李白

摘 要：档案是个人、学校及企业中重要的数据组成部分，尤其在学校，档案存储量巨大。而就当今我国学校的档案管理现状而言，存在数据众多、繁琐以及查阅效率低等多重难题。因此，本文将以提升学校档案管理效率的必要性及策略做出分析。

关键词：学校 档案管理效率 策略分析

[正文]随着社会的不断发展和进步，人们的物质水平得到了一定的提高，人们对教育的重视程度也大大提升了。众所周知，中学阶段是人的一生中最重要的阶段，它衔接着我们大学和未来的发展，对我们的人生具有一定的指向作用。学校档案管理作为教学的一部分，对学校教育事业的发展有着不可忽视的推动作用，对提升学校档案管理工作效率来说也是非常必要的。

一、提升学校档案管理效率的必要性

1.1 提升学校档案管理效率是顺应学校发展规模的需要

一方面，随着学校规模的不断扩大，对档案管理工作的要求越来越高。因此，为更好的适应规模的发展，加强学校档案管理的效率迫在眉睫。传统的档案管理更多的是依赖于人为的储存归类，随着数据量的不斷增加，想要更加高效快捷的存储档案，必然只能使用现代智能化的管理模式。而针对这一现状，不仅需要优化存储设备，还要懂得加强人员配置，充分做到设备与应用人才的双同步。另一方面，随着档案数据量越来越大，人工成本也会越来越高，如果不增加档案管理的效率，将会耗费更多的人工成本。因此，提高档案管理效率还有利于节省人工成本支出。

二、数字化档案管理的方法策略

2.1强化领导意识，促进高中档案工作的有效实施

高中学校的管理者应该对档案管理的工作和工作人员给予一定的重视和威望，将教学中的一些经历和物质投资到档案管理上，使得档案管理的工作能够顺利进行。校领导要理解到档案管理的重要性对学校教育来说，从多方面去统筹档案管理的方法，让档案管理效率得到进一步的提升。当管理方面投入一定的资金，购买一些设备，对档案室的工作人员制定明确的规章制度，进而更加合理地进行管理。

2.2提高档案管理人员的素质

档案管理工作并不是我们想象中的基础存储工作，这一工作性质看似简单，实则涉及众多方面。因此在选拔档案管理工作人员时要尤其注重其综合能力素养。第一，良好的心态对于工作是十分重要的。对于同样一份进行档案管理的工作，拥有积极良好心态的档案管理员在工作时是充满激情的，他们不仅仅对这份工作十分认真也很有责任感，在面对问题时也会想办法去解决问题而不是在毫无意义的抱怨自己和埋怨他人中浪费时间，更不会一出现事情就选择逃避问题。第二，档案管理人员要能够耐得住寂寞，同样的这一问题也出现在许多档案管理员的心中，长时间以来他们所做的工作较为无聊且枯燥，甚至有许多人会认为有些资料、档案完全不必收集，但实际上这种心态却对这项工作是十分不利的。如果一个员工不重视他的工作那么他在面对各项工作中出现的各种问题以及各种琐碎的事情选择视而不见，面对各项事务选择马虎了事。第三，学校档案管理工作并不只是简单的对信息以及资料进行管理，因此在进行档案管理人员的培训以及招聘员工时也要打破对这一工作的传统印象，在工作时注意对档案员综合素养的培养及档案分析的能力，让档案管理人员在收集资料的同时也能对资料进行各种各样的分析，争取从各项资料中找出对学校发展有利的资料从而推动学校的进一步发展。

2.3学校要加强数字化管理设备的投入

学校作为国家事业单位的主要构成部分，应发挥给国家企业做到模范先行作用，学校也要积极顺应数据数字化经济的潮流，将数字化管理体系充分的融入到日常工作中，从而更好的提高工作效率。而伴随着互联网经济不断的发展，学校档案存储的规模在不断的扩大，过往传统的单纯依靠人工对档案进行分类以及管理已经变得十分困难。而在21世纪伴随着科学技术的飞速发展将信息化与档案管理工作结合在一起逐渐的成为了适应整个社会档案管理工作的工作方法。在这种情况下作为国家机关的主要构成部分。一方面，学校要根据实际情况对档案管理人员的办公设备以及办公方法进行改进，将信息技术融入到档案管理的日常工作中让档案管理员逐渐地习惯运用各项信息技术对档案进行管理。例如，运用信息技术进行档案管理工作，在收集的过程中可以让档案管理人员自行运用手机或者电脑对信息进行填写，采用采集人自行填写的方式可以很大程度上减少由于工作人员不熟悉采集人员由于错别字导致的失误，同时还可以很大程度上减少人员的配备，从而减少人工成本。在进行整理的过程中，学校的档案管理工作人员也可以运用信息技术中的分类以及排序各项功能对各项档案进行分别管理，并且在信息化的档案管理工作中，避免了纸质资料因为保管的不好或者失误而出现问题。另一方面，为了保证档案管理工作的顺利进行，学校的领导人员也必须根据员工的情况而为员工配备相关的信息化设施。根据实际工作所需从而调节档案管理设置，可以很大程度上的帮助我们改进工作模式，从而更好的帮助学校档案管理人员节省时间成本。

结束语

综上所述，档案管理工作不再是曾经简单的存储分类工作，随着数字化时代的逐步推进，档案管理的效率要求越来高。而学校想要能够适应数字化进程的步伐，学校应该对档案管理工作起到一定的重视，管理工作人员做好自己的本职工作，档案中涉及的一些关于学生们比较敏感的信息，做好保密工作，这就是对教师与学生们的负责。学校和档案管理工作者应该对档案管理付出共同的努力，共同营造良好安全的学习环境，为他们做好后盾，为他们解决后顾之忧，因此，对传统的档案管理方法进行改进这项工作，我们必须高度重视起来。

参考文献

[1]戴云.浅谈学校档案管理与工作效率的提升对策[J].中学课程辅导（教师通讯），2020（07）：93.

[2]张鸿.浅谈高中学校档案管理与工作效率的提升[J].中国民族博览，2019（01）：249-250.