庄婷婷 沈羿

福建省烟草公司泉州市公司 福建 泉州 362000

引言

目前各行业信息数据中，结构化数据大约占所有数据的六分之一，而文本、图片、音视频等非结构化数据大约占六分之五，并以惊人的速度增长。非结构化数据作为行业重要信息的载体存在。各种信息管理系统对数据的管理多体现在结构化数据方面。非结构化数据碎片化存储于个人电脑、FTP、U盘等存储介质，缺少有效管理。

数据的爆炸性增长与相对滞后的管理模式形成矛盾。因此，急需一种技术手段对非结构化数据存储、分享、传输实施统一的安全管控，提高企业内部文档的协作效率、安全性及可控性。

1 建立文档云的必要性

1.1 实现数据共享

企业文档分散存储在个人电脑、U盘等存储介质中，这种个人独占、碎片化存储不利于文档的长期保存和共享。文档云让所有部门文件实现共享，将全部文档集中汇聚与中心区域，统一管理，员工可随时获取这些文档，进行相应的操作，大大提高了工作效率[1]。

1.2 加强文档协作

传统文档协作模式为成员逐个轮流对文档操作，非常耗时且易导致版本混乱、数据相互覆盖。文档云通过设置不同权限，并提供按部门、职位快速分享的机制，为跨部门的文档分发和访问提供便捷通道。文档云支持全文检索，并还集成了文件工作流、多人编辑、版本管理、异动关注等强协作功能，为跨部门、跨地区的数据采集、流转、统计提供协作平台，大幅提高团队协作效率。

1.3 节约运营成本

成本控制是所有行业工作的重中之重，文档云提供高效的文档服务，使企业在减少信息设施投入、节省人力的同时满足企业高效运营的需求。

1.4 提高数据安全性

信息安全关乎企业安全。文档云采用分布式架构，能接入多个存储与计算节点，确保文档云不因某个节点故障而瘫痪。此外，文档云可设置文档访问和操作权限，并具备日志审计等手段对文档进行全程跟踪，实现“事前可定义，事中可控制，事后可追溯”的管理模式[2]。另外，文档云可实现文档加密存储与传输，提升数据安全性。

2 建立文档云必须遵循的原则

建设文档云，必须遵循以下原则：

2.1 前期规划

根据本行业自身的特点，对日常业务进行管理模式的规划，例如：期望目标、方案选择、软硬件资源的配置等。按照规划开展工作，确保文档云在烟草行业中充分发挥作用。

2.2 保密性原则

文档中包含有重要的信息，包括机密甚至是绝密级的信息，因此要做好保密工作。要将云技术融入管理中，查找系统存在的漏洞和风险，针对这些风险和漏洞进行评估，对系统持续加以改进和完善，确保文档云持续安全运行。

2.3 兼容性原则

接入文档云的设备多种多样，设备在型号、配置和操作系统等多方面存在差异，文档云要满足兼容性原则，满足各种设备接入要求。

2.4 合理分配资源

要在烟草行业高效应用文档云，必须对各单位各部门的信息资源进行统筹优化，按照部门员工数量和岗位工作内容合理划分信息资源，确保项目有条不紊推进。

3 文档云解决方案构想

要建设文档云，首先要建设文档云的数据中心。依托该数据中心，开发一个弹性可扩充的文档云，为业内所有用户提供安全高效的存储、共享、传输服务，实现协同办公效率的最大化。以下根据业务需求对文档云进行规划和设计。

3.1 文档云功能分析

3.1.1 文档数据的统一管理。文档要具备共享性和可实时操作性，系统设计必须标准化，兼具数据访问方式的多样化，以满足不同用户的需求。标准化结构主要包括浏览界面的数据上传、文档云客户端数据的上传、文件的实时编辑等，该功能应兼容各种浏览器和各种操作系统。

3.1.2 系统权限设置。为了确保用户在使用文档云时的安全性，必须对用户权限进行设置，应包括了授权人员的类别、权限范围、使用期限、操作层次等。

3.1.3 文档云的过程管理。文档云的过程管理主要包括文档建立、送审以及归档整个过程。文档在整个过程中都必须保留操作痕迹，以便于今后系统维护及溯源之用。即使今后系统升级为新的版本，操作痕迹仍应可见。

3.1.4 文档云知识体系管理。文档的访问及存储操作只是其中的一种管理方式，对于已经编辑好的或未操作的文档属于静态文档，如果想充分使用静态文档的内在功能，则必须在文档知识体系管理模块功能中体现出来。该系统能快速查找文档和其他信息，使该行业的所有知识体系作用得到最大的发挥，并且该功能还可自动生成一些报表，为该行业的下一步发展提供决策参考。

3.1.5 文档云的安全保障体系。信息安全对每一个行业都至关重要，文档云的安全体系主要有用户权限设置、文档访问链接、文档使用方式及相关工具、文档操作日志、文档信息备份、文档加密、文档格式转换模块等。

3.2 文档云设计构想

根据文档云功能及需求分析，文档云系统架构总共分为四层，主要包括数据库层、后台服务层、外部接入层、交互层。

系统软件分为服务器、客户端两大部分，采用C+B/S结构。硬件由主应用服务器、副应用服务器、高速交换机组成，具备高性能、负载均衡、双副本，避免单点故障等特性。数据库层可采用双节点、双副本集中部署的架构部署于公司内网。

后台服务层主要包括四大模块，即基础业务、客户服务、文档操作以及权限设置服务模块。

外部接入层主要由RPC接口和RESTful接口组成。如果是系统本身内部使用的接口，采用RPC接口，这样可提高整个系统的运行效率；如果是对外使用的接口，则采用Restful接口，这样可方便C+B/S结构下的开发。

交互层主要是面对用户而设立的，客户端与后台之间主要通过Web Service及Socket方式交互[3]。用户可以通过电脑的浏览器、移动客户端进行访问，访问方式具有多样性。

另外，为了能更有效地管理整个系统的运行，还实现了系统的参数设置和管理员的管理模块。该功能通过管理端口接入后进行后台维护与操作。

3.3 文档云功能实现

根据文档云的架构及需求分析，把整个系统的功能分为如下几个模块：日常业务、信息共享、团队协作、同步管理和系统维护[4]。日常业务主要包括了烟草行业每天的正常业务，包括文档的上传与下载、在线浏览和编辑、文档查找等；信息共享主要指文档云数据信息的实时共享；团队协作主要是各种任务分配与合作机制等；同步管理主要指文档的实时更新和断点的后续传送与连接等；系统维护主要包括权限分配、存储空间分配、后台数据管理、操作日志管理等，系统维护模块一般是为管理员设定的，主要是保障整个系统的有效运行。

4 实际场景应用

在烟草行业中，文档云一个重要使用场景即应用于会计稽核方面，公司首先把原始凭证进行数字化，主要通过扫描或代码转换方式进行，然后根据上述文档云的理论模型对烟草行业的文档云进行新一轮的设计。

4.1 系统需求和功能设计

根据烟草行业日常的凭证稽核业务，主要把系统分为三大功能板块，即凭证数据化功能、稽核管理功能、电子仓库功能。

4.1.1 凭证数据化功能设计分析。凭证数据化主要应用扫描设备把票据进行图像化处理，即把票据转化为图像，然后对票据图像识别（OCR）和数据提取，包括文字、图像、色彩、背景等，对票据进行结构化处理，转化二值化图，对二值化图进行除噪、较正、分析、切割、识别、恢复和校对等一系列过程，把票据以二维数据表的形式存储到后台的电子仓库中。

4.1.2 稽核管理功能设计分析。烟草行业票据稽核业务主要是对原始凭证进行核查，是否符合相应的规范，如果在稽核过程中发现票据存在问题，则会启用整改工作流，整个整改流程主要包括工作流的发起、督办和归档等。

4.1.3 电子仓库功能设计分析。烟草行业文档云的数据主要存放在电子仓库中，即后台数据库中，数据是以云存储的方式进行分类保存，存储过程中系统能进行冗余检测，自动把重复的数据删除，而且传送效率高，支持缩略图标、在线预览、视频点播和文件收藏等。电子仓库中的数据具有共享功能，操作者可以同时访问电子仓库中的数据，实现在线同步编辑和快速查询功能，对于修改后的文件都会生成一个备档，以便于后期的查询和修改，提高了系统使用的灵活性。整个电子仓库中的数据在存储前都进行加密处理，数据访问后会对操作日志进行自动保存，对用户的操作痕迹进行自动销毁，此外，对每个操作者都设置相应的操作权限，对于普通用户的数据预览，还增加了防复制及水印功能，这样可以提高数据的安全性。

4.2 烟草行业文档云架构

根据烟草行业的需求及功能分析，系统技术架构主要由显示层、逻辑层、持久层、存储层组成。自下而上，由低层为高层提供服务。

用户通过客户端使用系统提供的功能；显示层主要为用户提供数据预览及查询服务，用户可以通过各种终端设备接入系统中，为不同平台客户端呈现系统UI，完成系统功能交互；逻辑层负责实现所有的业务逻辑，主要是指本行业的日常业务，包括了各类用户的业务范围及操作权限；持久层主要是确保事务的完整性，文档云自动将每个业务进行数字化处理，把整个业务过程进行处理后存入后台数据库中；存储层包含结构化数据及电子文档的存储，即电子仓库，就是把票据稽核工作中数据和过程分门别类地进行存储。

4.3 系统测试与试运行

在系统开发完成后，根据烟草行业的日常业务进行功能测试与试运行，主要包括：进行文档操作，检验系统功能是否满足业务需求；对于各种终端设备的接入是否兼容；对于操作权限分配是否正常；消息的发送和接收是否正常；文件加密处理是否正常等；确保全部功能都运行正常。

4.4 系统实施

在系统通过测试后，对文档云进行部署并开始试运行。接着对操作人员进行培训，培训对象包括普通用户、领导层、系统管理员，对系统管理员的培训应该包括权限分配、问题跟踪、后台服务等，每个级别的操作都要落实到位。

5 结束语

文档云技术是目前无纸化办公的一项重要技术，它具有安全、高效、灵活等特点，该技术运用在文档管理中，创新了文档办公的模式，是今后各行业无纸化智能办公的一个必然发展趋势。烟草行业应该根据本行业的特点，自主开发一个适合自身发展的文档云平台，把文档管理工作与本行业特点有机结合起来，为企业今后的发展发挥最大的效能和作用，使企业在市场竞争中处于不败之地。