摘 要：随着人社档案数字化不断发展，人社档案的管理逐步实现了从“纸间”到“指尖”的蜕变，完成了从“翻档案”到“点鼠标”的转变，但随着数字化管理过程中，其也出现了一些问题，加之部分档案管理尚未完全实现数字化管理，因而有必要对人社档案数字化管理开展研究。基于此，人社档案管理人员要更新管理理念，重视包括前期、中期、后期在内的整个过程的质量管理，利用现代化信息技术实现人社档案数字化，将人社档案数字化管理水平提升至新的高度。

关键词：人社档案；档案数字化；数字化管理

近年来，随着我国“放管服”改革不断深化，政府职能不再仅仅限于审核，而是开始注重监管、优化服务质量。各地、各部门根据“放管服”改革要求，并结合为民众提供便捷化、高效化服务的最终目的，积极投身于数字化转型工作中。举例来说，江苏省提出要建立“1234+”架构，严格落实“不见面审批”机制，最终为民众提供一个智能化、数字化、一体化政府。数字化建设中最关键的因素在于数据，数据在数字化建设中处于非常重要的地位，国家相关部门颁布的多项文件中都对此做出明确的说明。

从档案管理角度分析，《社会保险电子档案管理暂行办法》明确规定，社保经办、管理以及服务等各个环节要适当增加使用电子档案。事实证明，包括经办人社业务、领导制定决策等多个领域都需要用到人社档案数据信息，因此，人社档案管理数字化转型中最关键的内容是集中力量建设数字化档案，弥补传统档案在管理中的不足。

一、人社档案数字化管理的必要性与紧迫性

从图1来看，人社档案数字化管理的必要性与紧迫性主要集中在便捷化、高效化与安全性方面。

1.档案查阅便捷化需求

数字化档案管理的优势在于，能够借助于网络查询、打印档案资料，方便档案资料的管理。实现数字化档案管理之后，目录检索与全文检索有效结合在一起，不仅加快查询速度，而且能够提高查询的精准度，大大缩减了档案信息查询的时间，原本依靠人工很难完成的任务很快就可以完成，工作效率大幅提高。例如，当需要查询职工退休档案时，没有实现档案管理电子化之前，只能通过查询目录索引的方式找到目标档案，再加上还要从案卷中抽调出资料复印，再放回之前的位置，整个过程一般需要5～10分钟。当然，如果查询档案时所依据的信息较为模糊，可能需要更长的时间才能找到所需要的档案。档案数字化可以轻松解决这一问题，利用网络检索的方式直接查询到档案的扫描文件，再选择打印，便可以得到所需要的档案信息。这一过程仅仅花费十几秒时间，档案查询时间大幅缩短。

2.海量信息共享高效化要求

公共档案服务以及档案信息的共享都可以通过档案数字化实现。实现档案管理数字化之后，档案信息需求者可以利用数字化系统查阅电子形式的档案资料，从而更便捷地满足自己对档案资料的需求。另外，借助于数字化系统，业务系统生成的档案可以自动实现归档、保存，用户可以利用专门开设的公众查阅档案窗口查阅自己需要的档案资料，最终达到共享档案信息的目的。

3.档案保存安全性要求

档案数字化大幅提高了档案信息资料的安全性。第一，可以自动记录查阅档案利用者及其查阅过程，避免出现篡改档案信息的情况；第二，利用权限管理提高安全性，档案管理者以及档案查阅者根据各自的身份享有不同的权限，确保档案查阅者在权限范围内查阅档案资料，从而提高档案资料的安全性；第三，档案信息进行加密处理，以免因意外造成档案信息被泄露，而导致不必要的损失出现。

二、傳统档案管理存在的主要问题

1.归档保存任务繁重

人社工作与民生问题密切联系在一起，如人社档案管理工作直接关系到职工退休管理、人才补贴的发放等，因为这些工作的审核都需要利用档案。从当前来看，纸质档案仍然占据主要地位，纸质档案管理具有如下不足：首先，归档任务繁重。由于部分档案填报不符合国家规定，很多档案划分类别非常混乱，必须对其加以整理分类才能实现归档，人工负担很大；其次，占用空间较大。纸质档案需要保存在专门的档案室，而且每年都会有新增加的大学毕业生和退休人员，因此，纸质档案数量每年都会增多，会占据更多的空间；最后，容易被损坏或丢失。纸质档案资料的查阅、复印会对档案造成一定的磨损，如果次数达到一定程度，档案资料可能会出现字迹模糊、页面破损等问题。另外，灰尘、发霉等因素对纸质档案也会产生损害。

2.查阅利用受限较多

档案的价值在于充分利用。随着信息化时代的到来，人们有时候需要利用智能设备快速查阅所需要的信息，而传统人社业务档案主要以纸质形式存在，档案信息需求者查阅时会受到时间和空间条件的限制，而且查阅过程需要花费较长时间。当用户需要查阅档案时，先要联系管理者进入档案室，再依照档案类别、目录索引等逐一查询，不仅需要花费很多精力，也浪费时间，查阅效率极低。

3.安全性较差

档案记录了个人或组织的行为活动，有些档案属于机密资料，要求绝对不能外泄。传统纸质档案在保管过程中存在如下不足：首先，防护措施繁杂，容易遗漏。纸质档案管理不仅需要专门的存放空间，还需要诸多防护措施，包括防尘、防发霉、防虫蛀、防火等，缺一不可，忽视其中某一点都有可能引发重大损失；其次，很难实现权限管理。不同档案管理人员都有权查阅档案信息，很难实现权限管理；最后，纸质档案存在改动风险。纸质档案容易被污损、篡改、磨损和丢失，管理风险较高。

三、人社档案数字化管理推进策略

人社档案的数字化管理，离不开数字化技术，搭配人员的科学化、规范化管理，为此，如何将人社档案数字化管理科学推进，可以从做好人社档案前期数字化准备，实现基于数字化的档案管理流程，实现人社档案数字化安全识别流程化等工作，辅之以人防，全方位多层次确保人社档案数字化管理工作的有序推进。

1.做好人社档案前期数字化准备

（1）进一步明确管理任务

如图2所示，人社档案管理要明确“四化”目标。第一，信息化。即收集、整理以及查询各种人社业务档案的每一个环节都要实现信息化，使人社档案管理效率提升至新的高度；第二，规范化。通过引入数字化人社档案管理系统，人社档案管理标准、管理流程以及管理方式更加规范化；第三，一体化。人社各部门各相关业务系统与档案数字化管理系统结合在一起，使人社档案的收集、记录、归档工作全部实现一体化；第四，共享化。档案信息需求者通过利用网络，可以在一定范围内调取、共享数字化人社档案。数字化档案管理的四大任务：一是对数字化人社档案的数量和类别进行统计；二是重视人社档案数字化管理人才队伍建设；三是依据人社档案数字化管理要求，制定合理的计划和实施方案；四是遵循人社档案管理原则，按照相关流程管理。

（2）建设数字化基础板块，实现无人化应用

要根据国家规定的各项法律法规、制度规定等，与人社业务实际结合在一起，明确数字化人社档案的具体类型、保管要求、查阅规定等，制定详细的操作流程，在人社档案信息化建设中引入SOP模型，集中力量建设人社档案数字化平台。该平台包括多个板块，如档案数据整理板块、业务档案数据分类板块、归档数据移交板块、数据开放利用板块、档案管理人员板块等。进而在此基础上构建智能化设备设施，智能化设备设施是数字化档案库房建设的基础和保障，按照“人防+物防+技防，技防在先”的发展思路，以建设数字化基础板块为基础，配置可视化监控、档案RFID加工、安全门禁、干部人事档案审核查询管理等系统，并在此基础上实现档案存取自动上下架、无接触式管理、实时自动盘点、24小时移动端安全监控、库房环境监测、档案在线查询审批及全过程可追溯等功能。

2.实现基于数字化的档案管理流程

人社档案数字化流程包括诸多环节，先是人社档案出库，然后对出库档案核验并将合格档案拆除，接下来对拆除之后的档案扫描、图像处理，最后将档案装订入库，整个过程为闭环管理，确保整个过程中的每一个环节做到万无一失。首先，依据数字化人社档案管理计划和方案，取出待扫描档案，出入库人员要填写登记表，掌握每一项出库档案的流向。接下来，档案核验员会根据卷宗内文件记录索引一一核验纸质人社档案，对于不符合扫描要求的纸质档案，应该尽快完成修补工作。

3.实现人社档案数字化安全识别流程化

（1）开展风险识别

无论哪一种类型的档案，信息安全不外乎两个方面：一是硬件安全；二是信息传输过程中的数据安全。因此，必须从以上两个方面入手，利用先进的技术严格防范人社档案管理中的各个关键环节。

第一，数据库防范。充分利用TC技术、电磁屏蔽技术以及RAID5技术等，严格防范软硬件数据库，即使硬件出现问题，也需要在第一时间将数据恢复到位。从软件来看，各个档案数据库要搭配身份认证系统而存在，还要使用防火墙技术，将物理地址与账号、计算机IP地址等绑定在一起，不仅要定期备份数据库，还要定期对安全日志进行检查，及时修补漏洞。

第二，数字加密。档案数据管理过程中要使用加密技术，如密钥和算法等。算法是将特定字符加入档案数据文本中，并进行组合，得到乱码；密钥是编解码数据的算法，利用数字加密技术能有效避免篡改档案信息的情况。

第三，数字水印。即在信息数据库中嵌入水印标记，不仅可以证明数据资料的所有权，也可以证明数据资料的真实性。为了使数字水印不影响人社档案需求者的需要，可以使用隐性数字水印技术。

第四，端口控制。计算机端口遭受网络攻击的风险较高，因此，可以关闭不经常使用的端口，以减少病毒攻击端口的可能。另外，绝对不能将主机带出档案管理场所进行维修，也不能在离线状态下使用端口。

第五，物理隔离。物理隔离不仅有助于提高人社档案数据库的安全性，还能够为数据库的稳定运行提供重要保障。物理隔离由三个环节组成：首先，在受保護内网放置人社档案数据库服务器；其次，在隔离区布置开放性档案数据服务器，将其视为内外网的中间地带；最后，禁止打印机共享，并设置自动更新，及时弥补系统漏洞，以免出现泄露人社档案数据信息的情况。

（2）做好人防

数字化人社档案管理对档案管理人员提出了更高的要求，不仅需要他们形成良好的安全意识，灵活运用各项安全技能，还要求其在人社档案管理中的每一个环节认真执行风险识别和防范措施。档案信息安全员对档案数字化信息存放场所全天监控，任何与数字档案管理不相干的人员都不能进入。档案数字化工作人员上岗之前要接受严格的保密培训，不能携带任何存储设备、摄像设备进入工作场所，而且复印机、扫描仪等设备也不能联网使用。

同时，在日常工作中，要注重对相关工作人员人防的培训工作，要让每一位员工从潜意识中认识到人防的重要性，同时建立专业化人防培训方案，确保人防工作贯穿于整个数字化档案管理中，此外，建立人防数字化考核，定期对人防相关工作进行考核，确保人防工作完全到位。

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基金项目：济宁市任城区2023年度社科规划研究项目，“智能+”时代地方综合性档案馆数字化转型路径及策略研究，项目编号：23RSGX19。

作者简介：张敏（1982—），女，汉族，山东菏泽人，硕士，馆员，研究方向：档案管理。