姚远 贵州省人民医院

引言

单位实施内部控制主要是指为了达到控制的目标及要求，借助于制定合适制度，提供管理的措施以及执行管理的流程，针对单位中的经济事项活动风险进行防范和监控的特殊模式，医院的内部审计是实施内部控制建设监督评价的有效途径和方法，也是相应的保证。伴随着医院的持续性发展，已经签订了更多的经济合同，而合同管理又会涉及医院经济活动的全过程，包括医院的预算管理、采购管理、项目管理、资产管理、合同管理等多个方面的业务内容，这些都是医院开展经济活动业务的过程中需要做好风险评估的重点。基于内部控制管理为基础实施的医院合同审计，有助于发现其中潜藏的问题，并对风险作评估，了解问题产生的原因，让医院的内部控制管理效果得到提高和增强。

一、医院实施医院合同审计的主要流程

首先，做好医院中合同的分类。新医改政策让医院的管理制度及模式产生了较大的变化，根据现行医院的运行规律及特点，可以将医院中所掌握的合同划分为不同的类别，包括医疗设备器械以及维修保养类合同、信息软件以及维护类合同、服务类合同、基础建设类合同以及货物类合同等多元的内容。在分类的过程中，不仅包括合同本身也要涉及合同全生命周期的其他材料和信息，例如针对医疗设备的采购计划及申请，还有采购预算定额、请购的申请、各项审批的手续流程、投招标文件、材料的验收入库、付款记账凭证以及相关的信息记录等，这种合同的分门别类管理有助于让合同审计的效率及质量得到提高，及时发现在合同管理中存在的关键问题，并对其做进一步的优化和突破，让合同在材料的审核效果更加优良，也能在这个过程中了解到医院实施内部控制管理时存在的缺陷之处，对相关的问题做进一步的解决和革新。

其次，收集以及整理内部控制制度结构体系涉及相关联的内容以及文件资料都是要收集的重点包括医院实施内部控制管理的制度流程方案以及相对应的规范性文件，让基于医院内部控制的合同审计工作的开展更加顺利，也能有相应的参照要求以及各项标准。

再次，对合同审计编制的控制要素进行明确。要根据医院中不同合同签订的需求以及签订的过程，签订的审批，还有合同条款中的内容细节，合同的解除方式以及合同的执行来对业务流程的控制要素进行相对应的编制，在编制过程中需要进一步明确关键的环节以及风险控制的要点、交接内容和信息，做进一步的整理，编制成表单，为相关工作人员实施控制管理也提供说明。这样的模式相对来说更加完善，其中的细节更加完整和清晰，因此在应用的过程中更具合理性以及条理性，针对性更高，最终呈现出更加优质的成效，展现出合同审计在医院管理过程中所具有的重要价值和意义，推动医院进步。

最后，合理应用审计的结果。要将医院的内部控制作为出发的关键点，借助于合同审计途径来了解在不同的流程业务中存在的不合理问题以及不规范的现象，也能够寻找其中的薄弱环节和效率较低的状态，了解到内部控制中的关键问题，形成更具可执行性和可参考性的内部控制实施方法，让内部控制的建议在医院的发展过程中得到灵活的应用。

二、合同审计中发现存在的主要问题

（一）缺乏医院专用的合同范本

医院在建设以及发展的过程中会涉及很多的经济业务，事实上也会牵扯到诸多的业务部门以及外部交流，在这个过程中签订的合同数量相对比较多，他们可以划分成不同的类型，在前述合同分类环节已经有所体现。根据过去已经签订的合同内容，很多情况下使用的都是对方提供的合同文本，而没有结合医院自身的情况做好相对应的合同内容文本要求对方在其中签字，这种合同管理的模式体现出了一定的混乱性，可能工作人员在签订合同时并没有对合同中的细节进行深层次的挖掘及分析，对于签订合同双方的职责以及义务履行的要求都并不明确，因此而导致医院可能会存在一些潜在的风险，致使医院的利益遭受到了损失，让医院自身的发展受到限制，也会致使医院的内部控制工作开展比较困难。

（二）医院合同管理规范性不高

针对医院中签订的各项合同缺乏专人实施管理。具体的归口部门以及职能部门在实施管理工作中会各自建立Excel 台账表单，这种模式没有办法保证合同数据的准确性、全面性以及完整性，同样针对合同进行归档管理时的各项要求并不统一和严格，合同管理的资料并不是十分完整，在后续追查信息以及获得关键资料时，速度较为缓慢，效率相对较低，也影响到了之后合同执行监督、查询以及预警等功能的顺利实现。医院中的归口管理部门并没有实现及时的合同归档管理，在监管的环节存在较大的薄弱之处以及很多的漏洞，存在着监管不足的现象，还有一些医院中的部门在合同管理上缺乏足够的认知，甚至在上月签订合同的基础上和对方的单位之间发生业务往来，还可能会出现倒签合同的现象，致使医院自身的发展受到了限制及影响。

（三）采购管理质量不高

医院中有一些采购项目在具体的执行环节并没有严格遵循内部控制的流程，也没有掌握合适的内部控制方法。针对采购的主体物资，缺乏完善的技术论证、客观的讨论以及市场的调查和分析，虽然有一些采购环节开展了这些工作，也体现出表面化和形式化的现象，包括采购的招投标资料不充足，还有一些具体的采购项目并没有严格按照采购的流程和程序筛选物资的供应商，并与之长期签订合同，建立合作关系，或者是整个采购计划相对比较复杂，在实践中并没有严格按照最初设定的采购计划来实施采购的任务，存在着一些临时性采购的项目。有一些货物在合同签订之前就开始了使用，导致合同管理的流程不清晰，执行的成效相对较弱，出现了医院补签合同的现象和问题，致使合同管理工作的实施太过困难。由于当时的医院并没有设立专门的物资采购部门来负责物资的采购各项事项的协商和管理，导致医院中的物资采购缺乏固定的流程和形式，开展的过程中有着明显的随意性特点，因而导致相对应的合同管理成效不良，也致使内部控制极度混乱。

（四）付款不遵守合同约定

医院中某些特殊项目的货款支付和合同中的规定不匹配，没有严格按照合同的要求来执行，比如，如果医院购置信息化软件合同中要求的是在双方签约之后交首付，在软件安装并且试运行三个月没有任何问题之后进行验收，并合格按照实际情况采取分期支付的方式，但也有些医院在采购信息软件时，并没有按照合同中的规定来做支付，他们在收到了信息化软件之后就一次性付清，因此而导致合同无法得到严格的执行，医院负责付款的申请部门在控制管理的过程中缺乏内控意识，在实际内部控制过程中缺乏足够的经验和权限，可能会只凭借自己的经验来完成管控，因此而导致内部控制太过于随意付款的管理成效不良，可能会出现潜在的问题，导致医院中出现货款流失的现象，还可能会潜藏着合同乙方事项约束力下降的隐患，致使内部控制的成效达不到理想状态。

三、加强医院内部控制管理的有效途径

（一）强化内部控制意识

首先要求医院针对内部控制问题做进一步的宣传和推广，让一些更加专业的人员前来医院，为医院的员工提供知识方面的培训以及教育，更要求所有的医院工作人员都能够及时参与到其中，形成包括医院的领导以及基层员工共同参与的培训模式，让所有的员工都能对内部控制产生认同，自觉主动地配合到内部控制管理的实施过程中，体现出内部控制的优良成效，让内部控制的价值得到充分体现。也要制定医院内部控制建设工作的流程及方案，将其看作医院管理工作中的一个重点，让内部控制建设工作实现制度化以及常态化的目标，并借助于宣传和培训工作。另外，医院领导也要提高对内部控制建设的高度重视，让这项制度能真正得到落实，使医院的员工能学会怎样使用内部控制制度以及执行内部控制制度，展现出优良的成果[1]。

（二）制定医院独属的合同范本

医院发展和建设过程中，要求各部门根据自身的业务特点和流程规范对近几年签订的合同做全面以及精细化的整理和参考，在此基础上对合同的类型做进一步的划分，并且和财务人员、审计人员以及医院的法务工作人员相互合作，交流讨论，结合有关方面的要求，对医院中各方面的问题做统一的规范，并针对主要的业务制定医院读书专用的合同范本，真正意义上为标准化合同条款管理奠定坚实的基础，这种方式能帮助维护医院的合法权益，也能让合同管理的效率及质量得到升级。现如今，很多医院中所使用的合同都是往期签订的合同，这些合同的内容相对比较丰富，整理起来存在一定的困难，在这些内容的基础上，编制合同的模板添加有修改的意见，更容易保证医院的经济效益，确保医院的内部控制活动实施顺利，经济业务完成更快，也能够防止在签订其他的类似合同时遇到内容不清晰的现象而影响到合同的效力。

（三）实现信息化合同管理，强化内部控制

医院的信息化管理平台中要融入合同管理的功能模块，减少在合同管理过程中存在的人员操作风险，让信息的安全问题得到最大程度的提升和保障，让医院中的各项交易结果处理更加真实、准确和完整，实现更加长效的合同管理目标。由于医院中有着不同类别的合同，他们的金额比较大，但采取手工管理的合同管理模式会存在着很多的不足，导致合同管理的信息不够集中以及实时性不强，对合同进行查找和使用的速度相对比较缓慢等现象，这样的机制无法满足当前社会环境下对于医院提出的要求。近年来，信息技术的使用，对于合同管理产生了更大的影响，合同的信息化管理，能对业务控制的流程做进一步的优化和编制，录入关键的信息内容，进而实现针对合同的全过程管理目标，在此基础上，医院的合同管理水平得到了升级，效率得到了增长，同样有关部门也能在开展内部控制管理的过程中规范各自的行为，提高管理的水平[2]。

（四）设置物资采购部门

医院可以对设置的机构做进一步的调整，让物资采购部门独立于其他业务部门之外单独负责物资采购工作任务。这就需要对物资采购部门人员的职责范围以及权限做明确，并针对负责物资采购的工作人员展开系统性的培训，让他们树立更新颖的物资采购管理理念，形成更具现代化的学思维和方法。在医院内部，这种完善的采购管理部门的构建有利于采购理念的顺利落实，也有助于物资采购招标体系的构建，可以让物资采购工作朝向标准化以及规范化的方向发展，防止在物资采购过程中存在着不良问题而影响到内部控制成效[3]。

（五）强化内部审计

医院领导应当对内部审计工作加大重视的力度，在其中提供内部监督以及评价内部控制建设的权利，并配备专业的负责内部审计的工作人员，让人才的作用得到充分的发挥，医院的内部审计部门要针对审计工作负责，了解审计工作中存在的问题及不规范之处，对其进行相应的处理，这就需要在合同管理制度中对合同的审批流程进行明确和规范，必须经过具体的使用部门、业务管理部门、财务部门、审计部门等多个环节的审批，也会明确审计的主要流程以及管理的办法，让审计工作的实施更加顺利和方便。医院中的审计部门要提前审计经济合同，判断其是否符合法律方面的规定及要求，是否具备可操作性和可执行性，又是否符合当前医院的水平和条件，针对医院的经济合同开展的事前审计工作，有助于医院管理水平的提高[4]。

（六）构建完善的内部控制制度

内部控制是医院全部部门及人员都需要配合的工作，在其中发挥人员的价值及作用，要优化岗位流程，明确岗位职责，也要做好合同管理制度的进一步修订和优化，遵循合同管理环节不相容岗位相互分离的原则，并采取人员的岗位轮换制度，让每一个人员都能了解合同管理中不同岗位的具体要求、执行的细则、对合同的签订以及履行登记等多方面问题做进一步的确定。将医院办公室作为合同归口管理部门，由合同执行部门针对合同的起草、签订以及其中的一些细节做认真的把关，财务部门则需要把控好资金的收付监察，审计部门强化内部控制，让医院的内部控制制度更加完善，对合同的审计效果进行保障，最终提高合同管理的水平[5]。

结语

总而言之，医院内部控制体系的建设对医院自身的持久发展具有关键影响，应当对内部控制的建设情况做进一步的审查和评价，让医院的内部控制体系更加优良，风险管理成效更高。经济合同的管理本身就是医院管理工作中的重点，在经济合同的内部控制管理过程中，需要投入更多的精力，加大重视，提出合同审核及管理的有效措施和方法，使医院的内部控制管理提高到一个更高的水平。