郑刚

摘要：随着社会发展不断加快，经济体制改革推动我国各项事业迅速发展，事业单位的档案也与日俱增。实现有效的信息化档案管理，能够提高事业单位档案管理的效率。本文针对档案管理的信息化建设策略展开讨论与研究，为事业单位的档案管理献言献策。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设

我国事业单位正随着社会发展和经济的提升稳步走向更加广阔的未来，随着事业单位规模的扩大和从业人数的增加，档案的数量与规模也与日俱增，越来越多的档案成为各个事业单位管理的难点与重点[1]。事业单位的档案与领导者的决策有密不可分的关系，也与每个工作人员的规划发展、升职考核紧密相连。近年来，科学技术的进步带来了信息化产业的飞速发展，档案管理也逐渐从纸质管理走向信息化建设的道路。因此通过有效的信息化档案管理模式，能够切实提高档案管理的效率，本文将针对此展开讨论与研究。

一、事业单位档案管理现状

档案管理作为一项复杂、繁冗和枯燥的工作，往往容易被单位领导所忽视。目前，我国事业单位的档案管理存在以下问题：

1、重视程度不够

档案管理虽然不是新鲜的课题，但是不少事业单位的领导对管理的重视程度不够，没有对档案管理制度进行系统化地了解，将工作的重心放在人才的引进和培养上，没有对档案管理工作上心，而是将这一工作完全交给相关的工作人员全权处理。但实际上，事业单位每个员工的切身利益都离不开档案的管理工作，因此单位领导必须转变思路，认识档案管理对整个事业单位的积极作用，才能保障每个工作人员的利益，激发单位员工为单位服务与奉献的热情，为国家事业单位的发展贡献力量[2]。

2、专业的档案管理人才缺乏

目前我国专业的档案管理人员数量较少，事业单位的档案管理人才更是凤毛麟角，不少负责档案管理的员工并没有经过专业系统地培训，并且安排在档案资料室工作室的员工大多年纪较大，对新型的信息化档案管理接受能力较差。由于档案管理工作单一、重复、枯燥，不少工作人员并没有认真地对待这一工作，并未负责任地、有耐心地开展档案管理工作，甚至出现不能及时发现档案数据遗漏的情况，严重影响了档案在实际工作中的作用。为实现我国事业档案管理的进一步发展，推动信息化建设的脚步，必须培养专业性强、责任心强的档案管理人才。

3、信息化程度不足

尽管进入新世纪以来，我国的信息化建设已经逐渐走上了正轨，但目前仍有不少事业单位的档案管理未与信息化建设挂钩，许多重要的档案、资料仍采用纸质记录的方式进行管理。纸质档案虽然也能详细记录信息资料，但是极易受天气的影响，尤其是在一些较为潮湿的地区，非常容易被损坏。纸质档案一旦出现破损，修复工作复杂，并且可能造成休息的丢失。除此之外，纸质档案在进行信息检索时工程巨大，耗时长，不利于工作效率的提高[3]。因此通过信息化建设，能够有效实现快速检索信息、提高工作效率、保护信息安全的效果。

二、档案管理信息化建设的优势

网络技术的发展带来了日新月异的软件开发与信息检索方式，这为档案管理的信息化建设提供了有力的保障。

1、档案保存得到保障

纸质档案是传统的档案保存与管理途径，但纸质档案不仅容易因天气出现发霉、破损的现象，还容易随着时间的迁移逐渐脆化，会对纸质档案中记录的信息造成不可挽回的损坏，许多重要的资料信息因此丢失，难以找回，这就给事业单位带来不可估量的损失。通过信息化建设后，事业单位的档案利用电子磁盘储存起来，并且可以实现对同一档案的多次备份，不但能够延长档案保存的年限，也解决了天气变化对档案造成的不利影响。除此之外，通过信息化的档案保存，改变了纸质档案占地面积大、搬运困难的问题，将数以万计的资料利用几个小小的磁盘进行储存，携带方便、占用空间小，有效地优化了单位的利用空间。

2、检索信息效率提高

传统的档案管理下，查询纸质档案的资料需要经过多道程序，并且要在浩如烟海的档案室里查阅，耗费时间长，在查阅过程中也可能对其他档案资料造成损伤。在完成档案的信息化建设后，可以利用关键字词快速实现档案的检索，准确地找到所需的档案资料，操作简单，耗时短，并且不会对其他档案造成损伤，免去了繁复的检索工作，不被空间与时间所束缚，有利于工作效率的提高。

三、档案管理信息化建设的策略

事业单位通過对档案的信息化管理，能够有效提升单位的效益，保障单位人员的切身利益，促进国家社会经济的稳步发展，针对事业单位的档案信息化建设，本文提出以下建议：

1、单位领导加强对档案管理的重视

提高档案管理的信息化建设成果，离不开单位领导对工作的关注与重视。党委领导应该认识到事业单位发展过程中档案管理的重要性，认识到档案管理信息化建设的先进性与优势，坚持将档案管理作为工作的重心之一。单位领导应首先关注档案管理的保密与安全问题，合理选择档案管理的办公室位置，确保工作人员在安全、隐蔽的环境下展开工作，并对办公室的门窗进行加固保护，才能有效提高档案信息的安全性。同时单位领导应该指派专人对档案进行看管，禁止无关人员随意进出档案管理办公室，需要调用档案时应做好严格的登记工作。单位领导还应加强对档案管理人员的培训工作，提高工作人员的专业素质，以提高管理的效率[4]。

2、结合信息化档案管理与传统管理方式

目前，我国事业单位档案管理中，传统的档案管理模式仍占据主导地位，全面实现信息化的管理与建设需要逐步逐层地展开。通过有效地结合传统管理方式，能够推动信息化档案管理的覆盖。尽管信息技术发展迅速，但是在实际运用中仍会出现各种各样的管理问题，不少事业单位难以短时间内快速更新管理模式。因此事业单位应该对现有的档案管理人员开展培训工作，着重讲解计算机技术的使用和档案管理软件的操作要点，训练工作人员管理、维护信息化档案的能力，学习掌握信息化档案的管理方法，使管理人员能够结合传统管理模式，开创信息化档案管理的新思路，逐渐达到完全的档案信息化管理。

3、完善档案信息化管理制度

任何工作的顺利开展，离不开完善的制度帮助。只有建立科学合理的信息化档案管理制度，才能够保障信息化建设的顺利推行。事业单位应该根据本单位的实际情况，制定符合单位管理模式的档案管理制度，指导档案信息化建设的工作。可以将档案的信息化管理纳入事业考核中，或者将评级、绩效、责任追究等于信息化建设工作的内容挂钩，调动单位人员工作的积极性，促进档案信息化建设的开展。有了严格的规章制度，才能做到奖惩有度。

4、加强基础设施建设

档案信息化的管理离不开技术设施的完善，借助先进的信息技术构建事业单位的数字化档案馆，档案馆内应该做好档案干部队伍的建设工作，完善馆内馆藏与库房建设，并创建便捷的检索工具和服务工具，使档案信息化的水平不断提高。除了对文字与图片类档案加强管理外，还需要对视频与音频的管理与储存，真正实现档案的信息化管理与建设。

结语：

信息技术的发展为事业单位的档案管理提供了便利，实现档案管理的信息化建设，有利于领导决策水平的提高，有利于人才的引进与培养，有利于员工的考核与评级。通过有效的信息化建设方法策略，提高档案管理的效率，能够推动事业单位的稳健发展，为国家建设贡献力量。

参考文献：

[1]岳玉辉.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].环球市场，2020，000（001）：202.

[2]喻艳君.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2020，No.330（01）：69+71.

[3]吕玉英.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].卷宗，2020，010（004）：142.

[4]唐晔.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略探析[J].卷宗，2019，009（036）：113.