李建华 张 璋

后勤现代化管理中的信息孤岛及应对探索——以北京H大学后勤管理应用为例

李建华 张 璋

[北京化工大学]

互联网技术的发展使全社会信息互联互通迈入了新的发展阶段。高校作为科研创新的排头兵，无论教学还是后勤保障，都逐步纳入了各种信息化管理手段。新冠病毒疫情的持续，对传统的高校后勤管理提出了创新要求。以往的以人为主、各部门分布管理的体系，需要有机地串联，消除信息孤岛，实现“大后勤”为视角的集成信息管理平台。本文以北京H大学后勤服务集团架构为例，提出搭建集成信息平台的探索思路，解决部分后勤管理工作中的痛点，从而切实提高后勤保障水平，以期对遇到类似问题的管理部门能有一定的借鉴。

信息化；信息孤岛；信息平台

前言

互联网技术的发展使全社会信息互联互通迈入了新的发展阶段。以习近平同志为核心的党中央紧抓历史机遇，以高瞻远瞩的眼光，系统谋划、统筹推进数字中国建设进程。2021年，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》专篇部署“加快数字化发展，建设数字中国”[1]，要求各地区各部门扎实推进数字基础设施、数字技术和数字社会建设。高校作为科研创新的排头兵，无论教学还是后勤保障，都已逐步纳入各种信息化及数字化管理手段，这不单是效率水平提升的需求，更是高校独有的探索创新本质的体现。新冠病毒疫情的持续，对传统的高校后勤管理提出了创新要求。以往可以随时面对面交流和沟通的办公管理模式，被各种APP或网络流程替代。在体会其便利性后，逐渐为师生接纳并习以为常。现阶段高校集成了行政、科研、教学、住宿、餐饮、商业、医疗、能源、物业、交通等众多组成部门，可作为社会的缩影模型。特别是后勤保障部门，业务涉及除教学科研以外的各行各业，以往的以人为主、各部门分布管理的体系，需要有机地串联，消除信息孤岛，实现“大后勤”为视角的集成信息管理平台。本文以北京H大学后勤服务集团架构为例，提出搭建集成信息平台的探索思路，解决部分后勤管理工作中的痛点，从而切实提高后勤保障水平。

一、 研究背景

（一）管理架构分析

后勤服务集团采用类似事业部制管理架构，将职能板块称为某中心，如食堂业务为“餐饮中心”。这种事业部系统结构在后勤党总支或集团正副总经理为最高领导层集权的基础上，根据业务分类建立了多个从事不同业务的下级部门。在最高领导层和相关职能部门的总体决策下，各下级部门可实行相对独立的领导和管理。这样，整个组织政策的确定和控制是集中的，具体的政策和应用又是相对分散的。这种管理架构是自上而下的，各下级部门内部也采用相同的管理架构。以其中的能源动力及维修中心板块举例，其架构如图1所示。

后勤服务集团采用类似事业部制管理架构是由其业务板块多、业务面广决定的。纵向方面可按“政策集中、经营分散”原则，处理集团决策层与下属业务中心的关系。随着事业部制的实施，集团决策层可摆脱日常行政事务，集中精力研究制定后勤集团层面各种战略和政策，将最大管理权限下放给各中心，使中心能够根据集团整体经营目标、政策和制度独立运作，充分发挥各中心的积极性和主动性。各中心有自己的管理架构并独立运营，相当于一个小而完整的企业，中心负责人则可以经历高级管理人员面临的各种考验，这样有利于培养管理人员、发展储备干部。后勤集团各中心之间通过年底业务考核，有一定的比较和竞争，由此增强集团活力，促进各项业务的全面发展。

事业部制的管理架构下因为各中心业务交叉少、经营管理独立，集团决策管理层接受信息来源多，缺乏连贯性。集团的决策管理层如何对复杂的信息进行分析，为下一步发展做出正确的判断，是事业部制的管理架构面对的主要问题。

（二）信息孤岛成因

2017年到2021年，我国网民从约7.72亿增长到约10.32亿，互联网普及率也由55.8%升至73%. 随着互联网发展以及全球数字化发展与数字化转型，以往传统的面对面交流和沟通的办公管理模式，被各种APP或网络流程替代。我国电子政务在线服务指数在全球排名已提升至第9[2]，“掌上办”“指尖办”等网上办公服务使业务办理“最多跑一次”，平均承诺时限压缩一半以上。疫情几年加速了数字化和信息化的进程，有力支撑了疫情下的经济社会发展和公共服务业务开展。北京H大学建立的“智慧校园”，以互联网平台为基础，将校内科研、教学、行政、生活通过各种应用服务系统整合到校园官方主页。2019年北京H大学又上线了校园企业微信，将原有网页版“智慧校园”与微信端应用模块结合，大部分网办事项实现移动办公。信息化各模块在建立之初的设计思路，是某部门根据所辖业务为特定办事功能服务。随着模块数量和规模的扩大，缺乏统一规划和标准规范，数据资源和办事流程以各种形态割裂在不同的应用中，信息化模块间普遍存在的相对独立性，容易形成“系统孤岛”。高校运行管理事项组成复杂，各部门推进工作往往需要齐心合力，共同掌握某些信息，再从中摘抄或填报各自所需数据。各自为政建设的信息模块，其独立性使某些重复性数据要在不同模块反复登录，信息无法实现互通共享，形成“数据孤岛”。随着孤岛数量的增加，管理和维护投入不足，某些系统最终不再维护更新，用户体验感的下降，信息化应用失去了吸引力。因此信息孤岛从本质上看，是信息化建设和系统部署过程中各自为政、缺乏统一规划造成的。[3]

（三）工作需求背景

后勤服务集团承担了校园楼宇物业、基本伙食食堂、能源动力运行、校区摆渡车辆、文印商贸管理等后勤保障工作。除日常经营生产业务，尚需对接校内、校外各级行政管理部门，承担部分行政职能。集团内，物业接师生报修后对校园维修反馈信息；校内，能源数据对接国资处和节能办，文印试卷和摆渡车频次对接教务处；对外，餐饮经营对接卫生检疫部门，能源运行对接城管委等。庞大又相互关联的信息流转和数据需求，对后勤服务集团管理决策提出了更高要求，急需通过成熟的信息化管理软件及模块提升决策效率。

（四）政策支持

北京H大学作为我国最早接入Internet的高校，紧跟国家网络信息技术发展脚步，坚持推进“智慧校园”建设。依据《信息化建设管理办法》规定，为进一步加强学校信息化建设项目规范管理工作，北京H大学信息办定期开展年度信息化建设项目申报。信息化建设项目重点支持以数据共享为核心的信息系统建设，所建信息系统需向学校数据共享平台提供数据接口，同时需规划系统信息安全；并组织相关部门和校外专家对申报项目的技术方案和可行性进行评审，以达到切实发展校园信息化建设，消除信息孤岛的目标。

二、消除信息孤岛应对探索

后勤服务集团为降低信息传递阻碍，增加信息全面性，消除内部信息孤岛，提高决策准确性与执行效果，探索了不同方法。设立定期例会制度，集团决策层及各业务中心负责人参会。各中心负责人按顺序通报阶段性重点工作开展和完成进度、存在的问题和解决建议、下阶段工作计划及配合需求。决策层研判下阶段重点难点工作，向各中心传达精神、布置任务并明确质量要求。开展定期例会能统一集团整体思想，确保集团决策贯彻落实，协调各业务中心共同推进业务。对于发现存在的矛盾和疑难，通过交流商讨，找到解决措施。例会制度因周期性，对期间偶发、突发事件的信息传递和决策处置，略显机动性不足或研判滞后。疫情期间因疫情防控、校园封闭、员工感染等因素，线下周期例会开展有一定难度。线上办公流程制度，由企业微信搭建或连接第三方开发的信息模块，随时进行信息传递。已建立的信息模块分为：审批申报类、信息收集类、经营预约类，如表1所示。行政审批申报类主要涉及人事调动、公文签章、物资采购等行政方面人、财、物的管理，或自上而下实现重要决策各中心流转签收，或自下而上实现工作计划逐层审定批复，其流程如图2所示。信息收集类如员工进出校、疫情晨午晚健康监测、运行维修巡视记录等，通过分散填报集中收集，由数据需求部门分析计算后，为集团决策层或其他行政部门提供决策依据。经营预约类如摆渡班车预约、运动场馆预约、小炒餐厅预订等，方便经营部门根据客流需求，调整经营资源，降低经营成本。

表1 现有管理信息模块举例

类型信息模块 行政审批申报机关发文及文件呈报 采购及报销申请 加值班及请假申请 信息收集类校园通行申请 后勤员工健康监测台账 部门及员工评优投票 运行巡视记录 经营预约类校园通勤班车预约 运动场地预约

图2　采购报销流程示意图

以上探索的目的，是基于适应管理架构，梳理手续流程并简化信息传递中的无效重复，实现减少信息孤岛提升管理效率的目标。[4]因此，加大信息建设投入，加强平台顶层设计，逐步完善系统功能，统一规划综合平台，链接各信息孤岛，是下一步主要探索的方向。

三、 集成信息平台构建设想

后勤服务集团决定以修缮工程中心为试点，构思搭建集成信息平台。修缮工程中心承担北京H大学三处校园的供排水、供冷暖、供电的基础能源动力运行保障以及校园日常维修工程。按照类似事业部制管理架构，分三校区运行班组、技术工程师、人事财务库房行政办公室。中心在疫情期间开始进行信息化办公探索，已建成的信息平台及需求如表2所示。

表2 修缮中心已有模块及数据需求

已有模块模块数据需求使用部门 集团用章申请人员、文件内容办公室、工程师 中心采购及报销审批人员、物资、资金办公室、工程师、班组 中心工程开工及验收结算审批物资、审计、资金、地点办公室、工程师 中心设备巡检记录人员、设备、运行数据、地点工程师、班组 校园维修报修服务人员、物资、地点、完工班组 中心加值班审批人员、时间、事件办公室、工程师、班组 公共浴室洗浴人员、时间、能源数据工程师 设备设施统计平台设备、地点工程师、班组 中央配电室电力监控系统设备、地点、能源数据工程师、班组 校园楼宇自控平台设备、地点、能源数据工程师、班组 校园节能监管平台设备、地点、能源数据工程师、班组 GIS校园管网地图系统地点、能源数据工程师、班组 中心资料电子档案系统人员、物资、设备、图纸办公室、工程师、班组 中心库房进销存管理系统人员、物资、资金办公室、工程师、班组

基于统计表分析，修缮工程中心现具有一定数量规模的信息系统，模块面对中心不同的职能用户，调取的数据具有很多共通性，具备整体规划搭建统一信息平台的条件，消除部门内部信息孤岛，设计思路如图3所示。最后，整合后的统一信息平台尚需设置集成展示页面，展示关键数据变化，显示异常数据警示，引导不同用户准确快捷进入所需模块。

四、 结语

本文针对北京H大学后勤服务集团后勤服务管理水平提升中遇到的信息化建设及随之产生的“信息孤岛”问题进行了分析，并对某一业务板块的“信息孤岛”提出了一体化信息平台建设设计思路。未来网络技术将继续由信息化向智能化发展，计算机辅助建模将更加有利于一体化信息平台的设计，减少软硬件平台维护成本，提高运行管理效率，提升后勤服务保障能力。希望通过本文的探索，为高校后勤信息化建设提供一些有益的思路，为未来办公智能化发展建立良好契机。

[1]王春晖.加快数字化发展，建设数字中国[J].经营管理者,2021(05):1.

[2]张嘉毅.国家网信办发布《数字中国发展报告（2021年）》[J].科技中国,2022(09):103.

[3]林志明,宋君.当前地方政府数字治理的困境与突破路径[J].中国管理信息化,2022,25(19): 213- 218.

[4]郭金元,陈志霞.信息技术治理繁文缛节的二元悖论及其反思[J].电子政务,2022(04):101-113.

（责任编辑：胡新龙）