摘 要：新时代，事业单位想要提高服务能力，需要借助大数据、云计算等先进技术的支持，确保单位档案管理工作具有先进性，不断提高档案信息的应用质量及效率。但是，结合部分单位的档案管理工作分析，在多方面因素的影响下，实际的管理工作缺乏对大数据的充分认识，如何有效应用先进技术完成档案管理的现代化升级，也成为单位发展中需要考虑的问题。因此，本文对档案管理工作特点和先进技术应用价值进行分析，探讨了具体的管理问题并提出对应的管理策略，以期可以提高单位的档案管理质量。

关键词：大数据背景；档案管理；现代化分析

单位的档案管理有着重要价值，可以为公益服务、单位运转、人员管理等方面工作提供数据和资料的支持。在大数据发展背景下，单位的档案管理工作容易受到较多影响，实际的档案管理具有信息可用性降低、数据总量增加和数据类型增加的特点，给档案管理工作带来一定的压力。档案管理部门可借助大数据技术，积极提高各类数据的收集、分类、分析、存储和应用等方面的质量和效率。因此，有必要在大数据背景下进行档案管理现代化的分析，以满足单位发展的需要。

一、大数据背景下档案管理的特点

第一，在信息可用性降低方面。当电子档案数据量不断增加，受到数据信息来源广的影响，在查找相关资料时存在着数据可信度低、不全面和检索困难等问题；第二，在数据总量增加方面。既会带来上述的信息检索应用问题，也会增强档案管理人员的工作强度，且在单位数据不断累积下还需关注数据库的建设应用，确保大量的数据可有效存储；第三，在数据种类增加方面。互联网的发展使档案的管理工作发生改变，在数据的收集中既有着结构化的信息，也有着非结构化信息，且纸质、电子（音频、视频、图片、声音）等资料也需要分类存储。因此，新时代的档案管理有着数据种类增加的特点。

二、檔案管理中大数据技术的价值

首先，能显著提高档案管理的效率。在云计算和分布式存储等技术的支持下，可以高效借助互联网和计算机，完成单位内部各类数据的收集和存储，与以往的人工收集数据模式相比较，整体管理的效率较高；其次，能明显提高档案信息的准确性。一方面，体现在智能检索软件对各类数据的精确查询、定位和借阅；另一方面，也体现在数据收集、存储中的有效分析，可以确保数据信息具有全面性、准确性和合理性。此外，档案数字化管理也能有效预防数据查询中出现档案资料更改和替换等问题，进而提高其内容准确性；最后，能有效进行查漏和规范保管工作。可以在大数据技术的支持下高效对电子档案进行查漏补缺工作，有着较高的查漏效率，不过，需要在明确各档案的缺失信息后，借助人工的方式补缺审核，确保电子档案的补充具有合理性。同时，电子档案管理可以降低档案信息在空间和管理时间上的消耗，能在自动化的管理保存中，具有规范性和效益性等价值。

三、大数据背景下档案管理的现状

1.档案数据库存在安全风险

结合部分单位的档案管理工作分析，在缺乏安全防范的意识下，容易受到网络黑客和病毒的影响，对档案信息的正常应用和保密工作造成影响，不利于体现档案管理工作的价值。首先，在缺乏数据安全保护的意识下，没有设置防火墙和杀毒软件等防护安全软件和设备，容易在数据库的管理中存在风险隐患，常见的问题有数据篡改、窃取等方面。其次，档案管理人员缺乏对各类硬件设备设施进行维护，在故障频发下，容易出现硬件损坏，造成数据遗失问题，需要在检修维护方面做好宣传与工作落实。

2.缺乏档案管理信息化基础设施

在档案现代化的管理升级中，受到多方面因素的影响，单位在先进技术的应用落实中缺乏配套软件及硬件设备设施的采购，制约数字化、智能化档案管理工作的开展。首先，部分单位的档案现代化升级工作需要对新产生的海量数据进行收集和存储，当计算机硬件设备设施和网络条件缺乏下，便无法落实自动化数据管理。其次，对于以往的纸质档案需要数字化转变，在缺乏扫描仪等设备设施的支持下，也无法高效率完成以往纸质档案的数字化存储。因此，需要单位提高资金方面的支持。

3.档案管理人员综合素养不高

人才是单位的重要资源，可以在发挥人才的主观能动性下，提高各岗位工作的质量及效率。但是，部分单位的档案管理人员受到以往管理理念和模式的影响，不仅缺乏高效、高质量的工作理念及责任心，也缺乏对先进技术及设备设施的了解，在不能借助新技术优化自身的工作方式下，容易制约档案现代化管理的开展。同时，单位的人力资源管理也缺乏对档案管理人员的重视，在激励、考核及培训等方面落实不到位，不利于提高员工的工作积极性和专业性。

4.档案信息化制度不全面

良好的制度可以为实际工作提供引导和支持，对于档案现代化管理而言，借助全面且科学的制度，可以有效规范档案管理人员的工作行为，监督员工承担应尽的职责和义务。但目前，部分单位的档案管理制度不仅存在制度内容缺乏优化的问题，在监管不当下还出现制度落实形式化的问题，前者有考核制度、激励制度以及责任追究制度等设置不全面的问题，后者缺乏专门的监管工作和完善的惩处措施，不利于体现制度的价值，需要完善管理制度。

5.大数据技术落实不到位

在目前单位的运行发展中，缺乏对档案工作的关注，容易出现对档案工作不重视和单位各部门缺乏配合的问题，且不利于有效落实大数据技术，影响档案管理工作的信息化升级。同时，即使部分单位认识大数据、云计算等技术的价值，但在应用上落实不深入，仅将其作为检索的主要工具，并未发挥其数据分析和分类整理等作用，不能提高档案管理的先进性。此外，单位应用各类先进技术时，还存在应用不合理的问题，既不能结合单位实际需要引进正确的技术，也未及时明确技术的应用规范，容易出现较多技术应用问题。

6.未发挥出管理的服务价值

在当前单位进行档案管理工作时，受到大数据发展背景的影响，很多单位都积极构建档案管理数据库，以有效提升海量数据的管理质量和效率。但是，数据库仅能发挥数据的存储功能，很多单位并未加强数据信息的分析应用工作，无法发挥出数据管理的服务性价值。在新时代，由于单位档案数据缺乏隐藏价值分析、缺乏档案共享应用等，不能有效开发档案资源，不利于促进单位的长远发展，需要结合各部门对档案信息的实际需要，进行档案的分析、处理及应用。

四、大数据背景下档案管理的策略

1.进行档案数据库的安全维护

在大数据的发展背景中，虽然在单位档案管理中可以提高对各类数据的收集及应用质量，但基于信息化技术所具有的“双刃剑”特点，需要单位在明确其应用价值后，积极做好数据的安全管理工作，从而降低外部因素对档案数据的影响，提高档案管理的整体质量。第一，结合国家最新修订的《档案法》，从技术应用、责任落实、机制完善和方法优化等方面，加强档案管理，确保档案管理的相关技术能够有效落实。第二，要加强对数据信息的保护工作。一方面，要在网络中应用好防火墙和杀毒软件，降低黑客和网络病毒的影响，预防出现数據失窃、篡改的问题；另一方面，要对关键数据进行备份工作，可以在人为因素对设备设施造成损坏时，预防出现数据信息不全面的问题。第三，一般数字化的档案不仅仅只有数字代码，也包括电子图片和特殊符号等，应建立良好的保密制度，并结合数据的重要性做好保密等级的划分，并在明确各工作人员的浏览权限后，确保档案管理的安全性。

2.完善档案信息化的基础设施

在落实现代化的档案管理工作时，需要单位结合实际技术的应用需要，做好各类基础设备设施的配置工作，确保在具有先进的设备设施及软件支持后，提高档案管理的质量和效率。在具体的基础设备设施完善中，需要做好以下几点：第一，单位要提高对档案管理的重视，在注重对信息化技术的引进和应用后，为现代化的管理奠定技术基础；第二，单位需要采购专业的设备，结合实际的档案管理需求，制定各类配套设备设施的采购计划，并重视采购中的质量检测工作和设备的试运行性能分析，最终在设备设施配置方面满足档案管理的需要；第三，应强调各类设备设施的检修与维护工作，可以在有效维护下降低其故障率和维护费用，且利于确保数据传输及应用的可靠性。

3.做好档案管理专业人员培训

为了提高单位的档案管理质量，需要关注档案管理人员的综合能力及素养的不足，在及时培训和管理下，提高档案管理人员的综合能力，进而满足现代化的档案管理需要。首先，要完善培训内容。一是，要结合档案管理存在的问题进行培训，完善内容；二是，要结合新时代对档案管理人才的需求，对培训内容进行补充，确保培训内容具有全面性，可以提高培训工作的质量和效率，使单位档案管理人员的综合能力可以满足单位的发展需要。其次，要对培训方式进行优化，既可以选择线上的培训方式，如钉钉直播、视频教学等方式，也可以选择线下的培训方式，如主题会议、座谈会等，在线上+线下的方式融合后，利于降低时间和空间对培训的影响，提高培训质量；最后，需要做好培训的激励工作，在完成培训计划制订后，还应做好培训的监督考核和激励工作，以提高档案管理人员的学习积极性，促进档案管理信息化水平的提高。

4.完善档案信息化管理制度

在档案现代化管理中，需要积极完善对应的制度，让制度为档案管理提供支持和引导。第一，需要结合大数据的发展环境，对档案管理的制度体系进行完善，确保档案数据的收集、整理、录入、存储、输出和转换等工作具有良好的制度，可以确保各管理环节具有流程合理性及操作规范性；第二，要求结合实际的管理问题对管理制度进行完善，确保制度具有针对性，考核制度、激励制度和责任追究制度等方面具有科学性和合理性，能够有效发挥其价值；第三，除了要对相应的制度进行完善，还需要对档案源头做好控制工作，可以构建多方位和多层次的档案收集方案，并对档案管理流程进行优化，提高档案现代化的管理质量。

5.深入落实现代化档案管理

在单位进行档案管理工作升级时，需要积极落实大数据等先进技术，确保在有效落实电子档案管理、电子文件归档和技术应用宣传等工作下，提高大数据技术的应用价值。首先，要求大力推动无纸化办公。在先进技术的支持下可以实现电子文档的自动生成、校核、审查和签发，在全过程中有着无纸化流动的特点。一方面，可以省去纸质材料的成本，另一方面，便于提高档案的流转速度，并在数据流转具有信息记录和电子签证操作下，能确保档案的修改具有可靠性、真实性；其次，需要在落实现代化档案管理中，积极树立电子档案管理的标准和要求，确保各部门可以有效配合档案管理人员的工作，提高各类电子文件的归档质量。一要明确各部门档案资料的存档范围和保存时间，二要保障文档和原资料的真实性与格式规范性；最后，要求及时完成数据库的建设，为单位内部海量的档案数据进行有效存储，并借助大数据技术促进办公实现自动化、智能化，为现代化的档案管理创设良好的条件。

6.提高现代化档案服务的质量

在大数据背景下，加强档案管理的数字化水平，需要在不断提高现代化档案服务的质量中解决各类问题，为现代化的档案管理提供目标指引，使最终的单位档案管理具有较高的信息化特点，满足单位日常运行和服务中对档案信息的需要。第一，为了加强数据的传输共享效果，需要及时构建档案信息资源共享平台，可以通过数据及时共享和沟通，满足单位不同部门及人员对档案信息的需要。同时，要将数据共享平台和各部门的工作系统进行连接，提高档案服务的质量；第二，需要借助大数据技术做好档案数据的分析工作，确保在有效的分析中了解档案的隐藏价值，为单位运行发展通过数据参考；第三，要对日常的档案需求方向、检索内容进行统计分析。一方面，可以明确单位对各类档案的需求比重，能在有效调整资料位置和做好分类整理后，满足单位对档案数据的需要；另一方面，能在主动了解员工的需求后，借助个性化服务和配套的网络化、多媒体化、智能化应用等多方面支持，提高现代化档案服务的质量。

五、结语

综上所述，在大数据环境下，需要单位积极做好档案现代化管理工作，不仅可以提高档案的管理质量和效率，降低传统管理中的人力、时间成本消耗，还能够分析档案信息的隐藏价值，体现档案管理的数据参考价值。但是，结合部分单位的档案管理工作看，在理念、资金和技术应用方面还存在较多问题，需要单位结合实际的档案管理情况，积极进行档案数据库的安全维护和档案信息化基础设施的完善，并做好档案管理专业人员的培训和建立健全管理制度。此外，还应不断深入落实大数据技术的应用，以提高现代化档案服务的质量，利于有效完成档案管理的现代化升级，促进单位实现可持续发展。

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作者简介：徐海燕（1977—），女，汉族，山东潍坊人，本科，副研究馆员，研究方向：人事档案管理及相关研究。