突发事件档案管理的困境与对策研究

2022-10-21文/刘敏

兰台内外 2022年7期

文/刘敏

因为各种不可预测的自然和社会因素，各类突发事件随时可能发生。这使突发事件档案的管理具有比较明显的特点，也面临一些困境。学术界虽对这一问题有一定研究，但滞后于突发事件档案管理的推进和改革创新，系统研究明显不足。从系统论视角开展对突发事件档案管理问题的整体性研究十分必要。

1 研究现状与问题的提出

据了解，学术界研究突发事件档案管理问题的基本情况如下：

从研究视角看，学界一般采用档案视角开展研究，选用国家安全视角开展研究的不多。从档案视角研究的代表性文章有管先海、刘东斌的《新时代怎样建立健全突发事件档案收、管、用机制》。该文认为，建立健全突发事件相关档案管理工作机制，是档案部门应对突发事件的工作内容。在宏观层面，国家档案主管部门应出台相应的办法或规范；在微观层面，各地档案部门应结合实际做好突发事件档案的收、管、用工作。同时应明确档案主管部门和档案馆的职责任务，紧密配合，分工协作，方能收到应有效果。

从国家应急管理视角研究的代表性文章，有周文泓的《突发事件应急建档策略研究——美国档案工作者协会应急建档指南的启示》。该文通过对美国档案工作者协会应急建档指南的文本分析，从事前筹备、应急响应、事后完善与长期管理的建档流程和保障措施两方面解析其实践要素。据此提出结合我国实际的突发事件应急建档策略：加强应急建档主体的高效联动与动态协调；立足突发事件的实际特点设计灵活的管理流程，明确针对跨媒介、多形式信息对象的具体规范；构建全面的应急建档保障体系，以期推动应急建档理论与实践的发展。

从研究方法上看，学术界既有理论研究，也有实证研究，但以实证研究较多。其中，开展实证研究的代表性文章有赵维超的《高校突发事件档案管理探析——以高校疫情防控档案管理为例》。该文以新冠疫情为例，研究了高校突发事件档案管理的相关问题。

上述研究存在一些不足：一是研究视角上，学术界对国家安全建设视角采用不够，影响了对突发事件档案管理的逻辑运行和重大依据的研究阐释。二是研究内容上，学术界基本上还是局限在研究问题和对策上，对突发事件档案管理的逻辑依据研究不足，对突发事件档案管理质量的评价体系建构和执行研究不足，对突发事件档案管理质量提升的理论研究明显不足。三是研究方法上，学术界往往侧重采用突发事件档案管理的某一些方面的对策，没有采用系统论的研究框架进行研究阐释。这些问题是本文研究力求要解决的问题。

2 重视突发事件档案管理的必要性

突发事件档案管理是我国档案事业的重要组成部分，应该引起有关部门的高度重视。其必要性可从以下几个方面来看。

2.1 加强突发事件档案管理是建设档案强国的需要

建设档案强国已经成为我国档案事业发展的战略目标。档案强国的核心要义应该是档案如何发挥促进国家强大的作用。档案强国的中心环节就是如何开发利用好各种档案，服务于国家的各项事业发展，服务国家的长治久安。突发事件档案作为档案体系中的重要组成部分，对国家政治、经济、文化、社会、生态等方面的安全和现代化建设具有非常特殊的作用，应该引起高度重视，做好突发事件发生前、发生中、发生后等方面所有事件发生情节档案材料的全覆盖收集和整理。

2.2 加强突发事件档案管理是档案事业自身发展的需要

档案事业的发展是一项系统工程，需要做好很多工作。从档案类别来讲，常态化工作档案、常态化事件档案和突发事件档案管理，都是各个地方、各级各类组织档案部门应该大力做好的工作，影响档案事业发展的内在品质和境界，影响档案管理工作的可持续发展。当今时代是一个突发事件多发的时代，各类自然突发事件、人为突发事件等随时可能发生。这些突发事件的档案收集和管理，应该成为大档案工作领域的一项重要内容，对突发事件档案的收集、整理和存档、开发利用，可以更好地服务于突发事件的应对和研究，能够更好地提升档案事业服务国家建设和发展的水平与能力，也是新时代档案事业生存发展的应有之道。

2.3 加强突发事件档案管理是建设平安中国和维护国家安全的需要

突发事件是现代社会中的不可预测事件，包括自然界的灾难如地震，公共卫生事件如新冠疫情，人为突发事件如爆炸等，这些给党和国家的事业带来巨大影响，必须引起高度重视。这就要求作为收集管理记录突发事件发生全过程材料的档案部门，提前准备好突发事件档案管理工作，做好突发事件档案的全程跟踪和收集整理，做好突发事件发生后的档案开发研究和利用借鉴，促进突发事件应对工作。这一系列的工作都关系到突发事件有关地区、单位的安全管理、国家安全工作的高效建设，做好突发事件档案管理是平安中国建设、维护国家总体安全的需要。

2.4 加强突发事件档案管理是提升公共管理效能的重要举措

建设现代服务型政府，需要各个单位和部门提高自己的服务社会能力，尤其是应急服务能力。要提高应对突发事件的能力，各个单位必须有对突发事件应对的相关资料的保存和开发，这就涉及突发事件档案管理。通过突发事件档案管理，能够对突发事件的事前、事中、事后的相关问题的处理有一个基本的心理准备和应急方案。因此，加大突发事件档案管理，提升其效能，是各有关地区和单位提高管理效能、应对好突发事件的一个重要举措，应该引起高度重视。

3 当下突发事件档案管理的困境及其影响

经调研发现，这些年突发事件档案管理取得了很多的成果，带来了很多的效用，但从总体上来看，还面临一些困难。这些困难有客观原因造成的，也有主观原因造成的。这些困境对突发事件档案管理质量的提高、管理效能的提升产生了较大的阻碍作用。

3.1 突发事件管理中的准备困境，影响突发事件档案管理的有序开展

摆在突发事件档案管理部门及人员面前的困境其实有很多，其中之一就是准备困境。这是面临的一系列困境中的第一个。与一般常态事件不同的是，突发事件之所以称为突发事件，就是其不可预测性，具有很大的盲目性。这就导致对这类事件档案管理带有很大盲目性，这种盲目性的最大体现就是不好完全预先准备好突发事件档案管理工作所需要的人力、物力、财力以及具体工作办法、实施细则。常态化事件档案管理中，多数工作是按照人的计划和规划在推进，对之所需要的人力、物力、财力和相关的办法、实施流程都可以提前规划好，其准备工作也可以做到精细化运行和推进。与之相比，突发事件档案管理工作难以做到像常态事件档案管理系统中的精细化准备，陷入一种难以全面准备和精准准备的档案管理准备困局。这种档案管理的准备困局，表明了当下突发事件档案管理工作中必须加大科技含量，以提高档案管理的系列准备工作水平。

3.2 突发事件档案管理中的收集困境，影响突发事件档案信息的完善

档案管理工作系统的一个基础性工作就是首先要将档案收集和归档。没有这一步，其余都是空谈。常态事件的发生行进都是在安排之中，多数档案材料归档都有预先的程序，按部就班进行档案收集就行了。突发事件由于是突发性的，其档案的收集工作都是临时性开始的。这还不是最重要的地方。最重要的是，突发事件发生的地方往往不安全，现场拍照突发事件发生地的现实情况，收集有关事件材料是非常不安全的，包括拍摄突发事件处理的全过程也不安全，这在很大程度上给突发事件档案管理中的档案资料收集工作带来很大的困境和障碍。这种情况表明，要提升突发事件档案管理的效能，必须攻克档案收集难这个最大的困境。

3.3 突发事件档案管理中的主体协作困境，影响突发事件档案管理的协同运行

与常态事件档案的主体构成不一样，常态事件档案的主体很明确，能够提前协调与沟通，很容易做到协同推进事件档案管理的整个工作运行。突发事件因为突发，提前不知道突发事件档案的主体是谁，可能会涉及哪些部门，很难准确定位好事件档案可能涉及的主体构成情况。并且突发事件发生后，突发事件的主体，包括牵涉到各个救灾部门和受灾的群体，都忙于应对突发事件，对突发事件档案的记录、保存等方面无法顾及，不可能把工作重点放到这个上面，更不要说应对突发事件中各个主体之间协同处理突发事件档案问题。这就给突发事件档案管理工作带来一个主体协同困境，也给突发事件档案管理工作效能的提高带来很大的障碍，这需要在突发事件档案管理中好好应对和协调。

3.4 突发事件档案管理中的开发利用困境，影响突发事件档案管理的服务社会水平

突发事件档案遇到的另一个困境就是其开发利用的困境。与常态事件档案不一样，常态事件档案管理中涉及很多应对措施，在以后的同类常态事件中几乎可以照搬照用，而且一般群众容易接受。突发事件档案涉及的很多应对措施和经验之谈，在以后可能发生的突发事件中只能参考，不能照搬照用。同时，由于突发事件档案收集难度大，突发事件档案完整度和精准度不够高，导致对其整理不够完整，研究不够精准，挖掘出更多突发事件应对经验的难度较大。

4 国家安全视角下突发事件档案管理系统的重构对策

突发事件档案管理具有与常态事件档案管理不同的特点，导致了突发事件档案管理具有准备筹划、收集整理、主体协作、开发利用等方面的困境。这些困境反过来又影响突发事件档案管理的高质量进行。为此，我们要瞄准这些困境，精准发力，构建相应的对策，包括树立国家总体安全观和档案强国的管理理念、提前做好规划和预测、现场收集和网上收集档案相结合、加强突发事件各个主体之间的相互协作、对准社会需要加大突发事件档案的宣传和开发利用。

4.1 强化国家安全和档案强国意识，积极做好突发事件档案管理的系列准备

如何克服突发事件档案管理中的准备困境，是提升突发事件档案管理效能和质量的一个前提和基础。针对当下突发事件档案管理中的准备环节存在的问题，应做好各类突发事件均有可能发生的准备。针对地震等自然灾害突发事件，做好对应的突发事件档案管理的准备工作；针对突发传染病等公共卫生事件，做好对应的突发事件档案管理工作的应对之策；针对人为发生的爆炸等突发事件，做好相应的突发事件档案管理的准备工作。

4.2 充分利用网络通信和现场记录，积极做好突发事件档案收集工作

如何克服当下突发事件档案管理中的最大困境——档案完整收集和整理问题，是提升突发事件档案管理效能和质量的关键。针对现有突发事件发生后档案收集整理的诸多难点，应积极建构突发事件应对中各个部门之间的联络机制，档案部门应派专人到现场进行牵头，组建突发事件档案收集和整理小组，开展好现场所有资料的收集；同时，利用网络和其他科技手段，尽量做到远程收集的环节也要完整。通过这样的举措，才有可能在一定程度上克服一些档案收集的难题。

4.3 建构突发事件应对主体之间的协同组织，完善突发事件档案管理的主体协同

如何克服突发事件档案管理中各个主体协同的困境，是推进突发事件档案管理工作效能提升的另一个关键问题。其实在上面一条就已经涉及这个问题的处理了，那就是要建立健全突发事件档案工作的联络机构，将突发事件受灾群体、应对突发事件的各个部门的主管、档案部门的主要人员、新闻报告人员等都纳入到这个联络机构之中，作为主要人员，做好突发事件档案管理的相关工作分工和注意环节的提醒和处理、落实工作机制等，以此建构起档案部门负责的、多个主体参与的突发事件档案建设的应对机制，以便为档案收集和开发利用提供坚强的组织保证。