文/侯 杰

大数据时代，随着档案管理理念的革新和新技术的应用，干部人事档案管理工作也呈现新的发展趋势，面临诸多新的挑战。如新生的理论观念、增多的数据资源、变换的服务方式等，这些变化都需要干部人事档案部门对大数据时代的档案管理工作重新进行认识和分析。干部人事档案管理部门应准确把握大数据时代的发展机遇，进一步把握大数据时代档案管理模式的改变、存在的突出问题及优化措施，促进干部人事管理工作的创新发展。

1 大数据环境对干部人事档案资源管理与利用的影响

1.1 推动管理理念转变

长期以来，机关事业单位的干部人事档案资源处于封闭管理状态，未能完全摆脱“管控为先”的档案管理理念，大数据时代的来临给干部人事档案管理理念带来了从“管控”向“服务”的价值取向转型。其体现：一是能够促进传统干部人事档案管理的“静态思维”向“动态思维”转变。大数据环境下数据体量急速增加、快速迭代，传统档案管理的“长周期”正大幅缩小，更加注重数据库的动态更新和实时完善。这给干部人事档案资源管理与利用提供了现实借鉴，即干部人事档案管理部门应在保证档案真实性、完整性的基础上，更注重碎片化档案资源的收集，定期或不定期收集工作人员的工作业绩、实践活动与政治思想等方面的资料，不断增强人事档案的动态建设程度，以适应大数据时代背景下人事档案管理创新工作的新要求。二是促进干部人事档案管理的“完整性优先”向“全面性”转变。大数据环境下对数据的收集和处理方式都发生巨大变革，更注重跨行业、跨领域的数据整合，所有数据都被认为是具有潜在价值的信息资源。在此环境下，干部人事档案管理也应打破常态下的“重此轻彼”现象，更注重档案资源来源和需求的多元化。三是促进管理思维的多元化。大数据时代数据类型更加丰富，囊括了现有技术条件能实现的数据载体而不是单一的文本化数据，促进干部人事档案资源管理与利用从原有简单的纸质或文本数据发展为音频、视频、图片等多种载体相结合的多媒体信息资源管理，为干部人事档案服务与利用层次的提高打下良好基础。

1.2 推动管理技术革新

技术革新是大数据环境下推动干部人事档案资源管理与利用创新发展的重要内容和关键所在。大数据环境下，无论是海量数据的收集、归档和管理，或是档案信息资源的个性化利用，都给档案管理部门的计算机技术、数据库技术、多媒体技术应用提出更高要求，也为干部人事档案信息化建设提供了现实条件。一是大数据时代信息技术的发展打破了传统干部人事档案以纸质为主的静态管理弊端，从传统手工管理转变为信息化管理。随着软硬件设施的不断完善，档案管理信息系统、自动归档以及云存储的应用愈加普及，不仅提高了干部人事档案管理的精度，也借助网络化传输和数字化存储大大提高了管理效率。未来随着人工智能、区块链等新兴技术的推广与应用，其与干部人事档案管理的融合也会带来新的管理模式的改变。二是数据库技术的发展给数字化人事档案资源建设带来新的思路。干部人事档案数据来源更加广泛。大数据时代档案数据来源突破了原有的内部产生、收集与管理的格局，职工在日常工作中产生的过程性数据也成为重要的数据来源之一。而随着人们信息获取与传输习惯的改变，人事档案在填写、申报、归档上也更加依赖线上操作。数据内容更加丰富，大数据时代档案数据量明显增大，随着收集数据种类的不断增多，这一趋势将愈加明显。档案数据类型也在不断增多，不仅包括传统意义上的成套档案，过程性信息也逐渐成为档案保管的对象。数据价值密度降低。大数据时代，由于数据类型和规模的急速增长，很多档案长期以来无人利用，整体信息资源的价值密度逐渐降低。

1.3 推动管理服务创新

大数据环境下可推动干部人事档案服务创新。一是促进资源建设。利用多渠道、多主体的档案资源收集与自动归档技术实现档案智能收集、检索与查阅，推进档案资源建设。二是拓展服务空间。利用信息技术一方面能够在线下提供自助服务终端，线上也能够集成各项功能提供统一的服务端口，打破传统干部人事档案服务的时空界限。三是扩大服务渠道。在大数据环境下，干部人事档案业务管理与利用服务能够更好地整合，实现自动化的线上服务，提高服务效率，方便用户利用档案。四是加强服务反馈与优化。传统干部人事档案服务机制多是自上而下的单向信息传递，对用户行为数据和使用评价的采集较少。而在大数据环境下，管理方与用户的交互更为密切，能根据用户利用档案的需求和特点，不断优化档案服务。

2 大数据环境下干部人事档案资源管理与利用存在的突出问题

2.1 管理制度层面有不足

一是尚未建立现代化的干部人事档案管理制度。传统干部人事档案管理与利用侧重“管控”而忽略“服务”，这在管理制度上体现得尤为明显。特别是在机关事业单位，以“管控”为导向的总体制度框架体系仍是主流，在一定程度上保证了干部人事档案管理的规范性，但也与多元化的干部人事档案利用需求产生矛盾，如流动人员的“弃档”现象和“重复建档”，都体现了制度的僵化与陈旧。这也提醒管理部门应积极构建以“服务”为导向的制度框架体系，适应数字化管理趋势和日趋多元化的档案利用需求。

二是数字化管理制度建设滞后。目前，数字化管理已成为干部人事档案管理的重要趋势，很多机关事业单位在干部人事档案收集归档方面都采用了“纸质加电子”的“双轨制”管理模式。但从具体的制度建设上看，与大数据管理、数字化管理相关的制度多侧重于笼统的原则性规定，多是沿用上级部门的管理规定，未根据本单位干部人事档案特征进行明确的具体要求和细化规定，导致干部人事档案在流转过程中各环节的自由裁量权较大，随意性操作屡禁不止，不利于干部人事档案管理的规范化和标准化。

2.2 信息化建设层面有迟缓

一是基础设施硬件建设较为滞后。大数据理念以及相应信息技术的应用需要基础硬件的支撑，最基础的如计算机设备、基础网络设施等，而随着物联网、云计算等新技术的应用，对硬件设施的要求也进一步扩大。如档案实时服务就要求高速网络带宽，大批量的数据存储与处理需要有高性能的服务器与CPU来提供强大的运算存储能力，包括维护方面的投入也是持续性的。同时，由于存储需求的迅速增长，在库房、机房管理方面的要求也有所提高，这些都需要在前期进行大量投入。与这些需要相比，投入不足，影响工作推进。

二是软件系统有所欠缺。软件系统对提高干部人事档案管理与利用效率、创新档案服务方式有重要作用。近年来，随着我国移动互联网的蓬勃发展，各类信息管理系统产品的开发空前繁荣，但专门针对干部人事档案管理的系统还较少。特别是对机关事业单位来说，限于单位性质和相关管理制度限制，无法完全与民营企业一样采用外包和代管的形式，因此对于软件的开发很大程度上取决于管理人员的专业技术水平。在实际的管理中，经常出现软硬件不兼容的情况，影响档案管理信息化的推进。

2.3 队伍建设层面有欠缺

一是干部人事档案管理人员的大数据管理意识不强。机关事业单位档案管理部门人员流动较少，平均年龄较大，部分管理人员还习惯于纸质档案管理模式，认为大数据管理只是数字化管理的一种模式，是纸质档案和电子档案的不同，而没有认识到大数据管理的核心理念；即数据是有价值的信息资源。这也导致大数据并没有在干部人事档案资源管理与利用中充分发挥价值，无论是制度建设和信息化建设，其功效限制在“管控”层面，而没有拓展到服务与利用层面。

二是干部人事档案管理人员管理技能欠缺。大数据环境下干部人事档案的功能得以拓展，其服务创新更多考虑用户需求，通过特定的服务平台，用户能在动态且可视化程度的界面中实现多种干部人事档案的利用需求，这就对管理人员的信息素养和专业技能提出更高要求。一些工人员缺乏专业技能，不能熟练掌握现代信息科学技术操作技能，不能将这些技术所带来的巨大便利转化为工作中的现实成果，影响了管理效率的提升。

3 大数据环境下干部人事档案资源管理与利用的策略

3.1 理顺干部人事档案管理制度

一是加强总体性的制度设计。应在坚持有关法律法规规定的“管控”原则基础上，重点补充以“服务”为导向的干部人事档案管理新制度。在框架设计上应逐步转化成为对业务相对人的发展与流动提供相应的信息、信用证明和服务。同时，制度设计应更加注重服务干部人事档案管理事业的发展需要，充分满足机关事业单位人力资源优化配置的多样化需求，努力提高干部人事档管理发展的境界和水平。

二是完善日常管理制度。应在总体框架下进一步细化干部人事档案数字化管理的归档、鉴别、转换、保管、分析、利用等环节的分类管理制度，加强各个流转环节的管理与监控。同时，结合大数据信息化、开放化的特点，依据本单位干部人事档案的特征，构建电子文件在线归档和电子档案管理的安全防范体系，加强对各类系统、网络、配套硬件设施、人员权限等方面的管理，保证档案安全。

三是完善绩效考核制度。应将原有的“粗放型”考核方式逐渐转变为“精细型”考核方式，运用数据思维进一步明确和细化各环节的责任，采用目标考核的方式，将定性评价与定量评价相结合，以便通过制度约束和量化考核的方式，规范干部人事档案数字化管理人员的管理行为，保证干部人事档案数字化管理制度的有序实施和良性运转。

3.2 完善档案信息化建设

一是加强基础设施建设。为合理配置资源，提高工作效率，干部人事档案管理部门应做好短期和长期规划，根据业务发展趋势和工作需要，合理采购设备，为干部人事档案数字化管理的顺利实施创造良好的条件。同时，硬件设施的正常运转还有赖于日常的管理与维护，档案管理部门应当安排专职人员对硬件设备和办公场所进行设备维护和日常管理，最大限度地延长干部人事档案数字化管理设施设备的有效使用寿命，避免干部人事档案数字化管理设备和设施的浪费。

二是加强软件系统开发。大数据环境下干部人事档案管理软件系统的开发应满足内部业务融合的基本要求，形成系统优化、功能完善、以用户为中心的、多种形式的档案信息管理模式。在平台框架方面，选取Bootstrap框架（为实现快速开发Web应用程序而设计的前端工具包）作为平台前端架构方案并基于Web四层架构模型来实现。四层架构包括网络层、数据层、应用服务层和用户层。在功能模块方面。服务方式上应集成各个服务渠道，包括基于PC端内部信息门户的服务端口、基于线下服务窗口的服务终端和公共查询平台。此外，还应基于大数据环境特征对后台管理模块和功能模块进行针对性的设计。在数据收集方面，应采用适应大数据环境的Agent等自动数据抓取技术，采用开放的数据标准及技术，开发接口模块自动采集和接收系统，推送待归档数据。

3.3 建立高效管理团队

一是树立以“服务”为导向的管理理念。根据大数据应用的具体情况进行前期规划分析，将纸张、人工、库房管理、空间管理等工作内容进行合理规划，提高人员工作协调效率。在具体的业务领域应根据大数据各领域的技术特征，建立并实行自下而上的管理流程优化机制，周期性地对应用效果以及衍生的危机事件进行综合评估，保证干部人事档案管理的持续、稳定推进。此外，还应加强对干部人事档案信息的开发和利用，运用大数据技术对档案进行关联内容分析，挖掘人事档案多元价值。

二是进一步优化队伍结构。一方面做好人才引进工作，保证人力资源的充分利用。另一方面制定流失人才补偿机制，针对本单位近年来的流动情况做好数据分析，按流失的倾向性大小，分为高流失倾向人群、中等流失倾向人群、低流失倾向人群和潜在流失倾向人群。对每个群体流失的主客观原因进行分析并提出个性化的解决方案，以降低人才流失风险。同时，加强干部人事档案数字化管理人员的综合技能培训，不断丰富和完善人事档案管理人员的知识结构、理论储备，提高实际操作能力。