孙春霞 立信中联会计师事务所（特殊普通合伙）山东分所

引言

本文通过笔者在会计师事务所多年来对不同企业进行内部控制审计及内部控制咨询业务时发现存在的内控问题，结合《企业内部控制基本规范及配套指引》，以制造企业为例重点介绍采购业务内部控制管理中容易出现的问题及原因分析，并提出改进建议与措施。

一、制造企业采购业务内部控制管理中容易出现的问题

制造企业的物资采购业务主要包括以下流程：提出物料需求、检查库存平衡、采购计划的编制与审批、供应商的选择与管理、采购价格的确定与采购合同的签订、物料验收与入库、对账与付款等。

下面分流程对容易出现的采购业务内部控制管理问题举例：

（一）采购计划的管理

采购计划编制不合理、无安全库存。

企业未制定或未严格控制各生产物资的安全库存，采购部门盲目采购，导致库存积压或缺件，造成企业资源浪费或影响生产的正常进行；企业没有定期编制合理的采购计划，采购零散则无法享受批量采购的优惠价格，导致采购成本上升。

（二）供应商的选择与管理

供应商的选择与准入流程以及对合格供应商的管理不规范。

企业领导自行指定供应商，或全部由采购部完成供应商的筛选准入流程；部分物料存在独家供货，在供应商出现质量、违规问题或年度供方评价结果不及格应予以淘汰时，因为独家供货，企业处于被动局面，且采购价格的谈判也不具有主动权；未建立供应商动态管理及定期评价体系，供货份额分配不合理，不能及时对不合格供应商进行淘汰处理。

以上问题均可能导致采购物资质次价高、产品质量不过关，从而给企业造成损失，且存在业务员与供应商串通、舞弊风险的问题。

（三）采购价格的确定与采购合同的签订

采购定价机制不规范，定价方式不合理，合同审核与签订流程不规范。

物料采购价格直接由采购部业务员与供应商洽谈，对于大额重要物资或技术要求较高物资的采购，未实行公开招标采购方式，未由使用部门、采购部、技术部、财务部等相关部门共同参与组成采购招标小组，选择性价比高且质量、技术满足要求的物料，可能存在业务员虚报价格、吃回扣等舞弊行为，且采购物资质次价高，给企业造成损失；对个别采购物料价格商定时间较长，已采购并使用物料未及时入账，影响产品成本的结转及报表的正确列报。

新增合同未经法务或技术人员对其法律或技术条款进行审核，对外签订合同的业务员未经企业授权，合同内容存在重大疏漏和欺诈，均可能导致企业信誉受损或涉及法律诉讼。

（四）物料验收与入库管理

质检流程不规范，入库物料与采购订单不符，实物保管与账务记录职责未分离。

仓库收货员收货时只根据供应商提供的送货清单收货，未与采购订单进行核对，或对超订单送货未经采购部门审批私自接收入库，造成采购物资滞压；质检员与供应商串通舞弊，以次充好，对质检不合格物料放行入库，致使企业产品受损；部分规模较小企业因人员紧张，存在收货员、保管员与记账员为同一人，实物保管与账务记录不相容，职务未严格分离，可能会出现监守自盗情况的发生。

（五）付款与对账管理

付款流程不规范，付款方式不合理，未定期与供应商进行对账。

付款前未经仓库记账员对其入库数量进行确认，只是由采购部业务员进行付款审核；由业务员代供应商领取银行承兑汇票但不及时转交供应商，存在挤占挪用行为；对预付账款管理不善，存在不能及时取得物资或发票导致预付账款长期挂账、款项不能收回风险；未严格按照合同约定付款；企业普遍存在发票取得或入账不及时现象。以上问题均可能导致企业资金或信誉遭受损失或报表列报不准确。

审计中发现大部分企业对应付账款的对账一般都是消极处理，不主动与供方对账；或只是电话对账，未留有对账记录；或全部由采购业务员进行对账，未由财务或独立于采购部门人员进行对账；对存在的对账差异未及时查找原因，经审批后进行处理。以上可能导致公司报表列报不准确或存在业务员与供方串通造假行为，给企业造成损失。

二、企业采购业务内部控制管理中问题产生的原因

（一）企业采购内部控制体系不健全或执行不到位

健全的内部控制体系是确保企业生产经营活动有序开展的前提和保证。而目前我国部分企业，特别是中小型民营企业或家族企业，未能建立健全符合企业实际情况的内控体系，制定的相关内控制度可操作性也不强；企业采购业务内部控制流程或控制程序制定不规范、不合理，相关人员权责不清。

（二）企业管理层对内部控制的重视程度不够，或凌驾于内控制度之上

个别企业的关键采购环节人员由企业领导的亲属担任，这种密切的关系造成采购人员在物资采购环节可能存在违反内控制度的行为，使内控制度失效或流于形式。

（三）员工缺乏诚信或素质低下

员工缺乏诚信或素质低下，在企业监管不力的情况下，与供应商串通欺骗企业，谋取私利。

（四）内部监管不力，不相容职务未实行严格分离

采购业务不相容职务主要包括：询价与确定供应商、合同的订立与审批、采购与验收、实物资产的保管与会计记录、付款审批与执行等。首先，多数小规模企业为了节省成本，未对采购业务过程中的不相容职务进行严格分离，存在同一部门或个人处理采购业务的全过程，且缺少适当的补偿控制；其次，未成立内部审计部门或内审职能无法有效履行，未能做到定期或不定期对企业采购业务内部控制运行的有效性进行专项审计、对发现的问题及时向管理层汇报、督促企业各部门进行认真的整改等。

三、解决企业采购业务内部控制管理问题的对策与完善措施

企业想要找出并解决采购业务过程中存在的问题，首先需要梳理自身的采购业务流程，明确各采购业务环节的关键控制点；其次查找存在的问题特别是关键控制点处存在的问题；最后结合企业实际情况制定行之有效的整改方案及完善措施，以确保企业采购业务活动规范有效运行。

针对以上采购业务过程中普遍存在的问题及产生原因，本人结合多年来内部控制审计经验，提出以下整改方案及完善措施，供参考。

（一）采购计划管理

采购计划管理的关键控制点是：保持库存平衡及合理编制采购计划并经过适当审批。

企业应结合各物料供应商的供货情况及历史用量、生产计划情况，合理制定并保持各库存物资的安全库存量；采购计划需严格履行规定的编制与审批流程，综合考虑供应商供货情况、安全库存、批量采购的优惠价格等因素合理编制，避免盲目采购或过量采购，以保证生产需求但又不造成物资的积压。

上市公司或大型企业一般会在每年年末按照以销定产的原则，并预测原材料价格变动趋势编制下年度采购计划，经相关负责人审批后纳入本企业年度预算，并予以严格执行，后期会根据更加具体的生产计划结合库存情况对常规性生产用料编制月度或周采购计划；对备品备件、维修用料等非常规性生产用料的采购则是由需求部门提出需求申请，经本部门领导审核后报采购、财务等相关部门审核，根据规定由总经理或董事长审批后交由采购部采购。

（二）供应商的选择与管理

供应商的选择与管理的关键控制点是：建立科学的供应商评估和准入制度，加强对供应商的日常管理及评价体系的建设，及时对不合格供应商进行处理。

首先，对合格供应商的选择。合格供应商的选择，对企业的物料采购至关重要。对较重要物料供应商的选择和准入流程一般会经过供方资质审查、资料调查、现场审核、样件及小批测试考核等流程，对审查、测试合格供方方可纳入企业合格供应商名录。其审查和测试过程可能会由采购、生产、技术、质量、财务等相关部门人员共同完成，本着公开公平和竞争的原则，在切实防范舞弊风险的基础上，择优选择合格供应商；在质量与价格相差不大的情况下，同一物料可选择1～3家合格供应商，以提高企业的竞价能力，同时还能避免出现独家供货行为对企业生产造成影响。

其次，加强对合格供应商的日常管理，建立健全评价体系，对不合格供应商及时进行处理。日常应加强对重要物料供应商的动态管理，对供应商所供物料质量出现波动或供方出现厂址搬迁、关键设备更换、新生产线运行等情况时，应由采购部门牵头组织质量、技术、生产等部门，对其进行PPAP审核，并出具审核报告；在每年年末应对供应商进行年度评价，由采购、质量、技术以及生产等相关部门从物料到货及时率与供货比例完成率、供方的合作态度及质量反馈及整改情况、现场服务及时性等方面进行评价打分，根据考核评价结果，合理分配下一年度的供货份额，对评价不合格供方、持续不整改或整改不过关或者长期未供货供应商及时予以淘汰。

最后，供货份额的分配与管理：每年末，采购部门应结合供应商日常表现及年度业绩评价得分情况及供货能力，对同一物料不同供方的供货份额进行重新分配，并在下一年度严格按设定的供货份额进行采购，且采购份额的设定管理与执行任务相分离，定期或不定期由监督部门对采购份额的执行情况进行监督；如因特殊原因变动供货份额，采购部门需提交供货比例调整申请说明变动原因，并经相关人员审核后予以调整。

（三）采购价格的确定与采购合同的签订

采购价格的确定与采购合同的签订关键控制点是：制定科学合理的采购定价流程，可采取公开招标、竞争性谈判、询价比价、协商定价等多种方式，科学合理地确定采购价格；规范合同签订流程，较重要或大宗批量物资的采购必须签订合同，由技术、财务、法律等有关部门对其技术及质量要求、付款及法律条款进行审核，并由被授权人员签订合同。

健全企业的采购定价机制，明确定价流程，对于大额重要物资可采取公开招标采购方式，设定价格上限，由符合条件的供应商进行投标，由使用部门、采购部、技术部、财务部等相关部门共同参与开标，选择性价比最高的产品；对日常需求及价格相对稳定的物资，可参考历史采购价格并预测未来市场行情，与合格供方签订年度采购合同；对于价格变动较频繁、对市场行情依赖性比较强的物资，如石油、钢材、煤炭等，由采购部门密切关注市场行情及价格变动趋势，适时采购。无论何种采购定价机制，均要避免一言堂、一支笔行为，确实做到采购价格的透明、公开、公正，坚决杜绝舞弊行为的发生；采购物料及时与供方商定价格，避免已使用物料因未商定价格或暂估价格制定不合理影响成本的结转及报表的正确列报。

价格商定之后，要及时与供方签订合同。由采购部门业务员拟定合同文本，经技术、财务、法律等有关部门对其技术及质量要求、付款与法律条款进行审核，并根据合同金额大小由财务总监、分管采购领导或总经理审批后，交经企业授权人员签订合同。同时，对质量要求较高物资可附签质量保证协议，规定质量方面的保护性条款。

（四）物料验收与入库管理

物料验收与入库管理环节关键控制点是：入库验收物料均与签订合同或采购订单相符，并质检合格，入库数量清点无误并及时记录入账。

制定明确的验收入库标准，首先由收货员进行外检，质量部门抽样进行质检，质检合格的由质检部出具质检合格单或质量检验报告后方可办理入库手续，为了防止出现质检员与供应商串通作弊行为，送检样品以代码标识，不出现供应商名称；其次由仓库收货员根据采购部门下达的采购订单清点入库数量完成入库，入库完成后由保管员负责日常的收发管理，记账员负责将入库信息输入系统或登记入账，物料的清点入库与保管、记账职责严格分离，如确实因人员原因无法实现完全分离，可实行交叉复核或由财务、内审等部门不定期进行抽查；对发现的存在质量问题的物料经质检、技术、生产部门审核后及时与供应商沟通协调予以让步接收、退货或索赔。

（五）付款与对账管理

付款与对账管理的关键控制点是：付款经过适当审核与审批，审核无误后按照合同约定付款；定期与供应商进行对账，确保账务记录正确。

企业应制定完善的付款流程，严格按照合同约定条款，选择合适的付款方式，及时办理付款；对供应商的付款尽量采用网上银行直接支付或由供应商领取承兑汇票等方式，避免出现业务员转交，资金被侵占或挪用风险的发生；付款时应及时取得发票，并由采购业务员及仓库记账员对其单价及送货数量进行核对，检查价格是否与签订合同价格一致，数量是否确为验收入库数量，审核无误签字确认后提交财务进行审核，财务审核后根据企业规定的金额权限提交采购分管副总或总经理审批后办理付款手续。企业应当重视采购付款特别是大额预付账款和定金的管理，密切关注供方的动向及采购物资的到货情况，避免出现预付账款长期挂账、货物或资金难以收回的风险。

企业应指定采购部门以外人员通过函证等方式定期与供应商进行对账，并留存对账记录，对存在的差异及时查找原因，经审批后予以调整，确保账务记录正确。

结语

企业的物资采购是生产经营的关键环节，因此，企业管理层应重视并加强对采购业务内部控制的管理，努力提高员工素质及对企业的诚信度，强化内部监管力度，及时发现采购业务的薄弱环节，完善相关采购制度，持续优化采购流程，确保企业健康平稳发展。