新形势下事业单位科技档案管理研究

2022-11-25胡蓉，姜疆

江苏科技信息 2022年27期

胡蓉，姜疆

(1.江苏省生产力促进中心，江苏南京 210042；2.江苏省科学技术情报研究所，江苏南京 210042)

0 引言

近年来，随着科学技术的快速发展，科技档案的数量急剧增多，科技档案管理工作的服务对象日益广泛，对服务质量的要求日益提高，这就要求在科技档案管理工作中，进一步提高服务水平。科技档案管理工作内容复杂，涉及面广，难度大，科技档案管理人员仅依靠档案管理的经验是远远不够的。因此，档案工作者应根据新形势及时发现存在的问题，提高科技档案管理的创新意识和服务意识，实现规范化和标准化，从根本上提高事业单位科技档案管理的质量。

科技档案管理是一项长期而系统的工作，完善的科技档案数据库可以为事业单位的信息审查提供依据。一是科技档案记录了对事业单位有重要保存价值的设备、仪器、科研项目、产品、技术、基本建设等科技文献档案，记录了事业单位的历史情况和发展过程，为事业单位的创新和改革提供了信息基础。二是科技档案不仅记录了所有成果，而且提供了各种资料和重要信息。通过这些信息的传递和交流，可以学习和借鉴，从而节省大量的人力、物力和财力。因此，科技档案管理是事业单位的一项重要工作，要建立完善的工作体系，确保科技档案管理工作的有效开展。

1 事业单位科技档案管理现状

事业单位是国家重要的基层管理单位，以社会公益服务为核心。因此，事业单位科技档案管理的落实和实施质量水平对我国科技发展有着重大影响。但目前，一些事业单位领导对科技档案管理重视不够，自然资金投入不足。因此，档案管理的软硬件建设跟不上，缺乏配套的现代化设备，如办公自动化设备和专业软件。部分单位相关岗位没有设立专职人员，科技档案管理人员知识结构层次较低，素质良莠不齐，存在一岗多职，更换频繁的现象。这些事业单位在科研档案管理方面缺乏行之有效的制约手段，导致这项工作长期处于半封闭或封闭的状态。科研成果随着科研工作的结束进入档案柜后，无人问津，造成科技档案资源不能得到有效开发利用的现象[1]。

2 新形势下事业单位科技档案管理存在的主要问题

传统的事业单位科技档案管理办法已不能适用于当今社会，暴露出的弊端越来越明显。为响应“档案管理信息化”的发展号召，我国部分事业单位开展了事业单位档案管理信息化改革，初步建立了科技档案管理体系，即从单一的内部管理到档案利用、档案整理双轨管理模式。然而，一些事业单位只是在形式上进行了改革，没有改变具体的工作做法，这严重影响了事业单位科技档案管理的顺利发展。

2.1 档案管理意识不够强

这个问题主要表现在3个方面。一是基层单位对科技档案重视不够。单位缺乏档案意识，认为档案工作无关紧要，导致部分员工不注意科技文件材料的收集。二是科技档案移交和归档不及时。单位员工没有移交归档的意识，工作中积累的宝贵档案未及时移交，导致档案分散、部分档案和资料流失，造成无可挽回的损失。三是基层档案管理人员的思想意识不到位，档案管理工作缺乏长期完整的工作计划。

2.2 科技档案管理制度不健全

事业单位科技档案管理体系不规范，使得科技档案管理没有依据，不能发挥良好的整合作用，给档案的整理、归纳和电子档案的接收、保存都产生了很大的障碍。档案管理责任未落实到具体人员，存在部门和人员互相推卸责任的情况。档案管理制度落实不够，缺乏有效的监督措施。

2.3 科技档案管理模式过于落后

事业单位档案管理的目的是提高档案利用率，确保档案发挥重要的参考作用。然而，在实际管理工作中，“分类整理”仍然是档案管理人员遵循的主要工作思路。利用档案习惯于使用纸质文件，而档案管理软件则形同虚设。由于纸质文件比电子文件多，不仅增加了档案存储和管理的难度，而且给查阅档案带来不便，大大降低了档案的价值。

2.4 档案管理人员专业水平不高

档案管理人员是档案管理的第一责任人，其业务素质的高低直接影响到档案管理工作的质量与效率的高低。正是由于档案管理的专业性和复杂性，对管理者的业务素质提出了更高的要求。然而，根据我国科技档案管理的发展现状，档案管理人员的业务素质较差，影响了档案管理工作效率的提高，这是档案管理工作的通病之一。

2.5 内部科技档案的编研工作不够

内部科技档案的编研工作是以科技档案为对象，按照一定的主题，用科学的编辑方法编成册，便于单位使用。切实抓好科技档案的编纂和研究工作，可以为科学研究和生产提供及时、积极的服务，并指导今后的生产活动[2]。这样，这些重要的无形资产就易于保存和使用，但目前这方面的工作相对薄弱，没有认真开展。

3 新形势下事业单位科技档案管理对策

3.1 做好科技档案宣传工作

科技档案宣传工作是宣传工作的重头戏，对发展科技档案工作具有重要的导向作用。要不断深化本单位对宣传科技档案工作重要性的理解，切实把握科技档案宣传重点，利用多种渠道做好科技档案宣传工作。主要从3个方面来开展：一是宣传档案利用取得的重大成就，突出档案价值；二是宣传在档案工作中做出突出贡献的先进典型，形成正确的舆论导向；三是开展档案相关法律法规宣传，促进档案法制建设。

3.2 加强科技档案管理人员的培训

科技档案具有收集范围广、收集程序复杂的特点，要求档案管理人员具备较高的业务素质。然而，目前这些档案大多由普通档案管理人员管理，缺乏必要的认识，对科技档案的特殊性和重要性认识不足。此外，由于此类档案的收集时间跨度较大，档案管理人员必然会发生变化。如果交接不到位，将影响科技档案的完整性。因此，建设一支高素质的科技档案管理队伍显得尤为重要。首先，事业单位应选择具有相应专业知识背景的人员进入该岗位。其次，人事变动前要提前计划。除了必要的岗前培训，还需要给新员工足够的时间积累实际工作经验。最后，通过规范职业道德培训、专业基础理论与技能培训、信息技术培训、现代管理方法培训等手段，对科技档案管理人员进行培训和定期考核工作，提高科技档案管理人员的专业水平，更好地适应科技档案管理建设的需要。

轮回是叶芝神秘主义思想下不可不提的主题。“轮回”本是古印度婆罗门教主要教义之一，认为死亡仅仅是走向下一个轮回，后被佛教沿袭并为其注入新的教义。“谓众生于六道中犹如车轮旋转，循环不已，流转无穷。众生由惑业之因贪、嗔、痴三毒招感三界、六道的生死轮转，恰如车轮的回转，永无止尽。故称轮回。”而该论文所指的“轮回”是叶芝在自己所处的时代大背景下，基于创作主题和目的的需要，对“轮回”的本意建构了自己的理解，使之能够充分地表达他的思想。

3.3 建立健全科技档案管理制度

为了适应新形势的发展要求，事业单位必须不断健全和完善档案管理制度，为档案管理工作提供方向性指导。

3.3.1 建立有效的管理机制和程序

不断完善档案管理体系，形成完整的工作体系。制定档案保密制度、档案统计制度、档案移交制度、档案使用制度等一系列工作制度，促进档案管理人员按照规章制度办事，使科技档案管理走上正轨。根据《中华人民共和国档案法》《科技档案工作条例》及其他有关法律法规的规定，加强对档案管理体系的完善和加强，确保档案管理体系符合国家相关要求和国家标准[3]。

3.3.2 建立档案保密制度

根据《中华人民共和国国家秘密保护法》《中华人民共和国国家秘密保护法实施条例》等国家和省级有关法律法规，制定档案保密制度，妥善保管涉密档案，不应有丝毫疏忽，应定期清查检阅涉密档案。档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部性、保密性的档案资料或内容。

3.3.3 建立健全档案员岗位责任制

在管理工作中制定工作目标。明确科技档案工作人员应尽的职责和义务，在工作中相互监督、相互学习，确保他们在工作中不马虎、不遗漏错误，强化科技档案管理职能，使他们真正发挥作用，为单位服务。

定期开展档案价值的鉴定、整理和归档工作，为科技档案的开发利用奠定坚实的信息基础。不定期抽查科技档案管理情况，建立相应的考核奖惩制度，确保科技档案管理的可持续性。

3.4 推进科技档案信息化建设

随着社会信息化的普及，档案的信息化建设也成为一个值得关注和研究的问题。2002年11月25日，国家档案局和中央档案馆颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，给档案现代化管理带来了前所未有的挑战和难得的发展机遇[4]，加强科技档案信息化建设已成为未来档案管理的发展趋势。事业单位应当尽快规划，利用现代信息设备和手段，提高科技档案管理效率。

3.4.1 建立完整的档案数据库

档案数据库的建设：一是需要收集档案信息；二是对传统档案信息进行数字化，对电子文件进行收集和归档；三是将档案信息预处理结果输入档案管理软件；四是不断完善档案数据库，努力实现所有档案电子馆藏的全覆盖。

3.4.2 完善科技档案信息检索功能

在数据库的大环境下，检索档案信息的工作环节也变得越来越重要，它决定了数字档案信息的索引和存储。因此，有必要进一步深化档案检索，为用户提供高效的信息服务。根据文件的知悉范围划分电子档案的访问权，通过有效的技术手段和管理措施，合理、科学地处理档案保密与公开的关系，确保档案管理体系安全可靠运行。

3.4.3 研究和实现数字档案信息的保存和保护

数字化档案信息的保存和保护，与以往任何载体的档案都是不一样的。由于数字档案信息存储载体占用空间较小，有利于档案仓库的管理。然而，数字档案信息的存储载体在存储条件上有着不同于纸质档案的特殊要求，必须存储在专用仓库中，并严格控制仓库内的温度和湿度且配备防尘、除尘、防磁场、防电场等设施。对于设备的使用，必须严格防范计算机病毒。传统的纸质文件保护方法，如封装和杀虫，已经失去了意义。这些数字档案信息的存储与管理是档案保存与保护的新课题。要解决这些新问题，不仅要建立新的管理理论、标准和方法，而且要采用先进的技术手段。