庄婷婷 沈羿

福建省烟草公司泉州市公司 福建 泉州 362000

引言

目前各行业信息数据中，结构化数据大约占所有数据的六分之一，而文本、图片、音视频等非结构化数据大约占六分之五，并以惊人的速度增长。非结构化数据作为行业重要信息的载体存在。各种信息管理系统对数据的管理多体现在结构化数据方面。非结构化数据碎片化存储于个人电脑、FTP、U盘等存储介质，缺少有效管理。

数据的爆炸性增长与相对滞后的管理模式形成矛盾。因此，急需一种技术手段对非结构化数据存储、分享、传输实施统一的安全管控，提高企业内部文档的协作效率、安全性及可控性。

1 建立文档云的必要性

1.1 实现数据共享

企业文档分散存储在个人电脑、U盘等存储介质中，这种个人独占、碎片化存储不利于文档的长期保存和共享。文档云让所有部门文件实现共享，将全部文档集中汇聚与中心区域，统一管理，员工可随时获取这些文档，进行相应的操作，大大提高了工作效率[1]。

1.2 加强文档协作

传统文档协作模式为成员逐个轮流对文档操作，非常耗时且易导致版本混乱、数据相互覆盖。文档云通过设置不同权限，并提供按部门、职位快速分享的机制，为跨部门的文档分发和访问提供便捷通道。文档云支持全文检索，并还集成了文件工作流、多人编辑、版本管理、异动关注等强协作功能，为跨部门、跨地区的数据采集、流转、统计提供协作平台，大幅提高团队协作效率。……