文/于高峰

随着信息化的深入以及数字经济的迅速发展，电子文件单轨制、单套制归档逐步取代“双套制”，同时也成为各级党政机关和档案管理部门急需研究和探索的问题。2016年，国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。此后，国家档案局发布的《机关档案管理规定》和《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》进一步明确提出“电子文件可以仅以电子形式进行归档”“符合国家有关规定要求的电子公文可以仅以电子形式归档”等相关规定。2021年实施新的《中华人民共和国档案法》第三十七条明确规定，“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。此外，三大诉讼法也明确将电子数据纳入证据的范围。由此可见，电子文件单套归档、保存和利用已经具备了充分的法律依据，成为深化档案工作数字转型、服务于政务信息化及社会信息化的关键。笔者仅以政府实施电子文件管理工作为例，在明确实施单轨制法律法规的前提下，提出有效推动实施政府电子文件单轨制的基本策略。

1 强化政府电子文件单轨制的协调管理

实施电子文件单轨制，首先要协调发挥政府统筹规划主导作用、信息中心技术支撑作用、档案部门业务管理作用。

1.1 加强政府部门电子文件单轨制的统筹规划

政府作为电子文件单轨制转型的领导者，一方面，宏观层面要抓好单轨制转型的顶层设计，推动国家政策引领信息化时代电子文件管理变革。另一方面，政府业务主管层面要认真落实电子文件单轨制管理，业务主管部门要将形成的电子文件及时直接推送到档案管理部门的电子档案系统中，有效推动传统的年度归档、定期归档向主动归档、即时归档转变。

1.2 加强信息中心电子文件单轨制的技术保障

信息中心特别是相关技术部门重点要对信息资源进行分步整合、有效利用，有计划、分步骤对政府部门进行信息资源整合；同时做好政府中心机房安全管理工作，部署建设好政府部门业务网及电子政务网，保障各级政府电子政务内、外网络安全无故障运行。

1.3 加强档案部门电子文件单轨制的业务监督指导

各级档案局要充分发挥档案专业优势，担当好电子文件单轨制管理的核心角色，积极参与电子文件单轨制标准规范的制定，吸收不同部门和不同岗位的意见；同时监督、指导政府业务部门电子文件生成和移交，依托制度、技术、人员等方式保障电子文件传输、移交、接收等过程的真实性、完整性、安全性、可靠性。

2 建立健全电子文件单轨制法律法规管理体系

目前，我国电子文件单轨制管理相关研究已经出现很久，但相应的法律规范仍有待健全完善。笔者认为必须发挥好法律政策在电子文件单轨制中的指导作用，在建立单轨制法律政策上应遵循以下几点要求：一是国家层面要更加突出电子文件的法律效力，要明确规定电子档案与纸质档案具有相同法律效力。二是各部门要遵循《电子文件归档与电子档案管理规范》 《电子文件管理暂行办法》等规章制度，制定符合自身实际、可操作性强的“电子档案单轨制实施办法”等业务制度，以便更好发挥制度的约束和规范作用，不断适应电子文件单轨制转型需要。三是档案行政管理部门应认真贯彻落实国家政策和相关法律法规，严格执法，充分发挥单轨制政策制度约束的双向性，既要约束好领导层面又约束好电子文件业务管理层面，确保电子文件单轨制的顺利开展。四是加强电子文件单轨制法律法规体系建设，不断完善电子文件管理规范，形成电子档案立法与相关法律无缝衔接，使电子文件单轨制管理标准化、制度化、法律化。

3 持续完善政府电子文件单轨制平台系统建设

完善政府电子文件单轨制管理系统与平台需要做好以下三个方面工作：

3.1 平台系统建设要求更加严格

在平台系统的软硬件建设上，寻求适合的软硬件技术公司或企业建立长期的合作，对所有软硬件进行必要的测试分析，使用在安全性、稳定性、隐私性方面都有良好性能的软硬件，不断优化和调整管理系统，在未来单轨制转型过程中，能够及时改进平台系统，缩短建设时间、减少资金投入

3.2 平台系统功能更加强大

在信息中心搭建电子文件单轨制一体化平台系统，实现贯穿电子文件的生成、审批、流转、办理、归档、保管、查询、利用等各环节的全程在线处理，特别要实现高效的电子文件查询，能清晰展现各类电子文件，并实现快速检索功能，实现电子文件共享，破除信息孤岛等问题。同时抓好办公集成系统与电子档案管理系统两个方面平台系统建设，针对不同需求场景提供个性化、强大的功能，不断推进办公系统与档案系统无缝连接的技术攻关，促进无纸化办公、一站式服务工作落到实处。

3.3 平台系统的信息更加安全

具备完善的后台管理机制，实现电子文件的多级防护、电子文件的多重备份。系统建设上，可将前端业务系统和后端档案管理系统的部分迁移至云平台，以满足单轨制管理后所需要的计算资源、带宽资源和存储资源。同时引入第三方签章管理系统、CA认证中心，在服务器端增加身份认证、电子签章、时间戳等服务，保障电子文件的真实性、有效性、安全性。

4 提升业务能力建设推进实施政府电子文件单轨制管理

4.1 提升政府电子文件的管理能力

要求业务工作人员具备足够的档案专业知识和分析能力，能够准确把握当前及未来电子文件及高效办公的无纸化、电子化发展趋势，能实现电子文件高效生成、快速流转、及时办理、科学归档、有效利用。也要具备更高的综合素质和信息操作能力，根据电子文件管理和使用要求，在海量电子文件中及时筛选提供正确的档案数据和资料。

4.2 提升政府电子文件的业务能力

充分发挥档案管理人员专业优势，深化档案业务标准化建设，主动参与电子文件单轨制、数据管理、数据存储等一些标准规范的制定，用好大数据等信息技术挖掘电子文件的档案价值，不能仅仅停留在把档案管好、放好、不损坏的层面，要研究开发电子文件数据，通过数据分析，发现电子文件单轨制新的知识内容、管理方法等。

4.3 提升政府电子文件的流程改造能力

学习借鉴电子文件单轨制转型的相关试点及工作经验，及时改进重组电子文件管理流程，不断提高电子文件单轨制转型的意识。同时坚持理论联系实践，将电子文件单轨制管理的流程、方法、技术及时融入政府服务工作实践，助推无纸化、高效率办公，加速向电子文件单轨制转型。

5 深度广泛吸收和运用新型信息化技术

电子文件单轨制转型是信息化发展的趋势。这就要求政府部门尽可能地吸收和运用当代科技成果和管理手段，依法依规提高电子文件管理工作的效率和水平，深入推进档案信息化管理。

5.1 运用好区块链技术

发挥区块链技术在保障电子文件真实性的作用，其中在电子文件审批过程中，运用好数字签名技术识别电子文件相关责任人；在电子文件的生成及流转过程中，利用好时间戳来记录电子文件创建及签发的时间；在电子文件的归档、保存、使用等过程中，强化安全措施，防止电子文件被篡改或破坏。

5.2 运用好云计算技术

利用“云”端服务器，便于用户查询和使用；将云计算技术嵌入到电子文件单轨制管理，使用户打开浏览器，可以方便地查阅电子文件，也可以通过手机、平板来查询使用电子文件。同时，利用云平台来分级管理档案数据，对一些非核心电子档案采用公共云平台进行存储共享。

5.3 运用好虚拟技术

依靠电子档案单轨制管理，利用虚拟技术开发利用电子文件信息资源，丰富馆藏档案利用服务资源，为单轨制背景下的电子文件利用带来全新亮点。

6 打造复合型档案专业技术人才队伍

政府电子文件单轨制管理需要培养和造就一支适应社会主义现代化的复合型档案专业技术人才队伍。在实际工作中，要围绕当前和未来政府电子文件转型需要，逐步开展多层次、复合型与专业型有机结合的档案业务教育培训工作。有效实施电子文件单轨制很大程度上取决于档案工作人员的专业素养。因此，档案工作人员既要具备极强的信息处理能力和档案管理能力，也要具备极强的学习研究能力和创新意识，要熟悉掌握区块链、云计算、大数据等技术的开发过程、运行原理，认真做好电子文件前端控制，更好制定符合电子文件单轨制建设和运转的管理系统。此外，要积极与高校、科研院所等专家学者建立长期合作，充分发挥他们在电子文件管理中的咨询顾问作用，共同提高电子文件管理水平。