合格评估视角下高校教学档案管理工作改革研究

2022-07-01汉江师范学院经济与管理学院赵欢

办公室业务 2022年12期

文/汉江师范学院经济与管理学院赵欢

教学档案管理工作是教学工作的重要环节，能通过档案数据信息反映现阶段教学质量水平，促使高校对质量水平高低作出判断，并且针对档案数据信息进行分析，能找到现阶段教学的薄弱点、问题原因，让高校针对性进行处理，全面提高教学质量，可见教学档案管理工作的重要性。但值得注意的是，理论上教学档案工作功能强大，而实际上要想充分发挥作用，必须保障档案管理工作本身符合规范要求。从合格评估视角出发，当前许多高校的教学档案管理工作存在问题，不足以帮助高校进行教学合格评估，故为了解决问题，有必要展开相关研究。

一、合格评估视角内涵及与教学档案管理的关系

（一）内涵。“合格评估视角”诞生于2011年出台的《普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系》（以下简称《体系》），其中一共包括7个一级指标、20个二级指标和39个观测点，全面覆盖了高校教学工作质量。因此，现代高校都会根据《体系》的指标进行教学工作评估，如果高校在《体系》评估中存在不符合某指标要求的情况，就说明高校教学工作存在一定的缺陷或问题，整体不合格，需要得到改善。从这里可以看出，合格评估视角就是围绕《体系》指标对高校教学情况进行周期性的评估，用于检验高校周期阶段内教学工作是否合格，并且指明高校教学工作中存在的主要问题或缺陷（即导致高校教学工作不合格的原因），这样能够督促高校针对性进行处理，可保障我国整体教学质量的高水平，也维系了教学质量发展的可持续性，因此合格评估视角意义重大。

（二）关系。合格评估所针对的是高校教学工作本身，表面上与教学档案管理工作没有联系，但深入来看，合格评估的相关工作第一步就是了解高校教学情况，该步骤中需要借助教学档案管理工作。教学档案管理的主要任务就是搜集周期阶段内高校教学工作的相关数据信息，包括高校是否具备自我评估机制、是否完善了相关规范等，通过相关数据可了解高校教学情况，以便展开合理评估。因此合格评估与教学档案管理工作之间存在密切关系。另外，从合格评估与教学档案管理工作之间的关系出发，档案管理工作人员应当意识到自身责任，即档案管理工作需要参考合格评估的指标明细，搜集教学工作的数据信息，要避免数据信息不完整、数据信息不真实的现象发生，确保档案为《体系》中每个指标提供数据信息反馈，合格评估结果质量得以保障，充分发挥作用。

二、高校教学档案管理工作中的问题

（一）现状概览。我国高校很早就展开了教学档案管理工作，说明高校非常重视该项工作，故经过一段时间的发展，高校教学档案管理工作逐渐有了稳定的体系架构，依照这个架构就能够保障档案质量，并充分发挥档案作用，这给以往高校教学工作提供了强有力的质量保障。但随着时代的变迁，现代社会对于高校教学工作质量有了更高的要求，认为传统高校教学工作的评估指标并不完善，由此国家才提出了《体系》，重新建构了教学质量评估体系，而这时不少高校依旧在使用传统的教学档案管理工作体系，由此出现不匹配的现象，导致发生一系列的问题。

（二）现状问题。为了避免盲目改革的问题发生，有必要先对问题进行分析，问题可以指明改革方向，后续改革工作自然不会盲目。根据现状了解到，高校教学档案管理工作的现状问题有四个，分别为教学档案管理工作体系滞后、档案管理人员专业性不足、缺乏信息审验机制、信息化水平低，各问题具体表现如下：

1.教学档案管理工作体系滞后。当前，不少高校依旧使用《体系》提出前的教学档案管理工作体系，该体系所包含的教学质量指标与《体系》指标不符，因此教学档案管理工作体系滞后，若依照该工作体系去搜集教学数据信息，势必导致数据信息不完整，无法顺利进行合格评估，因此在合格评估视角下高校必须革新教学档案管理工作体系，理应让该工作体系与合格评估的指标相匹配。值得注意的是，高校之所以依旧使用传统教学档案管理工作体系，是因为高校尚未意识到该体系与合格评估视角下教学质量评估要求之间不匹配，故要解决该问题，必须扭转高校意识，例如某高校在《体系》指引下优化了教学工作规范，但并未对教学档案管理工作体系进行改革，而后在合格评估中发现，档案内没有校园文化活动的数据信息记录，因此在《体系》的“学风建设与学生指导”一级指标上，无法完整展开评估工作，说明该校教学档案管理工作体系需要改进。

2.教学档案管理人员专业性不足。教学档案管理是一项专业性要求比较高的工作，工作人员不仅要掌握良好的专业技能，还要具备优秀的专业素质，任何方面存在缺陷，都说明工作人员专业性不足。但根据现状了解到，不少高校并未招收专业人员负责教学档案工作，而是普遍选择校内在职教师或者有其他职务在身的人员兼职负责该项工作，这就导致教学档案管理人员专业性不足。例如，某高校选择系班主任作为教学档案管理工作人员，而系班主任的本职工作是班级管理与思政教育，没有接受过系统的档案管理专业学习，因此在工作中往往依赖经验，但依靠经验展开工作并不能保障工作质量，同时因为没有接受过系统学习，所以系班主任在档案管理意识方面不足，有时候会忘记搜集相关数据信息，导致数据信息不完整。这种情况下，无论教学档案管理体系是否符合规范，都无法保障评估顺利展开，高校理应重视这一问题。

3.缺乏数据信息审验机制。教学档案管理工作中，工作人员除了要保障数据信息完整以外，还要保障数据信息真实可靠，否则虚假、错误的信息会误导合格评估，导致评估结果失准，若这种问题暴露，势必对高校形象等造成不利影响，因此数据信息真实可靠非常重要。但当前不少高校所建立的教学档案管理工作体系中，并没有数据信息审验机制，而缺乏该机制代表高校无法判断数据信息是否真实，因此非常容易受到虚假信息的影响。值得注意的是，一些高校意识到自身缺乏数据信息审验机制，但因为自身没有掌握数据信息真实性审验方法，或者受人员专业性不足的影响，无法建立这样的机制。所以，要想解决该问题，必须从多个方面着手，不能盲目为之。

4.信息化水平低。以往教学档案管理工作中，档案主要是纸质形式，这种档案受材料特性影响，具有易损坏、易丢失、易泄密、易弄混等缺陷，故现代视域下高校理应改变档案形式，摆脱纸质材料缺陷，转而利用信息技术保存档案，这种形式的档案不存在纸质档案的任何缺陷，同时流通性、安全性非常强，说明信息技术在教学档案管理中具有良好的应用价值。但现实情况中，不少高校依旧使用纸质档案，信息化水平较低，如某高校在教学档案管理工作中虽然引入了信息技术，但并没有将纸质档案全部转化为信息化格式，仅仅是通过信息技术来查阅档案编号等。

三、高校教学档案管理工作改革策略

通过问题分析，明确了高校教学档案管理工作的改革方向，故接下来的主要问题就是设定相关策略，实施改革工作。由此，本文秉持“问题导向”原则提出四个改革策略：结合合格评估要求优化工作体系、提升工作人员专业性水平、引入先进方法建构数据信息审验机制、强化信息化水平。

（一）结合合格评估要求优化工作体系。合格评估视角下，高校教学档案管理工作必须与《体系》指标匹配，这样才能保障档案包含所有合格评估所需要的数据信息，因此建议高校根据合格评估的要求对工作体系进行优化。首先，高校要熟悉《体系》的7个一级指标、20个二级指标和39个观测点；其次，根据《体系》一级指标等内容分析教学档案管理工作是否能够搜集对应数据信息，校验数据信息的完整性，如果不完整，就说明工作体系滞后，再依照教研结果找到缺失的数据信息；最后，要求教学档案管理工作人员搜集缺失数据信息即可。除此以外，为了保障工作人员有效搜集相关数据信息（工作人员可能会因为工作效率问题而来不及搜集完整数据信息），高校应当改革档案数据信息的搜集方式，进一步优化工作体系，即高校不能将档案数据信息搜集工作全部交给档案管理人员负责，应当将该项工作视作所有相关人员的工作责任。例如，负责校园文化建设的工作人员要负责搜集校园文化建设的数据信息，搜集完成后提交给教学档案管理人员。这种工作方式可以有效提高工作效率，也能平衡工作负担，保障合格评估时教学档案能够给出完整的数据信息反馈。

（二）提升工作人员专业性水平。高校必须意识到教学档案管理工作对工作人员专业性的要求，尤其是在合格评估视角下，人员不能存在专业性不足的问题，否则会造成很多不可预测的影响。首先，从这一角度出发，高校应当尽可能对外招收专业的档案管理人员，并且将档案管理工作岗位改为专职岗位，不要再让其他岗位人员兼职管理，这样专业人员的专业性能够给档案管理工作质量提供保障，甚至还能给高校提出工作改革的建设性意见，利于档案管理工作发展与改革。其次，考虑到部分高校没有足够的资源招收专业人员，受此影响而陷入人员专业性不足的困境，若遇到这种情况，高校可以对在岗管理人员进行培训。例如，某高校组织在岗管理人员接受专业培训，通过培训让管理人员正确认识教学档案管理工作，了解了该项工作的重要性，专业意识得以提升。并且，通过培训学习了很多专业的档案管理方法，只要不断接受培训，就能够有效提高在岗人员的专业性水平。值得注意的是，无论高校通过招收人员还是培训人员的方式来提高工作人员专业水平，都必须将教学档案工作岗位转为专职。

（三）引入先进方法建构数据信息审验机制。数据信息审验机制对于教学档案管理工作质量而言非常重要，因此高校必须建构审验机制。针对这一角度，通过上述对策分析解决了人员专业性不足的问题，接下来要解决没有数据信息真实性审验方法的难题。针对这一问题，高校可以借助互联网搜集数据信息真实性审验方法，例如“全员监督+大数据分析”方法，该方法是从数据信息产生前开始，让所有参与数据信息产生过程的人员相互监督，如果发现其他人员存在违规行为，就上报给高校高层，酌情处理。这种方式能够从源头上对数据信息的真实性产生一定保障，为了进一步提高保障力度，高校可以采用大数据技术对数据信息的真实性进行分析，即合格评估视角下各指标对应数据信息之间存在一定联系。例如，教学条件与利用一级指标中的教学基本设施、经费投入两个二级指标存在经济联系，如果教学基本设施数据显示其中成本为1万元，而经费投入指标显示用于教学基本设施建设的成本为9000元，就说明两项数据中必然有一项是错误的，再针对性核实即可，而借助大数据技术能够有效分析得出这样的结果。由此，高校只需要引入相关先进方法，结合专业人员即可建构数据信息审验机制。

（四）强化信息化水平。从社会角度来看，很多社会主体已经开始使用信息技术展开档案管理工作，并且建立了相对成熟的档案信息管理系统，这足以体现信息技术在档案管理工作中的应用价值，因此高校完全可以引入其他社会主体使用的档案信息管理系统，再根据自身教学档案管理要求对系统进行一定程度上的改造即可（改造程度不会很大）。系统引入能够给高校提供良好的功能服务，也使得高校有条件将纸质档案转化为信息格式，如某高校通过电子识别设备便捷地将纸质档案全部转化为信息格式，配合系统数据分类，很好强化了自身教学档案管理的信息化水平。另外，高校在信息技术引入之后要注意信息安全问题，即信息技术的介入会带来信息泄露问题，这种问题一旦发生，会给高校造成较大损失，因此高校有必要建立对应的信息安全防护系统，这也是必行之举。