霍红伟，张俊红，张秀菊，梁红年

（辽宁省蚕业科学研究所，辽宁凤城 118100）

0 引言

农业科研是关乎国家发展的根本，农业科研单位的人事档案是国家档案的重要组成部分。农业科研单位是农业科技工作者和科技人才集中的地方，科技人才是单位发展的关键，把科技人才发展的轨迹、真实情况显现成文件材料，进行记载存档尤为重要，也彰显出人事档案管理的必要性。干部人事档案的管理，按照党的干部管理政策，在培养、任用、选拔等工作中起到了重要作用。农业科研干部人事制度改革的不断规范和深化，干部人事档案管理工作也面临着新的挑战。

1 人事档案管理现状分析

1.1 档案管理缺乏健全的管理制度

农业科研单位在档案管理中仍采用落后的手工分类方法。管理人员劳动强度高，任务重。文件的收集整理占用了大量的存储仓库。档案的存储方式仍然是基于纸质载体，检查速度慢，导致存取精度低。农业科研单位缺乏相对完善的档案管理制度，没有良好的制度制约档案管理工作。农业科研单位档案管理工作不是一项常规工作，缺乏规范性和有效性，导致档案中包含的大量信息资源不能得到合理利用。现阶段农业科研单位在实际开展档案管理工作时，主要依靠传统的纸质档案整理和监督工作形式。这种管理方式可能因时间过长而导致文件丢失或损坏，对查找工作很不方便。现在，基于信息技术的发展，相应的网络管理平台已经逐步建立起来，为管理提供了极大的便利。

1.2 档案管理缺乏档案管理技术

在信息化时代，农业科研单位的档案管理是一个非常复杂的过程。农业科研单位档案网络化管理需要建立一个完整的信息平台，将网络信息应用于这项工作。现阶段，档案管理人员大多不是专业人员，也不是档案管理专业的毕业生，大部分是由其他部门直接安排的。开展档案管理工作前只有通过一系列简单的培训，所以他们不太了解档案管理系统。没有高能力档案的管理和发展，更不用说档案的利用率，因此农业科研单位档案管理的效果不是很好。

专业的档案管理人员不仅要具备较高的档案管理专业知识，还要具有一定的职业道德和素养，能够积极地为档案信息管理服务。经过一段时间的实验，我们可以知道网络环境下的档案管理是非常方便的，可以充分发挥档案的作用，而且使用起来也更加方便。因此，对于农业科研单位的档案管理，必须加强其信息化建设，使其发挥最大的作用。同时，要将档案信息平台建设与学校交流平台建设相结合，促进高职院校档案管理工作的开展。

1.3 档案信息管理系统不完善

档案信息管理有利于档案的高效利用，但为了提高档案信息管理水平，必须建立与之配套的管理系统。目前，农业科研单位尚未建立与档案信息管理相配套的管理系统，信息管理标准不统一，对档案信息建设没有明确规定，档案审查、档案监督等相关机制缺失，这严重影响了档案的开发利用。

由于网络的开放性和虚拟性，农业科研单位档案管理过程中存在很大的安全风险。在网络环境下，农业科研单位的档案信息系统很容易受到网络黑客的攻击。如果文件信息系统的安全性不高，会导致文件信息被盗或破坏，这将使文件失去其原始值，并不能反映农业科研单位的真实情况，这是不利于农业科研单位的发展的相关工作。农业科研单位档案管理条件的平衡认识不够全面，导致农业科研单位档案管理方法不能与大数据时代需求紧密结合的重要表现，大数据下农业科研单位无法建立资源数据库，也无法系统地分析和优化农业科研单位档案管理结构，使得农业科研单位档案管理方法陈旧，严重影响管理效果。

2 人事档案管理工作的方法

2.1 人事档案管理工作重要性

农业科研单位的人事档案管理，是记载着每个科技工作者的个人经历、业务能力、工作表现、工作业绩、政治思想等内容的文件材料，是全面了解、选拔使用科技干部的重要依据。人事档案管理工作是一项枯燥且细致需要耐心的工作，在进行干部人事档案审核装订工作过程中收集、整理等一系列材料的装订工作繁琐工作量较大，要确保每一份材料的真实性和完整性，对所欠缺的材料通过本人提供逐一登记进行追收，增大了编纂工作带来的困难。要想做好这项工作，不能有一点马虎，需要工作人员严格把关，达到文件材料的真实完整，同时必须掌握相应的管理方法。

做好档案管理工作，是维护和反映农业科技人才在个人发展过程中真实面貌的一项重要工作。人事档案管理工作的质量、水平直接影响档案管理人员的业务素养、业务能力。培养出具备现代化人事档案管理工作、熟悉人事档案专业知识的人才是干部管理当中的一部分，提高档案工作管理人员的知识水平和管理能力，要充分发挥档案工作人员的创新意识和积极的创造意识，人事干部档案记载着一个人学习、工作活动的过程，对个人发展提供了第一手资料，是提干选用、干部聘任、晋职的根本依据。因此，做好档案管理工作对每个农业科研人员的发展都具有重要的意义。

2.2 提高人事档案管理意识

干部人事档案是能真实反应每一个科技人员的原始活动的记录，具有法律依据，其真实性和原始记录性有不可抗拒的说服力。档案管理人员应逐步提高做好档案的收集、整理工作，编目、鉴定等一系列工作应慎重审核、严密保管。在文件材料收集的过程中，发现很多职工的档案材料短缺，内容填写上记载多样，出现少数干部年龄前后内容书写不一，越填越小的情况，反映农业科技干部从事的科研工作业绩材料不全，不能详实提供对科技工作者的职称评定、培养人才和对选拔任用干部上的可靠依据。干部人事管理人员在尽快对原始的文件材料收集、填写完毕后应及时归档，避免因时间长造成文件材料的遗失。

2.3 收集录入认真辨别材料真伪

科研院所中人事档案的建立更有效的保护和利用档案，能更好的为农业科研人员工作服务起到了重要作用。在档案整理工作中是将同一个项目的各类资料汇总后，再按照文件类别进行分类、编目建档、立册、立卷并归入档案。农业科研事业单位的人事档案中主要包括农业科研人员的干部履历部分、自传部分、鉴定考核材料、学历培训技术部分、政审部分、党团部分、奖惩部分、工资任免出国部分和其它部分内容等，促使在干部档案工作中形成具有保存价值的历史材料，利于今后科研人员在调配、干部任免、考察、晋职等方面有考核价值的文件材料。

人事档案室的管理人员将各个部门及个人移交的科技人员的资料及时收集、整理，以便对每名科技干部档案材料进行统一的立卷。在收录农业科研人员的材料中，档案管理的工作人员，应当认真细致的甄别需要存入档案当中的材料，能够及时和定期向档案室归档并归入个人档案中。

3 人事档案管理应用策略和技巧

3.1 人事档案规范化管理

人事档案工作是一个动态的管理过程，人事档案管理工作要统一管理，需要及时更新个人档案内容。干部人事档案文件材料种类繁多，形式各异，归档方式要严格把关，在科研院所的人事档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》为指导原则，需要按照正规的档案管理流程和机制来进行。要实行档案的规范化管理，就必须建立相应的、实际的档案管理制度。首先要加强硬件管理设施，存放档案必须具有专门人事档案室，设置专类、专柜便于查找。做到科学排放，整齐管理。其次统一发印档案装具，统一整理方法保证人事档案的规范性，为今后工作奠定基础。查借阅室应严格执行档案管理制度，办理查阅手续，做到信息保密。

3.2 人事档案信息化管理

习近平总书记指出：信息化就是现代化。为了提高人事档案管理的工作效率，档案室应该配备相应的档案信息化管理软件来提高档案现代化管理水平，我们运用软件对人事干部档案实行拷贝、文件录入，形成档案系统中纸质人事档案和电子人事档案并存、共用的管理机制，利用高速扫描技术等手段，将纸质文件等传统的文件进行归档保存电子档案，组织成具有有序结构的电子档案信息库。档案信息的数字化化在功能定位上以存取为中心的特点，运行方式上档案信息的网络化远程获取档案文件信息的一种方式。同时，建立科学的检索方式，实现人事档案工作电子信息化管理，强化了管理效果，使陈旧的人事档案管理变成活的信息模式。

3.3 人事档案安全化管理

档案实行集中管理后，首先要做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保档案安全和延长其使用寿命。其次归档的文件材料，要分类整理、立卷、案卷编目简明确切，便于保管和利用，要保持好材料之间的历史联系，区分价值保存，档案管理的安全系数高，通过建立档案查阅监督机制，严格把控档案室查、借阅工作，《档案法》规定不允许任何个人和直系亲属借阅、查看档案内容。

档案室要经常进行通风、防霉、虫蛀，避免日光暴晒，尽量降低文件材料在使用中的寿命；严禁使用明火、吸烟等危险性行为，以免发生火灾，而造成档案室归档材料不可逆的损失。要严格遵守人事干部档案查阅手续，档案的安全性、完整性和保密性至关重要，杜绝档案在进、出移交中造成原始材料流失，使人事档案管理能进一步科学化、规范化提供有效保证。

3.4 建立统一的档案信息管理系统

农业科研单位为了充分发挥信息技术在档案管理中的应有作用，管理者应结合农业科研单位档案工作的实际，建立统一的档案信息管理系统。首先，借助信息技术，有效连接各部门，实现内部信息共享，提高档案管理效率。其次，从软件和硬件入手，根据档案的类别建立相应的子系统，并根据档案的性质、类别、日期和归属进行归档，使档案信息得到及时归档和有效利用。对档案管理的具体职责进行划分，未来档案管理的发展必须依靠信息化的便利性。只有不断改革传统档案管理，实现档案数字化转型，合理配置档案资源，才能最大限度地发挥档案的功能，建立健全档案制度，确保农业科研单位档案管理的完整性和安全性。

3.5 创新档案管理理念

农业科研单位往往受到资源、资金、技术等条件的制约，导致档案管理发展缓慢。为了提高农业科研单位档案管理的现代化水平，农业科研单位应结合自身的发展情况，制定合理可行的档案管理发展规划。首先，要明确档案管理的短期和长期发展目标，并结合目标制定发展步骤。其次，要结合农业科研单位的发展现状，围绕档案管理的法规，制定适合农业科研院的档案管理制度。农业科研单位要安排职业管理员监督档案管理制度的执行情况，制定奖惩制度，对违反管理制度的人员要严格处理。运用现代管理方法要实现农业科研单位档案管理现代化的目标，需要长期坚持现代管理模式，在日常经营管理中努力实现档案管理现代化的目标。再次，要建立和完善现代档案管理要求的相关操作规范，不断提高农业科研单位基础档案的管理水平，使档案质量满足现代化的要求。为了更好的融入信息时代，我们应该做好相应的准备，配置高层次的技术人才。

4 结语

综上所述，农业科研院所的人事档案能够真实的、全面的反映个人全貌，在工作中反映出个人德、能、勤、绩的文件材料。现代档案信息数字化管理技术手段规范性还不成熟，数字化的安全性原则及保密系统还不完善，这都是我们努力继续创新、完善档案管理系统和提高档案管理工作的水平，创新和完善符合现代社会发展的人事档案管理工作方法，已经成为人事档案工作一项新的工作方向。信息化的发展已经成为当代社会发展最快，影响力最广的的领域之一。使档案工作更好的为每个职工服务，档案管理工作信息化技术应用、信息技术生成、管理、开发档案的过程，对每一个人都有至关重要的作用。