李博

（吉林省长春市公主岭市医疗保险经办中心，吉林 长春 136100）

传统档案管理已不适用于这个信息庞大复杂的时代，档案管理的效率对事业单位的发展有重要影响。因此，事业单位需要通过档案管理信息化建设抓住时代机遇，顺应时代潮流。正确认识档案管理信息化的积极影响和传统档案管理存在的缺陷，一切从实际出发，提出并实施高效适宜的解决方案，加快推进档案管理信息化建设，以满足事业单位日益增多的实际需求，创造出更大的发展空间。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要作用

（一）提高档案存放空间的利用率

目前，纸质档案仍是诸多事业单位主要的档案类型，而纸质档案管理工作对环境的要求较为严格，纸张浪费现象也较为严重。然而，开展档案管理信息化建设可以降低存放环境的制约作用，有利于保证档案自身质量。同时节约纸张，减少木材的使用，为保护生态环境贡献一份力量。从存放空间的角度看，档案管理信息化建设以信息技术为指导，很小的空间便可以储存更多的数据和资源，减少了档案柜的使用数量，增大了存放空间的利用率，从而满足日益扩大的存放需求。

（二）降低信息检索难度

快速甄别选取有价值的信息在当今时代尤为重要，而信息检索率和使用率很大程度上影响着事业单位的工作质量。如果仍依靠传统纸质档案，从冗杂庞大的信息中检索出价值信息的效率会很低，且有较高的出错率。相反，如果所需要的信息只通过简单的查询便可以快速地检索出来，而且信息准确几乎没有失误，那么这将会极大地提高事业单位的工作质量。因此，档案管理信息化建设可以有效增强事业单位的信息检索能力。

（三）增强事业单位的公众参与度

事业单位的性质较为复杂，其中有一个属性为公益属性。事业单位具有的公益属性要求该事业单位需要对外公布一部分档案信息。正因如此，公众的参与程度对事业单位的形象有重要影响。在档案管理信息化建设的推进下，公众查询信息会更加便捷，有助于公众对该事业单位的了解，提升公众的认同感，从而在一定程度上有利于事业单位的形象建设。档案管理工作在事业单位发展过程中至关重要，这往往关系到事业单位的发展进度和方向。推进档案管理信息化建设的目的是最大程度的利用电子信息资源，建成完善的档案信息化制度体系，为事业单位的发展升级提供新的动力。

二、已事业单位档案管理信息化建设存在的问题

（一）对信息化的重要性缺乏足够的认识和重视

在传统的档案管理工作模式下，事业单位的领导往往缺乏对档案管理工作本身重要性的认识。比如，在统筹规划上狭隘地认为档案管理的工作内容只是对档案信息进行保管、分类、储存，导致档案管理工作流于形式。在这种错误的认知氛围下，事业单位自然难以向档案管理工作投入足够的精力与资源。

（二）档案管理人员信息化业务技能欠缺

信息化时代背景下，许多事业单位档案管理人员出现了专业技能水平、综合业务素养难以满足当前工作形势需求的情况。很多档案管理人员并非专业出身，虽然在档案管理的岗位时间很长，但由于专业知识的限制，对档案管理工作未能形成全面的认知。在这种局面下，自然更难对信息化管理形成新思维、新理念，也无法做到在短期内就迅速熟悉掌握。

（三）信息化档案管理平台建设有待加强

目前，一些事业单位在探索与推进档案信息化建设的过程中，自身已拥有较为完善的员工档案信息管理系统，形成了档案信息化管理建设的基础，但重视程度不高，具体表现为：工作思维未能与时俱进，仍按照旧思维将档案管理当作一项重复性劳动来做；面对目前“纸质+电子”的档案储存方式不能做到科学处理，时常发生电子档案找不到原件、原件无法形成电子档案输出、分类管理逻辑混乱等问题；虽然单位有全新的信息化技术软硬件设备支持，但工作方式仍旧采取传统模式，未能结合“技术+方式”实现全面信息化，导致档案管理工作无法达到预期效果。另外，事业单位的档案信息化平台在建设过程中出现了更新不够及时的情况，致使一些新发生的人事变动(包括入职、离职、调岗等事项)无法及时更新和录入，导致需要从该平台获取、利用档案信息的单位组织或个人面临所获信息失真、失准的问题。

（四）硬件设施设备落后

硬件设施设备是存储档案信息的基本保障，在日常工作中必须要选用适宜的硬件设施设备，才能对档案管理信息化建设的发展起到巨大的推动作用。现如今，综观事业单位内部的档案管理硬件设施配备条件，普遍十分落后。然而，导致这一情况产生的直接原因则是事业单位在开展档案信息化建设过程中的必需的措施无法良好实施与落地，加之审批资金的程序较为复杂且时间较长，从而致使档案管理信息化建设缺乏足够的资金投入，不能做到及时更新硬件设施设备，无法保障其工作的顺利推进，极大地放慢了档案管理信息化建设与发展的脚步。

三、事业单位档案管理信息化建设问题的完善对策

（一）提高档案管理信息化建设的重视程度

第一，事业单位应为档案信息化建设发展提供充足的资金保障，以便及时更新硬件设施设备。第二，事业单位要积极对档案信息化系统进行定时的更新，以确保信息系统的匹配度及信息系统数据的安全性，将档案信息化效能最大化。第三，针对档案信息系统的实际应用，事业单位要予以高度的关注，在日常管理工作中要明确其功能与价值，提高其应用与使用的频率，以此来创建智能化办公场景，不断提升档案管理水平与高效产出。

（二）加大硬件设施建设的投入

硬件设施建设工作在现代化技术发展过程当中占据着重要的地位，同时也对事业单位档案管理工作的顺利推进产生了极大的影响。基于此，针对硬件设施的投入与配备，事业单位要为档案管理工作提供现代化的办公设施，为管理人员工作的顺利展开提供更多的便利，以此来有效调动档案管理人员的工作积极性，也能够促使硬件设施本身的优势得到最大化的发挥。

（三）完善档案信息化管理制度

第一，事业单位在开展档案信息化建设工作时，要着眼于当前的实际管理、应用等需求予以满足，同时参考相关人员的建议，来顺利推进其工作的实施。第二，事业单位要根据实际情况，去制定合理的档案管理考评制度，以此来充分调动档案管理人员工作的主观能动性，从而有效发挥信息化管理的效能。第三，对于档案管理设施的维修与养护，事业单位要制定切实可行的维修制度。此外，还要根据实际需求与维护情况，及时更新档案管理平台，确保平稳良好的运作。

（四）实现档案信息的网络化传递

新时期，信息技术被广泛应用于各行各业。事业单位也应当紧跟时代潮流，将信息化技术积极引入档案管理工作中。通过建立档案信息网站，可以让人民群众以网页的浏览形式，来快速获取相关的档案信息与服务。在开展网络在线咨询、查询、实时归档档案信息或是直接提供相关电子文件等工作时，事业单位应将档案网站与内部网络有效连接起来，从本质上实现自动化办公系统与档案管理资源的共享互通；将档案管理系统整合到事业单位的信息管理系统中，可以创建完整的系统网，实现资源共享，最终发挥档案管理和系统的最大化效能。将互联网接入国家或地区的档案网络中，可以让国家或地区的档案管理信息实现在线交流。建立档案信息网站，要选择质量好、口碑好、技术好，且符合国家相关标准的产品。此外，还应加强技术交流，学习、借鉴其他单位优秀的工作经验并结合自身的工作实际情况，建立个性化的档案管理信息系统，从而真正实现档案信息的网络化传递。

（五）提高档案管理信息化建设人才的专业素养

事业单位档案管理信息化建设的顺利开展，及最新信息技术的良好应用，都必须依靠一支高水平、专业化的档案管理团队才能得以实现。为此，事业单位在建立档案管理人才团队时，要提高档案管理人员的专业素养。对现有的档案管理人员要进行定期的专业知识与技能培训，为他们提供创新的信息化管理理念、先进的工作方法、最新的信息化技术，以确保档案管理人才团队的专业化水平与高效的工作能力，从而推动事业单位档案管理成效日趋显著。事业单位除了组织档案管理人员参与专业培训以外，还要让其在内部进行学习、交流，以组织策划座谈会及实地考察等活动形式，来帮助他们快速地学习与成长。长此以往，档案管理人员便能够逐渐养成符合新时期发展需求的专业素养。那么，在今后的档案管理工作中，他们就可以更好地适应信息化办公场景，简化庞杂的工作流程。

（六）建立全方位的网络监督体系

在开展网络档案管理的过程中会面临很多问题，其中最主要的是信息安全与真伪问题，因此建立一个全面严格的监督体系很有必要。网络监督可以通过内外两个部分进行全方位的监督，以实现监督体制的效益最大化。另外，网络病毒问题也不可忽视，因此需要专业人员定期对档案数据库和设备进行检查和维护，以确保信息的准确无误，减少档案管理工作的难度。同时要重视信息的泄露问题，采用技术手段增强信息安全强度，以免造成额外的麻烦与损失。

（七）进一步优化档案检索和储存工作

档案管理信息化建设最大的作用就是使档案检索储存工作更加快捷，准确完整地储存信息，因此信息录入时就要做好信息准确率的检查工作和分类工作。根据实际情况可以采用技术含量较高的手段，对档案信息进行扫描录入，人工与智能互相配合进行信息检查工作，共同更正录入错误。在工作中档案管理人员也要针对档案管理方面的不足及时进行更新升级，不断完善信息化管理体制机制，提高工作效率和质量。创新是第一生产力，因此事业单位在档案管理信息化建设中需要不断地进行检索机制和储存机制创新，以适应事业单位发展规律和信息化时代的趋势。

四、结束语

随着信息时代的发展，事业单位档案管理要求管理人员掌握信息化档案工作方法。要加强对档案管理人员的培训。档案管理信息化网站是档案部门以网页形式建立站点，实现档案管理资料信息化利用，网页式服务模式有利于信息资源传递，使用的档案管理信息化网站要具有更新能力等。事业单位档案人员要及时更新档案内容，充分利用计算机等现代化设备保存档案资料，节省档案管理资金费用。