孙明侠

摘 要：随着我国社会经济水平不断提升，人们对档案信息的需求量也变得越来越大，使档案资源管理工作在实际展开的过程中，所涉及的内容更为丰富，从而在一定程度上加大了档案管理人员的工作压力。如何进一步加强对档案资源的有效开发以及规范化管理成为现阶段促进我国社会稳定运行发展的关键。基于此，本文尝试对档案资源开发利用存在的问题以及策略进行了分析。

关键词：档案资源;开发利用;问题;建议

档案资源管理工作在实际展开过程中应该充分把握档案资源的特性，其主要体现为原始性、综合性、知识性以及广泛性等几个方面，是我国社会各项管理工作经验与科技成果相结合的重要体现，在我国生产经营、科技开发以及行政管理等多种形式工作中被广泛应用，并且发挥出了重要作用。随着现阶段我国社会主义市场经济体系全面落实，如何对当前档案信息资源系统进行有效开发利用成为促进我国社会整体发展的关键路径之一，同时也是摆在现阶段我国档案工作者面前的重要任务，今后应该注意进一步加大对档案资源开发利用中各项问题的治理以及解决力度，从而促进我国档案事业健康发展。

一、当前档案资源开发利用存在的主要问题

1.档案利用率较低

目前，我国在开展档案资源开发利用过程中，虽然行业内部的档案工作人员进行了多种探索以及尝试，但是在档案资源开发利用方面仍然没有取得理想效果，在实质上依然处于封闭或者半封闭状态，致使很大一部分档案资源利用率较低，没有很好体现出自身价值。

2.档案管理硬件条件较差

在开展档案资源开发工作时，必须要有完善的硬件条件作为支撑。但是当前来看，往往档案管理场地空间较为有限，这也使得档案摆放较为密集，整体通风效果较差，纸质档案很可能会出现返潮、发霉的现象，这也直接影响了档案信息的正常利用。同时，还面临着不同程度的计算机设备老化、扫描仪及刻录机损坏等问题，也正是因为这些问题存在，使得档案资源管理工作开展受到多方面因素的影响，无法保证数字化档案管理的效率及精准性。

3.档案开发范围较小

现阶段很多档案馆可供对外开放的档案信息较少，所涉及的内容也较为单一，造成很多时候档案馆的档案资源无法为社会其他行业提供有价值的参考信息，不利于档案资源的开发利用。不同的社会阶层、组织团体以及个人对档案资源的需求往往存在较大差异性，并且在实际进行档案查阅的时候，往往还会受到借阅者身份、档案类别以及档案保密程度等多方面的限制，这也造成现阶段我国档案馆中很大一部分档案资源仅限于专业学科领域之间交流、单位之间互相交流应用，并没有对社会大众开放，在一定程度上削弱了档案资源的实际价值。

4.档案系统建设基础较为薄弱

目前，我国一部分档案馆往往由于国家政策以及当地政府经济条件等原因存在投资力度小、设备老旧落后等情况，并且有的档案馆的档案资料没有得到妥善保管以及整理，甚至没有为其设置专门的编目，使这些档案资源很难为查阅者搜索到。另外，档案馆的检索工具不健全，用户查找档案的准确率会明显降低，经常会出现档案信息查找不全、查找不准的现象，这也在整体上降低了档案馆的服务水平。

二、档案资源开发利用问题的成因

1.档案意识淡薄

对现阶段我国档案资源开发利用所存在的问题进行深入分析后可以发现，其重要原因就是因为档案意识淡薄，主要是因为档案工作在社会的知名度不高，很多人对档案事业的理解存在偏差，没有意识到档案事业开展对我国社会整体建设发展的重要性。即使是很多专业档案工作者对于自身岗位工作的意识还停留在档案接洽、分类、保管等基本档案管理工作内容上，这种工作理念已经较为传统。归根结底，这与我国政府相关职能部门在档案工作方面的投入力度不够有直接关系，同时也没有做好相应的社会引导工作，从而使得档案事业在社会上的知名度以及响应度较低，这也对档案事业的有效开展产生了一定负面影响。

2.档案管理者自身素质有待提升

随着我国社会的不断发展，传统的档案管理模式以及工作思想已经很难满足当前档案事业的发展需求，这就需要相关档案工作者不断提升自身综合素质，由于档案管理工作内容具有综合性特点，因此相关档案工作人员不仅要具备一定的文史知识以及文字驾驭能力，同时还应该掌握相关技能知识，如要对统计学、分类管理学、计算机科学等技术领域知识有一定了解。但是，目前来看，我国很大一部分档案馆的档案工作者往往自身综合素质很难达到新形势下档案管理工作的开展需求，使档案资源的开发利用受到了一定限制，经常会出现部分环节衔接不当以及无法有效落实的现象，这也在很大程度上阻碍了我国档案事业的整体现代化发展进程。

3.档案管理思想保守

对于目前我国很大一部分档案工作者来说，在展开档案管理工作的时候，并没有积极响应新的社会形势，同时也没有将开拓精神以及竞争意识融入档案管理工作中，造成档案管理工作在实际展开的过程中存在管理形式单一、管理思想守旧的现象，不利于档案管理工作的有效开展。

三、档案资源开发利用的优化措施

1.转变观念，树立服务意识

从现阶段社会发展实际情况来看，档案资源开发利用已经成为促进社会内部运转稳定性的关键因素之一，并且档案资源作为一种极为珍贵的信息资源的价值得到了逐渐显现，其可以在人类的生产经营、日常生活中创造宝贵财富，对档案资源信息进行合理应用可以在很大程度上节省人力、物力以及资金成本的投入，是现阶段我国社会经济建设不可缺少的重要物质条件之一。档案资源开发利用工作主要是指对已有档案资源价值进行挖掘，从而使其可以更好地为当前经济发展进行服务。因此，在进行档案资源开发利用的时候，应该注意积极转变传统档案资源开发观念，树立起与现阶段社会发展实际形势相符合的服務意识。在过去很长一段时间，我国在开展档案资源开发利用工作时，往往存在较为严重的“重保管，轻利用”现象，也正是因为这种现象的存在，使很大一部分档案资源并没有发挥出自身价值。今后，档案馆在展开档案资源管理工作的时候，应该注意秉持服务至上的基本原则，保证现有档案资源可以物尽其用，从而最大限度满足查阅者对于档案的使用需求。档案管理部门应该根据档案资源的实际特点开展具有针对性的档案服务工作，要对传统坐等档案利用者上门的方式进行一定改变，将被动服务改为主动服务、超前服务，通过这种方式来进一步扩展档案资源的使用范围，同时也提升了档案管理部门的整体服务水平，通过对主动服务与被动服务之间的关系进行准确把控，可以使档案管理部门更好地应用创新服务方式，打开新市场，在保证档案资源价值得到发挥的同时，也使档案管理部门获得了相应的收益。

2.加强学习，提升档案意识

想要使档案资源管理工作的开展取得理想效果，企业方面应该将组织全体职工定期学习作为重要路径，档案管理并不只是档案部门的工作，需要全体职工有清晰的档案保护意识，在对档案进行利用时，应该避免档案受到损坏。在组织职工开展档案管理学习时，应该大力宣传、落实国家相关法律法规、方针政策，通过多种宣传形式相结合的方式来培养职工的档案意识，这样可以使其更为充分地认识到档案信息资源的价值，今后在对档案资源进行使用时，也会格外珍视这些宝贵的信息资源，自觉收集整理。同时，企业还应该意识到，对职工档案意识的培养应该是长期性的，从而在企业内部营造良好的档案管理及开发使用氛围，这样才能从根本上提升档案资源整体管理利用质量。此外，由于企业的档案管理工作具有综合性、复杂性的基本特征，这也需要企业方面相关领导对档案管理工作予以充分重视，将其当作企业日常运转过程中的重要工作内容，应用大力宣传的方式来调动职工参与档案管理法规政策学习的积极性。

3.突出特色，发挥专业优势

在开展档案资源开发利用工作时，应该根据档案资源的所属类别对其专业特色进行挖掘，从而保证档案资源的价值可以得到有效发挥。不同行业的档案资源往往在其专业特色上存在明显差距，因此在对其进行开发利用时，应用理念也不尽相同，这就需要档案管理人员对相关专业的知识内容有较为具体的掌握，根据实际情况来确定具有针对性的档案开发以及应用方案。例如，对于医院疾控中心来说，其所涉及的档案资源主要包括健康教育、艾滋病防治、慢性病防控等方面，因此在开展档案开发利用工作的时候应该注意对其专业优势进行有效发挥，通过这种方式来保证疾控中心的各項职责得到具体落实，要注意充分利用疾控中心档案资源，对现有的文字、图片、音频以及视频等资源进行合理应用。可以利用现有的疾控中心档案资源制作成宣传册、展示板等，还可以积极利用官方网站、微信公众号以及微博等方式来进行形式多样的疾控宣传，通过这种方式可以进一步提升人们的疾病防控意识。由此可以看出，在进行档案资源开发利用工作时，对其专业特色进行有效发掘可以使其价值得到更为具体的体现，这也更加有利于档案资源服务社会，服务人民。

4.加大资金投入，促进系统建设

现阶段我国科技水平不断提升，在进行档案资源开发利用的时候，也应该注意与社会发展实际情况进行紧密结合，将信息技术手段融入档案资源管理工作中，这样也可以使现有的档案资源得到更为充分的开发利用。因此，今后在对档案资源进行开发的过程中，应该注意进一步加大资金投入力度，以此为基础建立起功能更为完善的档案资源管理平台，从而保证档案管理的信息化建设水平可以得到持续性提升。当建立起信息化档案管理以及利用平台之后，可以对多种档案资源进行协调管理以及开发，通过信息化系统的应用也使得各业务之间的关联程度明显提升，从而实现了多种业务之间的无缝对接。在展开档案资料管理工作的时候，最为重要的前提之一是要保证档案资源的真实性，这样对其进行后续的开发以及利用才有意义。档案馆在展开档案资源信息化管理工作时，尤其要将工作重点放在一些老旧、分散的档案资源管理上，通过信息系统的有效应用来使其可以更为有序、准确的展示在工作人员以及查阅者的视线范围，使档案资源的利用更为高效，同时也使档案资源的整体利用安全得到了保证。档案馆应该充分意识到想要实现对档案信息化资源系统的深入开发以及建设并非一朝一夕能够实现的，需要对档案管理人员有一定耐心，要根据当前档案资源储存实际情况来确定系统建设规模，要保证其可以实现对档案资源的远程查询以及利用，使档案工作效率得到保证。

5.完善工作制度，规范工作流程

目前，我国很多单位的档案部门或者专业档案馆往往还存在着工作制度完善程度不高的现象，也正是因为这种情况的普遍存在，使很多时候档案资源开发利用工作在实际展开过程中缺乏具体依据，使档案管理工作的整体开展效果受到了严重影响。按照我国《档案法》等相关法律法规要求，档案管理部门应该明确档案收集、编目、统计以及利用等各个环节的操作流程，保证档案资源管理工作的开展更为规范化、标准化，使档案开发利用工作的开展更加具有针对性，从而使得档案资源的价值得到有效发挥。同时，还应该注意建立起完善的考核评价机制，对各方面档案管理工作的开展情况进行全面监督，并且注意定期对相关管理人员进行考核，通过这种方式来对其综合素质进行确定，建立完善的考核评价机制有效促进了档案资源开发利用工作的开展。在展开档案资源管理跟踪监督检查工作的时候，应该对档案管理工作各个环节的开展情况进行实时分析，从而在第一时间确定其是否符合标准，一旦发现存在问题应该及时进行处理，从而保证档案开发利用过程中的各项业务可以得到有效落实。

四、结语

综上所述，随着我国社会的不断发展，所产生的各种档案体量在不断增大，使档案管理工作在实际开展过程中要克服多方面困难，需要相关档案管理人员自身具有较强的专业素质。当前，我国信息技术水平不断提升，并且在各个行业中有广泛应用，今后在开展档案资源开发利用工作时也应该注意积极与信息化技术进行结合，保证档案资源的分类、分析、统计以及保存等各项工作的开展效率得到有效提升，使档案管理工作的精准性得到保证。档案管理部门应该注意定期对内部档案工作者进行素质提升培训，其培训应该涉及档案管理理念的创新、信息技术与档案管理的融合等方面内容，从而培养出与现阶段社会发展实际需求方向更为符合的档案工作者。随着档案体量的增加，所涉及的内容也越来越丰富，想要在短时间内培养一支高素质的档案管理队伍往往存在一定难度，因此档案管理部门要有一定的耐心，对现阶段企业以及行业实际发展情况有清晰具体的了解，以此作为基础来保证培训工作的开展更加具有针对性。今后，传统的半人工档案资源开发利用势必会逐渐退出历史舞台，档案馆应该积极借助数字化技术开展相应的档案管理工作，并且要注意对以往的档案服务模式进行一定转变，将被动服务变成主动服务、超前服务，使档案管理工作的开展与现代化社会的实际发展需求更为符合。

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（作者单位：中国石油长庆油田分公司档案馆）

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