杨琳杰

摘 要：学生资助是我国当前阶段较为重要的一项民生工程，当贫困学生受到国家的资助时，会产生大量的数据与信息，并形成学生资助档案。而作为档案中的一项新类别，如何确保学生资助档案管理工作的效率，是相关学校以及档案管理人员需要思考的重大课题。因此，本文通过完善档案管理制度，设置专人管理以及档案管理信息化等三方面对学生资助档案的管理工作提出了有效建议，希望能够为学生资助档案的管理工作人员提供帮助。

关键词：学生;资助档案;管理方法

引言

学生资助工程能够有效推动我国教育事业的公平开展，在开展此项工程的过程中，会产生大量的数据与资料信息，所产生的信息经过收纳整理后便形成了档案。而想要确保学生资助工程开展的公平、公正性以及是否能够顺利开展，档案管理工作的重要性也因此体现出来。

一、完善学生资助档案管理制度

学生资助档案是近年来在学校档案中建立的新类别，针对其建立的管理制度尚不完善，各个中小学校对资助档案的收集范围以及保管限期都存在不同。俗话说，没有规矩不成方圆，不完善的管理制度极容易导致学生资助档案材料的缺失以及损坏，后续的档案管理工作也受到了一定程度的影响。因此，学校应增强学生资助档案的管理力度，不断完善资助档案的管理制度细则，确保档案管理的有效性与完整性。可以建立收集范围确定制度，学生资助档案有诸多类别，而不同资助类别的档案资料也存在差别，相关管理人员应根据制度细则进行资助档案的类别确认，区分档案的收集范围;建立整理归档要求，学生资助档案应定期进行移交整理，相关管理人员应根据制度细则进行资助档案的整理与归档;建立分类管理要求，通过以上内容可以得知，学生资助档案的类别有许多种，档案管理人员在分类管理的基础上，应对资助学生的档案进行相应的完善，确保学生档案与资助档案的统一，对贫困学生的个人基本信息进行统计，确保后续的审批与资助程序能够顺利开展。由此可知，想要确保学生资助档案管理的有效性，相关人员应建立明确的管理制度，以我国颁发的相关政策为基础，确保学生资助档案管理的准确性。

二、设置专人管理学生资助档案

学生资助档案建立的时间较短，管理工作尚不成熟，为了确保学生资助档案管理的精密程度，学校应建立专人、专柜的管理方式，为学生资助档案管理提供优秀的管理条件。管理人员应针对不同类型的资助档案进行分类分项，实现档案管理规范化，确保后续的查找使用效率。相关部门也应严格规范专人专柜的管理制度，确保学生资助档案从目录、排序、编号以及存档等环节的有效性。同时，相关部门应对学生资助档案的管理人员进行专业水平的提升，并培养其信息技术能力，定期开展培训讲座，重点培养档案管理人员的整理方法、管理方式以及电子档案的编排规范，并加入适当的实践活动，例如，参观优秀档案馆。培训活动的开展也应适度，切忌过于频繁，避免学生资助档案管理人员出现贪多嚼不烂的情况，而通过对学生资助档案管理人员专业管理能力的提升，其在开展档案管理工作时的思路也更加清晰，学生资助档案管理工作的开展也更加有效。此外，学校应给予学生资助档案管理人员一定程度的环境与资金支持，为档案管理人员提供良好的工作环境支撑。

三、实现学生资助档案管理信息化

学生资助檔案管理需要管理人员具有较强的专业性，随着信息技术的快速发展，纸质保存档案的方式已逐渐落幕，档案管理人员也应做到与时俱进，使用电子档案的方式开展档案管理工作。学生资助档案是在中小学校对学生进行资助的过程中产生的材料与数据，对学校的发展状况以及其他各种有保留价值的历史信息进行了记录。资助档案管理人员利用信息技术将纸质实体档案转为电子档案，通过各种网络平台以及资助系统的优势提升档案管理工作的整体质量。对于一些具有重要意义的资助档案，切不可丢弃或转化为电子形式的纸质档案，相关管理人员应单独对其归档，实现纸质档案与电子档案的共存。部分学校没有设立专门的档案存放室，将学生资助档案与其他档案混合安排在一起，不恰当的保存方式使得档案极容易出现发霉、虫蛀、遗失等情况。由此可知，学生资助档案的管理人员不仅要使用电子档案的形式，实现档案管理信息化，更应该注重纸质档案的存放，确保学生自主档案管理工作的规范有效性。

结束语

综上所述，学生资助档案管理的工作仍然存在诸多不足，因其建立的时间有限，许多规章制度尚未得到完善。因此，相关部门应对学生资助档案管理工作给予相当程度的重视，首先要为相关档案管理人员提供良好的工作环境条件;而后对其档案管理的专业水平进行提升，定期开展培训，通过细节提升整体管理工作的效率;最后相关部门应对学生资助档案管理人员进行信息技术水平的提升，在一定程度上规避纸质档案管理容易出现的损坏、丢失等问题，促进档案管理工作的信息化、专业化与规范化。

参考文献

[1]税秀花，何素芳. 学生资助档案管理探索[J]. 中国档案，2021，（07）：64-65.

[2]王玉玲，冯学美. 信息化环境下利用学生档案服务资助工作的路径分析[J]. 办公室业务，2019，（05）：60.