李小建

（北京市炜衡（南通）律师事务所，江苏 南通 226000）

一、目前建筑施工企业对于工程资料管理的现状与不足

（一）不重视原件资料的保留

从工程招投标开始工程资料一般包括招标文件、投标文件、图纸、施工组织计划、施工方案、监理例会纪要、发包人指令、签证等。除了施工图纸外发包人给予承包人的资料原件一般只有一份，原件保存在承包人手里就是有原件，反之就是没有原件［1］。所以，承包人必须高度重视原件的收集、保存和归档工作。建立项目资料档案管理制度，日常使用应以复印件或电子版为准，必须使用原件的，办理借用人员与资料员进行交接的签字手续。人员离职或调换岗位时，需办理所有资料的归还手续。由于原件的重要性，所以汇编成册交付发包人的竣工结算资料应当以复印件为原则。笔者经常见到承包人把结算原件交付发包人后，发包人由于人员更迭或保管不善等原因，把原件资料弄丢，也有部分承包人在诉讼中坚决否认收到结算书原件的，给承包人结算鉴定造成不利后果。

如果发包人坚持必须交付原件或根据合同约定应当提交原件结算资料的，则应当办理原件交接的签字手续，列清单写明哪些资料是原件、原件的名称和页数，并且一定要保留递交结算资料的复制品。

（二）不重视指令及往来函件的授权签收

指令是变更合同价款和索赔的基础性资料。指令可以以指令单的方式出现，也可以以工作联系单、会议纪要，甚至微信、短信的方式出现。……