钟莉芬

摘 要：科学技术的逐步发展，对企业以及行政事业单位影响巨大。在现实中，影响不仅仅从企事业单位的工作模式进行改变，还进一步促进了政府部门职能转变，进而逐步加深了对行政审批档案的影响。因信息化本身的优势，对政府政务工作效率提升提供了有效途径。而政务工作在政府体系中属于基础性环节，其行政审批涉及方方面面。尤其在新时代中，行政工作面对的业务量日益增多。传统的政府工作方法难以应对当前的档案管理工作。本文以G市行政审批局档案信息化建设为例，结合实际情况探讨行政审批档案信息化建设路径，以供参考。

关键词：行政审批；档案；信息化管理；路径

一、研究背景

G市行政审批局成立于2019年，仅2020年5月份就承接了26个局，共计226项审批业务。2020年全年，在政务中心辅助下，G市行政审批局有序开展相关行政审批工作，三定方案中，政府服务中心档案科负责行政审批局的10个审批科室的审批材料的接收、整理以及后期的利用。2020年9月，組建档案科、后建档案室。2021年接收10个审批科室档案48477件，整理出5345卷，其中电子扫描405037页。档案查询利用7300余次，企业档案迁出60户。2022年截至目前，整理接收档案35131件，整理出3345卷，其中电子扫描331520页，档案查询利用13400余次，企业迁出60余次。如此庞大的档案信息仅仅通过手工管理保证管理效率，同时无法发挥档案信息的价值，为相关工作提供指导。因此，要跟上时代的潮流，积极应用现代信息技术手段，发挥信息技术的优势，推动行政审批档案信息化建设。

二、行政审批档案信息化建设的意义

G市行政审批管理局的建立，对行政审批管理工作进行集中审批，有效构建了政府和公众的链接平台，在公共事务和社会生产事务的管理过程中，通过行政审批获得某种认可。这种集中审批管理的方式，提升行政管理的效率，高效、高质量的处理各项审批业务，对于G市行政工作的开展发挥显著的促进作用。在行政审批管理过程中，会产生巨量的档案信息，通过利用信息化手段，开展行政审批信息化建设，充分发挥档案数据信息的价值，为审计工作提供凭证、为后续工作提供参考，对于公共事务有着明显的价值。行政审批档案信息化建设具有以下价值：

1.提升公共事务开展效率

在政府行政事务中应用信息化手段，充分发挥信息化的优势，促使不同政府部门在相应行政审批过程中对相关信息和数据进行共享，有效的保证了审批工作的质量和效率。同时，利用多样化管理办法的实施，让行政部门在面对大量档案信息归集的情况下，可以在极短时间内完成档案的归类、整理、归档等工作，提高档案管理的效率。此外，通过借助相关的信息化技术，在档案管理环节给予相应的技术支持，促使各项档案数据可以在信息化平台中进行流动，从而提升公共事务开展效率。

2.发挥行政审批档案的作用

行政档案的内容种类较多，而且管理起来相对复杂，不同部门间的档案都有差异性，但有部分档案存在共用现象，导致政务部门在借阅相关档案的过程中流程相对复杂。传统档案采用纸质档案，运输和保管工作量巨大，尤其是在政务部门，审批档案过程的类别丰富，内容和数量也非常多，单单依靠档案管理人员难以在有效的时间完成档案存储、分类等工作。通过进行行政审批档案管理信息化建设，利用信息化工具完成自动操作，将工作人员从烦琐的档案管理工作解放出来，促使档案管理人员在有限的时间内高质量地完成档案归档工作。这是信息化管理和人为管理有效融合，促使管理效率得到大幅度提升，保障了档案数据库的信息准确，有利于行政审批档案作用发挥。

3.提升档案信息管理效果

通过构建政府部门的信息化档案管理有效方案，保证档案管理工作更加科学的开展。将档案数据进行数字化存储、呈现，利用搜索引擎即可从数据库找到所需要的数据信息，大大地提升了数据信息利用效率。同时对数据进行备份，使得行政审批档案的保存时间得以延长。也避免了大量纸质档案的产生，从而降低档案保管的难度。由此可见，信息化管理模式的开展，让档案管理的各个过程安全性和准确性得以增强，存储方式呈现多元化，不用只局限于纸质载体，也可以将数据资料存储在光盘、硬盘等方式，有效提升了档案信息管理效果。

三、当下行政审批档案信息化建设的现状

G市行政审批局自2019年成立以来，一直重视档案数据管理，积极开展行政审批档案数据管理信息化建设，构建了内部信息化管理平台，但是，在行政审批档案信息管理过程中，仍然存在一些问题，下文将进行具体分析。

1.档案数据管理意识不够

和传统依靠人力进行档案的收集、分类、归集等工作的档案数据管理模式相比，通过开展行政审批档案信息化建设，在管理效率、管理质量等方面存在不少的进步。但是，由于部分人员已经适应传统工作模式，缺乏档案数据化管理意识，仍然通过物理方式实现档案数据管理。行政审批档案管理过程需要涉及大量资料的整理和分类，需要足够的人员，也需要更大的存储空间，需要消耗众多财力和物力，最终实现档案的管理。同时，G市行政审批管理局成立时间较短，内部信息化管理机制尚未建立，虽然在工作中充分应用了信息化技术手段，但是仍然没有树立正确的信息化管理意识，受到传统思维的限制，行政审批档案管理缺乏规范化，信息化建设缺乏统一的标准，导致行政审批档案管理效果差，不利于信息化建设的开展。

2.相关档案管理信息化建设落后

G市行政审批自建立一直重视信息化建设工作，先后购买了数字设备，规划并构建了信息化管理平台。但受限于资金、空间以及人员等因素影响，信息化系统的功能仍有待完善，不利于行政审批档案数字化服务管理的效率得到提升，不符合信息化时代的要求，影响了行政审批局档案信息化管理效果。同时，由于行政审批事务涉及多个职能部门，档案管理同样也是涉及多个部门，在管理中形成各自分控的分块化管理模式，一般是在业务流程完成后由专门人员进行档案整理和管理，并根据需求由档案管理中心进行保存、立卷和归档。由于档案资源相对分散，需要花费大量的人力、物力对档案信息进行整理，虽然信息化建设大大的提升了管理效率，但是由于部分人员缺乏信息化平台权限等，导致档案细化建设的效果仍然有待进一步提升。

3.档案资料对接较难

G市自2019年建立行政审批局以来，一直和政务中心进行良好合作，从而发挥服务型政府作用。但是，在实际工作中，政府审批机构的综合作用没得到充分发挥。行政审批局存在很多不同部门进行行政审批的情况，而档案最终纳入档案管理科室整集中管理。由于协调不畅，导致在进行档案资料收集上存在较大困难，多数部门没有配置档案对接人员，在对接过程上难度大，直接造成了很多档案缺乏准确度。此外，在档案管理模式选择上，还存在信息化管理和纸质管理方式并存，增加了档案收集的难度。因此，行政审批部门依托信息化建设进行整合和统一，对以前形成的档案资料直接进行电子化存储，从而逐步形成档案资料数据库，更加有利于实现我国政府单位档案管理的现代化进程。

四、行政审批档案信息构建的策略

1.规范审批档案信息化策略

根据我国行政审批机构在应对档案管理上采取了不同措施，并未针对整个审批过程建立相应的规范化制度，直接影响到档案管理的效率，也不利于档案共享。因此，需要进一步规范档案管理，特别在信息化建设中。针对不同档案管理工作，要确保信息化实施可以让审批档案更加规范化。應该密切关注不同档案资料的差异性，根据实施政务工作的需求，对具体内容进行全面设计，从而促使其各项资料都按照标准化进行提交，为档案管理和分析构建了良好的基础环境。也要认识到不同部门审批档案资料具有差异性，并不能完全根据统一化制度消除差异性。应当对管理模式先进行调整和优化，注意其中档案资料结构的问题，采取针对性的措施进行补充，确保档案资料格式统一，也保障了各档案资料在细节上的完整性。建立合理的审批档案结构，为信息化建设的落实建立更好的环境，行政审批结构可以进行电子档案的格式设计，直接通过信息化系统的参数设置将其统一，也可以在公众提供审批资料上进行系统的初始审核，一旦资料没有提供全面，信息化系统可以直接根据参数拒绝，避免增加很多无效的资料档案，从而减少大量错误档案的出现，保障档案资料的完全性。通过这样的方式，极大地规范了审批档案的信息化落实。

2.促进电子审批档案信息化构建

在确保电子审批档案的过程中，可以从两方面进行落实。一是加强信息化档案系统的完善。通过5G信息技术的充分发展，在进行信息化落实中，应该结合5G进行系统构建，确保行政审批单位再大的工作量都可以正常运行，从而在资料收集上准确性更高。在建立相应的信息化数据库时，应该将其与业务部门接口进行接入，促使其可以随时随地获取所有的审批资料。在系统内部设置不同类别，在资料进行传输过程中，信息化系统就可以建立相应的档案数据库，并能根据档案的不同进行分类，从而更好地实现审批档案电子化建设。

二是电子审批档案的有效实施，这需要行政审批机构具备专业人员。信息化审批档案的管理中，专业人员才是保障性的措施。行政机构应该认识到这一点，逐步加强信息化档案人才的培养。可以通过外部招聘、内部培训以及高校定向培养等方式来完善信息化档案管理的结构，从而确保信息化实施后有专业性的人员支持，保障其有效应用。针对不同时期信息化档案建设要求，对档案人员进行专业化培训，确保档案人员和信息化系统趋于一致。档案工作人员具备较高的信息化应用素质，可以直接对信息化档案进行各项调整和优化，还可以实现档案管理的创新，从而更加保障电子审批信息化构建。但是，电子化档案的建设过程，并不能在短期内就取得成效，前期一定会遇到很多困难。只有通过长期的运转，才能发现其中存在规律现象，可以更好地进行有效管理。

3.构建行政审批档案现代化、信息化管理模式

行政审批部门应该认识到传统档案模式的局限性，以及当前环境需求的迫切性，都需要对传统模式进行更新和改变。因此，要逐步进行传统到信息化模式的转变，通过建立相应的信息化管理制度，确保管理模式的更替，有效保障档案管理工作的有序进行。密切关注当前社会环境和科学技术发展的趋势，建立符合当前审批要求的信息化档案管理模式，以此让信息化建设充分落实在行政审批机构业务流程中，从而为有效进行档案管理做好基础准备。

在进行档案管理制度的制定时，应该先对整体思路和业务流程进行全面梳理，以此为基础进行信息化技术应用，管理系统的设计、软件的选择等，完成信息化系统建设的目标。结合操作手册和管理制度对原有的管理人员进行业务培训，从而提升各档案管理人员的信息化应用水平。也要发挥好各部门的作用，借助信息化来增强联系，从而发挥好监督作用，更好发现该管理模式存在的问题，并在后期应用过程中进行完善。结合管理模式的更新，可以让行政审批机构减少大量档案管理人员的需求，也可以确保有效完成档案的归档工作，有利于减少政府资金在人员支出上的投入。通过制度的建立，可以将各项业务流程、档案流程、业务处理等进行制约，从而保障其在范围内进行运行，有助于档案信息化的更好实施，便于档案管理者平稳管理，以此增强行政审批档案的管理效率。

4.强化档案数据信息安全管理

行政审批档案涉及内容繁多，必须要强化档案数据信息安全管理，进一步提升文件保密性。一是要树立安全意识。在计算机设备使用中要保证信息安全，提升工作人员的计算机技术掌握水平，促进档案管理效率，保证工作效率以及数据信息的精确性。在进行档案数据信息存储时通过网络内外分网管理，充分提高数据档案的保密性。在分层网络构建中，要对路由器进行防护管理，屏蔽不属于单位内部的IP地址链接；同时加入新的服务器及IP地址，在不影响网络的前提下保证服务器的安全。

二是构建完善的防火墙。网络防火墙作为一种认证机制，可以有效地提升网络的防护能力。防火墙的种类有很多，可以对入网数据进行过滤、管理进出网络访问、防止被禁用的数据访问、进行业务维护等；同时对访问信息进行记录和内容校正。一旦遭受网络环境的攻击，防火墙会立即进行监测和预警，提醒相关工作人员做好网络安全防护工作，保证档案数据信息的安全。

五、结语

随着科学技术的发展，信息技术得到更为广泛的应用。不仅仅在经济社会发展中应用普遍，政府部门也加大了信息技术的使用。对于传统行政审批事项而言，都是采用传统的档案管理模式，无法满足现阶段的档案管理需求。而信息技术给行政审批的档案管理带来了新途径，同时也产生了很多问题。在实现信息化建设的过程中，要改变传统模式的影响并不是一朝一夕就可以做到的，需要通过各项措施的实施，最终获取公众支持。因此，面对这样的情况，行政审批机构转变观念，引进新的工作模式和方法，从而实现档案数据库的建立。通过该信息化平台，增强各业务部门的联系，有助于统一协调，以此实现行政审批档案的高效，促进政务处理效率。

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（作者单位：桂林市政务服务中心）