浅谈预付账款的风险与应对措施

2022-05-30周星江苏艾津作物科技集团有限公司

环球市场 2022年9期

周星江苏艾津作物科技集团有限公司

一、预付账款的现状及原因分析

1.企业处于初创或发展阶段，社会信誉度和声誉度均不高。在市场经济活动中，为了尽可能地把风险控制在可控范围内，供货商往往会要求购货企业预先支付一定比例的货款。

2.企业为了抢占市场先机，迫于竞争压力或开拓市场。在瞬息万变的市场环境下，抢占了生产的源头就等于成功了一半。笔者所在单位对于农药原材料的依赖性很强，2021年 9月份开始，在能耗双控的政策背景下（能耗双控即能源消费总量和强度控制），很多原药厂商纷纷限产限量，价格水涨船高的情况下市场还是一货难求。在这种紧张的抢货氛围中，大宗预付款一笔接一笔的付出去，采购部门个个盛气凌人，大有一副谁敢阻止我付预付款谁就是阻止企业生产的架势。

3.企业自身没有足够的风险意识。没有综合考虑自身的实力，没有根据市场环境因素建立预警机制，也没有设定企业风险容忍限度的上限。对供货商的资信背景调查及信用等级评定极度缺乏，没有深入监控债务方的资信动态，当供货商有违约行为发生时，企业没有采取后续的跟进措施，更有甚者依旧和问题供货商继续发生业务往来，导致企业加大了坏账损失，增加了债权清收成本。

二、预付账款存在的风险分析

1.预付账款会滋生徇私舞弊的不良风气。有些单位负责采买环节的人员为了一己私利，暗中吃回扣拿好处，和供货商狼狈为奸，通过签订不严谨、不合规甚至是不合法的合同，导致企业付出了预付账款，但是后期无法收到相应的货物和发票，或者只是收到发票，但是并无实际货物与之对应。这些行为都会给企业带来严重的经济损失。

2.财务人员利用预付账款这个科目偷梁换柱。财务人员不按照预付账款规定的范围核算，导致会计账户对应关系错乱，致使会计科目不能如实清晰地反映经济业务的具体类型，为企业的账务处理安全埋下隐患。预付账款这个会计科目有着明确的核算范围，它反映的是按照购货合同的规定，在取得相应的货物之前预先支付给供货商一定比例的订货款。对比此规定可以知道，不属于预付账款的经济事项不能在这个科目下核算。而现实却是，由于财务人员水平的参差不齐，企业内部控制的不规范，往往很容易将不属于预付账款核算的经济事项记录在它科目下。比如：将应该通过“工程物资”或“在建工程”列支的机器设备等动产的预付款列支在“预付账款”科目下；将应该列入“其他应收款”这个账户中的存出保证金列支在“预付账款”科目下。

3.预付账款的模式就是先付款后发货，这种模式的弊端就是使企业由主动变为被动。在企业支付预付账款后，能否准时收到合同标的货物，完全取决于供货单位的契约精神。一些比较紧俏的货物，价格水涨船高，前一分钟已经敲定的合同支付了预付款，后一分钟就会因为价格上涨得厉害，供货单位就会选择毁单。笔者单位从事的是农药复配加工及销售这一块，对于原材料的依赖性很强，一旦生产这些原材料的化工企业发生了爆炸或者其他安全生产事故，必然会导致这波材料的价格一路上涨。对于这种供应商单方面毁单行为，虽然在合同条款中有法律约束，但是实际维权不太现实，一是维权成本太高，二是得罪了这个具有垄断地位的供应商后，可能后续直接不再合作，那我们生产的源头就断了，势必也会影响我们的生产。

4.支付了预付款，到货的质量不合格，购货企业要浪费人力去交涉换货或者退款事宜，这也加大了购货企业的人力成本。较为严重的合同履行纠纷还有可能令企业陷入法律风险。另外，在原材料很紧俏的情况下，换货退货这一系列的操作，也会增加企业错失抢占市场良机的风险。

5.对于货到票未到的情况，需要人力去追踪。回票不及时，也会令购货企业缺少进项发票用于抵扣，这样势必会令企业缴纳更多的增值税及相关税费。对于长期挂账的到货不到票的预付款，本质上是货已经被企业领用了，就是缺少发票来冲账，长期挂账，也会令企业陷入税务风险之中。

6.预付账款的本质就是对企业流动资金的占用。流动资金就是企业的新鲜血液，对于企业的重要性不言而喻。预付账款占用企业的流动资金势必会影响到企业的资金周转率，对于到货到票不及时，就不能将账上挂着的预付账款转换成原材料。在资金比较短缺的情况下，企业为了维持周转，就需要借助外部融资这一方法，众所周知，外部融资除了需要企业提供一系列的保证材料外，还会收取不低的利息，在增加了企业经营风险的同时，也增加了企业的资本成本，影响了企业的利润。

7.预付账款一旦逾期，容易产生坏账的风险，给企业带来损失。笔者所在的单位，需要采购大量原药，合作刚开始的时候，双方企业互惠互利，合作得相当愉快。愉快之下就放松了警惕，大宗的战略性库存采购都在这个供应商名下，而这个供货企业由于安全环保事故被安监局处罚，要求彻底停产整顿。这种不利情况导致了我方预付的账款长期被拖欠，货是拿不到，预付账款也要不回来。花了大量的人力财力物力打官司，虽然赢了官司，但是对方单位俨然一副破罐子破摔的架势，每月退还5万元。这每月5万元的退款是到了账，但是对于我司付出的预付账款来讲，真的是杯水车薪，不值一提。

三、预付账款风险的应对措施分析

1.企业的采购部门应该联合材料使用部门、财务部等部门编制可行性的采购计划。依据采购计划，采购部门组织采购，并且要有专门的部门去审核与上游供货商签订的采购合同的合理性，对于金额较大的采购，企业要走集体审批流程，切不可一个领导拍脑袋决定。在与供货单位签订合同后，立马要把合同备份送给财务部等部门，以便于财务随时检查合同的执行进度，财务部门要做到心中有数，防患于未然。为了防止盲目进货，对于计划以外的进货必须走特殊的请购流程。

2.企业应当建立科学的供应商评估和准入制度。深入了解对方企业的信用状况是预付账款的前提条件。想要做好这项工作不是容易的，应当由多方专业人员组成的专门机构或组织来把关，企业的分管领导、法律顾问、采购人员及财务人员必须参与进来。对供应商的资信进行审核时，不仅要从对方的成立时间、资金规模、合作对象、安全环保情况进行审核，还要注重对方交货的及时性，产品的质量，售后的服务态度等多个维度进行综合评价打分，即在同等原料比单价、同等单价比质量、同等质量比服务的原则上综合分析进行采购。对于合作前和合作后的打分情况，我们可以把供应商分类成ABCD等各个等级，资信排名越靠前的企业，我们就把大宗重要的采购向他们倾斜，同时在货款支付的方式上也做出适当的让步，互惠互利，达到长期合作的目的。反之，对于资信排名靠后的合作商我们要逐步淘汰掉，将威胁到企业发展的潜在不利因素一一排除干净。

3.完善优化预付账款的内部控制制度，严格预付账款的审批流程。企业应该建立采购与预付款业务的岗位责任制，明确有关部门和岗位的职责权限，确保办理采购业务与预付款业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督。对于大宗金额的预付账款采购模式，企业要实行集体决策审批或者联签制度，做到常规授权要有指引，特别授权要防止滥用。对于采购合同，企业应该有专门的部门对此进行详细的审核，如产品的价格、付款条件的设置、交货期限等。只有严密的企业内部付款审批机制才是规避预付账款风险的核心措施。

4.对于那些货物早已收到，但是对方一直未开发票的处理，我们可以从源头上杜绝此类事件的发生。在采购员询价签订合同的环节，财务就可以对采购作出要求，明确要求票随货到，即在对方企业发出货物的同时，必须将对应货物的发票开具出来，一同交给购货企业。此条款可以纳入合同内容，作为对供应商的一项考核，完成好的供应商可以加分，后期可以拥有优先支付其货款的权利。严重违反合同条款拒不按时提供发票的供应商，必要时，购货企业可以拿起法律的武器维权。当然，仅仅靠合同条款来约束是远远不够的。财务人员要经常梳理账务，对于一些货到票未到的要及时和采购员联系，让他们和对方企业沟通催票事宜。另外对于一些企业，账上既有应付账款又有预付账款之后货到票未到的情况，我们财务人员就要区别看待了，要把账务整理清楚，不能一味地只看最后的借贷结果而不重视结果的构成因素。对于那些预付了货款，货一直未到的，财务人员要更加警觉，除了勤和采购部门沟通之外，对于那些挂账超过一定期限的，一定要做到心中有数，及时上报给公司的法务部门，由他们干预解决。

5.强化对逾期预付账款的催要手段。发现预付账款逾期后应由采购人员和专人负责调查合同的逾期原因，企业应争取在第一时间内积极采取措施追回账款。据经验分析，在预付账款逾期的初期，收回的可能性最大，时间越久形成坏账的可能性就越大。就像笔者上述举的单位例子来看，花了时间精力打了官司成效都不明显。在预付账款逾期的初期掉以轻心，往往很容易导致预付账款流失。发现供货商有拖欠货款的迹象而企业没有采取强有力的措施，导致风险日积月累而产生坏账。寻求法律途径解决时，首当其冲的是应该采取诉讼保全等措施：对于目前交货存在困难但是主观上愿意供货的供货人采取限制措施，规定其在约定的时间内提供货物或者发起退款。与此同时还应该密切注意逾期预付账款企业的财务状况，如财务状况恶化则应及时加大催讨力度或尽快使用法律手段，尽可能避免产生坏账。

6.符合“企业关于计提预付账款的坏账准备”会计制度时，计提坏账准备也要依据不同情况作出不同判断。比如，预付了账款，并且货已经收到了，企业也依据到货做了暂估，此时只是缺少发票去冲这个预付账款和到货暂估，但是其本质上货已经参与了整个生产经营过程。这种情况下，计提减值准备显然不合理。而对于那种预付了账款，但一直没有收到货物的情况，财务人员就要具备基本的职业判断了。首先要根据购货合同来确定此笔交易是否属于预付账款的性质，如果确实符合预付账款条件，且由于供货单位的信用或是生产经营出现了问题而不能继续履行供货义务的，财务人员应当上报管理层，将此预付款转入其他应收款，开始计提坏账准备，从而比较客观地反映出企业的利润，为报表使用者提供决策依据。对于那些假借预付账款的名义与关联方企业进行非经营性资金往来的事项，财务人员一定要甄别清楚，切不可将这些预付账款计提坏账准备，否则就有偷税漏税的嫌疑。

7.实行将预付账款跟踪和业务员绩效考核挂钩的制度。业务员对于自己经手的业务是比较了解的，预付账款一旦付出，企业应当将预付账款的追踪任务交给相关业务员，由他们去掌握对方的信息并及时跟进，一旦发现对方企业苗头不对时，业务员应该及时上报公司领导层，由公司的法务部出面解决，力争将对公司的不利因素扼杀在摇篮中。另外，要加强采购业务员的责任教育。往往很多业务员缺乏责任意识，款子一付货物一入库就认为万事大吉了，后续的发票催要等工作似乎与他毫无关系。殊不知，没有发票，财务工作就闭不了环。加强业务员的责任教育，并将预付账款后续的工作作为他们绩效考核的一部分，可以大大提高他们工作的积极性和效率。另外，企业人员的流动性较强时，对于这些关键岗位的交接，人力主管部门的责任一定要落实到位。笔者所在的单位，一个采购业务员手上涉及的供应商有很多个，在离职交接的时候并没有做到一户一清理，只是笼统的大致交接下。这就导致，当事采购员离职后，采购部门没有一人能说得清楚问题供应商的货票款对应情况，久而久之，就成了“悬案”，甚至到最后，财务人员再要求采购部门拿出方案解决的时候，采购员能相互推诿，拒不认账，导致财务工作的寸步难行。

8.财务人员在审批预付账款时，除了关注预付账款的实质外，还要看看双方企业是否互为供应商和销售方。如果是，那么财务人员除了要查供应商往来外，还要查一查对应的客户往来。如果客户方还欠本公司货款，那么此笔预付款，财务人员完全有理由不予审批，责令相关业务员做好货款相抵工作，以应收账款易预付账款，减少企业的资金流出。同理，如果企业有分子公司的，要实行一致对外经营这个政策。笔者所在公司就出现过这种状况，母公司账上欠A公司货款，但是子公司账上应收A公司货款，在A公司要求母公司支付货款时，母公司的财务整体把关审批流程，发现A也欠子公司货款时，拒绝同意付款，这种情况下就可以要求相关业务员做好三方抵账的工作。一致对外经营的好处就是既可以收回子公司的应收账款，避免子公司应收账款比重较大，财报数据复杂，也避免了后面会发生坏账准备的风险，当然，母公司不用直接支付现金，在现金流为王的时代，也替母公司减轻了资金的压力，可谓一举多得。