规划管理档案利用服务工作研究

2021-11-23杭州赞诚档案管理咨询有限公司许茗雨

办公室业务 2021年24期

文/杭州赞诚档案管理咨询有限公司许茗雨

随着社会的不断发展，在房屋建设过程中，规划管理档案发挥着至关重要的作用。为了保证建设期间正常地规划档案工作，档案部门需要对此引起足够的重视，安排专业技能过硬的工作人员对档案信息进行管理与利用，从而使其发挥出重要的价值。本文以北京为例，对该城市开展的规划管理档案服务进行详细的调查与分析。

一、规划管理档案的利用状况

调查发现，北京作为一个国际化大都市，其房屋建筑工程的数量一直处于逐年增加的趋势。因此，为了保证在建设规划的过程中提供更好的档案管理，需要有关部门对此引起足够的重视，并安排专业能力过硬的工作人员进行档案管理的相关服务。在这一过程中，档案管理部门需要及时配合建设工程单位的工作，积极进行规划管理档案的利用服务，只有通过这样的方式才能够保障整体建设顺利进行。

（一）利用规划管理档案人员统计。经过调查发现，规自委的档案管理部门共25人提供档案利用服务，这25人分别来自于：分局、机关处以及下属单位。档案部门的管理人员在这一期间总共查询了360卷规划管理，其中分局的查阅量最多，共查询了250卷规划管理，这个数值占到总量的69%。除此之外，机关处的工作人员在这一期间查询了88卷规划管理内容，这个数值占到总量的25%。最后是下属单位的工作人员在这一段时间内查询了22卷规划管理，这个数值占总量的6%。

（二）利用规划管理档案种类统计。如果根据档案的种类对档案服务进行统计，那么工作人员首先需要将规划档案进行分类，笔者主要将其分为六大类，分别为：第一类DX；第二类D1；第三类D2；第四类D3；第五类D4；第六类D5。这些分别代表着不同种类的规划档案，第一类代表着北京市的相关部门在规划过程中产生的数据信息，最终汇总而成的档案；第二类代表着北京市在建设施工过程中由于用地产生的规划档案；第三类代表着建设工程项目在规划规程中产生的档案类型；第四类代表着有关部门在进行市政规划的过程中所产生的公用设施档案；第五类代表着市政工作人员在对公用设施用地规划的过程中产生的档案；最后一类代表着工作人员在对规划项目进行监督验收的过程中产生的档案。对这六个规划种类有了清晰的认识后，笔者根据具体调查发现，这六类档案中第二类规划档案的使用量最多，据统计约为216卷规划档案，其利用量占到总利用量的60%；其次是第三类规划档案的利用数量，其数值能达到85卷，这意味着第二类档案的利用量占总利用量的23.5%左右；最后是第一类规划档案的使用量，其利用量能达到40卷，其利用量占到总利用量的11.5%。

（三）规划管理档案利用方式统计。实际上，除了根据上述的两种方式进行规划档案统计之外，工作人员还能够根据档案的利用方式来对档案的利用量进行分析。例如，相关人员借阅电子档案的数量达到325卷，这意味着电子档案的使用量占总使用量的90%；除此之外，剩余的工作人员主要以档案原件的形式进行借阅，这一数值能够达到35卷，其占总使用量的比重为10%。通过上述这一组数值可以发现，随着社会的不断发展，人们逐渐依赖于电子平台进行办公。

二、规划管理档案的利用价值

为了清楚了解档案的利用价值，首先需要明白档案的具体含义是什么。实际上，一般情况下，档案是指个人或者组织在某一项活动中留下的具有较高价值的记录，这一记录可以是视频、音频资料，也可能是数据资料。值得注意的是，在档案的管理中，原始凭证占据着至关重要的作用，因此档案部门的管理人员需要对此引起足够的重视。

（一）为城市工程验收工作提供原始凭证。规划管理档案的一个重要作用是能够为城市工程的验收提供有力的原始凭证，通过这样的方式能够保证验收工作有序进行，防止出现容易忽视的问题。因此，可以将规划管理档案看作是一种前期档案，所以在城市建设项目正式开始之前，该单位需要安排专业的工作人员对规划档案进行准备，例如，其需要办理相关手续，证明其合法性。

（二）为行政执法工作提供依据。规划管理档案还能够为行政机关的工作人员提供准确的执法依据，保证执法过程的合法性。经过调查发现，虽然我国如今一直呈现出经济快速发展的局面，但是其仍然存在着一些不容忽视的问题，这些问题导致市场经济无法得到长远发展。因此，为了避免这一事情的发生，有关部门应当对此引起足够的重视，积极对产生的问题进行改进。例如，个别环节为了谋取更多的利益而忽视了诚信，这导致城市规划问题频出。因此，规划部门应当建立健全相关法律法规，将这些不诚信的行为扼杀在摇篮之中。

（三）为城市规划设计提供参考。规划管理档案还能够为城市设计提供一系列参考服务。如今随着我国城镇化脚步的不断推进，很多城市出现了扩大的趋势，在这一过程中，如果有关单位能够充分利用规划档案，那么将为城市设计提供更多参考。调查发现，北京市在不同片区的规划过程中，参考了大量的规划档案，进而使得城市规划的方案更加具有操作性。

三、构建规划管理档案提供利用服务标准

通过上述的分析可以发现，规划档案在实际的运用中具有较高的利用价值。然而随着社会的不断发展，规划管理档案服务的工作量大大增加。为了保障档案利用服务的质量，档案部门的管理人员需要对此引起足够的重视，积极制定服务标准，保证档案利用服务顺利开展，笔者总结了三类档案服务标准，以下进行详细阐述。

（一）严格规范档案利用制度。随着社会的不断发展，虽然档案部门的工作人员需要应对更多的工作，但是这并不意味着档案利用服务的标准会降低。相反，在这一过程中，档案部门的工作人员应当更加严格执行档案利用的相关规定，只有通过这样的方式才能够确保工作顺利开展。经过调查发现，部分档案部门的工作人员为了提升服务效率，而将档案利用制度流于形式，这种做法是极其错误的。

（二）培养档案信息安全意识。档案部门还需要对信息安全引起足够的重视，防止在提供档案利用服务的过程中造成信息泄露。因此，档案部门的工作人员应当提升其信息安全意识，这就意味着档案从出库开始，一直到使用完毕回归档案库为止的这一段时间内，工作人员需要保证信息的安全性。值得注意的是，由于很多档案属于机密文件，因次针对这一类型的文件，工作人员应当使用专用的打印机以及级别更高的管理人员对此进行处理。不仅如此，对于利用档案的工作人员身份也应当进行核实，档案实体文件在借出半个月内须及时归还，一旦发现逾期未还，工作人员须进行催还。

（三）建立定性与定量相结合的评价标准。档案管理部门需要建立完善的评价标准，值得注意的是，这一标准不仅需要对工作人员进行评估，还需要对档案利用服务进行有效评估。只有通过这样的方式，才能够将日常容易忽视的问题进行逐个击破，最终实现档案利用服务的升级。因此，档案部门应当利用服务对象的反馈信息对档案服务进行评判。例如，在评价系统中，管理人员可以引入打分制度，并设置修改意见的栏目，通过这样的方式能够清楚了解服务过程中的哪一个环节出现了问题。