文/青岛市卫生健康人才发展中心 丁夏 程燕霞

人事档案在整个系统或组织运行中发挥着不可或缺的作用，能为人力资源管理助力。管理人员应借助大数据技术的优势，在人事档案管理建设中融入信息化的概念，提高数据信息的安全性和利用率。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

随着技术的不断进步，大数据信息时代逐渐出现在人们的面前，并给我国的各项事业带来了巨大影响。大数据时代引发当前社会结构不断改革，是当前社会发展的必然趋势。人事档案管理能否和大数据信息进行一次成功的“亲密接触”，是众多学者目前关注的焦点问题。随着我国经济快速发展，社会大众生活水平不断提高，事业单位人事档案管理面临着改革创新，传统的事业单位人事档案管理模式已经满足不了新时期大数据信息时代事业单位的发展要求，如何利用大数据来实现人事档案管理的发展，是我们需要探索的重要课题。

首先，大数据信息化的档案管理模式能克服纸质版档案管理的诸多弊端，为人才决策工作提供助力，保障人才战略落实效果，增强组织的可持续发展能力。其次，大数据信息化档案管理可以提升人事信息互联的效果，提高人事部门掌握档案信息的速度和质量，保障人事档案调动的科学性。最后，实现大数据信息化档案管理，可以提高档案管理的存储和运用的效率，加快人事档案现代化管理的速度。从我国人事档案管理现状来看，由于人事档案具有较高的保密性，且利用范围小和利用率低的特点，传统的人事档案管理制度已经不能适应当下我国经济发展的需要，人事档案管理进行改革是势在必行的。传统的人事档案管理制度利用范围主要是党政机关和行政事业单位，随着我国社会主义经济体制改革的深入和非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等单位也成为吸纳高层次人才资源的重要渠道。与此同时，行政事业单位的人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，有些行政事业单位人员由拥有“铁饭碗”逐渐转变为“社会自由人”，主要通过市场机制的作用使行政事业单位工作人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织。而市场化配置人力资源又加快了人员的流动频率。据此，再使用传统的人事档案利用制度显然不能适应现代人力资源的开发需要，这是摆在我们面前亟须解决的现实问题。因此，对人事档案管理进行大数据信息改革势在必行。

二、大数据时代人事档案管理信息化建设的措施

（一）加强宣传工作，提升管理能力，优化服务意识。档案管理工作既是一项业务性很强的工作，又是一项要求很高的服务性工作，做好宣传工作，增强意识尤为重要。要借助宣传工作加强工作人员对档案信息化建设重要性的认识，还要按照档案管理工作规程和工作性质要求，经常组织工作人员学习新知识，新技能。另外，从事档案管理的工作人员不仅要有扎实的业务功底、管理能力，还要有较强的服务意识，不断更新知识，以适应大数据信息时代对档案管理人员的要求。在建设大数据信息化平台时，要注意发挥技术优势，达到资源共享的目的。在人事档案管理中融入信息化的理念。

（二）以材料为依托，建立数据库。建立数据库，对档案材料的长期保存至关重要。传统的档案管理模式较为落后，依靠人工的形式。一是纸质档案资料较多而且容易受到外界环境的影响，包括气候、温度、湿度、档案室条件的影响。二是随着档案的保存年限，调档阅读的次数，档案文本会受到污染，遭到不同程度的污损和腐蚀，难以长期保存。三是温度的高低，空气环境潮湿的影响，会促使纸质材料水解，字迹洇化、风化，建立数据库可以有效地保护档案材料长期存放，解决了纸质档案在保存上存在的许多弊端。四是大数据技术可以将档案材料进行分类，进而做好编目、检索的工作。另外，大数据技术的应用可以促进档案管理工作的信息化和数字化。

（三）培养管理人员，提高管理素质。档案管理工作是一项业务性很强的工作，同时也是服务性很强的工作，培养一名合格的档案管理人员，提高档案管理人员的素质尤为重要。这就需要从事档案管理的工作人员要练好内功，具备扎实的业务技能、较强的管理能力、一流的服务意识。增强档案为社会服务理念，及时有效地为档案利用者提供有效的档案信息，热情周到细致的优质服务，尽最大努力让档案利用者满意。在为档案利用者服务程序上变繁为简，在手续完备的情况下尽量简化查阅手续，多为档案利用者着想做好服务窗口的工作。

（四）加强纪律约束，提高保密意识。档案管理工作具有很强的保密性。不管是人事档案还是技术档案都是国家机密，档案管理人员必须谨记保密条例，严守秘密。一个合格的档案管理人员，必须具有为党、为档案利用者负责的意识，不断提高自身政治素质和专业技能，加强政治责任感，把人事档案工作看作是一项重要的政治工作，坚持原则、遵守纪律、保守秘密。新时期加强人事档案的管理与利用是一项十分重要的工作，因此，需要不断创新工作思路提高工作能效和工作质量，以推进档案管理工作上一个新台阶。

三、新时期档案管理应注意做好以下几个方面的工作

（一）树立责任意识。档案管理工作，是人事工作中的重要组成部分，档案管理工作人员应牢记党组织的嘱托，负责任地管理好各类档案材料。忠于职守，具备做好档案管理工作的责任心和使命感，坚持原则、严守制度、尽职尽责地管好用好档案资料。

（二）树立奉献意识。档案管理工作具有人事工作的特殊性、隐蔽性、保密性，因此，要求从事这项工作的人员必须具备较高的政治素质和耐得住寂寞的良好工作态度，不张扬而默默无闻地工作。

（三）树立服务意识。档案管理工作是一项内部的服务性工作，要求工作人员要树立全心全意为利用者服务的思想，耐心细致的工作作风，时时处处为利用者着想，认真负责地做好档案管理和利用工作。坚持在做好保密工作的前提下，积极主动、热情周到地为组织人事部门和档案利用者提供最优质的服务。

（四）树立保密意识。档案管理工作与人事管理工作密切相关，工作人员应该谨言慎行，保密意识一刻不能放松，严格按照《保密条例》和保密工作要求及规定接收、鉴别、整理、保管、转递和销毁档案材料，以确保档案材料及信息的绝对安全。档案管理工作繁杂琐碎、枯燥单调，很容易出现差错和失误，因此，在工作中必须保持高度的责任心，才能减少失误和差错。不辜负党组织的信任。

（五）不断学习注重专业修养。档案管理工作也是一门学问，也有不断提高的空间，若想做好这项工作，必须不断学习。因此，在工作中必须注重自身专业知识水平的提高，通过自学、参加培训等方式不断充实自我，熟知档案管理工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理方法，提高工作效率和档案管理水平。档案管理人员在信息化建设中发挥着重要的作用，所以还应提高他们的工作能力，建设高素质的人才队伍。进行定向培养工作，提高人员的业务能力和工作水平。只有业务知识量充足了，专业技能过硬的管理人员才能提高信息化建设的效率，才能胜任在大数据信息时代赋予我们管理人员的数据和信息资源。与此同时，档案管理人员还应该具备良好的职业素养，提高对本职岗位的热爱，只有热爱本职岗位才能做好这项管理工作。值得注意的是，应以人事档案管理信息化建设中存在的问题为基础，为管理人员提供有针对性的指导，引导管理人员把理论知识和实践经验进行整合，确保能在第一时间发现问题，并能找到对应的处理整改措施，提升信息化建设的先进性。

四、增加资金投入，完善建设工作

以国家对档案建设的相关要求为基准，增加对人事档案管理信息化建设的经济投入，根据信息化的运行标准，配置专业化的设备，建立人事档案电子档案，为人事档案发展提供坚实的保障。在人事档案信息管理时，要发挥数据库的内在价值，及时采集和汇总各项人事数据，形成动态化的管理模式，这样能提高人事档案的完整性、利用率。为进一步提升档案的价值，要细化并规范档案管理工作的细节。如果想完成动态化的档案专业的管理模式，必须增加资金的投入量，引入高新科学技术的设备以及专业的数字化人才，提高人事档案数据的可靠性和利用率。在资金的助力下，人事档案的电子信息化程度才会大大加深，为人事档案管理工作提供切实的技术和人才保障。

五、结语

综上所述，新时期大数据时代人事档案管理信息化建设要结合组织结构的实际情况，加强人事档案管理人员的电子信息化建设工作，采集、整理、分类、汇总各项人事信息，提高管理人员对信息化档案的重视度、责任感和保密意识，充分利用各项资料、提高档案管理的质量、效率，完善人事档案管理信息化建设工作，发挥人事档案的内在价值。