施仲添/杭州市规划和自然资源调查监测中心（杭州市地理信息中心）

姚 叶/杭州市规划和自然资源档案馆

1 问题的提出

建设项目审批档案是在城市规划建设、项目审批等活动中形成的具有保存价值的材料，能为开展城市规划、建设、管理、维护等各项工作提供重要的信息支撑。长期以来，建设项目审批档案主要以纸质形式为主进行保管。以杭州规划审批档案为例，在日常管理中通常以单个建设工程规划许可证为立档单位，所有审批文件材料按审批程序划分为选址、用地、方案、工程证4个部分的文件，并按上述顺序进行组卷。纸质档案整理与数字化同步进行，需经历预整理（立卷）、著录、扫描、质检、装订等环节。在预整理（立卷）环节，按照确定的归档范围，规范文件顺序、检查文件质量，保证档案的完整性、准确性；在档案著录环节，对案卷基本信息（包含档案类别、年度、档号、案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限等）和项目审批信息（包含审批阶段名称、规划受理号、许可证编号、发放日期、地形图号、用地性质、用地规模、幢数、层次、建筑面积等）分别进行详细记录；在档案扫描环节，对纸质文件逐页进行全文影像扫描，并与目录数据建立一一对应的关联关系，为档案在线浏览和利用、减少纸质档案调阅、降低纸质档案损害提供便利。

一直以来，传统档案管理模式效率较为低下，难以有效提升档案利用率、发挥档案的利用价值。查询利用主要是基于纸质档案进行手工检索，或者基于关系型数据库进行纯文字式查询检索，对检索条件的信息精准度要求比较苛刻，存在利用不便、工作效率不高等问题；……