王 来 东

大数据作为互联网技术的延伸，不同于日常的计算机软件，其不仅具有获取、管理、加工信息的能力，还拥有分析、计算、统计、预测等高级技能。大数据可以为档案管理工作带来可量化变革，所有的档案信息将存在于透明的空间内，管理人员可以利用互联网工具动态跟踪档案信息的变化。对高校档案的合理应用可以为高校的学术研究提供重要参考，为师生更好了解学校发展历程提供翔实资料。档案管理工作既是高校学术管理的一部分，也是高校提升学术水平、增强自身影响力的重要途径。受历史遗留问题的影响，高校档案管理工作无法独立进行，存档和查阅相对困难，大数据的运用可以优化高校档案管理模式。结合集成化系统对档案馆的各类档案快速整理、存储与查阅，扩充档案馆档案资源，使档案更具有实用价值。

一、山东高校档案管理工作现状

由于各种原因，我国有关高校曾历经大规模的整合与调整，各合并单位的档案都是一个独立分支，档案见证了高校各个阶段的发展历程，是高校教学科研与管理工作的延续。高校档案资料的有效利用可以方便高校领导结合学校发展情况，调整教学工作和学术研究工作策略。本文主要通过网络平台对山东省59所(不包括3所985、211)本科院校档案馆(室)开展网络调研，调取这些学校档案管理体系数字化建设的进程，对各高校档案管理内容和档案服务体系进行梳理，分析其档案管理存在的主要问题。以学校各类档案的调研数据为样本，从而得知目前各高校档案管理中档案内容的完整性、档案服务的开放性、档案管理模式的创新化、档案材料的安全保密性以及档案管理队伍方面存在的问题。

通过网络调研发现，目前山东已有39所高校区分不同种类的文件进行分类管理，约占66%；20所高校采用统一整理的方式，约占30%，这其中有11所高校由各二级院系自行管理档案，全部集中在民办高校。调研中发现，大数据在我省高校档案管理工作中的普及程度较高，少数高校已开展档案管理系统和OA系统的对接，数字化工作开展较为超前；在档案服务开放性工作中，主要以对学校师生的借阅、查询为主，该部分内容主要以毕业生档案为主；根据调查发现，约有一半以上高校在服务中主要包括现场查阅和电话查询两种类型，数据检索大多依靠人工检索完成；在安全保密方面，几乎所有高校建立档案安全管理制度，也就是说高校普遍重视对档案的安全和保密制度的建立，多数高校安装自动灭火、自动报警系统，在相关电子档案的防护中，45所高校定期备份了电子档案资源，其中10所高校建立机密档案保险柜；在管理服务方面，管理人员的相关数据不容乐观，其中高学历和高职称的人数较少，占比约为30%左右，真正具有档案管理专业出身或经过全面专业化培训的人员少之又少。虽然有约95%左右的高校制定档案管理制度，但根据调查发现，管理人员大多按照自己的经验开展工作，对制度的执行率不高。

二、山东高校档案管理工作的问题

(一)档案的齐全性、完整性有待提高

调研发现，部分高校的档案存在不齐全和个别卷宗不完整现象，加之各部门的兼职档案员缺乏责任心造成一项专档不齐全，部分档案卷宗由于没能及时进行登记和分类，档案资料提取难度较高。加上管理人员并未坚持统一管理原则，疏忽部分档案的管理工作造成档案卷宗内容不完整。目前各档案馆工作人员多由其他岗位调入，基本没有本专业的技术人员，不能充分认识档案的重要性，也不重视档案的更新和流通，其基本停留在传统意义上的简单归档、存档、查档工作。部分重要纸质版档案在多次整理和分类后，容易丢失，特别是高校合并过程中，档案管理工作缺乏统一完整的管理制度，档案工作出现管理空白，极易产生丢失、损毁以及责任不明的情况。

(二)档案管理人员意识有待增强

由于部分纸质版档案相对比较珍贵，部分纸页泛黄，利用数字化设备扫描时会产生相应的误差，很难将纸质版档案转化成电子档案。但高校为提高档案的使用效率，又必须加快推进数字化档案建设，这种矛盾无法在短时间内解决。而部分高校在档案管理过程中，主要运用传统方式，即利用人工进行存取查阅，效率不高。造成此类现象的主要原因是高校过于注重科研和教学工作，忽视行政管理特别是档案管理的重要性。高校尚未建立科学的管理和评价机制，这在档案管理工作中尤为明显，档案管理人员自身管理意识不强，如管理人员过度重视行政、人事、科研档案，对业务活动性档案和资产管理档案重视度不够[1]。高校的档案资源管理不可能完全用计算机代替人工，档案信息的收集和整理仍会出现一定偏差。

(三)档案管理方式有待转变

当前大部分管理人员将档案管理的重心放在档案存储上，对档案的检索和使用意识不强，部分高校在档案管理中，多以文字性档案为主，非文字性档案的采集数量较少；而通常非文字资料，如视频、实物，音像等更能生动反映高校发展的历程。部分管理人员认为，档案的管理只是简单地对档案进行分类和保存，并未站在档案的价值角度去思考管理方式。部分高校档案馆没有足够的现代化设备，在档案管理方面仍需要花费较长时间进行分类和整理；在提取档案时，管理人员也只能提取文字性资料，对视频、音像等缺乏统一的存储和提取制度。加上由于环境的影响，部分纸质版档案容易霉变，影响档案的阅读性。档案是了解历史的重要途径，但由于多数管理人员只注重档案的保存，档案的参考价值不能有效发挥，部分学校因管理人员人手不足的原因，多数档案查询业务没有开展，限制学校档案的借阅，造成档案资源浪费。

(四)档案安全保密工作不完善

调研发现，大数据对高校档案管理的负面影响主要表现在预测性不高、隐私性不强两方面。大数据最大的优势就是利用已有数据预测未知情况，但由于高校教育的特殊性，大数据对高校部分学科发展前景和档案管理未来的判断并不准确。加之学校的使用手段有限，大数据在档案管理的预测方面仍停留在初步阶段。隐私性是大数据运用中因管理使用不规范而形成的弊端之一，高校部分档案需要严格的保密，如学生档案、教职工的个人档案等，这些档案中包含有个人信息。在互联网时代，信息一旦泄漏，后果不堪设想。但由于种种原因，大数据并不能完全做好数据资源的保密措施，部分特殊档案的收集和管理还需要靠纸质版开展，密级档案更需专门保存，这些都将会导致档案管理工作开放性的整体滞后。

三、高校档案大数据管理平台构建

大数据正在给人类生活带来巨大变革，智能计算和智能分析使高校档案管理变得更加便捷，只有充分了解大数据自身缺陷，才能拿出合理解决方案，优化高校档案管理的大数据平台，尽可能的规避大数据运营中的弊端，提高大数据在高校档案管理的利用率。

(一)档案数据的收集

大数据可以结合用户提供的数据处理和转换信息，为用户保留历史信息同时，在最短时间内计算数据资源，保证用户数据的及时更新和反馈。大数据在检索档案资源时，可以依据资源类型建立数据中心，记录每份档案资源的建档数据、建档时间，更加方便档案管理工作开展，也更方便用户通过关键词快速、有效地提取所需信息，减少搜索信息时间。大数据的优势还在于通过虚拟档案的存储，降低后期管理和整理的成本。随着高校教学工作的深入发展，高校档案数量也会呈海量增加，档案见证高校发展的过程，需要被合理保护。档案卷宗数量的增加无疑对后期的存储、修复、检索工作带来压力，部分纸质档案由于历史悠久，还需要重点储存，管理和修复成本会不断攀升。而数字化档案管理基本解决了这一问题，即便纸质档案损坏，也不会影响档案的价值。数字化档案管理提供了足够的存放空间，档案管理不再受传统条件的限制，通过海量的档案信息，实现档案资源的调配和虚拟存储，管理人员可以通过互联网资源不断充实档案信息。

(二)改进档案数据的处理与保存

传统档案大多以纸质材料为主，在长期保存中容易破损或污染，失去原有价值。数字化管理模式，可以实现不同时期、不同种类的档案归类存档，长期保存。而且大数据可以压缩电子档案，这相比于传统纸质档案更加节省档案馆室的空间。管理人员只需要根据档案的关键词、类型等快速分类和整理档案资料，鉴定过程也更加容易。简而言之，大数据可以简化档案资源的保存、检索、提取程序，更加方便管理人员管理，也缩短寻找信息的时间[2]。

(三)档案数据的智能预测

大数据最大的价值是其可以通过各种类型的算法，结合用户个人查询和提取的数据资料、预测未来趋势[3]。通过大数据、人工智能深度分析不同类型图书资源的规律，结成新的数据知识，并广泛用于教育的各个环节，以数据支持高等教育发展，最终达到教学质量和学术水平有效提高。大数据与传统数据本质性的区别就是预测性，大数据分析可以通过智能理解学术语言、自动集成和分类信息，挖掘高校档案资源数据的潜在信息，结合档案资源，对不同行业未来发展态势做出预测，为专业人员的学术研究提供方向。

四、构建高校档案大数据管理服务体系

(一)完善档案元数据

在计算机时代，互联网的存储单位是MB级别，但随着科技的发展，高校数字化档案呈现爆发式增长，原有的MB级别存储单位已无法满足大量的电子版档案数据。因此，大数据目前可以发展至PD、ED级别，结合智能的算法，实时处理和统计新的数据信息。大数据信息量大的特点还表现在数据压缩和处理技术上。当前大数据处理普遍采用分布式进行，通过大规模并行处理数据，实现数据规模化。由于各种智能工具、服务工具的推进，数据处理平台可以利用压缩功能将原有的大型文件压缩成KB级别的文件，实现数据资源的广泛存储。管理人员可以通过大数据技术大量广泛地采集学校学术活动、教学活动以及其他日常行政活动的原始数据，将最原始的数据通过存储和计算方法分类管理，在原始档案中增加部分原始数据，通过增加元数据增加信息的准确性，提高档案的完整性。

(二)建立档案管理数据库

高校档案馆资源不再是传统的封闭模式，任何形式的数据都可能在大数据中呈现，小到个人发布的头条新闻、图片、图表，大到日志数据、论文资源库等都可以通过大数据平台呈现。高校档案馆可以利用互联网技术搭建网络开放平台，上传开放性的电子档案，结合大数据管理实现档案数字化，从而实现高校资源的互动流通。高校的档案资源可以结合大数据推荐系统和集成系统，广泛搜集与档案资源类型相关的信息，如音频、视频等，通过标注互联网资源或传统纸质化资源，实现数据存储多样化。由于大数据的类型较多，有价值的信息频率较高，高校档案资源可以结合大数据的海量资源改变单一的文字性档案，加入音频、图片、视频等档案资料的管理。管理人员可以建立数字档案库，正确分类各类电子档案，结合近期的档案内容挖掘有效信息，并将其上传至云系统，实现档案资源的海量存储。

(三)建立智能管理系统

档案资源会随学校的发展而逐渐增多，如不能结合已有的材料，及时调整管理模式，则会使档案材料变得复杂繁琐，管理起来更加困难。为提高高校档案管理效率，必须建立智能管理系统，降低管理人员检索和整理数据的时间。在智能化管理系统中，管理人员只需登录系统就可以跳出添加、修改界面。管理人员只需操作鼠标，即可实现档案的自动化分类。对于部分无法扫描成电子版的纸质档案，管理人员也可以利用自动管理系统，检索纸质版档案的存放位置。

(四)提高管理人员整体素质

大数据的运用离不开管理人员的支持，高校可以选拔和培养专业的档案管理人员，改变现有的档案管理人员结构，提高档案管理人员的大数据应用技能。如可以在招聘环节标注优先选拔经验丰富、具有一定计算机操作能力的人员，配备1—2名较专业的计算机及大数据应用型人才。同时还需要重视对档案管理人员的培养，定期为管理人员讲解大数据的新功能，培训管理人员的计算机操作技能。以计算机和网络化技术为主，构建人员培训和考核机制，让管理人员拥有大数据的意识。为满足档案管理工作的专业化和现代化，档案管理工作人员必须学习大数据相关技术，还可以通过送出学习或者集中培训的方式，让档案管理人员掌握大数据知识，这可以帮助工作人员转变管理理念，促进利用大数据的能力，实现档案信息的可视化发展。另外，高校需要普及大数据的知识，让管理人员了解大数据优势的同时，降低泄露档案信息的可能性，增加管理人员运用大数据时的安全意识。电子档案相比纸质版档案更容易变更信息，管理人员需要定期查询电子档案的完整性，结合大数据的分析功能，整合各类电子档案；结合大数据归档工具，了解学校各类档案的使用情况，掌握学校教学、管理方面的发展情况。

(五)健全档案管理评价体系

大数据时代，档案管理的评价体系亟需优化。评价体系应该是以提高档案使用效率，提高服务和归档质量为目的，相关人员可以充分利用评价日志分析档案运营管理体系，结合档案管理的透明度和公开性，进行自我修正和完善，推行全面的档案信息评价机制。在评价体系中，管理人员需要阶段性填写管理日志，方便其他管理人员查看。同时，根据档案实际需求，在数据库中建立评价模块，形成科学有效的规范运营管理制度。档案的安全性也是档案评价体系的重要指标，管理人员需要针对档案的安全性建立安全体系，对档案管理的整体工作流程进行安全认证，如可以利用身份证识别、大数据加密技术等实现档案的安全管理[4]。

(六)构建完备的档案修复与保密措施

1.档案的修复备份。在高校档案管理工作中，部分缺失的档案可以通过现代化技术进行修复完善。管理人员可以利用数据资源库，寻找有关档案资源的内容，补足剩余档案。对于已达到保管期限的档案，档案管理人员在放弃这些档案的同时，可以结合大数据的分析工具，寻找过期档案中的有效信息，重新规整过期档案，成为新的档案。由于纸质版档案的数量较为庞杂，种类过多，如果管理人员没有一定的经验，很难在短时间内搜索有效信息。而数字档案虽进行存档分类，但部分管理人员无法有效识别档案的存放编码，就无法知道存放位置，提取和存储效率就较低。学校可以利用数据中心的数据建立数据库，构建定时记录、查询、使用、借阅等板块，既要实现用户反复查询的功能，也要帮助管理人员客观记录各时间段数据的集合，客观的反映档案管理的实际变化。结合档案的存放编码和存放位置，识别档案借阅和归还的有效信息。管理人员可以利用数据库将不同类型的档案资源放置在不同的档案管理板块中，通过数据库的分类功能提高档案检索的专业性[5]。

2.原始数据的追踪与记录。管理人员可以充分利用大数据的运算和存储优势，对各类档案记录项目进行元数据追加，确保档案采集的有效性。以大数据资源库为依据，对档案的查询次数、查询内容等进行记录。管理人员可以利用特色数据库和开发机制，整合档案元数据，扩大档案数据的采集范围，做到多层次、精细化发展，防止部分档案资源空缺，最大限度的避免信息的丢失和遗漏现象。

3.数据私密的构建。规范档案管理体系还应包含员工在使用大数据时的守则，例如如何操作大数据设备，在登录时需要注意的事项等，防止操作不当引发的数据泄露。大数据由于功能比较强大，会在部分时间内产生不稳定性，学校需要通过安全的病毒查杀软件，建立档案管理防火墙，将重要的文件进行备份存储，设置专门的服务器保存私密性文件，或者可以将重要的文件上传至云空间，减少大数据的弊端。高校可以为每一位管理职工提供相应的档案管理类型，减轻不同职工的管理负担，在档案管理资源库中，注册管理员账号，让不同的管理员可以利用网络平台实现沟通交流，避免职权交叉带来的管理低效性。

综上所述，大数据正在给人类的生活带来巨大的变革，智能计算和智能分析使高校档案管理变得更加便捷，但大数据也有其自身缺陷。只有对其缺陷更加了解，才能拿出合理的解决方案，并尽可能的规避大数据的弊端，提高大数据在高校档案管理中的利用。高校需要正确认识大数据技术的利弊，发挥大数据在档案资源管理的最大优势，使档案管理工作向综合化、专业化、数字化方向发展。