梁海云

（中国共产党佛山市直属机关工作委员会，广东 佛山 528000）

随着互联网信息技术的迅速普及，电子档案也开始融进了国家机关、企事业单位以及社会个人的日常生活中，各行业都展开了档案管理的大数据化工作。由于电子档案管理工作的广泛开展，与之相关的一些法律问题也随之浮出水面，诸如如何确保电子档案信息的真实性与安全性？如何确保电子档案的法律效力？如何处理电子档案的信息公开与个人隐私的关系？这些问题亟待解决。

一、电子档案管理的优势与缺陷

从技术层面来说，电子档案是信息技术背景下的新兴产物，是以数字符号信息为形式的一种虚拟档案，不是客观存在的实体档案（如纸质档案）。从功用层面来说，根据《中华人民共和国国务院令》，“电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”［1］。

随着信息技术的研发与应用、进步与发展，电子档案的收集、整理、保护和利用在形式上也随之发生重大变化，档案在我国的电子化热潮，不仅顺应了时代的发展，还大大提升了档案信息的收集、整理、保护和利用。传统纸质档案容易破损，查询耗费时间较长，储存条件苛刻，具有很大弊端。由于电子档案的虚拟性，其立卷、归档和检索查找快捷，节省了大量人力物力，具有提高服务质量与满足多样化需求等优势。在可分享性、多样性和经济环保等方面，电子档案也优于纸质档案。但电子档案的缺陷也非常明显，比如，数据容易遭到篡改、盗窃、伪造或泄露，而且不留痕迹，导致其真实性遭到质疑；另外，病毒感染破坏计算机的操作系统，也会使文件残缺不全。如何发挥电子档案的优势，规避它的劣势，如何处理由于使用过程中产生的安全问题以及次生的法律问题，是当下电子档案管理的重要任务。

二、电子档案管理中的若干法律问题

计算机技术、数字化技术、信息化技术、多媒体技术的运用，让传统档案管理走上电子化的道路，为档案管理带来了极大的便利，为用户提供了高水平的服务，提高了档案管理的效率。但新技术的使用也给档案管理带来了新的问题，其中涉及法律方面的问题尤为突出，表现在以下几个方面。

（一）电子档案的法律效力问题

与传统档案相比，互联网环境下电子档案的法律效力问题主要表现在于：第一，难以判断档案的初始性与原创性。将纸质档案转化为电子档案进入互联网，档案就转化为虚拟态，至此网络传递的仅仅是档案信息，用户得到的仅仅是复制品，而非原件。在互联网上任何一件输出品，可以被认为是原件也可以被认为是复制件。由于其易篡改、易伪造的特性，电子档案的初始性与原创性难以确定。第二，难以判断档案的真实性。电子档案在输入、存储及使用阶段，信息有可能遭受干扰、遗失、污染、窃取，以致电子档案彻底失真。第三，档案由实体转化为虚拟态的转化过程中，如果因为录入工作人员的失误，或者网络黑客等人为破坏，都会导致档案信息的失真。如果电子档案在信息的真实性、完整性、可用性和安全性方面受到质疑，必然带来档案法律效力的丧失。

（二）电子档案的知识产权问题

根据《关于加强知识产权档案管理的意见》，“知识产权档案是知识产权创造、运用、保护和管理工作各个环节具体活动的真实记录，是知识产权相关工作的重要依据”，“要逐步建立健全知识产权档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各项管理制度”，“做好知识产权形成和保护过程中文件资料的收集与管理”［2］。从这个意义上说，通过大数据整理、收藏、“复制”纸质档案，必然涉及知识产权的问题。根据《中华人民共和国知识产权法》“第五十二条”的相关规定：“本法所称的复制，指以印刷、复印、临摹、拓印、录音、录像、翻录、翻拍等方式将作品制作一份或者多份的行为。”［3］因此，复制属于出版方式的一种，是知识产权所规定的一项财产性权利，为知识产权人所独有。一些纸质档案本身具有知识产权，档案馆在将这些纸质档案转化为电子档案资源的过程中，必须经过知识产权人的许可，否则就可能侵犯知识产权人的“复制权”。近年来，由于人们法律意识的增强，这方面的侵权纠纷案件数量大幅上升。当然，档案馆也不是无所作为，根据新版《知识产权法》第二十二条第八款，合理使用包括：“图书馆、档案馆、纪念馆、博物馆、美术馆等为陈列或者保存版本的需要，复制本馆收藏的作品。”［4］，电子档案馆也具有对作品的合理使用权，这种合理使用是严格控制在“陈列或者保存版本的需要”的范围内的，是为了建设电子档案馆，方便人们快捷查询以及利用而制定的，倘若明显超出了知识产权法所规定的“合理使用”范畴，且未经知识产权人的授权，则很可能构成知识产权侵权。如果有关部门和单位的重视程度不够、管理工作机械被动、管理效率不高都有可能导致知识产权的问题。

（三）电子档案的保密及隐私权问题

在电子档案建设中，信息的传递比传统档案更加方便快捷，但档案信息的隐私权保护问题也引起广泛关注。电子档案侵犯隐私权的情况包括强迫收集个人信息，导致对个人信息的非法占有、恶意利用、第三方进入数据库进行偷窥、篡改、传播个人隐私，导致个人隐私权受到非法侵犯。如果电子档案未保护好个人隐私，就会产生矛盾，引发法律问题。目前针对这种类型的法律问题，往往只是行政处罚，还没有形成有效的法律保护。

（四）电子档案的信息安全问题

根据《国家信息化领导小组关于加强信息安全保障工作的意见》［5］中提出的“加强信息安全保障工作的总体要求和主要原则”“实行信息安全等级保护”“加强以密码技术为基础的信息保护和网络信任体系建设”等十条意见，我国启动了风险评估的探索与实践。电子档案在对信息的保存、共享和利用等方面，比纸质档案具有更多的优势，更能得到用户的认可，但电子档案易篡改、易伪造，难以确保它的真实性。虽然在安全保护方面有很多成熟的技术可以防止来自外部的攻击，如防火墙、安全代理等技术，但依然会有不法分子通过技术手段侵入、窃取电子档案信息，以致知识产权受到侵犯、个人隐私被泄露。这些不法分子利用计算机的属性与特点，复制、泄露、传播甚至改动电子档案的相关内容。而电子档案信息一旦被不法分子窃取、伪造或更改，将造成严重侵犯隐私权的法律后果，并且这种侵权行为不易被察觉，侵权主体也不易辨识。

三、电子档案管理法律问题的对策

2020 年新版《中华人民共和国档案法》（全国人大常委会第19 次会议修订公布）［6］是我国档案法制建设新的里程碑。该法增设“档案信息化建设”“监督检查”两章，确定了档案工作的政治定位、人民立场和安全底线，既有力保障了电子档案的安全保存和有效利用，也为电子档案管理过程中产生的诸多法律问题提供了法律依据。

（一）通过档案管理法制化建设，保护和提高电子档案的法律效力

要解决电子档案的法律效力问题，首先必须确保有法可依。针对法律效力的问题，新版《档案法》明确规定了“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，其中第三十七条对电子档案的法律效力进行了明确规定：“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案管理办法由国家档案主管部门会同有关部门制定。［6］”这是我国首次以法律条文的形式，明确了电子档案的法律地位，认可了电子档案中的法律凭证作用，为电子档案的法律效力的实现扫清了障碍，也为电子档案规范化管理提供了法律依据和保障。

其次，必须解决实际工作中的一些技术问题。可以通过技术手段，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。例如，使用电子印章或者电子签名，利用办公自动网络功能，让每页电子档案的录入和传输都能留下相应的痕迹，以密码形式存储并防止删改。当前已有许多国家采取这种方式保证电子档案的法律效力。“电子签名技术及其法律能有效解决电子文件、电子档案法律认可”［7］，因为它可以解决电子档案容易被人为修改的隐患，防止电子档案遭到非法攻击和修改。

第三，电子档案的法律效力，取决于它的稳定性、电子档案加密、认证、签署等信息安全机制的建立、电子档案形成过程的信息记录以及科学合理的电子档案管理体系和管理制度。只有强化安全管理、制度管理的每一个环节，维护电子档案的法律证据，才能发挥其法律效力。

（二）行使合理使用权，保护电子档案的知识产权

针对电子档案的知识产权问题，可以从以下方面入手：首先，提高对电子档案的知识产权保护的认识，明确电子档案管理与知识产权之间的关系。新《档案法》第二十八条明确规定：“涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定”。［6］《档案法》颁布实施以来，各级政府、企事业单位和法律机构，都在加大对知识产权的保护力度，规范电子档案的权利归属及保护期限，划定合理利用的档案范围，规范档案利用许可手续，进一步规范电子档案的利用行为。站在数字化时代高度，使知识产权在电子网络环境下得到应有的保护，建立档案建设、档案公布、档案利用、档案交流等每一个环节中的知识产业保护策略，明晰档案部门的职责和义务，把保护知识产权人的合法权益放在第一位，这对于当前电子管理来说，尤其具有积极的现实意义。

其次，加强电子档案馆管理中的知识产权保护，必须加强对电子档案资源权利人的知识产权保护，以及对电子档案馆建设中自身形成的知识产权的保护。关于电子档案的知识产权问题，部分电子档案有知识产权，部分没有，因此要根据它的来源确定是否具有知识产权。对于具有知识产权的，应积极与档案知识产权人协商，获得许可。同时档案信息在开发利用、编研出版过程中也会涉及知识产权问题，因此我们必须对电子档案的作品复制权、电子档案资源网络利用所引发的信息传输权加以保护。关于电子档案馆建设中自身形成的知识产权的保护，主要是加强对网站网页、数据库以及域名的保护。这方面已为学术界所注意［8］，这里就不赘述了。

（三）狠抓立法、执法环节，保护电子档案的保密及隐私权

要想解决电子档案的保密及隐私权问题，首先必须建立相应的法律法规，特别是国家级别的法律法规。同时，相关部门也必须制定相应的行业标准，从立法、执法层面维护公民信息隐私权。目前，《档案法》也有信息隐私权保护相配套的内容。而公民的电子信息隐私权，属于网络安全与公共信息安全范畴，我们个人也可以利用国家关于《档案法》、网络安全与公共信息安全方面的法律、法规，保护自己的合法隐私权利。

其次，要加强电子档案的日常管理，以及电子专业技术的开发利用。树立数字化节制观念，利用信息安全技术，严格控制电子档案的隐私共享与外泄，未经知识产权权利人的认可，不得公开档案信息。基于档案的保密性，各种“等级不同的电子档案只能在合适的条件下录入、传输和利用。鉴于互联网特有的公开性容易导致档案信息隐私的泄露，档案信息也会由于受到黑客病毒的入侵而发生泄密”［9］，只有采取相关措施，严防死守，才能促进档案事业的不断进步。

对于电子档案的保密和隐私问题，在开发利用档案信息的同时做好保密工作，做到利用档案和保护档案二者的相互统一。一方面，把馆藏纸质档案转化为电子档案时，必须征得档案所有者的同意，否则不得转化传输；另一方面，电子档案在管理过程中应加强诸如数据加密、边界防护、主机加固、信息确认、身份认证与识别、访问控制、安全审计、信息追踪、检测监控与报警等技术的防范，严防网络犯罪嫌疑分子对档案信息的窃取及恶意传播。加强法律保护意识，才能保护好公民隐私，遏制电子档案管理过程中的泄密问题。

（四）构建安全技术体系，强化电子档案的信息安全

针对互联网本身的开放性特点，电子档案上网后必须从进口、传输和使用三方面采取安全保密措施；健全安全保密基础设施，提升电子档案的技术防护措施，完善安全技术运行系统，包括安全测试评估技术、安全存储系统技术、主动实时防护模型与技术、网络安全事件监控技术、入侵检测技术等，防止技术漏洞与黑客入侵，一旦发现技术漏洞应及时予以纠正与维护。加强计算机防火墙的牢固性，并及时对电子档案信息进行备份，防止出现信息丢失、干扰、污染、窃取等情况。一旦发现这些情况，要立即通过数据恢复技术，找回丢失的数据，防止内部成员泄露与泄密。同时也要培训并配置专业技术人员，设立技术追踪系统，迅速对犯罪嫌疑人定位，从而对不法行为起到威慑作用。

结语

新档案法的颁布实施，为档案管理开创了一个新时代，为解决发展档案管理过程中产生的诸多法律问题提供了法律依据。在电子档案管理过程中出现的法律问题，相关人员应该遵循电子档案的法律，协调电子档案的知识产权问题，妥善解决电子档案保密及隐私问题；分析法律问题形成的原因及造成的影响，有利于减少管理过程产生的法律纠纷。为了完成上述工作，除了法律、制度、技术层面的手段外，人的因素也是第一位的，加强电子档案管理中的相关队伍建设也是必需的，这方面不再赘述，可以另辟专题研究。