文/南通大学 陈亚利

高校档案馆运用电子档案进行管理，提高了收集档案的效率、质量，优化了档案存储方式，很大程度上加强了学校进行档案管理的成效。

一、电子档案的内涵

（一）电子档案的概念。电子档案是运用电子设备存储欲保留的信息，将其以文字、图片、表格、影像等形式记录在设备中，形成信息档案。它是跟随时代发展，运用信息技术创造的存储形式，由于该技术简单容易使用、传递速度快、信息量留存大且仅占用小部分内存而被广泛应用在学校管理当中，并且逐渐替代传统的纸质档案存储方式。电子档案有以下特点：首先，电子档案节省人为书写的过程，通过打字输入或扫描识别能够快速进行档案录入，需要使用电子设备实现查阅或者传输。其次，电子档案有别于纸质档案，能够运用电子设备实现信息传递，解决了纸质档案传递繁琐的问题，突破了空间的局限性。再次，电子档案存储管理都在电脑或云端，突破传统纸质档案存储场地的局限性，便于对大量档案进行管理，能够实现档案信息快速传输。

（二）电子档案的应用价值。高校运用电子档案进行档案管理，有效提高了档案信息存储效率。能够为高校进行招生、学校管理、课程教学、科研工作等方面提供积极的帮助，形成一系列完整的信息链条，达成信息资源的共享，促进学校工作的展开。总体而言，电子档案有以下几个优点：其一，提高工作效率，计算机能够快速对信息进行处理，通过计算机处理电子档案能够有效地对存储信息进行分类、统计，降低人工记录纸质档案的错误率，提高档案准确度。……