宋茜

摘 要：档案管理是企业管理的关键环节之一。一般情况下，企业档案会以文本、音像制品、实物等形式存储，属于企业无形资产的关键组成部分，对档案的信息内容进行科学研究和整理可以为企业做出战略决策提供可靠的依据。随着信息技术的快速发展，企业档案管理的集成度不断提高，因此在信息化管理环境下，企业档案管理与服务方式的自主创新是非常必要的，这对健全企业档案管理系统功能具有重要的现实意义。

关键词：信息化;档案管理;服务模式

档案信息规划是档案工作响应世界信息化管理浪潮的必然趋势，信息技术和信息技术产业的飞速发展，促使档案馆的发展达到了一个新层面，在信息化环境中，档案工作有了新机遇，同时也出现了新挑战。在这种情况下，传统的档案管理方式并没有融入信息化管理环境中，如何创新发展，从容应对新挑战，已成为企业档案管理工作中的关键问题。

一、研究背景

21世纪，信息技术在计算机、通信、软件等主体的帮助下快速发展，使信息资源的重要性逐渐显现。其中，档案是信息资源中的重要构成部分，技术发展不仅令档案管理业务范围得到拓展，同时也使档案自身意义得到大幅度提升，档案管理不再以传统存储为主。2014年，党中央办公厅与国务院颁发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确指出：“面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方，主要是一些地区和部门不够重视档案工作……”在这一背景下，部分企业仍未对档案管理工作给予相应重视，档案的征集与管理需要进一步创新，同时相关工作人员自身职业素养也亟待提升，在信息化环境，档案管理工作面临诸多全新挑战与影响。

二、企业档案管理与服务模式创新的重要性

1.能够保证企业发展

在中国经济体制逐步完善的过程中，我国企业总数和经营规模不断增加。在企业发展的整个过程中，现有档案总数也在不断增加，因此企业档案保管工作的压力也在逐步增加。企业的基础管理、信息资源和无形资产的摊销情况都在档案中得到体现。进入新时代，企业档案管理对企业的实际经营管理成果产生影响。因此，企业的档案管理与服务模式的自主创新，可以为企业的业务发展提供良好保障。

2.有利于推动企业文化基础工作的进展

企业文化是现代企业发展的推动力，也是企业竞争优势的重要体现。档案是企业文化存储和可持续性的关键媒介。与信息技术相结合，企业档案管理工作成果显著提升，信息化管理环境下企业档案管理与服务模式的自主创新，可以使企业优秀的文化得以存储并持续发展，对企业的长期发展有良好作用。因此，信息化管理环境下的企业档案管理与服务模式创新具有关键的现实意义。

三、信息化管理所产生的影响

随着科学技术的发展，人类进入信息化社会，以信息内容和信息资源为基本，信息科技广泛运用于生产制造、日常生活等各方面，因此信息化管理不但对某一行业，乃至对全部人类社会都产生了巨大影响。首先，在信息化管理的环境中，社会发展十分重视信息内容等重要资源，档案资料作为具备原始凭证的关键构成部分，在社会发展中所受关注力度逐渐加大。其次，信息化管理推动了资源整合，提升了工作效率。在信息化管理的环境中，每一个人对信息资源的要求越来越急切，越来越个性化和多元化，传统信息资源获得方法早已达不到人们的要求，各种各样信息科技、云技术、大数据的普及，企业必须发展信息资源，加速资源整合速率，提升工作效率。最后，信息化管理环境更改了的工作方式和生活方式，推动了社会的发展。在信息化管理的环境中，信息化管理持续提升，升级速率持续加速，信息技术的广泛应用不但更改了工作方式，也提升了人们的生活品质，扩张了获得信息资源的范畴。

四、企业档案管理创新主要存在的问题

随着公司信息化管理的开展，档案管理在信息化方面获得的显著成绩是不容置疑的，但也显现出一些问题。比如，在管理机制方面，缺乏有效推动档案管理人才选拔的规章制度、奖励机制;在制度建设层面，缺乏电子文件的管理方法和规范，造成电子文档的存档不标准;在信息内容的应用层面，绝大多数公司现阶段的档案管理方式还处在被动运用、封闭式的管理情况，员工缺乏使命感、服务能力相对比较有限，造成信息资源使用率低、信息内容应用单一。专业技术人员的缺乏，造成无法保证档案信息内容能够及时录入和资源共享，档案工作人员一天到晚只能对档案开展搜集整理，变成信息录入者。被动的服务为档案数据资料的开发利用提供助力，档案材料编研实际效果差、品质不太高的局势没有整体更改。在信息资源设计开发层面，公司信息资源设计开发工作滞留在文件名称录入等阶段，信息化不够深入。数据库和情报信息档案系统软件项目尽管是信息资源设计开发的重要构成部分，但其更高度重视“基本建设”而不是“应用”，其仅仅为信息资源的利用打下基础，但不能充分运用信息的作用与实际效果。人才团队基础设施层面，大部分公司能够从事档案信息管理工作的人员屈指可数，大概分成两类：一类是具备档案专业知识的工作人员;另一类人员是信息技术专业大学毕业，但没有进行档案工作岗位的专业培训，只是具有一定信息技术专业知识。档案管理团队基本建设的难题是，如何让掌握了一定信息技术的专业人员进行档案知识的培训学习，以及使具有档案专业知识人员掌握相应的信息技术，使他们将所学与实践工作紧密结合。因此，真正可以在档案信息化规划、结构特征、功能设计、技术性等层面具有“关键”和“沟通交流”作用的技术专业人员在企业中屈指可数。

五、企业档案管理与服务模式创新措施

1.强化管理制度

在企业信息化管理环境中，为了更好地完成企业档案管理与服务模式创新，必须采用严格的管理方案，推动企业档案管理各阶段的操作规范，因此对于档案管理与服务模式创新，企业应根据具体情况制订完善的档案管理规章制度，在规章制度中确立档案保管工作的步骤和工作的各阶段要求，从档案的信息内容、创建和保管使用，都要以规章制度的形式建立起来，只有这样才能保证档案管理工作的标准化。另外，在现有的档案管理制度中，要与监督机制、奖惩制度相结合，保证各项工作的顺利进行。同时，要建立健全档案的问责机制，使档案管理和服务方式得到有效的改进。在信息时代，企业要想使档案管理和服务得到有效的落实，就必须运用严密的管理体系，使档案管理的各个方面都能得到有效贯彻。因此，要按照档案管理的要求，结合企业的具体情况，制订一套专门的档案管理制度，将档案的各项工作和工作程序、资料的建立、保管、利用等方面都做了详细规定，从而保证了档案的规范化。同時，在建立的档案管理体系中，也要引入监察和惩罚机制，以保证各项工作的顺利进行，特别是对于档案资料的利用，更要严格监控，对于档案管理中的错误，要进行问责，这样才能有效地约束相关人员的行为，从而提升档案管理的服务质量。

2.建立档案智能管理信息系统

信息技术在现代社会的应用范围和深度不断提高。为了更好融入现代社会，有必要完善企业档案管理与服务模式的创新方案。对传统的档案管理方式进行适当改进，以提高档案管理的实际效果。因此，企业必须针对档案管理信息化工作进度，打造相应的档案智能管理系统，将传统纸质档案以数据信息的形式进行存储。在整个存储过程中，管理人员和专业技术人员必须做好相应信息的分类。创建的智能档案管理系统必须严格进行权限管理。由于并非所有员工都能随意浏览档案信息管理系统，企业需要根据具体工作需要，获得权限的员工可通过专门账号和登录密码浏览档案信息内容，系统软件应记录所有人的浏览痕迹，未经许可不得使用个人电脑、硬盘复制档案信息内容。此外，企业必须指派专业技术人员对智能档案管理系统进行定期维护，保证系统软件的正常运行，并根据具体要求对系统进行必要的升级，对档案进行实时更新，从而为档案管理信息化进程提供有力保障。

3.对档案管理机制进行适当创新

现代企业的经营管理实践中，档案信息通常记录着企业的经营情况、业务流程、向特殊单位的转换、新人才的引进和变化，以及记录在案的其他信息，许多内容具有重要的实用价值。按照传统的企业管理习惯，档案管理工作通常有一个独立的部门管理，企业内其他部门很少参与。在信息化管理中，企业可以引导各部门都参与档案管理，提高文件管理与各部门的沟通，完成企业档案管理和服务模式工作的创新。这样，企业内部处于相对隔离状态的部门可以改进工作方式，充分利用信息化技术参与到档案管理工作中。在信息技术的作用下，企业的各个管理环节都向着智能化系统发展，能够更好地协助企业在激烈的市场竞争中占据一席之地，以档案资源以及资源共享和利用为基础，为企业管理提供更多智能化服务。此外，在现代企业的经营中，档案资料中经常会记载各个部门的工作，比如业务的变化，比如人才的引进和调动，这些都是很有价值的。在传统的企业管理模式下，档案管理通常是由专门设立的档案管理机构参与，而其他单位很少介入，而在信息化的背景下，可以通过建立与之对应的档案信息资源共享机制，使企业的所有部门都能参与到档案的管理之中，从而提高档案工作与各个部门的联系程度，实现企业档案管理及服务工作的创新。通过这种方式，可以加强与各部门之间联系，从而使各部门之间的关系更加紧密，更好地发挥档案管理服务和引导功能。在企业的管理和服务过程中，企业要充分认识到档案信息是企业的一种重要资源，在信息化的推动下，企业的各项管理工作都向着智能化发展，为了在激烈的市场竞争中占有一席之地，有必要通过档案资源信息的共享和利用，为企业的运营管理提供更加智能化的服务。

4.加强现代化档案管理队伍建设

档案管理人员是企业档案管理与服务模式创新的主要参与者，因此，有必要完善档案管理团队的基础建设。首先，要做好档案管理人员招聘工作。对于人才的招聘，公司应建立完善的招聘流程，根据所需人员总数、技术和专业标准等招聘要求进行员工需求分析报告。通过档案管理人员岗位制度做好甄选工作，对收到的个人简历进行甄选。在整个招聘过程中，必须格外关注具有档案管理专业技能的员工。在档案管理工作实践中，根据聘用档案工作人员的岗位，观察其工作是否能够胜任，对其进行综合考核，对符合考核标准的人员予以录取。为引导录用人员更好地参与档案信息服务管理工作，公司应进一步完善档案信息人员管理办法。新员工入职后，公司应根据员工档案管理办法，增加用工量，进一步提高绩效奖金或增加福利，促进档案管理人员心理平衡，高效参与档案信息服务管理工作。同时，编外人员的档案管理体系不健全，借阅行为时有发生。在转交过程中，由于工作程序不规范，难以追溯，容易造成人事档案遗失。所以，要做到编外人员的档案管理有章可循，做到档案出、入、借、转等方面的标准化且记载明确。要加强与人才服务部门的沟通与协作，引进档案动态管理机制，对新档案资料及时归档，防止档案分离、档案不全、资料失真。企业应制定一整套详细的、符合编外人员实际情况的人事档案管理体系，使其能有效、有序地使用。

5.强化人事档案监督，保证人事档案的权威性

《干部人事档案工作条例》在2018年颁布，突出了对档案审查的重点，坚持“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”原则，对人事档案的审查和监管提出了更高要求。由于编外人员的个人资料具有一定的流动性和特殊性，很容易导致资料不完整、资料不准确等问题。在对编外人员的档案进行审查时，要加强对其人事档案的发掘，并对其“三年两历一身份”进行核实，并对其档案的真实性进行监督。对人员资料中出现的差错进行更正，并进行查找和补缺，及时补充。只有强化监督，完善审计流程，才能有效预防人事档案失真、丢失，从而有效维护人事档案的权威和可信度，建立“不敢造假、不能造假、不想造假”的长效机制。由于以往的人事档案大多是以纸质形式存在，难以有效保存，而且在查阅和利用中花费了大量的时间和精力。特别是编制人员的人事档案，资料多，容易造成资源浪费。因此，建立和推动人事档案的信息化是必然趋势。根据企业的具体情况，建立符合企业特点的人事档案数据库，形成全面、准确的电子档案。及时更新档案馆资料，对在职、离职、退休等情况进行及时维护，定期更新考评等，动态管理人员档案，更新后的资料，制作电子报表。将人事档案与人力资源、办公系统相结合，实现信息的共享和应用，并对其进行云计算、大数据的分析，为企业的决策提供数据支撑。在进行人事档案管理工作过程中，要重视设置档案维护权限，只有特定权限的管理人员才能进行档案资料维护，以确保电子档案的安全。

六、结语

综上所述，企业档案管理与服务模式在信息化管理环境下的自主创新，对公司的业务发展有着直接影响，因此现代企业应该了解在信息化管理中档案管理和服务模式自主创新的必要性，从多方面进行自主创新，充分发挥档案数据服务管理的具体效果。

参考文献：

[1]钟子铭.信息化环境下企业档案管理与服务模式创新研究[J].企业文化（下旬刊），2019

[2]胡岚洁.简述信息化条件下的档案管理与服务创新[J].智库时代，2019

[3]董 婧.新时期企业档案管理创新与服务模式分析[J].办公室业务，2019

[4]于宗兵.试论新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革路径[J].科学与信息化，2019

[5]刘 卫.信息化背景下機关事业单位档案管理创新分析[J].中国科技投资，2019

[6]刘永乐.信息技术如何有效融合质量档案管理[J].机电兵船档案，2019

（作者单位：中国中铁大桥局集团）

3861500589270