文/中山大学附属第一医院 余志群；水利部珠江水利委员会综合技术中心 潘怡彤

随着现代信息技术的发展，办公自动化模式的不断普及应用，电子文件产生的数量逐年剧增，成为档案资源的重要组成部分。从OA系统中产生的电子文件，在业务活动中流转办结后，经过采集、整理、归档后形成电子档案，保存在档案管理系统中，最终持续长远地发挥价值作用。电子文件的天然形成过程决定了我们必须正视档案管理系统与OA系统存在的必然联系。

一、档案管理系统与OA系统的三种关系模式

（一）档案管理系统与OA系统两者互为独立。电子文件在OA系统中流转完毕后，通过人工手动二次录入到档案管理系统，并采用“双套制”管理，把电子文件打印成纸质版一并归档。这种模式存在的问题：一是在二次录入档案管理系统时，文件批示文字、批示时间、数字签名等形成的报表文件或者网页文件容易丢失，破坏文件的原始性和完整性；二是“双套制”管理要求同一内容的文件，尽管载体形式不同，也必须同时归档和保存两个版本，不仅导致大量人力、财力和物力的浪费，还限制了电子文件、档案管理的发展。

（二）将档案管理功能内嵌到OA系统当中，在OA系统中实现电子文件的归档、保存。这种归档模式存在着明显的不足和局限性，一方面无法做到统一管理文书档案与其他各类档案，利用不便利，缺乏实用性；另一方面将档案管理模块嵌入，OA系统中，容易增加OA系统运转负担，更会导致文件形成部门与档案部门权责混乱的管理问题。……