需要认真分析会计信息化对内部控制的影响，剖析并总结当前内部控制机制运行中存在的问题，及时制定相应对策，不断提高内部控制水平。

一、会计信息化和内部控制信息化相关概念

（一）会计信息化相关概念

会计信息化是指利用现代化信息技术，有机结合会计电算化核算方法，构建一系列信息技术与会计学科高度融合的现代化会计信息系统。这种会计信息系统以互联网为媒介，充分利用现代信息技术，使会计信息的处理达到高度自动化和共享。其能够促使企业实现智能化内部管理控制，并且能够基于信息技术提高会计信息质量，减少人力物力成本支出，同时还能够提高会计管理工作效率，为企业会计决策和管理控制提供有力保障。从根本上来说，会计信息化突破了传统会计的商业边界，能够更好地适应市场经济发展，为企业可持续性发展提供有力支撑。

（二）企业内部控制信息化相关概念

内部控制是指单位为达到控制目的而在内部制定一系列制度、措施或程序，以有效控制经济活动中的风险。如今，信息化在各行业企业应用比较广泛，但随着信息技术的高速发展和快速更新，已有的信息架构差异巨大，已不能满足企业尤其是规模企业正常管理工作的需求。而且，信息系统之间的数据计算口径也不相同，甚至存在对立矛盾的情况，导致数据更新无法同步进行。解决这类数据问题，必须由专业技术人员对信息系统进行修改和调整，整个过程既降低了办事效率，又增加了内部控制的风险[1]。基于此，企业内部控制信息化通过应用信息化技术对管理体系进行优化，将企业各项内部控制要求嵌入信息系统，并借助信息系统分析企业各层级人员的权责，加强各部门之间的沟通，能够有效提高信息处理效率，控制管理工作中存在的风险。

二、会计信息化视角下的企业内部控制

（一）会计信息化背景下企业内部控制的特征

第一，控制对象多元化。在传统会计模式下，人员是内部控制的主要对象，利用不相容岗位职责相互分离等制度规范即可有效进行控制。而随着会计信息化建设的逐步深入，人员和信息系统建设成为内部控制的主要对象，企业不仅需要规范和约束人员的行为，还需要全面管控信息系统的搭建和数据的存储处理。

第二，控制方式程序化。以往，企业主要采用线下内部控制方式，而在会计信息化背景下，企业利用程序化设置即可实施内部控制的部分措施与方法。例如，企业利用信息技术能够便捷开展权限控制、流程检查等内部控制工作，内部控制方式具有明显的程序化特点。

第三，控制内容数据化。企业通过开展会计信息化建设，能够利用计算机集中处理财务信息数据，依托信息系统即可顺利完成入账过账、数据存储等工作。在这种情况下，系统内的数据存储与处理成为内部控制的重要内容。

（二）会计信息化视角下企业实施内部控制的意义

首先，有助于提高企业会计信息质量。生产类企业的项目可能较为分散，项目管理部门的领导往往难以实现对所有会计管理活动的有效监督和管理。企业管理人员通常根据会计报告了解企业的经营状况，并根据企业的会计数据对企业的运营情况进行分析。而基于会计信息化的内部控制，有助于企业管理人员对会计数据进行深度挖掘和分析，发现其中存在的问题并提出改进措施，从而提高企业会计信息质量。此外，基于信息化技术加强企业内部控制，可以有效改善企业的会计工作现状，切实提升会计信息的精准性和全面性[2]。

其次，有助于提高企业经营效益，帮助企业实现廉政建设目标。一方面，企业内部控制主要涉及业务层面和单位层面两个方面。前者包括对采购、收支、预算等日常经营活动的控制，后者则包括职能权限管理、部门管理等。基于会计信息化的内部控制，能够实现企业内部控制的信息化管理，且从单位和业务两个层次对企业的管理体系和风险进行有效控制，能够进一步提高企业内部控制能力；同时，以“机控”取代“人控”，能够避免主观因素对企业内部控制造成的影响，从而提高企业的经营效益。另一方面，基于会计信息化的内部控制，能够帮助企业更好地实现廉政建设目标。在某种程度上，内部控制能够对权力的运用起到制约作用，从而有效降低腐败问题出现的概率，而基于会计信息化的内部控制，其运作方式更加高效、透明，能够推动企业的廉政建设。例如，在控制信息系统中设置行政审批功能，就可以把“责任”与“审批权”联系起来，并通过线上审批等方式，对审批结果进行及时反馈；对于各种会计开支的详细情况，可以通过信息系统进行查询，追踪资金流向，从而更好地降低会计管理过程中违法违纪问题出现的概率。

最后，能够促进资源共享。第一，企业内部控制信息化，能够将企业各部门的信息集中起来，形成一个统一的体系，有利于信息的传递、收集和整理，同时还能够促进不同部门之间的资源共享。第二，会计信息化管理，可以有效增强内部与外部之间的沟通联系，从而促进资源共享。例如，一家企业可以使用内部控制信息系统执行审计、会计监督等工作，从而在有效整合资源的基础上实现资源共享的目标[3]。第三，在会计信息化背景下，企业开展内部控制时，可以通过内部管理信息系统，将所有数据都存储在系统中，不仅能够保证运算的准确性，还能够搭建资源共享平台，促进资源共享。

三、会计信息化视角下企业内部控制存在的问题

（一）信息化建设认识不足

一方面，企业管理部门对信息化建设的重视程度不够，不愿在信息化建设中投入较多的时间和精力，导致企业内部控制体系建设存在一定的滞后性，同时，企业很少将内部控制信息化建设与经济利益、绩效联系在一起，导致一些管理人员在进行会计核查时，工作浮于表面，流于形式，从而影响内部控制效果。另一方面，内部控制信息化建设与内部控制体系建设有着紧密联系。但目前，部分企业的内部控制意识还比较薄弱，内控管理机制不健全，导致监督和评价工作效果不佳，从而影响了会计管理和内部控制的效果。

（二）存在“信息孤岛”现象

虽然许多企业已经将信息化系统融入物资采购与会计管理环节，但是这些信息化系统相互独立，各部门之间缺乏有效的数据沟通共享机制，存在“信息孤岛”现象。这在一定程度上阻碍了企业内部控制的顺利进行。这种“信息孤岛”现象不仅存在于各部门之间，还表现在各级单位之间，主要是由于许多单位的层级结构都是分层的，在进行高层交流时需要花费大量的时间实现信息的传输和交互，进而导致内部管理效率大大降低。

（三）缺乏相应的系统维护经验

一些企业在建成内部控制信息系统后，由于缺乏相应的系统维护经验，使得内部控制进程难以顺利推进。一般情况下，企业内部控制信息系统建成后，在系统运行过程中，施工单位会对系统运行过程中出现的问题逐一进行解答，但企业缺乏系统维护经验，使得系统数据管理效率大大降低，而系统在实际运行过程中一旦出现问题，就会影响企业业务的正常开展。

（四）业务流程不科学

信息化背景下，企业业务处理方式较传统处理方式有很大不同，授权、审批等环节实现了信息化管理，员工的组织架构得到优化。但实际中，很多企业在业务处理过程中并没有按照信息技术的要求优化审批授权体系及企业的财务会计组织结构，在工作中存在一定风险。同时，还存在会计信息处理不当等问题。这些问题的不断涌现，会对各部门的工作效率和工作质量产生负面影响。

四、会计信息化视角下企业内部控制策略

（一）加强内部控制的信息化建设和管理

首先，企业领导者需要加强对信息系统的认识，树立正确的信息化管理理念，在日常工作中，既要注重内部控制的信息化，又要注重廉政建设，并将二者进行有机结合，切实加快内部控制信息化建设步伐。其次，企业要想推动内部控制工作的顺利开展，就需要从科学的、严格的角度出发，针对自身当前的实际情况，科学设计内部控制流程，优化和完善内部控制制度，及时解决内部控制管理中存在的问题。最后，企业需要针对全体员工建立岗位责任制，做到分工明确、责任清晰，提高各部门员工的责任意识，保证内部控制的有效性[4]。

（二）构建完善的经营模式和统一的管理平台

企业要想解决内部控制中存在的“信息孤岛”问题，就需要构建完善的经营模式和统一的管理平台，以此实现信息共享。首先，企业应注重业财的有效融合。企业可以将资产、采购等系统整合，建立一个内控平台，保证相关数据能够存储在统一的平台上。其次，企业会计管理部门可以在相同的内部控制信息系统中根据级别的不同，分配相应的权限，保证部门之间的信息交流与监控。最后，在会计信息化背景下，内部控制需要与现代化技术相结合，指导企业各项业务的开展，提高企业的经营质效。

（三）做好内部控制系统建设和相应的系统维护工作

企业内部控制信息化不是一朝一夕就能实现的，其具有复杂、长期的特点，因此，有关部门应对内部控制信息系统进行深入调查，了解和掌握其中常见的问题，以防止所制订的相关计划与实际不符。一方面，企业应做好内部控制系统建设。在系统建设的具体施工过程中，企业要主动与施工单位进行沟通、联络，并结合自身发展需求，制定详细的要求，同时组织专家进行评估；各部门也要结合各自的实际情况，调整不合理的工作流程，促使工作职责更加清晰、制度权限更加科学。另一方面，企业应完善相关的系统维护工作。在内部控制信息系统建成后，企业需要对相关部门的员工进行培训，使其了解内部控制信息系统的运行方式[5]。内部控制信息建设工程移交完毕后，其后续的运行和维修都会产生额外的成本，因此，为了降低成本，企业的相关工作人员应对该系统中常见的问题进行梳理，寻找科学的系统维护方法。

（四）创建安全的网络环境，避免泄密或漏洞攻击

企业在部署内部监控系统时，应充分考虑到各种影响因素，不仅要保证服务器的安全，还要营造安全的网络环境。首先，加强对各种涉密数据的安全管理，避免因其错误上传而产生风险[6]。应采取脱密处理的方法对涉密数据进行相关管理，对涉及机密信息的系统，要加强监控和管理，并做好保密工作。其次，在正式运行内部监控系统之前，企业需要对系统进行“定级保护”，并采取科学的防范措施，防止泄密等类似问题出现。要组织技术人员对系统进行安全检查，做好系统的安全防护工作，保证系统的安全性和稳定性。最后，如果系统的安全环境不能满足实际的内部控制要求，企业就应组织技术人员对系统进行更新，使其适应新的形势。

（五）改进业务流程

一方面，改进企业的审批授权控制，确保企业各类工作只有审批后才能开展。其中，对于指令明确且频繁审批的业务，可以设置自动审批，而对于不经常发生的工作指令，则可以采用人工审批的方式。同时，企业要优化授权管理体制，确保各节点、各流程清晰顺畅，以提高信息系统的安全性[7]。另一方面，优化企业的会计架构。传统模式下会计人员需要处理大量数据，而信息化模式下，核算等基础工作可以由信息系统完成，企业需要优化原有的会计组织架构模式，通过优化管理流程、调整岗位配置等方式改进财务部门的组织架构，以提高业务流程的科学性。