苏添华

1.福建省科学技术信息研究所，福建 福州 350025

2. 福建省信息网络重点实验室，福建 福州 350003

0 引言

随着互联网和计算机技术的发展，产业数字化的趋势已经势不可挡，未来将朝着数字化方向发展，而产业数字化转型也是绿色低碳转型的驱动力。档案管理也是如此，传统的档案管理方法已不能适应当今社会的快速发展。同时在现阶段，国家大力发展低碳经济，这不仅是环境发展的需要，也是社会可持续发展的需要。档案管理是企事业单位的重要组成部分，加快档案信息化建设，对促进社会经济发展起着重要作用，数字化档案也将成为推动国家信息化建设和档案事业发展的基石。

1 数字化档案管理的概念

数字化档案管理是现代档案管理部门管理方法的创新，可以发挥其大数据资源优势，向客户提供及时、精确、全面、权威、有重要参考价值的档案数据。传统档案管理需要大量存储空间，检索需要花费大量时间，维护也不方便[1]，数字化档案存储能够极大地缓解这一问题。一般而言，数字化档案存储能够利用扫描仪把大量纸质文档信息记录到计算机数据库中，并利用检索条目功能来查找有关信息。在计算机上存储信息的好处是数据恢复快捷，便于进行同步备份，存储空间较小，维护简单且安全。

2 数字化模式在档案管理中的作用

2.1 响应信息化社会发展需要

由于现代社会科学技术的迅猛发展，加之计算机技术和信息通信技术的应用普及，由信息网络发展而形成的数字环境，对人类生存的影响越来越大。公众对电子档案信息系统的需求量也随之增大，信息共享的紧迫性日益突出。数字化档案管理系统可使用户随时依据被授予的权限进入档案管理系统，自由检索自身所需要的档案资料，而不受时间与空间的限制。在这一趋势下，数字化档案管理应运而生，并将逐渐成为推动国家信息化步伐和档案事业发展的必然要求。

2.2 使档案工作更加规范化、标准化

档案是我国社会科学研究资料的重要组成部分，并已逐步成为我国现行经济、科技、文化、教育等各行各业的重要资料。档案数字化的工作内容，覆盖了档案事业的各个方面。档案工作人员在积极利用档案数据资源的过程中，要注重规范归档服务，以创造有价值的归档数据，真正实现档案作为信息资源的目标，为社会经济建设发展提供服务。档案管理工作流程的控制能力和流程控制反馈期较短，所以必须从数字化档案的生成阶段开始管理，对每个阶段特定的管理内容进行全流程监控[2]。管理工作的起始阶段被提前到了数字化档案的初步建立阶段，并按照统一的管理标准和规范对业务过程进行重组，以便与业务流程有机地融合。在数字化文件的流程管理中，还必须将组织内所有文件内容数字化并集中登记，进而对文件内容进行分类管理。同时，数字化档案管理还必须支持机构的档案管理标准和流程，在保证数字化档案完整、安全、精确、系统的同时，保证档案管理标准与流程之间的安全、无缝、高效融合。

2.3 更好地保护原始档案，促进长远发展

利用数字化档案取代原始档案能够更好地保存原始档案。数字拷贝可按需保存到不同的地方，缩微胶片可以长期保存。这样，在出现自然灾害时这些资料不至于受到破坏，还可以修复档案资料中模糊不清和褪色的手稿，修补破损的照片档案。数字化档案是将传统的档案对象转化为数字化档案信息，开辟了数字化档案管理的新模式，大大降低了原始档案的使用频率，使原始档案得到了更好的保护。档案数字化后，档案的检查和使用变得非常方便和快捷，有效降低了档案管理员的劳动强度，并推动了档案的长远发展[3]。

2.4 提升档案管理人员的专业技能

随着科技的发展，在档案管理工作中运用信息化技术十分必要。在数字化档案管理模式下，管理人员通过计算机就能够完成资料和信息的获取、利用与保存，极大地提高了信息数据资源的使用率，这样不但节约了成本，也减少了原材料反复印刷带来的纸张耗费和人力损耗等[3]。新时代档案管理中，管理人员必须明确工作目标，不断学习先进的信息技术，提高专业技能，这样才能提升档案管理工作的效率。在数字化背景下，档案管理的信息化水平将会提升，档案管理中数字化技术平台的有效建设，相关工作包括选择、获取、转移、扫描、搜索和链接数据资料，建设档案信息数据库，并进行备份，这些工作都离不开专业的技术人员，因此必须加强对相关工作人员在信息化建设方面的学习与培训力度，提升档案管理者的综合素养，从而提高档案管理工作的效率。

2.5 符合低碳环保发展理念

目前，国家大力倡导绿色低碳发展理念，档案管理者应具有低碳理念和信息化意识，这也将是实现档案信息化管理的重要措施。以往需要建设恒温恒湿的档案储藏室保存纸质档案，储藏室占用大面积空间资源，且室内需要设立集中式空调系统、书库房以及机要档案恒温空调系统，产生大量的能源消耗问题。而应用数字化档案管理形式则大大减少了空间资源的占用及能源的消耗，更符合绿色低碳发展理念。

2.6 安全性易于保障，提高控制精度

在数字化档案管理过程中，档案管理是通过计算机网络进行的，因此，档案信息的安全性也受到网络条件的影响[4]。在信息技术飞速发展的今天，档案管理人员通过计算机技术对档案数据进行归类调用，软件系统成为数字化档案发展的重要媒介，而采取合适、专业、具有时效性的软件工具能够在数字化建设过程中使管理工作更加便捷安全，降低人力、物力的投入，减少人力档案采集的误差率，提高控制粒度与精准度。总之，充分发挥档案数字化管理的作用，高度重视利用计算机技术保护平台，能够有效确保企事业单位数字化档案的安全性。

3 实践案例

以福建省科技档案馆为例，2019年福建省科技厅推进“全国示范数字档案室”工作，逐项落实建设目标内容，完善档案管理系统功能，全面提高电子档案管理水平。通过开展课题研究，守正创新，不断提升档案管理水平。

3.1 建设“全国示范数字档案室”的组织架构

2019年初，福建省科技厅“全国示范数字档案室”建设工作领导小组正式成立。由分管档案工作的福建省科技厅领导担任组长，福建省科技厅各处室负责人和福建省科技档案馆相关负责人为成员，下设领导小组办公室具体指导建设工作。在福建省科技厅领导小组的带领下，以福建省科技档案馆为主体承担的建设“全国示范数字档案室”工作全面启动。

首先，领导小组指导建设工作，进行顶层设计。福建省科技档案馆协调相关部门，全面梳理、逐条比对福建省科技厅各门类纸质档案及其电子档案管理的具体要求、创建标准，探讨创建实施方案。

其次，结合福建省科技厅文书档案整理情况，协调相关部门将之前应归未归的文件材料收集齐全并归档，进一步规范了文件材料的归档流程。

3.2 推进档案管理系统的应用

福建省科技档案馆组织专业技术人员对数字化档案管理系统的功能进行测试，并反馈给开发人员，进一步改进数字化档案管理系统功能。同时，福建省科技档案馆对福建省科技厅各处室兼职档案员进行讲授与系统演示，指导相关人员更好地掌握计算机技术、数字通信技术、电子档案基础知识等，提高档案管理者的业务水平。

3.3 提高数字化档案管理的效率和安全性

当前，网络安全环境恶劣，各种网络攻击、病毒泛滥，导致应用系统数据丢失或不可用，造成难以挽回的损失。档案数字化背景下，保证业务系统数据的完整性和可用性十分必要。首先，要建立相关的保障制度，无论是针对电子档案的制作，还是针对电子档案的保管和利用，都应当制定出一套科学、合理的规章制度，以辅助和维护电子档案的安全保护工作。其次，还应建立相关的防火墙网关、安装杀毒软件等，以有效防止病毒或者黑客对电子档案的破坏及篡改。同时，还可以采用数字签名、密钥数字认证等加密技术保护电子文件。最后，还要定期对电子档案的载体实行有效维护和检测。通过实行数据备份制度，确保当主数据库损坏时工作仍可以开展。

福建省科技厅档案数字化管理工作中，也非常注重档案管理系统资源的安全性，包括纸质档案和电子档案的安全。在安全性方面，福建省科技档案馆做了异地异质备份工作，确保有多地备份、多种存储介质备份，如移动硬盘、蓝光光盘等存储介质。

3.4 降低数字化档案管理成本，减少库房存储压力

传统纸质档案的后续维护和开放利用工作比较烦琐。例如，纸质档案如果出现受潮或者虫蛀情况可能会导致信息丢失，这就需要档案管理人员经常对纸质档案进行维护。随着信息数字化在社会各领域的应用，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，而这些归档材料易受潮、受损，其管理工作更是不容忽视。

数字化后的档案就避免了这些问题，保存条件要求大大降低。福建省科技档案馆自从应用了档案数字化管理模式，大大节省了成本。同样的档案材料，所需空间由原来的50 m2缩小到1台服务器和1套存储系统，不再需要高能耗的恒温恒湿环境，这也符合国家提倡的低碳环保理念。

经数字化后实现了档案双套制管理，在档案查询利用上可以不再使用纸质档案，可以直接在档案管理系统上查询、使用，并从系统中打印需要的档案资料。因此纸质档案就可以按要求移交给福建省科技档案馆统一保管，进一步减少福建省科技厅库房的储存压力。

3.5 通过外包服务全面实现福建省科技厅各门类档案的数字化工作

2020年福建省科技档案馆组织开展2017年之前的科技计划项目档案数字化工作，至2021年底共完成6742项科技计划项目档案数字化，并将历年留存在业务处室的项目档案全部收集、整理、归档到位。2022年底将实现福建省科技厅历年来共计32 000多项科技计划项目档案以及声像档案100%数字化，为全面建成“全国示范数字档案室”系统工作奠定了基础。

4 结语

综上所述，随着社会经济的高速发展，人们对档案管理的要求也越来越高，而档案管理的重要意义也在不断突显。在新的历史时期，强化数字化和信息化技术的应用有助于提高档案管理的实效性。我国比较重视档案管理工作，从企业到事业单位皆是如此，要充分展现新技术的优势和作用，提高档案管理人员的素质和专业能力，提高档案资料管理工作的效率，促进档案管理工作的可持续发展。档案数字化和电子档案管理是新时期社会快速发展的必然趋势，这将进一步促进社会文明的发展。