摘 要：随着现代社会互联网技术的快速发展，信息数据成为人们日常生活的主要元素之一，人们通过利用信息数据、信息技术与工具完成各项工作任务。信息社会背景下，单位办公室的文书档案管理工作内部环境与外部环境逐渐发生变化，体现为信息工具的不断革新、文书档案载体的日益丰富、办公室文书档案要求的不断提高、网络安全风险的日益加剧等。这些均要求工作人员对文书档案管理工作进行革新，通过改革工作模式，创新工作方法、丰富工作细节，提升文书档案管理有效性。本文简要分析了信息社会发展对于办公室文书档案管理工作的意义，针对办公室文书档案管理工作，分别提出的改革思路与创新路径。

关键词：信息社会;办公室;文书档案;档案管理

文书档案是单位办公室文件资料体系的重要构成部分，也是单位开展各项管理工作、做出各项决策的重要依据。高效的文书档案管理工作能够保证档案资料的完善与完整，保证资料真实可靠，具有较强的借鉴意义。信息社会背景下，多样的信息技术与工具为人们的工作提供便利条件，也改变文书档案管理工作的环境，导致传统的档案管理方法无法适用。

此时要立足单位实际情况，分析单位的文书档案管理工作作用，明确信息社会之下的档案管理工作改革思路，一步步有计划地创新档案管理工作方法，灵活运用各项信息工具，提升档案管理效率，切实保护档案的真实、完整、可靠与安全，为单位今后的各项决策与活动提供有力保障。

一、信息社会发展对于办公室文书档案管理工作的意义

随着信息技术的快速发展与普及，人们的生活习惯、工作方法发生较大的变化，多种不同形式的资料出现于人们的生活中，图像、有声视频、数据结构等成为办公室文书档案资料的主要形式。相较于以往单纯纸质版资料的档案管理，信息社会背景下的档案管理不再需要消耗大量的人力资源成本与空间成本，且由于利用信息工具管理资料，其管理效率大幅度提升。纸质版档案资料是储存于单位的档案室中，需要进行防虫、防潮、防火、防盗等工作，各项工作复杂程度与难度较高，而信息化的档案资料能够很好避免以上问题的产生，仅需要将资料储存于单位的文书档案系统中，加强系统的防火墙建设，重视系统的登录验证管理，则可以保证文书档案的安全与稳定。

1.有利于保护档案资料的完整性

信息化建设后，文书档案资料能够突破原本的时空限制，不受外界时间、环境等多种因素的影响。工作人员可以利用网络平台互相传输文书档案原始资料，利用内部系统实时采集各部门运行过程中自然产生的文书档案原始资料，将这些资料通过系统与平台进行传输。之后，利用系统工具对文书档案资料进行处理，根据相应的标准与流程一一整理档案资料，将各类档案资料分类归档、集中储存，形成种类丰富、名目明确、便于查看与管理的文书档案资料。在使用文书档案的环节，需要利用电脑或者手机等设备登录系统获取权限就可以查看，不再需要进入档案室翻看纸质版资料。相较于传统模式，信息化后的文书档案管理工作能够实现“线上一站式”的模式，全程通过系统平台进行处理，极大程度提高文书档案管理与利用的便利性，降低档案不完整的概率。

2.有助于增强文书档案的安全性

信息化之后，单位的各项文书档案资料均需转入电子系统中进行管理，集中以数据信息的形式呈现出来，能够在较大程度上提升档案资料的安全系数与保密等级。单位在建设文书档案管理系统时，会引入“保密技术”，加强对用户身份的验证，各工作人员需要依靠密码登录系统，获取自己职位所拥有的系统使用权限，在权限允许之内处理文书档案资料。这样一来，能够有效避免出现“工作人员违规操作”“外部人员盗取档案”等情况，维护单位文书档案安全。

二、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革思路

单位文书档案管理工作四大要素分别为：人员认知、人员素养、管理体系、档案安全。因此，要想在信息社会背景下开展办公室文书档案管理工作改革，需要从这四点入手，提升办公室的文书档案管理整体水平，为单位提供真实可靠、完整健全的文书档案资料。

1.转变办公室人员认知

要想实现信息社会下的文书档案管理改革，就要积极转变单位各部门办公室人员的认知，促使其了解文书档案管理工作的重要性，积极主动配合各项档案管理工作，共同提升单位的文书档案管理水平，从容应对信息社会引起的各项变化。在实际过程中，一些单位办公室人员缺乏对“文书档案”的认知，认为这些档案资料“仅仅是日常办公留下来的资料，没有什么较大用处”，一些单位人员面对信息系统资料采集行为，甚至会出现“你要采集就采集好了，我无所谓”的情况，不能够考虑到系统采集资料的标准需求，屡次出现不按照规定标准记录各项工作事宜的情况，从而加大了信息系统自动采集各部门办公信息的难度，阻碍单位文书档案管理工作的开展。因此，需定期组织开展单位各部门的集体学习活动，带领各部门人员一起学习“文书档案”方面的知识，促使其了解文书档案管理工作对于推进单位主要工作任务、辅助单位决策与管理等方面的重要意义，从而主动遵循各项规范与标准，为档案管理工作人员提供内容完整真实、格式标准的原始资料。

2.提升管理人员素养

要想实现信息社会下的文书档案管理改革，建议要重点提升单位的文书档案管理工作人员的专业素养、能力水平，促使其能够时刻遵循各项工作制度，具备良好岗位责任感，能够自觉跟随单位的脚步，为单位提供有效的文书档案管理服务。在实际过程中，建议单位定期组织档案管理人员参与培训活动，给其展示其他大型單位与企业的办公室文书档案管理失误案例、文书档案资料对单位的决策辅助案例，让档案管理人员理解文书档案资料本身的价值，认识到管理失误引起的不良后果，形成正确的档案管理观念。之后，要组织学习各项档案管理制度、有关法律法规与文件要求，学习行业规范标准，不断提升档案管理工作人员的专业素养，提升其工作质量。还需要组织其学习新型的办公室文书档案管理信息工具使用方法，促使其能够熟练使用各项系统功能，运用系统完成办公室文书档案的原始资料获取、资料保存与分类、资料归档与立卷、资料管理与调取、资料安全保护与保密等工作，全面提升文书档案管理人员的综合能力。

3.优化档案管理体系

要想实现信息社会下的文书档案管理改革，要重点构建健全的档案管理体系。相较于其他的档案形式，办公室文书档案具有一定复杂性，存在档案形式多样、档案内容广泛、档案类型覆盖面较广的特点。信息化后，档案管理工作人员需要利用系统工具将零散、分散的档案资料集中整合、统一转化、定期采集，按需要根据单位内部的文书档案分类标准、管理流程进行处理。这一过程需要健全的制度给予支撑，让档案管理工作人员能够根据制度有方向、有计划地搜集与管理单位内部的文书档案资源，根据制度规范有序推进档案的整理、分类、立档、扩充、借阅等工作。单位可以根据办公室文书档案管理需求，分别提出“档案管理制度总则”“档案管理人员的操守规范”“各部门的文书档案管理配合责任制度”“文书档案的安全管理制度”“文书档案的定期审查制度”等，有效约束档案工作人员，调动各部门人员积极性，保证办公室文书档案工作有章可循，从而提升单位办公室文书档案管理的信息化发展水平。

4.定期检验档案

要想实现信息社会下的文书档案管理改革，建议定期检验文书档案安全性，贯彻落实安全管理，维护单位的文书档案资料稳定，避免出现档案资料流失、档案资料缺失与泄露等情况。对于单位而言，办公室的文书档案资料安全性能够直接影响单位的各项活动、管理工作的落实，若档案资料泄露，则会对泄露信息有关工作与人员造成较大的影响，如扰乱相关人员生活、单位有关项目无法顺利开展等。因此，在文书档案管理工作改革中，一定要根据信息化之后的文书档案资料变化，展开档案安全工作改革，提升文书档案安全性，从而维护单位的良好发展。

三、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的创新实现路径

1.創新管理理念，奠定思想基础

先进的管理理念是有效落实文书档案管理工作改革的基础，在开展改革与创新工作之前，需从思想层面引领，明确改革方向，才能够促使单位的文书档案改革与创新工作持续性发展，充分调动各部门人员以及档案管理人员的工作积极性。在实际过程中，可以积极引入“全过程管理”“纸质档案+电子档案”统一管理、以人为本档案工作理念等不同的理念思想，让档案管理工作人员接触不同的理念与工作思想，拓展其工作思维，激发创造活力，促使档案管理工作人员在实际操作系统、完成档案管理任务的过程中，能够提出具有实际效用、符合企业实况、内涵理论先进的档案管理工作提议，从而实现办公室文书档案管理工作创新。

2.创新管理方式，提升工作效率

科学管理方式是落实办公室文书档案管理改革的主要工具，因此要积极创新档案管理方式，根据信息化特征提出具有现代特点、实用性的管理方法。单位办公室文书档案管理，在不同阶段管理方式要求是不同的。例如，在归档阶段，虽然信息技术的利用促使文书档案资料以数据、信息的形式呈现，但是这并不意味着传统实物资料完全丧失其功能。在有效利用数字化文书档案资料的同时，需认真仔细保管存留的实物档案资料，包括影音图像、思维导图与文字等纸质资料、录音资料等，将实物资料归档形成文档，成为单位的“记忆文物”，发挥其“存留历史”“纪念重要事件”等功能。在基础性内容的归档环节，工作人员要认识到业务与档案在部署阶段、检验阶段同步性发展，跳出传统档案管理思维局限，更多地学习同行业其他单位档案管理工作方法与经验，不断创新本单位档案管理方法，保证各种档案管理方法满足不同阶段的档案管理需求，提升单位办公室文书档案管理工作效率。

3.创新档案利用，凸显文书档案价值

档案利用是办公室文书档案管理的重要环节之一，是实现文书档案资料的重要过程。建议要创新档案利用的方法，深入发掘办公室文书档案价值，将其融入单位发展、战略制定、管理落实、制定决策中，以可靠的文书档案资料为单位领导提供有效的决策依据，进一步提升单位的经营发展水平，体现文书档案价值。实际过程之中，可以在不同工作中选择使用不同类型的文书档案资料，利用软件分析方法将文书档案资料形成不同的参考文件，以此满足单位管理与决策的多种需求。

例如，将一段时间内同类文书档案资料进行整合，形成这一时间段的同类工作变化数据表、折线图，直观体现这一时期的数据变化，可以辅助管理者制订未来一段时间的发展规划与目标。将单个部门的不同岗位工作及其成果资料整合起来，形成主题明确、发散状的思维导图，能够为管理人员优化部门组织结构提供依据。在档案利用的创新环节，工作人员可以根据领导的不同需求，为其提供不同内容、不同形式的文书档案资料，且通过可视化、数据分析、人工智能分析等方法，灵活运用档案资料，充分体现单位文书档案管理改革与创新的意义。

四、结语

综上所述，信息技术快速发展在极大程度上改变了人们的生活方式与工作方法，随着信息社会的到来，各行业工作环境均有所改变，需进行工作改革与创新，才能够迎合时代发展趋势，构建出具有时代特征的工作模式。对于办公室文书档案管理工作而言，信息社会带来的变化促使其面临更多元的档案载体与管理工具。在今后的改革与创新过程中，建议要从思想、人员、体系与档案安全角度入手进行管理改革，还需要积极创新管理理念、管理方法、档案利用方法、信息系统与监督制度，全面保障档案管理的安全与可靠，提升文书档案管理高效性。

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（作者单位：太原市农业技术推广服务中心）

基金项目：太原市科学技术局科技项目：“设施秋延西葫芦高效无害化栽培技术”（项目编号：120145）。

作者简介：崔艳美（1983—），女，汉族，河北临城人，本科，馆员，研究方向：档案管理及应用。