帅振威

（北京大学，北京 海淀 100871）

随着我国经济的发展和信息技术的进步，大数据、人工智能、移动互联网、云计算在经济生活中深度运用，高校原有差旅费管理制度已经明显滞后，集中体现为差旅费“报销难”、“报销繁”。同时差旅活动的专业化服务几乎为空白，科研人员的大量精力和时间用于差旅的规划、票务和酒店的预定及事后的报销，制约了教学科研工作的推进，这对差旅费管理中的制度供给和技术供给提出了迫切需求。高校差旅费管理的制度供给和技术供给，就是将新的信息技术和专业的差旅服务引入差旅管理，改变长期以来形成的“一事一报”的散点式报销模式，形成规划科学、标准统一、服务专业、结算集中的差旅管理制度。针对教学科研活动的新需求和信息技术的进步，要增强制度供给和技术供给的及时性、前瞻性，为教学科研活动中差旅行为提供制度支撑和科技支撑。

一、高校差旅活动管理的现状分析

（一）差旅活动是高校教学科研活动的重要组成部分

随着高等教育“双一流”建设不断深化，高校教学实习、学术交流、社会调研、科学考察等项目日益频繁，差旅活动逐渐成为高校经济活动的重要业务。受到公务机票采购管理的规范，高校差旅活动几乎全部使用纳入部门预算的财政性资金，具有公务差旅的特征，但高校差旅活动的目的是为了知识的传承，科研成果的产出，新知识的发现和积累以及服务社会，本质上是教学科研活动。随着教育教学活动的持续创新、科研投入的不断扩大和国际化水平的不断提升，差旅活动已经成为高校教学科研活动的重要部分。

（二）差旅活动成本较高，专业服务缺失

高校的差旅活动，长期以来处于分散式、自助式的状态。有出差需求的师生或课题组，根据工作需要，通过多种渠道规划差旅活动，预定票务和用车。有的课题组甚至形成了自己固定的机票供应渠道，出差完成后再进行差旅费用的报销和补助的领取，多年来形成了固定的工作习惯，这与我国经济发展水平是相适应的，也有利于差旅费的规范管理。但随着信息技术的进步和差旅规模的扩大，这种差旅活动模式也带来新的问题：一方面，差旅活动管理分散，差旅人员各自为战，缺乏学校层面的资源整合，规模优势并未得到有效发挥，不利于成本管控和经费监管。另一方面，随着我国商旅管理市场不断成熟，市场规模不断扩大，近年来形成了很多专业的商旅管理公司（Travel Management Companies，简称TMC）。TMC的产品结构较为丰富，可以提供类型多样的专业服务，除了传统的票务、酒店预订服务，TMC还可以提供一站式、全流程的服务。高校差旅活动金额较大，频率较高，尚未引入TMC的专业服务，无法有效整合校内外资源，致使专业服务缺失。

（三）差旅报销效率低

高校差旅活动缺乏统一管理，缺乏资源整合，导致差旅业务“散点式”分散报销，一事一报，效率低。

以某高校为例（图1），2016—2019年差旅支出超过10亿元，年均2.6亿元，发生差旅费报销11万次，年均2.75万次，4年平均增长率超过10个百分点。传统的差旅报销，必然带来发票整理繁琐、领导签批量大，报销单据填制不统一、票据查验效率低、出差人员垫资等问题。这既给科研人员带来了大量科研工作之外的非核心工作，不利于科研创新，同时也给财务人员带来了巨大的工作量。如果报销不及时，预借差旅费长期挂账，违反会计工作基础规范，不符合《政府会计准则》和《政府会计制度》的要求，会带来审核查验方面的工作风险。

二、高校建设差旅平台优势分析

（一）高校差旅支出金额巨大，具备建设差旅平台的规模优势

高校差旅活动频繁，差旅业务支出金额巨大。差旅活动需要控制成本，节省国家财政资金，加强差旅规划，提高差旅满意度，同时保证经费使用合理合规。因此，高校差旅平台建设具备投入产出优势，具有经济可行性，有必要从学校层面整合资源，建设统一的差旅平台，发挥高校规模优势，提高议价能力，获得更加优惠的价格，有效降低差旅费成本，化解海绵成本，把规模优势转化为价格优势和发展优势。已有经验表明，通过差旅平台建设，总差旅费用与线下采购相比累计降低近10%。高校差旅活动的体量，具备建设差旅平台的规模优势。

（二）高校差旅业务标准化是国家差旅制度明确要求

鉴于差旅管理的重要性，高校都有明确的差旅管理制度，其所依据的上位法规是《中央和国家机关差旅费管理办法》和《教育部直属高校直属单位差旅费管理实施细则》。信息系统的优势在于处理重复性、复杂性的活动，其前提是工作和流程的标准化。高校差旅活动有明确的国家和高校标准，同一级别不同人员执行相同标准，标准明确、清晰，差旅规模虽然庞大但标准统一，条理清晰。标准化的业务契合差旅平台建设对工作流程和工作标准的要求。

（三）高校信息化水平较高，具有差旅平台建设的技术支撑

自2012年教育部发布《教育信息化十年发展规划（2011-2020年）》以来，高校在信息化建设方面进行了积极的探索与实践，取得了显著的成果，实现了较高的信息化水平。近年来，高校以“互联互通、信息共享、业务协同”为目标，不断整合校内各独立系统，在打破各个管理系统之间存在的技术壁垒和数据区隔，消除“信息孤岛”、提升信息共享和服务能力等方面取得了巨大成就，实现了不同系统间数据交互和共享。较高的信息化水平，能够为差旅平台建设提供有力支撑，特别是通过不同系统间信息交互，实现人事、财务、OA、银企互联等系统间集成，能够为差旅活动中人员级别、差旅标准、经费预算、差旅报销、经费冻结、资金结算提供信息化支持，从而简化工作，提高效率，同时丰富内控手段，保证资金使用合理合规。

（四）国内商旅管理公司发展成熟

经过近二十年的发展，差旅管理模式已被中国企事业单位接受，越来越多的企业为了成本管控和提升差旅服务，开始引入TMC差旅平台，通过专业的差旅服务团队的帮助，降低成本，提高效率。近年来，众多差旅管理公司（TMC）进入市场，共同带动了市场教育推广力度的增强，再加上移动互联网、云计算能力的发展，中国差旅管理逐步进入“数字化时代”。商旅管理服务商向企业提供的服务由普通机票、酒店预订服务转向提供全流程、一体化、智能化的出行管控服务。市场上成熟的商业模式，使高校具备了引入商旅平台的可能性。

三、高校差旅平台的框架和功能

高校差旅平台建设，就是要依托现代化信息化技术，建设差旅管理统一平台，内部整合高校现有相关信息化系统，外部对接专业商旅管理公司，为师生员工提供包括出差审批、票务酒店预定、目的地用车、资金结算等环节的高效、统一、规范的一站式差旅服务，整合管理和服务，化解科研经费“报销繁”问题，使用户体验得到明显改善，差旅活动获得感明显增强。高校差旅平台初期建设的出发点和落脚点在于提升差旅品质，降低差旅成本，简化费用报销。

（一）高校差旅平台业务流程设计

高校差旅平台的建设，以现有线下流程为基础，充分分析差旅管理现状，抓住财务报销结算及师生差旅体验等方面的问题和痛点，借助现代信息技术手段，进行差旅业务的全流程优化设计，实现差旅业务全流程一体化管控和服务，改善差旅体验，通过业务流驱动财务流，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，实现结算自动化，业财一体化。高校差旅平台业务流程如图2：

该流程下，差旅活动事前有审批，事中有服务，事后有评价，全程有监测，事事有记录，避免了出差人员垫付差旅费和散点式报销，实现了统一结算，同时保障了经费使用规范，是对原差旅理念的更新，对原差旅模式的重构。师生员工可以将主要精力用于核心工作，其他辅助工作交由平台完成。

（二）高校差旅平台功能架构和功能设计

高校差旅平台主要包含六大功能模块，分别是：出差申请和审批、票务酒店预订、差旅报销、平台对账、资金结算和差旅报告。如图3：

其中，出差申请和审批、差旅报销、资金结算和差旅报告通过高校差旅平台完成。票务预订、订单管理主要通过API接口调用TMC差旅系统实现系统间集成，通过差旅管理公司提供专业化服务。对账通过两个系统数据核对，完成订单数据匹配，在约定账期进行资金结算。

1.差旅平台登录。差旅平台集成于高校信息门户，依托于信息门户统一身份认证，统一授权管理，既保证了系统的集成性又保证了系统的安全性。高校师生员工无需单独注册即可使用，除了PC端WEB应用外，平台特别强调支持移动端应用，以满足师生对移动设备应用的强烈要求，师生可通过手机APP或微信H5响应式页面登录差旅平台。登录系统后，用户可以进行出差申请，票务酒店预订，订单管理，差旅报销及差旅活动的统计分析等。

2.出差申请、审批。出差申请、审批模块通过调用高校人事管理系统、财务核算系统，实现对出差人员级别和使用经费的管控。人员级别通过对人事系统的调用，获取出差人对应的人员级别。如果出差人员为项目经费负责人，差旅平台还能以select标签的方式供出差人员选择项目经费，否则手动录入项目经费，平台通过调用财务系统进行校验，校验通过后进行下一步操作。差旅平台根据高校差旅费管理制度，具体的出差、审批流程如下：出差人在差旅平台提交出差申请后，首先由项目负责人进行审批，审批通过后再由其所在单位负责人进行审批，审批结果通过差旅平台调用短信平台，向出差申请人提示审批结果，审批通过后出差人可以根据本人身份级别，按照出差计划，通过差旅平台订购票务和酒店，规划行程，出差全程由差旅平台提供服务。如果审批超过预定时限，短信平台向审批人员发送审批提醒，如果使用移动终端，系统会向移动终端发送提醒通知。出差申请应包含出差事由、出差时间、项目经费、同行人员等关键信息，其中项目经费是核心信息，经费项目号将贯穿票务预订、差旅报销和资金结算各个阶段。平台可以根据出差人的行程安排和高校差旅政策，提供一份基于现时价格的差旅预算，但出差申请审批的重点是业务合理合规性审批，重点对出差业务本身审批而对差旅预算不做严格审批。对于紧急出差任务，平台设置紧急出差申请选项，经过项目负责人审批后可直接进入票务预订环节。对于此类非常规流程，申请人需详细说明事由，项目负责人对此要承担更大的责任。紧急出差任务在进入报销环节前，仍需要单位负责人审批，以切实履行单位的监管责任，对不符合审批条件的差旅活动，由出差人自行承担相应费用。

3.票务酒店预定和订单管理。市场上具有竞争力TMC平台都具有较强的技术实力和丰富的开发实施经验，其平台提供开放的API接口，可以对接高校差旅平台。优秀的TMC平台具有行业中的优质资源和服务，对机票、火车票、酒店及用车可提供一站式服务。通过审批的出差人员，根据系统预先配置的差旅标准，可以随时获取TMC平台提供的丰富的高性价比的票务酒店等优质资源和服务。对希望获得更高出行服务，愿意通过自费补差价的人员，系统通过校验，可以要求通过出差人员在线实时支付差价的情况下，进行相关产品的预定。通过对接TMC平台，高校可以获得差旅大数据，对订单进行实时监控。确认预定后，高校差旅平台首先调用财务系统进行预算占用（含预计的包干费用），如果经费预算不足，系统提示更换项目经费，否则预定业务将立刻终止。在订单管理上，高校差旅平台通过API接口可以进行退、改、签等操作。平台要提示差旅制度，对于退、改、签业务是否可以报销要予以明确，对于不符合报销政策的退、改、签费用，平台需要出差人员自行进行在线支付，对于完成退、改、签票的业务，平台及时进行预算释放。

4.差旅确认和补助发放。高校差旅平台建设重要功能之一就是解决差旅费“报销繁”难题。在开大发票结算，商旅管理公司在账期内垫资的创新模式下，差旅报销通过差旅行程确认及发放包干补助两个环节完成，除包干补助外的其他费用通过平台与差旅管理公司统一结算。确认环节受到账期的约束，系统会在行程结束后发送提醒短信，出差人员需要及时进行行程确认。根据差旅制度，平台对确认后的行程进行伙食补助费和市内交通费等包干费用的发放，经提醒仍未完整确认的订单将不再发放补助并自动扣除机票酒店费用。确认后的订单，形成与商旅管理公司对账的账单，在账期内核对无误后对机票、火车票、酒店等城市间交通费和住宿费等与差旅管理公司统一结算，不再需要出差人员逐笔报销。出差人员全流程线上办理，实现了预定和报销为两端、差旅业务活动为中间的橄榄型工作流程。管理在两端，服务在中间，管理于无形，服务为核心。师生员工出差时免垫资、免发票、免报销，彻底解决了“报销繁”难题。

5.对账和资金结算。对账，就是使高校差旅平台产生的订单数据和TMC平台产生交易数据在一个结账周期内进行匹配，保证交易和资金一致、准确，对结果予以确认并保存确认结果，是进行资金结算的前提。强大的对账功能，是高校可以和差旅管理公司进行大发票结算的前提。对账功能不完善，会造成支付延迟，服务商垫资压力大。

高校经费按项目管理，不同的差旅业务计入不同项目经费中，同一项目经费下还要区分城市间交通费、住宿费、交通补助和伙食补助。TMC商旅平台，需要对一个账期内所有的交通及住宿费用进行垫资，最后形成交通费、住宿费等总账数据。在对账程序设计上，按照“匹配—确认”两个环节完成。在出差申请时，系统生成唯一的“出差申请单号”，通过该“出差申请单号”完成票务和酒店预定，形成和TMC平台的对应关系，除订单号外，平台设置多字段匹配，完全一致才认定数据核对无误。对账模块设置 “未匹配”“已匹配”“待处理”“已确认”几种状态，“未匹配”指双方的记账信息尚未进行对账；“已匹配”指双方的记账信息核对无误；“待处理”指双方记账信息不匹配，需要进一步核对；“已确认”指已匹配的账单经可以进入付款环节。完成付款前，以上状态均可以恢复至前期状态。在约定的固定期限，高校差旅平台通过接口获取TMC商旅平台订单数据，形成对账初始化状态，初始化状态下订单全部为“未匹配”，然后与高校差旅平台数据进行核对，通过的订单显示为“已匹配”，未通过的显示为“待处理”，直至数据匹配。该工作通过系统自动实现，对于“待处理”的特殊账单再辅以其他手段进一步核对。根据账期要求，对于“已确认”的账单由商旅管理公司开具大发票结算。高校差旅平台归集各个付款项目号，按照基本户和零余额账户的区别，自动生成记账凭证，然后调用银企互联系统完成付款。

6.差旅报告—差旅数据的挖掘与展示。差旅报告，就是对差旅数据的汇总、展示和挖掘，除对单维财务数据外，平台对出差地点、航空公司、航班、票价、折扣、准点率、舱位、酒店星级、分布位置、入住时间、在途时长等多维数据进行充分的分析、处理和利用，为出差人员和管理者提供有益的决策支持数据，并将数据分析结果通过可视化的方式展示出来，增强数据解释的直观性和吸引力。该功能着重加强数据在决策支持中的作用，注重数据挖掘。为了数据的完整性，差旅报告由高校差旅平台调用TMC平台数据，综合高校财务数据完成。差旅平台为出差人、项目负责人、单位负责人、财务部门等不同层级提供差旅报告。平台可根据需要，自由灵活搭建报表框架，细分交叉维度，提供足够的坐标和信息，便于及时了解各部门、各经费类别的消费、节省、损失情况，既为出差人员展示差旅活动“自画像”也能为学校提供“差旅活动仪表盘”，对照差旅现状及趋势，帮助高校优化差旅政策，获得更优秀的差旅资源。

四、高校差旅平台建设的进一步思考

（一）高校差旅平台不仅是服务和管理平台，更要打造成决策平台

高校差旅平台为了降低差旅成本和解决“报销繁”问题而建，目标达成后，高校要充分利用平台收集的多维度数据，拓宽差旅数据分析的宽度与深度，进行数据挖掘，将数据转换为决策依据，转变以往多以经验决策的模式，开启基于数据的智能决策、科学决策。

（二）选择技术实力强、售后服务优的TMC平台

优秀的TMC平台代表着先进的技术和理念。在“大、智、移、云、物”背景下，优秀的TMC平台通过利用大数据和人工智能的技术，在符合各项规章制度的前提下，可以更好地预测并自动满足师生员工的个性化出行体验需求，变“千人一面”的粗放型服务为“千人千面”的精细化服务，满足师生员工多元化出行需求。TMC的招标要细化需求，确保选择技术实力强、售后服务优、能够满足高校要求的供应商。

（三）强调高校差旅平台移动终端的应用

在移动互联网时代，无处不在的无线互联网络环境和智能终端，拓展了信息化应用场景，在“人手一机”的数字化时代，人们更偏好通过手机等便携式智能终端完成各项工作，突破时间和空间限制。高校差旅平台要通过手机客户端或公众号支持手机应用，方便师生随时随地进行差旅申请、票务预订，方便负责人灵活地进行业务审批。

（四）高校差旅平台数据安全性问题

高校差旅平台服务对象广泛，通过平台收集、调用、传输、存储大量数据，涉及师生员工个人信息、行程信息、经费信息，必须保障平台运行稳定、数据安全。在TMC平台的招标上，其数据安全性应放在首位。系统的运行维护，也要采取多重安全防范措施，确保系统安全稳定，在安全和效果上，安全是第一位的。随着“放管服”等系列制度供给，高校差旅平台建设能够突破时空限制，提高结算效率，提升服务水平，解决科研经费“报销繁”问题，是高校财务数字化、自动化、智能化的重要途径，也是提升高校治理能力和治理效能的重要举措。