王丽君

高校房地产信息化建设的研究与实现——以北京林业大学为例

王丽君

[北京林业大学]

北京林业大学经过立项筹备，需求分析及整理，业务需求方案调研，需求确认与方案论证等环节，最终建设完成适用于学校土地、公用房、职工住宅日常业务办理及信息管理的房地产信息管理系统。该系统成功解决了以前房地产管理难题，使得房地产管理和服务工作便捷与科学。当前系统部分功能已上线运行，效果良好，凸显出高校房地产管理信息化建设的重要意义。

高校房地产；公用房；职工住房；信息管理系统

一、房地产信息化建设的意义

高校房地产一般包含学校土地、公用房以及职工住宅，其中公用房是指教学、科研、行政、生活和后勤等产权或使用权归属学校的房屋[1]，职工住宅包括学校分配的职工住房、职工周转住房等。房地产作为高校基本办学条件之一，关系到学校未来的发展和稳定。因此房地产管理在高校国有资产管理中占据重要地位，提升学校房地产管理水平，优化资源配置，盘活房屋资源是房地产管理单位的主要任务。近年来，高校办学规模逐步扩大，在房地产日常管理中涉及房地产数据种类多、数量大，且房屋资源不断增加或翻新改造，房屋分配和基本信息的变更频繁，经常会遇到土地、房屋数据核准难、查询统计难等问题[2-3]，学校不同部门上报和统计的房地数据经常不一致，有时候因为管理工作人员调动，出现房屋管理信息不完整、档案缺失等问题。北京林业大学占地面积13176亩，其中校本部占地面积696亩，实验林场占地面积12480亩，总建筑面积731851㎡。在学校经过多轮售房以及新项目建成后公用房调整等工作后，房产管理面临的困难和问题越来越多，房地产管理信息化和数据资源共享显得尤为重要，开发基于房地产信息为平台的办学条件支持的信息系统对于提高房地产管理水平和工作效率，实现高校房地产科学化、信息化、规范化、流程化、精细化、可视化管理有着重要意义。[2]

二、高校房地产信息化建设现状

随着高校扩招，各类用房资源日趋紧张，越来越多的高校开始改革房地产管理模式，注重房地产信息化建设，并针对本校实际情况建设开发了公用房管理系统或住房管理系统，但由于各高校房地产现状、管理部门和管理模式等不同以及计算机信息和网络技术发展迅速等原因，各高校的房地产管理系统在功能和信息化程度上存在较大差异。[4-8]北京林业大学在系统研发初期对京内外20多所高校以及4家软件研发公司进行了实地调研，调研的高校大都研发了房地产系统平台，软件公司也为多所京内外高校开发了功能各异的房地产管理系统。在这些房地产管理信息系统中，普遍针对公用房管理开发，部分学校开发了适用于本校周转房管理、住房管理的系统。经过立项筹备，需求整理，业务需求方案调研，公司方案交流与系统演示，高校案例与业内公司走访，需求确认与方案论证等前期筹划工作，学校结合调研情况并根据国家及学校房地产规章制度、业务流程等编制了《北京林业大学房地产管理系统需求分析》，为系统研发人员提供了系统用户角色、数据字段、功能模块和业务流程、数据接口、网络环境等详细的需求说明。

（一）系统设计

1.系统用户角色

系统用户角色包括系统管理员和普通用户，不同用户角色进入系统后有不同的界面和管理权限。其中系统管理员分三级，分别是超级管理员、一级管理员和二级管理员。超级管理员具有查看和修改系统的最高权限；一级管理员为房地产管理处具体工作人员，根据个人分工设置管理权限；二级管理员包括主管校领导、房产部门领导、各学院职能处室系统管理员等。普通用户即学校职工，用户进入系统后可在系统各模块中查询本人相关信息并进行修改、提交相关申请等。

2.功能模块

系统每一个功能模块都是结合国家及北京市相关政策并根据学校房地产管理现状、规章制度及业务流程设计。房地产管理信息系统主要包括土地及公用房管理和职工住宅管理两大功能模块（见图1）。

图1 系统功能模块示意图

土地及公用房管理包含房地基本信息、房地查询统计、公用房使用管理、固定报表统计，其中公用房使用管理模块一级管理员使用功能主要包括房屋分配给各单位、房屋分配给职工、定额面积核算、生成房屋使用协议等，二级单位管理员使用功能主要包括查看公房情况、查看本单位各教职工情况、给本单位教职工分配办公室、修改本单位房屋用途等。

职工住宅管理包含职工基本信息、职工住房档案、住房补贴发放、校内补贴发放、物业服务和供暖补贴发放、周转房管理、房屋上市、售房档案、楼宇信息、综合查询统计及报表。其中周转房管理模块中包括线上选房功能，职工可以通过网络登录系统提交申请，通过系统自动计分排名参加选房，房屋管理工作人员通过系统管理各类周转用房，完成职工周转房入住、合同续签、退房及生成租金收缴报表工作。

（二）系统实现

3.建立数据库

房地产数据是信息管理系统的血液，有了全面准确的数据才能保持系统的运行活力。系统数据库中包含了房地基础信息、职工信息、住房信息、补贴数据信息等。房地基础信息的建立需将全校土地、建筑物信息电子化，自完成软件公司招标，历时2年，通过深入档案馆查询建筑物建设档案和实地测量、复核，绘制完成了全校135栋建筑物的Auto CAD图纸，同时采集并复核全校约10300间公用房房间信息，最终在系统平台上将房间数据与CAD平面图纸进行了关联。职工个人信息（基本信息、配偶信息等）、职工现住房及曾住房数据、周转房基础数据及历史租赁数据、各类补贴历史数据等都可按照数据字段要求直接导入系统，同时为每位职工添加档案编号，便于将职工电子住房档案与纸质版档案匹配。

系统的数据集成与业务协作运行模式如下：与学校数字校园平台进行认证级别集成、消息推送；与学校公共数据库进行数据集成，获取公共数据库人事信息，推送房地产共享数据至公共数据库；预留第三方系统可调用接口，实现房地产信息共享；实现系统角色控制、分级授权，实现后台数据权限管理，实现前台业务模块权限管理，实现系统操作日志管理，数据外挂存储、容灾备份，保障系统运行与数据安全。

4.系统成果

（1）系统按照用户分类需求开放了不同的管理权限和使用功能，能够与校园数字平台实现一站式登录，不仅满足了房地产管理部门对学校土地、公用房、教职工住房、周转房、各类补贴发放、公用房上市等日常管理及业务需求，学校职工还可上网办理或查询房地产相关的业务和信息，方便职工了解个人信息，及时变更个人信息，网上办理个人业务（查询个人及住房相关信息，申请各类补贴、周转房业务），简化了工作流程，提高了工作效率。

（2）系统能够按建筑物、使用单位、房屋类型等多维度、多方向的灵活便捷地进行查询统计，为学校领导决策提供科学依据，各单位公用房管理员可对本单位管理和使用的公用房信息进行查询、修改。

（3）系统实现公用房建筑物楼层平面可视化，与CAD图纸无缝集成，当房屋发生改造信息变更时，管理员将改造后变更的图纸与房间重新进行关联，操作直观方便。

（4）系统能够为房产管理工作人员建立房地产完整档案，信息和档案统一归集整理，更新及时准确，便于不同工作人员在统一平台上完成日常工作，保证房产档案唯一性，减轻工作量，提高工作效率，避免因工作人员变动导致工作脱节，为房产工作留下痕迹，个人住房电子档案与纸质档案通过档案号关联，线上线下结合，便于工作中日常查询。

（5）系统为相关职能部处提供数据接口，实现了数据共享。例如系统中涵盖了每个建筑物的建造及改造信息等，每个房间的图形、面积、使用单位和人员、房屋的使用性质、房屋名称、开窗、门口尺寸、用电负荷、电话、网络、房间内存放的仪器设备等信息，这些数据可以为人事处、总务处（含物业服务单位）、实验室管理处、信息中心、居委会、保卫处、公寓中心等多个部门提供特定的数据接口使用。

三、结语

北京林业大学房地产管理系统结合学校房产管理特色，提高了房产信息处理速度和准确性；解决了房产管理困难、数据查找难等问题，同时将管理制度融入系统，建立多级多层次的管理模式；通过多方位的数据挖掘、统计分析为校领导、各部门、教职工以及具体管理人员提供更便捷、更科学的管理和服务。房地产管理系统建设是学校房地产管理改革的重要组成部分，为学校综合改革提供了基础性支持，而且随着改革的逐步推进和学校事业发展，学校教学、科研、人事、财务、资产、能源等方面的管理系统相继建立[9-10]，高校信息化程度不断提高，房地产管理系统功能也要随之改进和升级，将会有大量可利用数据资源实现共享。

[1]徐芳.高校公用房管理改革的实践探索[J].经济师,2007（03）:117-118.

[2]程晨.高校公共用房管理信息化[J].中国管理信息化,2017,20(6):153

[3]鲁敏. 高校房产资源信息化建设的探索与研究[J]. 现代物业·现代经济,2013,12(04):120-122.

[4]谭夏梅,刘就女,邓学雄. “华南理工大学公共用房资源管理系统”的设计与实现[J]. 工程图学学报,2001(02):89-93.

[5]苏建茹,李晓林,唐岚. 基于AutoCAD技术房屋管理系统的开发与应用[J]. 北京化工大学学报(社会科学版),2006(04):33-35.

[6]路士利. 高校资产管理IE应用与信息系统开发[D].浙江工业大学,2006.

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[9]马思潇,王晓华,杜亚辉. 公用房管理系统的应用与实践初探[J]. 实验科学与技术,2014,12 (01):172-175.

[10]吴洁,邱茜.基于WEB的学校公共房管理软件设计[J].南方农机,2014（06）:41-43.

（责任编辑：杨书元）