新时期医院档案规范化管理面临的挑战与对策

2022-07-17张海峡

兰台内外 2022年17期

摘要：居民的生产生活离不开医院，医院为居民生命健康提供有力保障。档案管理是医院日常管理工作的重要组成部分，对其发展有重要推动作用。本文就医院档案规范化管理的重要性，分析新时期医院档案规范化管理面临的挑战，并提出相应解决策略。

关键词：新时期;医院档案;规范化管理

随着社会经济水平逐渐提高，政府和民众都对医院工作十分重视，针对医院出现的问题，制定了多项政策，旨在帮助医院及时解决问题，为居民提供高质量服务。在医院实际工作过程中，部分医院管理人员认为档案工作对医院发展没有推动作用，但以长期发展眼光分析医院档案工作的重要性，发现医院档案工作是一项重要工作，实际上对医院发展有重要的推动作用。医院管理人员应逐渐完善档案管理模式，重视医院档案规范化管理，制定相关政策，将医院档案规范化管理工作落实到位，为居民提供高质量的服务。

一、新时期医院档案管理规范化内容和方法

在社会发展新时期，医院档案规范化管理工作需要以具体方法作为支撑，规范医院档案资料收集、存储和利用工作，安全管理电子档案，完善纸质档案资源规范化管理环节，提高医院档案规范化管理水平。

1.提高档案资料存储规范化水平

医院档案资料收集规范化。医院档案资料收集工作涉及多个部门，相关部门配合档案室做好档案收集工作，明确规定医院档案收集范围，及时落实档案收集工作，推动医院档案收集工作秩序化发展。在收集档案资料过程中，档案人员明确收集流程，以档案收集制度为基础，认真落实档案收集工作，重视档案收集环节。档案人员按照实际流程完成档案收集工作，将档案放置在合适位置，为后续档案查找工作提供便利条件。

医院档案资料存储规范化。在网络信息技术水平不断被提高背景下，医院档案工作涉及纸质版资料和电子版资料等内容，档案人员需要严格处理纸质版资料和电子版资料，按照相应的规范标准，完善存储档案资料流程。针对纸质版档案资料，档案人员完成资料核对工作，将符合规定的档案资料进行归置。针对电子版资料，档案人员在线上接收档案资料，注意网络存储安全性，一式两份，一方面防止出现档案资料泄露问题，另一方面避免档案资料丢失，难以被找到。在档案存储工作中，档案人员应重视网络安全性问题，在安全的网络环境中储存档案资料。

医院档案资料开发利用规范化。档案人员选择将某一个领域进行专题化开发和利用，结合医院医生、患者和护士等人员具体要求，开发信息资源。在开发过程中，档案人员遵循制度要求，按照相应的程序，保证医院档案信息资源开发规范性。

2.提高电子档案安全管理水平

在城市不断发展过程中，医院各个科室出现大量电子档案，是医院档案部门收集的主要对象。电子档案面临黑客、病毒等多重安全风险，容易出现资料丢失和损毁问题，不符合档案管理安全性原则。在医院档案管理工作中，注重电子档案安全管理方式，提高电子档案管理水平，妥善保管电子档案，加强系统权限管理，为电子档案创造安全环境。

3.加强纸质档案资料规范化管理

纸质版档案资料依旧是档案资料重要形式，加强纸质版档案资料规范化管理依旧是重点内容。纸质版档案资料是常规工作，在资料保存过程中，容易受到外部环境的影响，档案人员关注资料储存环境，定期审核纸质版资料，确保资料不会受到影响，完善物理环境，为纸质版资料创造安全环境，保证纸质版档案资料管理规范化。

二、医院档案规范化管理重要性

医院工作包括很多内容，医院管理人员管辖范围较广，是医院的总体设计师和规划师，其决策对医院发展有重要影响。

第一，医院档案规范管理相关工作具有内容多样和程序复杂的特点。在传统管理模式中，医院档案管理相关工作人员不能认真整理医院档案相关资料，不能合理保存部分医院档案，当医院其他工作人员前往查阅档案时，档案管理工作人员无法及时提供其所需档案资料，工作效率低下;在信息时代，医院管理人员可以利用规范化管理提高医院档案工作效率和准确度，使医院档案工作顺利开展，将医院档案工作发挥最大作用，当其他工作人员查找相关档案资料时，能够及时为其提供所需资料，工作状态和模式更为积极。

第二，在信息时代，医院管理人员应利用信息技术规范档案管理工作，提高工作质量，使医院其他活动可以顺利高效进行。

第三，规范医院档案管理工作可以有效减少医患纷争。规范档案管理工作，使患者可以顺利在医院寻求帮助、查找资料、节约时间，医院也可以为其提供高质量服务。

三、新时期医院档案管理规范化存在的问题

1.医院档案管理制度不完善

据调查，因部分医院没有制定科学、合理的档案管理制度，导致档案管理工作经常出现不合理现象。在社会快速发展过程中，医院档案管理内容多样、程序复杂，档案资料逐渐呈现多样化发展状态，有些档案资料对医院发展有重要意义，医院管理人员可以通过档案资料了解医院工作人员基本信息、工作状态和工作内容。同时，在医疗工作过程中，医务人员需要记录大量患者相关就医资料和数据，在患者离开医院后，医务人员需要将这些资料放在档案管理部门，档案管理人员要及时分类整理并记录相关内容，方便相关工作人员日后查找。在实际情况中，医院档案管理人员如果不能制定合理的管理制度，档案管理人员就无法有效对档案资料进行分类处理，在日后需要查阅相关档案时，就很难及时找到数据资料，出现降低工作效率的问题。

2.醫院档案信息化管理发展速度较慢

在信息化时代，医院管理人员没有拥有信息时代思维，不将档案信息化管理作为重要内容，导致档案管理信息化工作发展较慢，医院管理人员应在档案工作中合理引入信息化技术，才能有效提高工作效率。部分医院管理人员将档案信息化管理工作视为基础性工作，认为该工作没有专业技术要求，忽略档案管理信息化工作，不能有效提高工作人员工作积极性。在现实情况中，部分医院管理人员只注重医院经济利益情况，不能合理分析医院发展现状，没有跟上社会发展趋势。此外，部分政府管理人员也未对医院档案管理工作发展制定相关政策，对于医院档案管理信息化问题没有给予相关策略，不能将信息化技术引入档案管理工作中。医院管理人员不能将档案管理信息化工作视为重点内容，没有意识到信息技术对医院档案管理工作顺利展开的重要性，导致医院档案管理信息化进程较慢。

3.医院档案管理工作人员专业水平较低

在部分医院档案管理工作中，工作人员专业水平较低是重要问题，医院档案管理人员不重视此问题，将会严重影响档案管理工作效率。

第一，部分档案管理工作人员缺少实践经验，认为医院档案管理工作可以利用理论知识完成，没有主动提高实操能力的意识，相关管理人员只拥有理论，对档案管理技能几乎没有概念，在一定程度上影響医院档案管理工作顺利展开。

第二，部分医院管理人员不重视档案管理工作，不能为档案管理人员提供学习和进修机会，档案管理工作人员不能及时转变学习思维，无法有效将档案管理理论知识应用在工作实践中，降低工作效率;第三，部分医院档案管理工作岗位人员综合素质低，他们多是经过关系介绍进入档案管理部门工作，并没有真正的工作实力，不能为医院档案管理工作提出创新性想法，不能为医院发展助力。

4.医院档案管理人员缺乏工作意识

部分医院档案管理人员缺乏工作意识，他们仅意识到自己的权力，不能发现自己的义务。在医院档案管理工作中，档案管理人员具有组织和分工作用，对医院档案管理工作顺利展开和医院整体工作顺利进行有重要作用。在实际工作过程中，档案管理人员不能发挥真正作用，不认真对待工作，不能将档案管理工作视为重要工作内容，更不能为相关人员提供服务。医院应发挥档案管理人员潜力，帮助其调整工作状态，及时规范医院档案管理工作，使医院档案管理工作顺利进行。

四、新时期医院档案规范化管理策略

1.完善医院档案管理制度

在新时期，医院管理人员应该完善档案管理制度，将改善医院档案管理工作现状提上工作日程。

第一，应提高医院档案资料存储和利用规范化水平，制定统一标准，规范医院档案管理工作，引导相关工作人员坚持真实性和公平性原则。医院可以统一培训档案管理工作人员，使其运用同一种归档方式，规范档案管理工作，将医院档案资料收集、存储向规范化、标准化方向发展。同时，档案管理工作人员应重视档案管理安全性，提升档案管理工作质量。

第二，医院应引进先进的信息技术，将信息技术融入医院档案管理制度体系中，加大管理力度，提高管理水平，促使医院档案管理制度更加完善。

2.推动医院档案管理信息化发展

首先，医院应主动分析社会发展趋势，将信息化技术融入医院发展进程中，认真分析不同信息技术对档案管理工作的重要性，使不同类型的信息技术发挥不同的作用，同时将信息整合，通过整合信息为医院档案管理信息化工作提供有针对性的解决措施;其次，应加大对档案管理工作人员的管理力度，在引入先进信息技术基础上，为档案管理工作人员制定学习计划和工作内容，引导其意识到档案管理信息化工作的重要性，组织档案管理人员学习相关技术。

最后，应推动医院档案管理信息化发展，引入信息技术后，管理人员应注重后续工作情况，认真分析工作内容和结果，针对不同的结果，留下合适的信息技术，摒弃不合适的信息技术，使医院档案管理信息化工作逐渐加快进程，满足工作需求，为医院发展提供有力支持。

3.提高档案管理人员专业水平

医院管理人员应提高档案管理人员专业水平，一方面医院需要留住档案管理人才，提高档案管理工作效率，另一方面医院需要加大人才管理力度，重视培养人才工作。首先，在医院档案管理工作人员入职之前，应为他们提供学习机会，组织其参加统一培训课程，让他们提前了解工作内容和工作流程。在培训过程中，医院管理人员可以了解待入职人员的工作态度和专业素质，选择录取素质水平较高的人员。

同时，医院管理人员可以通过分析其专业水平和工作状态，为他们选择不同工作岗位，制定不同工作计划和目标，有效激发员工的工作热情;其次，在档案工作人员入职后，重点观察相关工作人员工作状态和发展情况，在工作过程中，为不同工作人员制定不同的工作目标，激发其工作潜力，最大限度开发他们的能力，引导他们在档案管理工作中发挥最大作用。

最后，医院管理人员应为其设置相关职业发展部门，聘请职业规划专业人士，为档案管理工作人员制定工作计划和发展方向，通过职业规划，使档案管理工作人员提高工作积极性，拥有工作目标，了解工作方向，及时完成工作内容，提高工作内容准确程度。

4.转变医院档案管理人员工作模式

在信息时代，医院应加大档案管理力度，帮助医院档案工作人员找到合适的工作方式，实现不同的工作效果。一方面，制定合适的管理制度，加大管理力度，将培养专业人才作为重要工作内容，在转变工作模式的过程中，医院档案管理人员应重视管理工作内容，及时学习先进管理理念，加深自己对档案管理的认知，提高管理能力，通过合理的管理制度，为医院未来发展制定计划，完善医院管理体系。医院管理人员应引导档案管理人员完善档案管理细节工作，及时转变工作理念，将信息化技术合理应用在医院档案管理工作中，促进医院信息化发展，使信息化管理理念深入人心。

另一方面，在信息技术爆炸时代，医院管理人员应转变管理方式，引导档案管理工作人员主动学习科学技术相关知识，了解科学技术发展水平，制订医院档案管理相关制度，将医院档案管理工作逐渐细致化，接受医院档案管理工作面临的社会挑战，利用科学技术带领档案管理工作人员突破工作瓶颈期。

五、结语

综上所述，医院管理人员应及时转变管理理念，将档案管理工作作为重点工作内容，转变管理方式，逐渐优化档案管理系统，规范医院档案管理工作，大力推动档案管理工作进展。同时，医院管理人员还应将提高档案工作人员专业水平作为重要工作内容，从而提升医院的整体工作效率和质量。

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