刘潇，刘文文

1.潍坊医学院附属医院审计部，山东潍坊 261041；2.潍坊医学院附属医院人事部，山东潍坊 261041

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，在医院日常档案资料管理工作当中，人事档案资料的管理是医院档案管理工作的重点。其涉及到的医院医疗人才梯队的建设，人才的选拔与培养，与医院长远的、可持续的发展计划密切相关[1]。 在人事档案资料中记录医院每位员工的各种相关重要信息，可通过查阅人事档案，为医院管理者快速且真实地提供员工基本情况，例如求学经历、入职年限、职务职称及考核情况等，进而形成对该员工的基本认知，从而更好地结合实际情况将该员工安排至合适的工作岗位，并对后期的调配、晋升、职称聘任等起到显著的指导作用[2]。 当前部分医院在人事档案的管理上存在认识不足、重视不够等现象，且其针对人事档案资料的管理存在相关制度不到位、管理方法有待优化、设施设备相对落后、 相关管理人员专业技能不高等问题，进而导致医院人事档案资料管理的效果不理想，甚至发展到对医院整体发展产生负面影响的程度[3]。 “6S”精细化管理兴起于1950 年代[4]，其价值在于创造并保持组织有序、清洁、高效的高质量运行，被认为是一种提高管理效率与质量，确保管理安全性的有效方法。 该研究选取2020 年度和2021 年度该院工作年限超过2 年的在职、在编医务人员人事档案各100 份作为研究对象，主要探讨“6S”精细化管理在医院人事档案管理中的应用价值。 报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

采用随机数表法抽取2020 年度和2021 年度该院工作年限超过2 年的在职、在编医务人员人事档案各100 份作为研究对象，2020 年度作为对照组，获取的人事档案资料中包括：医师27 名，护士63 名，后勤人员10 名；工作年限2～35 年，平均（13.2±2.7）年；职称：初级者29 名，中级者57 名，高级者14 名。 2021 年度作为观察组，获取的人事档案资料中包括：医师28 名，护士62名，后勤人员10 名；工作年限2～35 年，平均（13.8±2.9）年；职称：初级者31 名，中级者56 名，高级者12 名。 两组一般资料比较，差异无统计学意义（P＞0.05），具有可比性。 由同一批工作人员对档案进行管理。

1.2 方法

对照组实施常规人事档案管理。 如专人整理、定期归档、定时清洁等，并要求每年度进行1 次人事档案整理与统计，针对破损与缺失的相关档案材料及时补充。

观察组实施“6S”精细化人事档案管理。①整理阶段（SEIRI）：按照每份档案的学历、履历与职称等因素进行分类，体现档案归档过程的差异性，实施具体操作过程中建议以科室为单位进行整理与划分，并对相关材料标注其所属科室和具体人员名称。 ②整顿阶段（SEITON）：以建立健全的档案管理制度为基础，结合具体实施过程中所遇到的问题，不断完善管理制度，确保人事档案资料的实时有效性，要求档案管理人员每3 个月对所有档案材料进行整理，重点为当年发生职称变动、评先评优及获得工作岗位调动者，切实做好标记以便后期整理与调配。 还应加强档案室环境的整理，切实明确各具体物品的摆放做好鲜明标识，并将其贴好二维码以便顺利将其录入计算机编制检索软件，提高对档案资料的查找与管理。③清扫阶段（SEISO）：要求人事档案管理人员对工作环境进行清扫，定期进行消毒，尤其针对角落与柜顶等部位重点清扫，对纸质档案材料封装入专用无酸档案盒内避免污损受潮，以保证存放的档案及档案放置处干净。④清洁阶段（SEIKETSU）：主要针对前述3 个阶段过程进行落实，严格依据所制订的制度做好相关工作，确保前述工作的管理效果。⑤素养过程（SHITSUKE）：通过继续教育、定期培训等方式积极提高医院人事档案管理人员整体素养以及专业性，端正相关人员的工作态度、服务态度等，减少因工作的繁琐导致的消极情绪，树立人事档案管理人员高技能、正确价值观、过硬的时间能力。⑥安全管理阶段（SAFETY）：人事档案资料的管理安全性无论是对纸质版材料还是信息化资料均非常重要，应该做好定期的归档、核对、核查与更新工作，相关工作人员应有极强的安全意识，维持一个安全的保管环境，尤其在调阅人事档案资料过程中，一定要做好保密工作避免相关信息的泄露。

1.3 观察指标

比较两组人事档案资料放置效率、人事档案齐全情况和单次提取成功率，统计两组归档及调阅人事档案资料耗时。

1.4 统计方法

使用SPSS 20.0 统计学软件分析数据，符合正态分布的计量资料用（±s）表示，比较采用t检验；计数资料采用频数或率（%）表示，比较采用χ2检验，P＜0.05 为差异有统计学意义。

2 结果

2.1 两组人事档案资料放置效率比较

观察组人事档案资料规范放置、档案完整性和人事档案整体规范合格率均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。 见表1。

表1 两组人事档案资料放置效率比较[n（%）]

2.2 两组人事档案齐全情况和单次提取成功率比较

观察组人事档案齐全情况和单次提取成功率均高于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。 见表2。

表2 两组人事档案齐全情况和单次提取成功率比较[n（%）]

2.3 两组归档及调阅人事档案资料耗时比较

观察组归档及调阅人事档案资料耗时均短于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05）。 见表3。

表3 两组归档及调阅人事档案资料耗时比较（±s）

表3 两组归档及调阅人事档案资料耗时比较（±s）

?

3 讨论

医院人事档案对医院职工相关信息进行详细的记录，它是个人身份信息、学习经历等方面的证据，是记载人生轨迹的重要依据。作为一种最为原始的历史记录材料，能有效体现员工的相关信息[5]，以便医院管理者在员工的职位调整、职称晋升、奖励惩罚等方面做出参考，在日常工作中发挥着十分重要的作用[6]。 在日常实践工作中，医院人事档案资料管理普遍存在相关制度不健全、不完善、管理不规范、档案室环境不理想、管理过程保密性差、相关从业人员综合能力低下等不足[7]。针对医院人事档案资料实施“6S”管理，其优势在于建立一种更为具体细致的管理服务制度[8]，以最小的代价获取最大程度的管理效率、减少管理成本，提高管理质量[9]。

针对医院人事档案资料的管理，观察组运用“6S”管理法，针对档案资料及时进行整理与整顿，有效建立健全医院人事管理制度[10]，规范人员档案资料的统计与管理，及时对存在人事资料变更的人员资料进行整理[11]，以便医院在人员职位调整、职称晋升与奖惩等方面掌握准确信息。 通过清扫与清洁工作，提高人事档案资料的完整性[12]，还能加强档案管理人员的安全意识与素养培养，提高相关从业人员对医院人事档案管理工作的重视程度[13]。 通过比较发现，观察组人事档案资料规范放置、档案完整性和整体规范合格率均高于对照组（P＜0.05），说明针对医院人事档案资料实施“6S”管理，能有效提高人事档案资料规范化放置率，确保医院人事档案资料的完整性，提高人事档案整体规范合格率。观察组人事档案齐全情况和单次提取成功率均高于对照组（P＜0.05），证实针对医院人事档案资料实施“6S”管理，对提高人事档案齐全情况和单次提取成功率有重要价值。观察组归档及调阅人事档案资料耗时均短于对照组（P＜0.05），提示针对医院人事档案资料实施“6S”管理后，在一定程度上缩短归档与调阅人事档案资料耗时。

在医院人事档案管理方面运用“6S”管理法，使管理工作细致且规范的进行，有效降低管理成本，提高管理质量[14]。 在医院人事档案管理过程中，针对员工调配方面，“6S”管理对提高管理者综合素质[15]，确保管理质量有一定价值，通过“6S”管理运用现代化的管理技术，结合信息化检索等手段，有效减少人员工作量，提高管理效率[16]。 与此同时，提高相关从业人员的综合素质[17]，提高管理专业性，避免档案资料的更新不及时，确保档案资料的时效性[18]。

综上所述，针对医院人事档案资料实施“6S”管理，可有效提高人事档案资料放置效率，确保人事档案齐全情况和单次提取成功率，缩短归档及调阅人事档案资料耗时。