邓继红

摘 要：信息技术凭借自身对人们生活和工作带来的诸多优势，得到了快速发展，在诸多行业中均受到其影响，医院作为人们生活中不可或缺的领域自然也不例外。将该技术应用到医院档案管理之中，不仅能提高档案管理水平，还能方便医院临床工作的开展，促进了医院的整体发展。本文简单分析了大数据时代下档案信息化建设的特点以及信息化建设的重要性，重点分析信息化建设中存在的问题和解决创新策略，希望能供其他医院参考，进一步提高医院档案信息化建设水平。

关键词：大数据时代;医院档案;信息化建设

医院档案包括基础病历、科研、文书、财务和基建等诸多内容，通过对诸多内容真实的记录和保存，能直接反映出医院的发展历程，对医院后期的发展尤为重要，因此档案管理部门是医院的重要部门之一。在大数据时代，诸多技术均得到了较好发展，信息技术给人们的生活和工作带来了较大便利，为适应目前的信息时代，提高医院档案管理的效率和质量，需要积极利用信息技术，发挥其对信息和数据处理的优势作用，推动档案信息化建设工作的开展。目前，医院档案信息化建设还存在诸多问题，针对信息化建设的创新性展开研究意义重大。

一、大数据时代下医院档案管理信息化建设特点

随着时代不断发展和变迁，人们越来越重视健康，医院作为人们检查身体健康的重要场所，加上受环境等诸多因素的影响，越来越多疾病朝着年轻化发展，使得医院的业务量越来越大。随之增加的还有医疗数据和病历数据，无形之中增加了档案管理工作的难度。

为了更好地开展档案管理工作便需要相关工作人员积极利用现代手段，完成对诸多信息的收集、整理、归档、存储和利用。

调查显示，在大数据时代，很多医院的档案正在从传统的纸质向电子形式发展，将医院经营中产生的临床数据、病历资料等均通过电子资料形式储存在档案信息系统中。此类档案储存和管理方式对医院的发展有较为明显的积极作用，但医院档案并不只是需要单纯储存在系统中，还要给医务人员提供日常使用。

因此档案管理人员需将各类档案资料进行分类储存，这在档案管理信息化系统建设和使用初期，加大了档案管理人员的工作量。

二、大数据时代下医院档案管理信息化建设的重要性

1.更符合现阶段社会发展

在信息技术的诸多优势作用中，其较为凸出的优势是对信息和数据的快速处理和传播。医院档案管理部门与其他职能部门存在一定区别，其主要是保存和管理医院经营中各部门工作产生的信息，是一个具有较强独立性的部门。该部门在实际工作中，主要是由专门的承接人员与各部门对接，完成医疗资料和文书资料的收集和整理，再将各类资料分类整理后，交由档案管理人员检查和验收，验收无误后再分类储存。传统的档案管理工作的诸多步骤均由人工操作，与大数据时代的发展不符，这便需要医院档案管理部门不断改革和创新，将各类信息技术应用到工作之中。目前，医院档案管理中常使用的信息技术是计算机和网络，信息技术的加入推动了档案管理信息化建设的脚步，让档案管理工作更契合时代发展，进而推动医院的发展和进步。

2.医院经营发展的必要条件

医疗服务与人们生活关联密切，是人们生活中不可或缺的重要存在，随着人们对医疗服务的需求不断提高，加上目前的快节奏生活，人们对医院的工作效率提出了高要求。就医院的档案管理工作来说，部分医院未使用档案管理信息系统，其实际的工作效率存在明显的局限性，不符合社会公众对医院工作效率的需求，在无形之中限制了医院的发展。因此，在大数据时代，医院想要提高自身的竞争力，进一步满足社会公众对医院的需求，让医院能够获得持续发展，便需要积极应用信息技术，加快信息化建设脚步。另外，在将信息技术应用到档案管理部门时，将原始资料转变成电子资料储存的同时，还需要重视原始资料的保存。

三、大数据时代下医院档案管理信息化建设存在的问题

1.档案信息数量庞大，系统内存不足

随着时代不断发展和变迁，医院经营发展中产生的档案信息数量和类型都越来越多，使用传统档案管理手段来处理目前的诸多档案信息存在明显的局限性，显然不能满足目前的工作需要。加上医院在经营中其内部医疗设备的种类和数量都有所增加，各医疗器械工作中产生的诸多资料也是一类档案资料，其档案信息规模庞大。调查显示，目前大部分医院为了有效储存医院经营中产生的各项档案资料，会根据资料性质进行分类并储存在信息系统之中，各信息占用的内存非常大。以医院的病历档案为例，存在医院内的病历主要有住院病历和就诊病历两大类，为了方便后期查閱和使用，相关部门对不同类型病历的储存时间要求不一致。住院病历需要保存30年，而就诊病历需要保存15年，由于其保存年限较久，加上每年都会有更多新数据产生，调查显示医院每年产生的病历档案大概有100TB，目前部分医院内信息系统还未完善，存在系统内存不足等问题，影响了信息化建设的脚步和档案管理信息系统优势作用的发挥。

2.档案信息化管理存在安全风险

受时代发展的影响，医疗档案、文书档案、科研档案和基建档案等都进行了电子化处理，作为信息资料储存在医院内部档案系统之中，由纸质资料转为电子资料，储存和管理提高了医院档案管理工作的效率和质量，同时带来的还有对电子资料的安全风险和威胁。目前，部分医院并未对电子档案设置安全管理体系，没有安全防范措施，这无疑增加了电子档案被泄露、篡改和信息丢失等安全风险，影响医院内档案资料的安全。医院档案资料存在的安全问题，带来的不利影响不仅仅是丢失医院经营中的部分数据，因档案资料能够作为决策层的参考依据，会直接影响到后期决策和医院的发展，而档案资料中的病历信息更具有较强保密性，一旦被泄露，对医患双方都会带来不利影响。在实际工作中，档案管理工作人员需要定期就档案信息系统进行安全评估和病毒扫描等工作，尽量避免外界因素的干扰，在操作系统时也要严格要求相应操作人员，避免内部操作失误增加安全风险。

3.缺乏创新意识，工作人员综合素质低

就目前各医院的情况来看，大部分医院均建立了档案信息化系统，整体信息化水平也有了较明显的提升，受区域经济发展、医院经营情况以及当地技术等诸多影响，部分医院建设了档案信息化系统，但是其管理模式依旧固化传统。出现这一问题的根本原因在于医院内部管理人员和各科室并未对档案信息化建设引起重视，存在认识不全面的问题。同时，还有资金投入少，不重视内部工作人员能力的提升，使得工作人员实际水平不符合档案信息化建设要求。除此之外，部分医院内档案管理人员并非档案专业出身，大多数都是从医院其他科室调职，甚至部分医院内档案管理人员身兼数职，使其专业水平、经验等均存在问题。再加上医院内部也并未组织相应培训，造成医院档案信息化建设和创新存在较大局限性。

4.档案管理机制不健全

档案管理作为医院较为重要的管理部门，其工作的开展需要管理机制的支持，各医院在经营发展中均存在档案管理机制不健全的问题。出现这一问题的根本原因在于档案管理机制未与时俱进，滞后于医院的整体发展。将不健全的管理制度落实到实际工作之中，会弱化信息化建设的约束和监督职能，在纸质档案向电子档案转换过程中造成复杂混乱情况，在电子档案归档时还经常出现不合理或填写错误等问题，影响到了档案资料的真实性。

四、大数据时代下医院档案管理信息化建设的创新研究

1.升级信息系统，解决内存问题

想要在大数据时代下保障档案管理信息化建设的速度和质量，便离不开各类软硬件设备的支持。随着医院不断发展，其内部的档案信息只会越来越多，将诸多档案信息均储存在信息系统之中，便需要考虑系统内存问题。相关工作人员可以就现存于医院的信息系统展开研究，并咨询专业机构，通过系统升级或安装内存扩充软件等，提高整个系统的容量，进而有效提高工作效率。在实际工作过程中，相关工作人员还要重视可能会发生的一些突发情况，如系统故障造成的信息丢失和损害。在档案管理工作开展中，医院管理人员需要重视档案信息系统的构建工作，结合医院实际的发展情况，保障信息系统的完善。

2.加强档案电子资料安全管理

由于医院档案包含的内容非常多，其中还包括了财务和病历等隐私性较强的资料，一旦档案资料出现安全问题，便会直接影响到医院后期的发展。对此，在大数据时代下，建设档案信息化管理系统时需要格外重视档案资料的安全管理工作，只是保障信息系统的安全性是远远不够的，还需要将目前较为先进的安全防范技术应用起来，从内外两个方面最大程度地规避安全风险，进一步保障档案信息的安全性。为了避免设备引发档案信息安全问题，必要的时候档案管理部门可以应用一些安全性能较高的设备。自互联网和信息技术出现，信息安全便是人们关注的重点，相应的技术研发部门也研发了诸多保护信息安全的软件技术，医院档案管理部门可以应用保护信息安全的软件技术，抵御外来的安全风险。

3.提高档案管理人员综合能力

目前，虽然各医院档案管理信息化建设水平有了较大提升，但是内部管理人员的能力不足依旧阻碍了信息系统优势作用的发挥。由于出现这一问题的根本原因在于医院领导的不重视和资源投入过少，想要有效解决这一问题，便需要医院管理层制定相应的激励制度，让档案管理人员能在工作中自主学习，加强自身的信息化水平，提高信息系统的操作熟练度。为了进一步创新档案信息化建设和管理，还可以在档案管理部门开展系列交流活动，让工作人员出谋划策，为信息化建设的创新工作做出贡献。

除了让员工自主学习外，医院还需要加大内部管理人员的培训力度，聘请专业的培训机构就档案管理工作的专业知识以及信息系统的操作流程、步骤等展开培训，进一步提高档案管理人员的专业能力。还可以在前期人才引进中提高要求，制定完善的招聘标准，并根据标准展开考核，只有考核通过的人才能进入医院档案管理工作队伍中，尽量多招聘一些专业人才，保障整个档案管理队伍的专业性。为了方便管理，还可以根据档案信息化建设和创新的要求设置考核机制。

4.完善档案管理制度

影响医院档案管理工作效率和质量的因素较多，其中档案管理制度有着决定性作用。近几年，医院的发展速度非常快，如果档案管理制度未及时更新，不仅会影响到自身工作的开展，还会制约医院的发展。对此，医院需要结合信息化管理特征、法律法规、档案管理实况、市场变化趋势等来调整档案管理工作等相关制度，如档案管理行为规范、管理制度、考核制度以及奖惩制度等。需要将目前现有的各项制度与医院实际发展情况结合在一起分析，发现其存在的问题，并根据档案内容的管理难易程度和档案实际的性质等合理分类，进一步明确档案管理人员的工作范围和内容，明确不同类别档案的保存和使用流程，让整个档案管理工作的开展更加规范、合理。为了保障将更规范、更合理的制度落实到实际工作之中，需要制定相应的奖惩制度，对在档案管理中经常出错或出现重大失误的员工进行惩罚，对严格遵守制度或在工作中发现制度不足提出修改意见的人给予一定奖励，确保制度有效落实在工作之中。还需要注意的是，虽然目前医院的档案管理信息化水平已经颇高，但是对于原始的纸质档案依旧要有效保存，因此这类档案极容易受到损害，为了避免人为检查不当或自然灾害影响原始资料的完整，还要针对档案储存室制定消防安全检查规章制度。

5.完善档案管理信息化建设基础设施

档案管理信息化建设与传统档案管理方式存在较为明显的区别，由于其储存形式和管理方式均有变化，需要购买诸多信息化建设所必需的设备和软硬件，如扫描仪、电脑、复印机等，为了避免资金问题影响档案管理信息化建设的速度和信息化水平，需要医院对其设立专门的建设资金。为了保障档案管理信息化建设工作稳步推进，要根据部门总人数、工作经验以及工作中展现出来的优势和缺点等合理分配工作岗位，并在设备达到相应工作人员手中之后，还要加强使用培训，让其掌握设备正确的操作方法。通过扫描仪对原有档案资料进行扫描，并根据扫描生成的电子文档做好分类和整理，根据档案内容和性质等合理分类，让整个档案管理工作更加规范。需要注意的是，各设备均有其操作流程、维护方法以及使用年限，为了避免医院在设备购买上耗费过多资金，应要求工作人员按照操作规范使用设备，并定期检修，争取进一步提高设备的使用寿命，为信息化建设打下基础。为了方便档案资料的使用，医院还需要就目前档案信息系统基础上进一步创新，研发快速检索功能，提高档案的使用效率。还可以应用自我检查纠错功能，及时发现电子档案中存在的错别字以及不恰当的空格等，进一步提高档案管理工作的效率和质量。

五、结语

综上所述，由于医院档案储存着医院内部诸多信息和资料，其档案管理自然而然成为医院较为重要的部门。大数据时代下，将信息技术应用到医院档案管理之中，构建档案信息系统不仅是提高档案管理工作效率和质量的途径，也是医院经营发展的必要条件。就目前医院档案信息化建设来看，还存在信息系统不完善、难以保障信息安全、工作人员能力不足等问题，影响了医院档案管理信息化建设的脚步。只有不断完善信息系统，利用先进技术保障档案资料安全、采取多种方式提高工作人員的综合能力，才能完成档案管理信息化建设的创新，提高医院档案管理水平。

参考文献：

[1]韦 蓓.大数据背景下医院档案管理信息化建设探究[J].兰台内外，2021

[2]全世贤.大数据时代医院档案管理研究[J].兰台内外，2020

[3]马迎秋.大数据时代医院档案信息化构建研究[J].兰台内外，2020

（作者单位：聊城市中医医院）