文/浙江省钱塘江流域中心 唐方瑛

为了顺应行政事业单位现代化改革的步伐，推动事业单位的协调发展，需要提升两者的一体化程度。本文通过对目前办公室文秘工作和档案管理工作的一体化现状进行分析，进一步探究两者一体化的升级路径，从而建立科学的现代化的一体化管理系统，提升行政事业单位内部工作衔接的流畅度，实现两者的互补与依存。

现在大多单位文秘工作主要是基于单位内部OA处理平台或办公业务管理系统，主要负责大量的文书管理工作，为单位领导的决策提供经验依据。但目前文案工作由于人力的精力与时间有限，容易导致档案管理的进度缓慢，从而影响后续档案管理工作的正常开展。档案资料的无序也会导致领导的决策出现失误，需要提升办公室文秘对于档案管理重要性的认识。因此，在文献综合研究法的基础上，能够对文秘工作和档案管理工作的一体化过程有整体性的认识。

一、文秘工作和档案管理工作一体化的重要性

行政事业单位的发展离不开对各个部门的协调和管理，办公室文秘主要是协调决策部门与执行部门的意见，将收集的信息汇总为文书和日常的工作文件，为单位领导的决策工作提供理论依据，从而提升文秘服务领导决策的有效性。在全面推进行政事业单位工作发展的目标中，单位的发展主要是基于以往工作中的协调依据对相关文件资料进行收集和管理。档案资料的作用就是记录单位的发展与管理情况，从而促进单位事业更加稳健的发展。这些资料在分类之后要进行进一步的整合、整理，从而提升决策人员的决策依据可靠性，减少决策失误。与此同时，文秘工作作为档案资料的重要工作基础，负责文件资料的起草、拟定和印发，收集各项活动的信息，记录单位的各项会议内容，辅助整理各类文件资料等，在部门协调和领导决策过程中发挥着重要作用。[1]办公室文秘是文档资料的主要收集者和初步整理者，因此，面对文秘专业水平参差不齐和涉及面广的特点，亟须建立统一的培训体系，提升文秘的职业素养，从而为单位提供全面有效的服务。

物质基础决定上层建筑。21 世纪以来，我国的社会生产力开始不断提升，在社会经济迅速发展的过程中，科学技术与单位发展各个环节的融合也越加紧密。随着行政事业单位的不断发展，单位对于科学技术对各个部门融合的有效性要求越来越高。随着信息化进程的不断加速，对档案信息的现代化管理有了更高远要求，这为我国今后档案管理工作明确了新的思考方向。

新兴科学技术包括大数据、互联网、物联网、区块链等。从传统意义上来看，以往事业单位档案管理的精力都放在档案的管理和整理上，对于档案内容的编研和分析欠缺。随着信息化技术在档案管理中的应用，构建智能化、信息化的档案管理体系成为领导重视的重要工作。由于智能化、信息化的档案管理应用，系统能够帮助快速了解单位发展的现状和历史，了解完善事业单位沟通管理机制，单位会在不同的管理环节引入一部分技术（如图档管理系统）提升档案工作的效率和质量，帮助单位在竞争中拥有更大的优势。近年来，很多行政事业单位多注重文秘工作的效果，忽视了对于档案管理进度的追踪和分类整理的成果。同时，由于不同的文秘对于单位档案整理和分类的标准不同，导致不同阶段的档案难以整合，影响档案整理的进度和有效性，因此，文秘工作和档案管理工作一体化显得尤为重要。[2]

二、当前办公室文秘工作与档案整理一体化存在的问题

（一）一体化的信息化通道尚未打通。信息化档案管理建设是为了满足单位更高的创新性发展与改革需求，行政事业单位的创新性发展需要建立在信息化程度不断提升的基础上。现行的档案管理系统，因单位资金受限或信息化技术开发力度不够，不少单位会采用购买独立图档处理系统或模块的方式来满足单位的档案管理，既经济又实惠，但往往与单位的公文处理平台或日常业务工作平台不兼容，独立性很强。文秘资料的收集归档与档案管理之间存在物理屏障。

目前，文档一体信息化服务并没有取得理想的效果，这是因为目前的文档处理机制没有打通信息化通道，文秘在日常文件资料的收集与归档一体化的操作过程仍然依赖于纸质文书，导致文秘信息化的摘录工作与档案整理的衔接出现很多不规范的现象，从而影响档案整理的质量和速度。[3]因此，办公的自动化趋势要求从技术角度解决日常文件资料收集与归档之间的信息化渠道间连接问题。

（二）对一体化档案范畴把握不准。单位一般都制订了档案管理制度，但在执行的过程中往往不能做到精准，存档资料的范畴存在把握不准、资料不全、不符合要求等现象，这跟文秘工作人员的更替及涉及人员较为广泛有一定的关系。现行的档案标准化管理对图像偏斜度、清晰度、整洁度及音频、视频的清晰度等都有明确的技术指标，因工作人员专业化水平不同、所用机器不同等原因，会造成文秘工作产生的各类资料标准不一，参差不齐，难以达到档案标准化管理的要求。同时也给档案工作人员增加了较大的工作量，不能更好地利用文秘工作的数字化、信息化成果，影响单位在信息化时代下档案资料的高效利用。

行政事业单位在办公室文秘工作和档案管理工作的统一，需要通过大数据平台进行合理的规划。可以借助大数据平台的会议信息与事业单位的发展状况进行云记录，整理出能够对事业单位管理与发展相统一的规划信息，从而保证信息的输入和输出路径清晰。另外，在现行的档案管理模式制度下，对于不同文书档案的归类可以通过大数据的方式进行自动化梳理，从而有利于对单位的资源利用有效性进行科学化的利用。

（三）档案不能及时归档，影响利用。在依赖纸质文书的工作环境下，文秘资料的收集整理移交及档案工作的整理，均耗时耗力，存在文件资料移交延时、档案整理归档滞后等问题。在以人力为整合的档案管理工作中，当前的文秘、档案工作人员存在着时间与精力分配方面的问题，在实际的工作中，难以及时高效地对档案资料进行归档。同时在档案一体化管理的进程中，也存在一些不够重视的问题，在移交资料的质量和时间上均打了不同程度的折扣，影响档案整理、利用的时效性。

三、文秘工作与档案管理工作一体化的实现路径

（一）强化文秘工作质量管理意识。目前，单位在文秘工作与档案管理的一体化建设中需要加强内部管理意识，理清自身的管理机制和沟通途径，扩展单位在树立文秘工作流程和提升档案管理工作的服务范围，提升文秘工作和档案管理的一体化程度。在信息化时代单位需加强文秘工作与档案管理工作的数字化建设进一步创新，广泛调查研究，及时了解社会层面新的科技管理方式，提升文秘和档案管理工作效率。

文秘工作需要提升对档案工作的整理速度和归类方式。因此，一方面，单位需要进一步培养具有专业素养的文秘人才，建立专业化的培训标准，从自身专业素养和职业道德出发，提升其对单位档案管理的专业认识，明确存档文件资料标准与要求，增强文件资料收集整理的专业性和适配性。另一方面，提升单位在档案管理方式建设中的进一步创新，让文秘工作参与档案管理的过程，在文件资料产生的过程中，强化一体化管理意识，自觉对标档案管理要求，高质量移交相关文件资料。[4]

（二）创建文档一体化管理系统。随着云技术、大数据、5G 与人工智能技术对单位管理工作的影响，智能化的单位档案管理和文秘工作的衔接需要升级改造，打破文书业务管理系统（平台）和图档管理系统的物理隔断，迫在眉睫。需要信息部门基于日常文书业务信息化工作平台，同时建立完善数智图档综合管理系统，实现文件资料的无妨碍在线归档。基于档案管理的要求，前期产生的各类文件资料能按照相关要求，借助数智图档系统，实现文件资料在线扫描、图像处理、智能著录，对各类文件资料的质量、规范性、完整性、可用性、安全性等进行智能检查，让文件资料产生初期就成为档案整理环节的一部分，实现文秘工作和档案管理工作一体化。[5]在创新驱动单位基础设施建设转型的过程中，也可以参考国外一些对于档案管理方式创新的发展方案，倡导以增强档案对领导决策有效性和单位运转高效性为主导的建设方式，制定合理全面的评判标准和操作流程，智能化建设档案收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、检索、编研等流程。

（三）完善文档数字化一体合作方式。从现行的国际、国内文秘工作和档案管理方式的规定和发展现状来看，多数单位都采取权责监管制度，以完成对文件资料的有效管理和利用。这就需要通过档案管理规划、内部沟通、审核制度和监管监督等内部管理体制形成有效闭环。智能图档综合管理系统对档案的产生、审核、管理、利用等各角色的分配、明确及工作标准，避免缺位、串位，强化各角色工作的相互支持和信任，利于形成档案管理计划、落实、控制和报告等一体化管理体系。数字化一体合作方式解决了现行快速发展的数字化在线需求，实现各类文件资料的快捷、简便、标准化归档，为后期的利用、编研等助力单位发展需求提供精准服务，同时也为后续向上级部门移交做好提前准备，有效防止珍贵、重要档案的遗失。[6]

传统文秘、档案工作和文档工作数字一体化相比，区别见下表：

表1 单位文秘工作与档案管理数字化应用前后的区别

四、结语

目前，行政事业单位在加强文秘工作和档案管理方式的创新改革正如火如荼地开展，对于行政事业单位档案管理一体化模式的建设发展来说，建设与措施与当地信息化建设的紧密程度还不够。因此，需要在档案管理方式上不断促进单位的数字化转型，促进档案管理的特色化发展，在业务和行政服务职能中不断创新，才能不断地开拓和促进单位办公室文秘工作与档案管理的一体化发展。