文/南通大学 陈亚利

高校档案馆运用电子档案进行管理，提高了收集档案的效率、质量，优化了档案存储方式，很大程度上加强了学校进行档案管理的成效。

一、电子档案的内涵

（一）电子档案的概念。电子档案是运用电子设备存储欲保留的信息，将其以文字、图片、表格、影像等形式记录在设备中，形成信息档案。它是跟随时代发展，运用信息技术创造的存储形式，由于该技术简单容易使用、传递速度快、信息量留存大且仅占用小部分内存而被广泛应用在学校管理当中，并且逐渐替代传统的纸质档案存储方式。电子档案有以下特点：首先，电子档案节省人为书写的过程，通过打字输入或扫描识别能够快速进行档案录入，需要使用电子设备实现查阅或者传输。其次，电子档案有别于纸质档案，能够运用电子设备实现信息传递，解决了纸质档案传递繁琐的问题，突破了空间的局限性。再次，电子档案存储管理都在电脑或云端，突破传统纸质档案存储场地的局限性，便于对大量档案进行管理，能够实现档案信息快速传输。

（二）电子档案的应用价值。高校运用电子档案进行档案管理，有效提高了档案信息存储效率。能够为高校进行招生、学校管理、课程教学、科研工作等方面提供积极的帮助，形成一系列完整的信息链条，达成信息资源的共享，促进学校工作的展开。总体而言，电子档案有以下几个优点：其一，提高工作效率，计算机能够快速对信息进行处理，通过计算机处理电子档案能够有效地对存储信息进行分类、统计，降低人工记录纸质档案的错误率，提高档案准确度。并且，因便捷的管理方式而节省出来的时间、精力，可以很好地运用在档案编辑以及二次信息的开发，极大程度提高了相关工作的成效。其二，电子档案具有严密性、真实性、可利用性等特性，相较于传统的纸质档案，电子档案能够通过检索关键字或相关信息快速查找所需档案内容，避免人工寻找档案耗费时间、精力、易出错等问题，并且通过网络还能够实现高速、便捷地传输，有效地提高了档案的可利用性。另外，电子档案能够进行大量的存储，且能够有效地避免档案非法修改行为，保证档案的严密性、真实性。其三，高校运用电子档案进行档案管理能够节省管理成本，降低了人力、物力，确保档案信息的完整性、时效性。

二、电子档案管理内容

（一）正确认识电子档案与纸质档案的关系。凡事都有两面性，纸质档案管理虽然没有电子档案管理高效，但是仍有重要的作用，纸质档案可以当作法律凭证，某种程度上纸质档案是不可代替的。因此，应结合两种方式进行档案管理，重视纸质档案的性质，有效利用其“保存”功能，把握电子档案可操作性以及可利用性，融合两种档案管理方式的特点，结合实际管理情况创造全新的管理方式，促进高校档案管理成效。

（二）通过监督手段，保证档案收集质量。档案信息质量决定了档案管理工作质量，做好档案收集工作才能够有序开展档案管理工作。有效的监督机制能够规范档案收集工作，严格的监督管理部门能够为档案收集提供保障，确保电子档案统一性、规范性。所以，应培养监督管理人员的超前指导意识，指导档案管理人员掌握档案信息收集原则、审核电子文件办法、分类存储技能，指导档案管理人员保证档案信息的真实性，能原原本本记录档案信息。超前指导，有助于档案管理者完整地对档案信息进行收集，防止重复记录或遗漏信息，确保电子档案的归档质量。电子档案的收集有别于纸质档案：首先，收集档案信息时应注意信息的时效性，随时对有效信息进行存储，定期完成归档。如此操作能够保障档案的完整性，避免出现档案遗漏、损毁等电子存储常见的问题。其次，采用双套制进行档案收集管理，将完成的电子档案进行打印做二次归档，有效地解决了档案原始与否的问题，并且避免了由信息存储失败导致的信息丢失的问题，保证了档案的真实性。另外，应注重规范对档案收集技术的要求，电子档案作为全新的信息集合载体，在档案信息收集处理上，不论是收集技术还是管理方法上都应该秉持高要求原则，其一，通过光盘进行保存前，应对其进行鉴别保证无误后再进行后续操作，确保电子档案安全、完整。其二，归档文件一律使用规范的汉字处理软件。其三，归档文件统一存储在高质量的存储介质上，进行一年一存储，并施行一介质一存储的原则，以此保证档案收集质量。

（三）确保电子档案质量。首先，应明晰电子档案的归档范围，这是保障档案信息集中统一管理以及确保电子档案存储质量的基础与关键。在参照相关规定的同时，根据档案信息的特点，清晰认识不同档案的特殊性，并收集与档案信息相关的材料，如在副件完成修改操作，并与定稿一起保存每一份草稿以及修改稿；如完整归档文件的过程中产生的鉴定、记录等信息以及与文件相关的原始数据、相关纸质文件、音像文件、操作系统等，都应同样将其进行归档并对档案进行合理、有序的划分。电子档案归档类型繁多，应在确保电子档案准确性、完整性后，合理进行划分完成档案分类，并按照相关规定执行归档手续，配套相应的纸质档案。其次，灵活结合逻辑归档与物理归档，逻辑归档是通过计算机网络保持原存储方式以及存储位置，达到上交电子档案管理权限的过程；物理归档是指把电子档案储存在脱机介质上，上交给档案部门的过程。高校可以通过逻辑归档来快速归档，再由档案部门进行物理归档的方式提高电子档案归档效率与质量。另外，保证电子档案与纸质档案能够长期并存，确保档案质量。

（四）强化档案管理工作，创新档案管理方式。提高高校经费投入，确保电子档案进行现代化信息管理，同时强化对电子档案管理人员的技能操作培训，提升相关的管理能力以及创新能力，以此促进高校电子档案管理发展，为学校工作提供有效支持。具体工作如下：其一，由档案部门实现档案分类，首先根据机构类型建设数个相关的文件夹，在建设的文件夹中根据问题建设数个子文件夹，筛选各部门同等类别的文件，按照相应的类别分别存储在相应的文件夹之中，便于日后存盘以及进行检索工作。其二，将确定好的电子档案交由档案部门存储在统一准备好的“一次性”介质上，一个电子档案存储两份，一份封存保留，一份留作备用。存储时应做好介质检查，如光盘在刻录之前必须做好杀毒、终止网上共享等工作，其次确保存储信息的完整性、避免存储过程中断，并且存储时间不宜过长，避免设备因物理原因如发热引发存储失败等问题。其三，依据相关分类法规定，结合本单位的分类规范，应用“年度号—分类号—流水号”完成相应的存储介质编号，并按照规定在每份存储介质里附上《机读文件目录》。其四，档案部门做好存储介质的保存工作，避免因物理原因产生的破坏问题，如光盘应避免磁性干扰、避免挤压等。同时定期做好存储环境温湿度调节，关注气候变化带来的影响，并定期检查存储的电子档案、完成检查记录。其五，封存的电子档案以及相关存储介质不能够外借，需要对电子档案进行拷贝的，必须获得档案负责人的批准，方可进行。必须依照规定权限使用相关档案，不得随意利用。其六，电子档案管理不适用原有的档案管理制度，因而不能够依照原有的制度对电子档案进行管理，应结合现实条件，按照电子档案管理工作的发展状况与电子档案本身的特点性质，制定与之配套、切合实际且完整有效的电子档案管理制度，以此保障电子档案管理工作有序展开。其七，档案管理人员的工作水准决定了电子档案的质量，着重提升档案管理人员工作水准，是做好电子档案管理的关键，随着档案信息现代化、数字化的发展，档案信息量急速上升，电子档案利用率大幅增长，档案信息分析工作自然作为重点关注对象。通过档案分析实现对文件的精准分类，特别是针对专业性显著的档案，更需要达到精确分析的程度，另外，按照利用者在运用过程中提出的要求，能够为其提供庞大的数据支持，保障了电子档案的使用质量。此外，由于电子档案介质的灵活性，具有规格差异、形状差异、材料差异等特点，且要求档案管理达到科学管理利用、检测和保护的高标准，以及必须满足熟练运用各类设备与管理软件的高要求，决定了如果没有高素质、强技能的现代档案管理人才，就无法进行档案信息现代化、网络化管理和服务。档案管理人员必须掌握传统档案管理能力素养，还须掌握微机工作、信息收集录入、数据管理等基础专业技能，进而加强掌握科技信息技术的素质能力。计算机信息技术的高速发展将带来大数据时代，数据信息将渗透到我们生活的各个领域，高校档案馆只有不断提高自身的信息技术管理能力，适应新的发展趋势，才能够增强竞争力，才能有效地为国家建设进行服务。

三、结语

综上所述，要想做好电子档案管理，必须结合电子档案的特点，正确认识电子档案，做好信息收集工作，确保电子档案质量，加强档案管理工作，紧跟技术发展，不断提升相关技术素养，以实现电子档案的有效管理。