王宁 枣庄市市中区机关事务服务中心

在互联网技术飞速发展的背景下，对传统人事档案管理进行升级是必要的，一方面能够提高整体工作质量及效率，另一方面为更好地服务于人民提供了新思路。基于此，对事业单位人事档案管理具体情况进行深入分析，进而总结目前管理中的不足，了解问题要源，并提出可行性建议，实现促进工作效率提升，增强事业单位综合实力的目的。

一、人事档案管理的重要性

（一）人事档案为人才的选拔提供有效的凭证

不管是哪一种发展模式、经营类型的企业、机构或者单位，人力资源都是其中的重点，而从事工作的人员知识体系、能力高低同样也是非常关键的，只有具备了较强的工作能力才能够识得“千里马”，从众多人才中找到最适合单位发展的优秀人才，而此时人才选拔的重点就是对求职者信息的充分了解及掌握，人事档案为其提供了充足的依据。整个过程，文件及内容的更新、维护要及时，真实可靠性同样也要保证。除此之外还要做好保密工作，确保人员隐私权免受侵害。另外，人事档案管理人员还要在单位做出决策时，为其提供指导性意见、充足的数据。事业单位人才选拔、晋升都需要人事档案，通过档案了解每一人员工工作实际情况，有了原始材料支撑，管理层才能做出准确判断。

（二）人事档案可以实现事业单位人力资源的优化配置

人事档案可以为大家提供最公平、最客观的历史数据，但随着时间的推移，事业单位发展与运行也发生了较大改变，要想保证单位更好发展，人力资源管理部门要结合具体情况对岗位以及人员进行合理调整，满足事业单位发展需求。整个过程，人事档案可为人力资源部门工作人员提供重要的参考数据，对每个员工进行有效评估与预测，实现人力资源优化配置目标[1]。

二、事业单位人事档案管理与服务模式运行现状

（一）忽视了人事档案管理工作的重要性

人事管理工作复杂琐碎，绩效水平较低。所以往往很多事业单位会将人事档案管理重要作用忽视，觉得人事档案管理并非工作重点，无须投入太多时间与精力，单纯着眼于数据的收集、整理和存储，对人事档案管理的要求只注重不丢失、不泄露秘密和处理检查，在专业理论知识方面缺乏，进而造成档案管理流于形式，工作中普遍存在敷衍了事现象，管理较为杂乱，对于事业单位发展极其不利。

（二）人事档案管理制度不完善

社会在不断进步发展，然而，部分事业单位人事档案管理中依然运用传统管理模式。特别是在信息技术时代，网络技术发展速度较快，推动了事业单位人事档案管理模式的不断转型、升级与优化，进而满足新时代发展需求。信息技术在为人们生活、生产、工作、学习带来便利的同时，对于各行各业都有较大的影响。越来越多的事业单位人事档案管理中开始广泛应用信息技术，促进工作质量及效率的提升，将人事档案价值充分挖掘与发挥。但是部分人事单位并不了解档案管理信息化内涵，虽然已经引入了新技术、新设备、新系统，但是却未在管理制度方面优化，没有切实可行的参考标准与依据，对于档案管理效果提升极其不利[2]。也有些事业单位管理人员不重视人事档案管理信息化建设，不仅未使用新技术、新设备，而且管理制度方面也存在诸多问题。

（三）服务体系不完善

档案管理工作本身就有其特殊性，再加之受到公共服务方面的影响，事业单位人事档案管理实际操作中依然存在不足之处。例如服务体系缺乏创新，并未体现时代特色；档案服务流程不完善，难以和人员利用需求实现高度匹配，可以为人员提供档案服务的渠道较少等等，都造成了档案管理和服务运行中的巨大阻力。

（四）管理信息化水平有待提高

当前大多数事业单位档案管理并未达到信息化水平，依然采用的是纸质版保存，查阅档案时多使用的是实物浏览法，由于人事档案管理以及服务中未充分利用先进信息技术、网络平台优势，进而造成管理效率低，而且浪费时间与精力。也有些人事单位人事档案管理中运用了信息技术，但是缺乏责任心，在网络安全防范方面的意识薄弱，未强化防火墙、访问权限等方面的设置。网络系统极易被黑客非法攻击，人力资源档案被泄露。也有些事业单位经费投入不足，办公环境较差，档案管理不符合要求，信息设备陈旧、更新速度慢等等，以上问题的存在都会在很大程度上降低了人事档案管理效率。

（五）缺乏专业的档案管理人员

事业单位人事管理过程中都会安排工作人员，但是很多工作人员并非专业的，在档案管理方面缺乏知识的理论知识及实践能力，同时未进行过系统化培训。这些工作人员只是简单的懂一些档案的装订、收集及整理工作，对于其他稍微有些难度的管理内容并不了解。再加之日常工作内容较多，任务重，日常工作忙于其他事情，在档案管理上精力不足，只起到保管员的作用，严重制约了人事档案管理的正常功能。

三、事业单位人事档案管理创新与服务模式改革的对策

（一）提高思想认识，重视人事档案管理工作

事业单位人事档案管理中，领导层是重要的引导者、实施者，所以其应该将传统理念转变，充分认识到人事档案管理的重要作用。第一，与单位核心工作积极配合，做好检查、引导、指导、监管等工作的同时，还要强化档案管理人员责任心；第二，人事档案管理由专人负责，档案管理涉及的内容较多，任务也较重，要有充足的精力与时间，所以要有专人来管理，保证日常工作的顺序进行，及时维护档案信息、准确录入、规范化操作、专业化保存；第三，经费以及设备的充足性，对软件、硬件设备进行不断完善，例如建设专用文件库、文件柜等等。另外要将人事档案管理制度明确，做到责任到人，严格执行，同时还要有科学合理的考核体系，推动人事档案管理逐渐向着专业化、规范化、制度化发展。

（二）建立健全人事档案管理制度

事业单位要结合网络运用具体情况，进而完善人事档案管理体系，保证管理制度和网络制度一致性，以便于工作人员对人事档案进行合理管理。同时还要将网络系统、平台、软件引进，对于原有档案管理系统漏洞进行弥补，除此之外还要制定与互联网人事档案管理系统相匹配的制度。

（三）有效拓展人事档案管理内容

传统人事档案管理包含的内容简单易懂，但是作用却未得以充分发挥。在网络技术快速发展的当今社会，事业单位要将档案管理内容拓展，从广度及深度逐渐延伸。通常事业单位人事档案主要来源于各个部门，多是人事简历，在审核以后便能够归档。事业单位人事档案内容是固化的，缺乏个性特点。针对此情况，可由以下两方面着手进行拓展：第一，充分利用技术手段对员工内心想法、意向、需求等诸多信息进行了解、收集、整理，促进信息系统化、全方面[3]。单位领导给予员工奖励、鼓励时，要充分了解员工需求，使员工感受到单位给予的关心、关怀、关爱、关注、尊重；第二，通过网络平台快速收集、整理人事档案信息，开发更加广泛的信息采集渠道。

（四）实现人事档案信息共享功能

对人事档案电子化进行强化，可应用于政务领域。人社部门可通过人事档案电子化，形成信息服务机制，统计以及分析系统内人事数据及信息，对档案统计制度进行不断优化。政务工作开展过程中，要对档案数据、政务资源高效整合，构建人力资源服务数据库，并且数据库中信息能够共享。另外，借助云计算优势，利用在线平台，实现信息互融互通，单一知识档案管理逐渐向民生档案服务客户端转变，民生档案资源全方位共享与整合，形成线上档案服务平台，对人社部门工作人员进行合理安排，档案审批流程明确的同时，更好地服务于人才创新就业。

（五）完善服务体系

事业单位人事档案管理过程中，要想实现创新，就要制定完善的服务体系，其中包括流程、模式等多层面。事业单位人事档案服务体系完善中，相关部门要结合《档案法》等相关法律法规，根据《机关档案工作条例》，对服务流程、方法、体系进行进一步完善。一是服务流程的规范，构建线上线下相结合的管理模式，以《业务手册》《办事指南》等文件为基础，组织相关人员参加不同形式的培训活动，将标准化服务、精准化管理政策切实落到实处。二是服务方式的创新，由事业单位档案管理部门为中心，建设区域档案管理机构，将人事档案作为试点，系统化收集群众需求以及那些具备较高利用率的档案，实现人事档案本地快速查询、跨数据库认证、一体化办理、人社联动目标，档案管理无区域局限性，通过服务网，人事档案数据可以更好地共享，服务于更多的人。三是服务体系的完善，以新公共服务理论为重要参考，事业单位人事档案管理要结合《档案法》，强化服务体系的构建，例如保证文件的安全性，文件系统的构建及充分利用等等。

（六）提高电子人事档案的安全管理水平

要想确保人事档案更加安全，就要将电子档案保密工作做到位。所以要严格执行原则，借助大数据技术优势，将信息孤岛现象改变，重视隐私权保护，增设多层次保密等级，提高人事档案保密效果。除此之外，要对人事档案电子化技术措施进行不断完善，促进安全管理水平的提高，针对人为因素、硬件故障而引发的数据泄露问题，可强化信息管理人员专业技术，在将数据做好备份的同时，要对设备进行定期维护与更新。档案管理人员要有较强的安全意识，保证档案电子化安全的同时，实现数据的充分利用[4]。

（七）建立数据库，构建数据库的基本框架

人事档案电子版以数据库的形式保存，信息的查询更加方便快捷，工作效率也得到了大幅度提高。构建数据库时要结合事业单位情况将数据库结构、功能明确。为保证高效运用数据库，就要将前期工作做好，收集干部基本信息，融入电子档案中，构建数据模型，以此为测试对象，进而了解可能存在的一些问题，找出不足进行总结，对基础数据库构建奠定良好基础，同时后期还要将维护与完善工作做到位。

（八）加强信息化宣传

互联网时代，大数据、云计算的运用，事业单位管理中信息技术的应用范围越来越广泛，其中包括采购、财务等，所以人事档案管理信息化已成必然趋势。针对当前很多事业单位对于人事档案管理信息化不重视情况，就需要单位强化培训与宣传，由领导层做起，从思想上转变，带动全体员工开展信息化宣传，将人事档案管理信息化快速融入工作环节。为了保证人事档案管理信息化发展，可以组织一些高端培训学习活动，促进相关人员技能的提高。但是信息化培养并非短期内就可以实现的，要在不断宣传中强化，无形中影响，循序渐进的改变员工的看法，进而实现量变到质变。

（九）建立一支高素质的管理人才队伍

人力资源档案是一种重要的信息资源。管理和利用好人力资源档案在人力资源开发中起着重要的作用。因此，有必要提高认识，加大新时期人力资源档案管理力度，将其作用充分发挥出来。工作开展中，要打造具备专业能力、较高素养的人才团队。具体可以从以下三方面做起：第一，管理层要不断强化责任心，明确自我站位；第二，工作重点要突出，将培养目标、内容明确；第三，研究、学习结合在一起，作风要严谨扎实，培训要高效。在专业培训方面，管理人员要紧紧抓住培训机会，努力学习理论知识，积极参与实践活动，通过学习提高自我综合素养，总结经验，不断进步，致力于将人事档案管理工作做得更加出色[5]。在培训中，不仅仅要将更多关注点放在管理人员专业素养方面，还需要引导他们更加关注和研究当前的政治热点。当前档案管理工作性质发生了变化，不仅要具有政策指导性，而且还要具备较强可行性，在对档案管理基础强化的同时还要重视人员思想及意识的提高，实现档案管理人员业务能力与专业素养双向提升。

四、结语

总而言之，事业单位要想实现人事档案管理高效率、高质量，就要重视其目前在管理方面存在的诸多问题，例如不重视人事档案管理重要作用、管理制度的不健全等，这些问题的存在都会在很大程度上影响到档案作用的发挥。所以，在新公共服务理论的支持下，事业单位要逐渐转变管理理念，由基础性向信息化迈进，重视制度的完善、人才的培养、信息技术的运用，形成创新型人事档案管理模式。除此之外，还要借助宏观调控优势，促进事业单位人事档案管理规范化、专业化、信息化发展。