文/周玉华

随着新技术、新理念、新方法在档案工作中的运用，档案工作较之以往在工作程序、环节和内容上都发生了不同程度的变化。在以知识和信息为主要特征的时代背景下，档案信息化成为档案事业发展的重要方向。档案工作者需要不断进行知识更新与技能储备，提升素质，积极应对档案管理信息化带来的挑战，以满足档案工作发展的需求。

1 档案工作者知识更新与技能储备的必要性

1.1 档案部门工作职能发生了转变

一是由保管职能向服务职能转变。档案提供利用服务是档案部门生存和发展的基础。作为信息资源的整合部门，档案部门依托数字技术和网络技术，使档案管理部门的工作重心由保管职能向服务职能转变，形成以利用者为导向的服务模式，为利用者提供快速、有效的信息服务。二是由单项利用向双向传输职责转变。目前，多数单位档案部门对实体档案和电子档案进行同步管理，形成文档一体化管理模式，并在单位档案网络的支持下，使档案不再受时间和空间的限制，通过档案网络能够满足不同利用者的需求，使档案资源得到有效充分的共享。

1.2 档案服务方式发生了转变

一是需求方式由被动转变为主动。档案用户需求的满足从过去单纯依赖档案部门转变为用户自我服务的自助化倾向。用户可以通过网络检索等查询功能搜集到所需要的信息，用户档案信息意识的树立由被动转变为主动。二是服务载体由纸质转变为数字。数字时代的显著特点是信息量大，如何有效掌握大量的档案信息资源、充分发挥信息价值，成为档案工作亟需解决的问题。传统档案工作的重点是档案信息的保管和维护，忽视了用户的客观需求和切实感受，无法充分发挥档案资源的价值优势。

1.3 档案信息流通形式发生了转变

电子档案的产生突破了传统档案流通形式，电子档案的形成、利用和保管在具体环节上侧重点也有所不同。电子文件产生强调前端控制，电子档案形成强调对象控制，电子档案管理强调管理流程控制。相对传统档案的管理，在管理环节、手段和方式上都有不同程度的变化，与此同时，要求档案工作者突破原有的知识和技能来适应这种变化。

2 信息化环境下档案工作者的职责需求

2.1 档案信息资源的桥梁与纽带

如何有效地管理档案信息资源并充分发挥其价值，成为发挥档案部门职能的关键。一是重视档案工作者是处于档案和利用者之间的中间人的地位；二是强调档案工作者的工作职能，即建立利用者和档案的联系；三是转变档案工作者职责重心，由相对单一实体档案管理转向综合的信息管理。从根本上说，就是档案工作者要从意识上明确开放、利用的宗旨，合理优化档案信息资源结构，使档案资源成为高效的信息库，使档案工作者成为提供档案信息资源的桥梁与纽带。

2.2 档案信息资源有效利用的传播者

一是从滞后服务转变为超前服务。改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富的编研形式呈现给用户，实现同一事物的多种表现形式。二是从机械化服务转变为智能化服务。通过单位档案管理网络，在为用户提供丰富档案信息的同时，让用户通过网络能够快速、有效地获得所需信息。三是从阶段性服务转变为全过程服务。集成档案信息资源，在信息技术集成平台上，丰富和优化档案信息资源，使档案资源间建立有机的联系。四是从标准化服务转变为个性化服务。改变利用者获取资料的方式和途径，档案信息得到最大限度的发挥和利用，为用户提供个性化服务。

3 档案工作者需要储备的理论知识和操作技能

3.1 丰富的文化与科学技术知识

档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还应具备与档案工作相关的文化知识、计算机知识和科学技术知识。比如文史知识、社会学、情报学、统计学、心理学、传播学及现代化设备的操作技术。特别是从事信息开发和编研工作的人员，必须以“博才”或“通才”取胜。

3.2 熟练的档案信息处理技能

一是档案信息处理能力。由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能形成档案信息资源，为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：信息收集、信息选择、信息加工的能力。二是档案用户分析能力。不同的用户对档案信息有不同的要求，对不同类型用户的需求进行分析，增强信息传播的专指度，将有效提高档案信息的传播效率。三是新技术的应用能力。计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟练运用计算机软硬件；在网络信息化传播将成为信息传播主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。

3.3 强烈的档案信息责任意识

一是高度关注社会新闻信息。作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。二是掌握档案信息需求变化。档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。三是树立档案信息安全意识。在网络环境下，信息传递存在很大风险，这就要求档案管理及传播人员具备一定的网络安全常识和基本的防范要求，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失。

4 档案工作者知识更新与技能储备的主要方法

4.1 提高自身的学习能力

档案管理是一项知识不断更新且实践性很强的工作。在信息时代，档案工作者学习能力高低直接影响工作质量。档案工作者应注重培养自身学习能力，增强自主学习观念，努力学习现代化设备的应用技术，掌握必要的软件操作和维护技能，提高办公速度，更好地促进档案信息的管理，促进档案工作的发展跟上时代节拍。

4.2 积极参加各种教育培训

除了坚持自学的学习方式外，还要积极参加各种专题教育培训，系统地掌握常用的档案管理知识和基本技能；积极参加档案管理信息系统、电子文件管理和计算机病毒防范等知识培训，在安全与保密的条件下，进行更有效的档案信息的存储、管理和利用，提高信息化工作效率，做好安全保障工作，更好地保障档案实体、档案信息、档案管理信息系统的安全。

4.3 强化社会沟通协调能力

沟通能力是信息社会人们所需要具备的基本能力之一。在传统档案工作职业能力特征中，把政治可靠、保守机密作为从事档案工作的基本前提，对信息化环境下的档案工作者来说，有效、全面的沟通能力是胜任的又一个基本前提。档案工作者要成为主动的沟通者，在工作上变被动为主动，在工作流程中积极地进行前端介入和控制；档案部门及其工作人员应与档案形成部门及其业务人员建立起双向、有效的沟通渠道，共同推进档案管理工作。

4.4 提升档案工作创新能力

首先，档案工作人员必须解放思想，敢于否定旧思想、旧事物，以积极的态度来激发创造设想。其次，提高认同新思想、接受新事物的能力。借助现代化的信息技术手段，对档案的工作过程、环节和步骤进行优化，提高工作效率和档案信息利用率。再次，敢于在工作中尝试新技术和方法，以创新管理理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。最后，能够进行理论创新，注意对日常工作进行总结，从多角度分析工作中的优点和不足，运用所学知识对工作实践进行指导，并从中不断地总结经验和完善知识体系。

信息时代，档案工作者是档案信息管理利用的实践者，应该把握机遇，不断地更新观念，掌握档案工作的发展规律，增强对档案信息化的认识程度，提高档案管理业务处理能力，增强开发档案信息资源意识，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求，为档案事业的持续快速发展做出更大贡献。