文/中共龙岩市永定区委办公室 简远征

传统电子文件归档和档案管理工作大多以纸质为媒介，通过馆藏方式进行保管，使用人员可到档案管理部门进行登记调阅。但在现阶段信息化不断发展的背景下，电子化已经成为文件归档和档案管理的重要手段，有利于提高管理效率，保证信息资料的完整性、真实性和保存长久性。同时有助于更便捷地利用计算机、移动终端等共享和检索查阅资料，极大地提升了档案应用效率和质量，推动单位健康、可持续发展。

一、电子文件归档和电子档案管理概述

（一）电子文件归档方式。电子文件归档方式不同于传统纸质归档，其在根本上存在显著差异。一般是在信息承载方式、信息构成形式等层面具有明显区别。当采用电子归档方式时，往往需要建立相应的工作模式，充分利用现代技术，促使文件整理和归档具有自动化且具备一定秩序性。同时还需建立较为完善的归档制度，对不同文件设置不同保管期限、针对不同文件标注相应编码，实现自动化管理，提高文件归档和保管的便利性。应当对文件归档方式进行规范处理，与纸质文件管理相同，通过制定科学合理的归档方法，保障存储载体适当，并朝向程序化方向发展。在录入电子文件档案时，要注重纸质文件良好保存，基于电子文档与纸质文档共存的管理保存形式，提高文件档案的真实性和准确性。

另外，电子文件归档必须要保证信息安全性，则是利用计算机安全技术辅助文件归档和储存过程中的保密性，避免在传输或者使用过程中出现泄漏、盗取、篡改等问题，比如可设置防火墙、权限访问等，进一步提高文件归档的可靠性。……