张 瑶

(北京国电电力有限公司上湾热电厂 内蒙古 鄂尔多斯 017209)

0 引言

档案管理在国有企业发展过程中发挥着重要作用，档案管理工作能帮助各部门了解企业的整体的经营状况，还能够充分呈现出企业的经营成果，保证企业与各方的有效合作，因此做好档案管理科学化、规范化工作能够提升企业的整体管理水平，当前我国处于国企体制改革的重要阶段，构建档案管理中心也成为了核心工作，有关部门应及时更新管理理念，探索与尝试各种新式管理手段，大幅度提高国有企业的市场竞争力。

1 当前国有企业档案管理存在的问题

1.1信息资源分散混乱

国有企业档案管理工作中长期存在着信息资源分散、工作程序混乱、无法保证资料完整性的问题，首先由于企业内部信息过于分散，如果档案管理部门工作人员不能按照资料内容、性质将其及时分类整理，容易出现严重信息分散的现象，同时部分工作人员对工作流程也不够熟悉，在信息录入、整理的过程中难免产生混乱，在此过程中还容易因为缺乏对资料的鉴定能力而导致最终档案未能完整、有序地被保存，影响后续各项工作[1]。

1.2档案管理制度不完善

档案管理是企业管理工作中的重要组成部分，在社会信息化发展及企业竞争持续增大的形势下，国企档案管理必须树立全新的工作理念，结合实际发展需求建立针对性管理制度，但是大部分国有企业很难真正跳出单一领域的活动范围，管理人员将其视为只有全员参加才能高效完成的工作，未能在信息化管理中注入创新力、活力，相互之间配合默契度不高，因此企业方面应迅速完善信息化管理制度，保证各项工作有序、高效地落实。

2 国有企业体制改革中档案管理中心构建原则

2.1整体性原则

企业体制改革形势下的档案管理中心构建的整体性原则包括两个方面：首先需要保证改制档案在数量上的齐全，在国企改制的过程中改制档案的内容十分繁杂，档案管理中心应本着为单位负责的态度在前端工作中保证档案资料在数量上的完整度，从根本上避免出现资料遗漏、缺失的问题，而一旦发生数量不齐等方面的问题，管理人员必须及时做好查漏补缺工作，尽最大课程寻找遗失档案，协调好各个部门之间的关系，提高档案完整度[2]。其次还要保证改制档案在系统上的完整，部分有关联性部门之间在移交资料、合并撤销资料的过程中不应该破坏他们内部之间的关联，通过档案管理中心的有效介入避免出现档案的价值上缺失及提供、利用方面不便的问题，保证企业整体协调发展。

2.2价值性原则

改制档案资源鉴定环节中一定要坚持价值性原则，将资源根据来源、时间、名称、外形特征等要素进行综合鉴定，结合企业自身的实际改制问题来判断资料的价值，同时来对不同档案资源在内容上的独特性进行区分，从而在后续利用阶段资源管理中心能根据企业的不同 需求及时提供最有效材料，保证各项工作的开展质量，促进国有企业的发展。

2.3时效性原则

时效性贯穿于档案管理工作流程的始末，并且起到明显的承上启下作用，档案管理中心前端收集整理阶段，必要要保证工作的即时性，在区分各种改制档案资料的来源与内在价值后做好整理工作，便于日后的检索与利用。此外工作人员必须定期对档案资料进行排查，部分资料达到一定期限后价值降低，在此基础上一定要将具有价值的资料重新整理保存，并用最新资料取代失去价值的资料，将企业改制形势下档案资源的社会效益充分发挥[3]。

2.4安全性原则

安全性原则对档案管理工作带有巨大影响，在面对国企改制产生的大量繁杂档案资料时，档案管理中心的工作人员必须时刻深化自身的安全防范和自我保护意识，根据实际需求建立 完整的档案保护机制，在此期间企业方面还应该重视对工作人员的安全培训，定时组织考核活动，让档案管理中心工作人员能够及时学习到先进的档案安全管理知识，并做好自我武装，高质量完成现实工作，减少不必要的人力、物力投入，更大程度上提高档案管理工作效率。

3 国有企业体制改革中档案管理中心构建策略

3.1注重法制规范建设，保证工作有序执行

想要高效完成档案管理中心构建工作，企业方面首先一定要坚持“依法制档”的原则，以深化工作人员法律意识为核心目标展开工作，通过加大宣传力度的方式来提高工作人员法律认知。在此过程中企业应注重法制规范建设，从下述三点入手展开工作：第一，法制化建设，学习《档案法》专业知识，让每名员工都能在知法、懂法的前提下完成各项任务，同时明确执法的严肃性，公平、公正地对待每一名员工，从根本上提高员工依法工作的自觉性，消除错误思想，避免出现损毁档案、丢失档案、伪造档案等不良情况的产生，一旦出现问题要依法追究负责人员的相关责任、给予他们行政处分，为其他员工敲响警钟[4]。

第二，制度化建设，档案管理中心的档案工作应是科学且有序的，内部必须建立起完备的规章制度，保证其完整性和可操作性，加大执行力度。在此过程中档案管理中心应重点完善制度内容，对资料收集、保存、保密、借阅等活动都做出严格规定，防止有效信息缺失，此外还应确认档案的资料接收期限、资料规格、资料质量都提出严格的要求，保证分类清晰、交接手续完整，最后还应加强工作人员的保密意识，在明确档案分级的前提下做好密级划分工作，针对秘密文件需妥善保管，还要根据制度要求将其及时归档。在此基础上员工对档案效益产生更加深刻的认知，提高客户企业对中心档案的利用率，在强力制约下降低档案管理工作失误率，为国有企业体制改革提供最大的便利，促进企业的不断发展。

3.2注重基础设施建设，档案资料完整可靠

当前国内大部分大中型国有企业档案管理部门保存的都是纸质档案，因为纸质档案具有原始记录性的特点，因此不会在社会改革发展中被完全淘汰，为保证纸质档案保存的完整性，档案管理中心需要设立兼备安全性、完整性特点的档案管理设施，加大对基础设施建设的投入力度，首先在选择工作地点时应考虑到预防自然灾害的问题，避免因火灾、水灾而造成资源的损失，此外还应控制好档案管理中心库房的温度，构建出安全的管理环境，保护好传统档案管理设施，保证纸质资料的安全。

此外随着现代社会的不断发展，电子信息技术已经被应用到各行各业之中，其中电子文件的数量也越来越多，电子文件具有查询、传输便利的优势，因此在企业体制改革的形势下档案管理部门也应使用自动化、系统化得实施各项管理工作，满足各企业单位对档案资料的使用需求[5]。在此期间如何提高电子档案资源的安全性、完整性和可靠性也成为了档案管理中心亟待解决的问题。重视基础设施建设，购入大量电子计算机、扫描仪等，电子设备的增加为电子档案管理工作提供了基础保障，在此前提下还应该针对性地构建系统平台。有利于优化档案采集系统，及时获取各部门的电子资料，由此建立其高度统一的电子档案网络管理系统，使用信息化服务模式完成后续工作，真正建立起一支高素质的信息化工作团队。

3.3注重人员素质建设，保障运营管理工作

档案管理中心的日常运营应该交由专业的工作人员负责，因此在国企体制改革形势下档案管理中心必须注重对工作人员专业素养的培养，让他们能以良好的态度、专业的能力完成好各方协调工作，最大程度上提高档案管理效率，目前我国档案工作人员素质建设应从下述方面入手：第一，增加人员数量、加大培养力度，大中型国有企业档案类别较多，为保证对资料的有效保管和调配就必须增加工作人员的人数，并且在他们正式开始工作前展开专业化的培训，让所有人都能对档案管理知识进行系统化的学习，并且展开针对性技能培训，保证每名员工在正式入岗前都能积累实践经验、提高工作熟练度，真正成为一名合格的档案工作人员[6]。

第二，合理分配档案人员结构，建设出一支默契配合、高效工作的人才团队，目前国企档案管理中心缺少复合型人才，工作人员不仅要掌握档案管理专业理论知识，还应该具备较强的计算机、经济、法律以及外语能力，中心吸收更多高层次的专业人才，成功解决人员队伍单一问题；第三，增强档案管理人员的管理意识，加大对档案管理工作的宣传力度，保证相关工作人员明确档案管理与企业发展之间的关系，看到高效的档案管理工作为企业带来的效益，在此过程中还应该制定出人才招聘与培养政策，进一步调动工作人员的积极性，激发他们对档案管理工作的热情，从而为档案管理工作注入更多新鲜活力，避免人才流失的现象产生。

3.4实现信息资源共享，提高档案管理效率

(1)数字化平台构建

近年来我国档案信息化建设水平在不断提升，在网络技术日趋发达的形势下国有企业把握住改革的机会，通过体制改革的方推动了数字化档案资源的进一步发展，在此基础下形成的数字档案呈现出内容丰富、形式多样、载体现代化的优势，是国企体制改革的一大突破[7]。基于此档案管理中心还应该针对性地构建数字化资料管理平台，根据工作形式、工作内容的不同设计多元的工作程序，从而能够准确且快速地将繁杂的数字化档案资源整合、分类，明确工作类别、时间线，便于后续的查找和使用。除此之外还应该对纸质档案进行备份，利用信息技术将其转为数字化档案并进行妥善保存，保证整体档案管理工作效率。

(2)创新资源共享策略

当前我国正处于信息资源网络化共享的社会发展形势下，为融入社会、实现自身的可持续发展，国有企业在改制档案管理中心的过程中也需重视对资源共享措施的创新化探索，在此过程中可通过创建中心主页、设计网络检索与查询功能、中介机构网络互联等方式展开资源共享工作，跨越时间、空间的限制，多方联合共享业务经验，实现改制档案信息资源的整合统一，大大提高档案管理服务质量。

(3)建设专题数据库

国有企业内档案类型较为复杂，不仅包括多元化的基础建设档案，还存在更多党群档案、 会计财务档案等等，传统管理形式下工作人员面对繁杂资料需要花费大量人力、物力，并且无法真正保证资料整理效率与质量，为解决这一问题，档案管理中心应该借助现代网络技术建立出不同类型、不同专题的档案资源数据库，工作人员可以快速对信息整理分类，节省大量的时间与精力，同时专题数据库还带有自主提取功能，在需要使用档案时可以第一时间提供针对性服务，从而加速国有企业的发展。

3.5加强档案安全管理，坚定维护企业利益

在落实企业档案管理工作的过程中，工作人员还需要深化自身的安全意识，如采取信息化手段辅助工作时，必须要提前预估可能会出现的网络安全问题，在网络环境中寻找到隐藏的安全威胁，并且根据实际工作需求探寻预防策略，如对档案信息加密处理等，这样一来能够从最根本上确保档案信息的安全性，提高企业内各部门的工作效率[8]。档案管理安全性的提高不仅关系到企业的发展，还涉及到全体员工的利益，因此管理中心应该对各个环节都严格审查，既要高效利用现代科技手段，同时也要及时处理各项弊端，最终保质保量完成档案管理工作。

4 结束语

综上所述，档案管理对当前处于体制改革形势下的国有企业而言是重点工作，企业应在认清自身发展现状的前提下针对性完成档案管理中心的构建工作，首先明确日常管理工作中存在的问题，其次积极学习先进策略，探索问题解决方法，期间注重规制规范、基础设施、人事团队、信息平台、安全管理建设，从而实现档案管理的核心目标，更加高质量地为企业发展提供服务。