文/浙江省东阳市不动产登记中心 胡晓丽

当前阶段，档案信息化是不可阻挡的趋势，档案工作中不动产档案是一个重要的组成部分，它记录了我国不动产的发展历史，对于城乡规划、不动产登记等等都有着巨大的意义。信息化社会背景下，数字化不动产档案的保护与利用应当如何进行，是非常值得思考与探索的话题。

一、数字化不动产档案保护利用的意义

（一）有利于节省人力物力。传统档案的保护与利用，其档案载体基本为纸质，需要消耗大量人力物力保证档案不丢失、不损坏。但是纸质档案易破损，加上档案要利用起来才有更高的价值，因而在查阅利用中不可避免地会受损。电子档案的出现不但为档案收集整理和保管提供了便捷途径，也提供了档案利用的快速通道，免除了建档、检索等方面的困难，极大地降低了工作人员的工作强度。

（二）有利于提高服务质量。不动产档案利用起来其价值才能得到最大化彰显，档案在查阅利用中，便捷快速是档案高效能利用的最大化服务。数字化不动产档案，改变了传统的纸质档案管理模式，在档案利用方面，提供了非常便捷的通道，有助于提升服务质量。数字化不动产档案，其载体不再是易破损的纸质档案，而是以数据形式存在于新媒介当中，其新媒介包括计算机、光盘、磁盘等。以数据形式存在的不动产档案可以通过网络流动，用户不需要到档案馆查档，只需要在官方网站上获得授权，即可通过检索找到需要的档案，极大地提升了服务的效能。

（三）有利于满足多样化需求。数字化不动产档案可以吸纳各种形式的原始资料，用户在利用档案时，不仅会看原始文字的档案资料，还会看到原始的图像、视频等档案资料。数字化档案多样化，也可通过多种载体来保护利用，有利于满足用户的多样化需求。

二、数字化不动产档案管理的种类

（一）电子文件档案。随着全社会信息化建设浪潮不断袭来，不动产档案电子化已经是不可阻挡的趋势。无纸化办公，使得很多文件都在计算机上制作并发布，这些文件是典型的电子文件档案，必须收集整理起来。具体需要收集保存的电子文件，包括电子公文、统计报表、各种通知函件、建筑施工文件、竣工资料等各类电子化文件。例如：浙江省东阳市不动产登记中心2019年收集的不动产电子档案为84956件，2020年收集的不动产电子档案为75079件。这些不动产电子档案的收集，为查阅利用提供了可靠的保证。

（二）纸质档案转换成扫描件档案。电子档案的类型多种多样，在信息化建设中，纸质档案可以通过扫描仪、照相机等将其转化为电子档案。档案工作一直以来都是重点工作，但档案信息化的时间并不是很长，全社会信息化浪潮来得也比较晚，因此有很多不动产档案是没有电子文件的，只有纸质档案，纸质档案不易保存，也很难长期利用，因为很可能在利用中受损，所以将其转化为扫描件输入数据库当中保存意义重大。例如：浙江省东阳市不动产登记中心2019年不动产的纸质档案转换扫描件档案为85968件；2020年不动产的纸质档案转换扫描件档案为76589件；2016年之前不动产纸质档案转换扫描件档案为330945件，扫描A4纸张数据的档案为9262001件，扫描A3纸张数据的档案为405195件，扫描大于A3纸张的图纸数据的档案为9605件。将这些不动产档案扫描件输入数据库，一是起到了保护纸质档案的作用，二是查阅利用更加快捷。

（三）电子照片、电子图纸、音像、声像等档案。当前信息获取渠道多样化，信息存储媒介也逐渐数字化，不动产行业也形成了很多的电子照片、电子图纸、音像以及声像资料，这些资料应当按照相关国家标准转化为要求的格式，保存于相应的载体之中。例如：浙江省东阳市不动产登记中心2019年不动产电子图片档案为1968件，电子图纸档案为868件；2020年不动产电子图片档案为2896件，电子图纸档案为985件。这些电子照片、电子图纸档案资料的增加，有利于不动产档案的完整，也有利于不动产档案的查阅利用。

（四）其他数字化档案。对于不动产档案归档范围内的其他数字化档案，也应当全面收集整理后进行妥善保管，并采取人工录入、原件扫描和数码照相机拍照等技术，实现其他档案资料的数字化归档，而且要求全面收集整理，完成数字化不动产档案的分类归档保存保管。比如视频录像、语音文件等等不动产的档案，需要进行收集整理和分门别类归入数字化不动产档案的管理和使用。

三、数字化不动产档案的保护与利用

由于电子档案提供利用方式多样化，所依赖的技术手段也多样化，利用工作存在一定的复杂性，档案管理的难度也大，主要是因为缺乏统一的标准要求，目前不动产档案是纸质档案和电子档案并存的情况，都要建、都要管、都要用，如何协调好纸质档案和电子档案的保管使用，切切实实地提高不动产数字化档案服务的质量，是值得我们思考的问题。

（一）保护。房地产在国内有着非常特殊的地位和作用，房地产的交易、改造等情况非常频繁，权属的变化频繁，将房地产全生命周期内的所有资料收集整理归档意义重大，这些资料对于城乡规划、不动产登记、确保不动产物权公信力等方面具有重要价值意义，加强不动产档案的保护意义显著。由于当前不动产档案中纸质载体和新媒介载体并存，必须保证两者均得到保护。仅从数字化档案的角度来讲，关键问题是要先建立档案管理系统或平台，并且要把该系统或平台同OA对接，所有电子文件，在有电子签名的情况下，分发给各科室以后，原件上传档案管理系统留档，对于其他的不动产资料则由人工实地调查后，利用PAD、智能手机等实时记录，并通过网络上传系统，分发给相关人员进行审核，整理归档；也可由计算机自动分配、汇总归档，所有归档资料务必保证一个小数点都不出错。将电子档案数据化，建立数据索引，分门别类存储于数据库、硬盘、光盘等存储器中永久保存保管。

建立双套制工作模式，电子档案要保护，纸质档案也要保护，但并不是所有的档案资料都适用双套制，因此就需要设定对应的保护等级，针对性地提供保护，比如一些绝密资料，这些资料如果暴露可能引起严重后果，这些资料如果要转化为数字化档案，就必须要严格保护，因此务必要做到信息安全。网络上流转的信息是非常有可能被截取而导致泄密的，因此需要注意网络安全防护，确保不动产档案能够真正做到安全共享，为此要突出数据脱敏和数据加密，数据脱敏要求对敏感数据进行变形处理，保护重要数据的安全。数据加密则是通过技术手段对网络上流动的数据进行加密，确保相关数据不泄密。当然也需要在硬件上下功夫，打造强大的防火墙，做好平台的升级管理，病毒查杀。

（二）利用。电子档案的利用是比较方便的，基于档案管理平台，通过构建数据库，建立对外发布平台，设定严格的访问权限，阅览权限后，只需要用户注册账号，获取对应授权后即可通过平台的检索功能快速检索档案资料。对于一些保密级别高的档案资料，为了避免泄密，可通过构建智能档案柜，联通数据库，数据库上只有原始档案资料的数字标签，通过检索标签确定原始档案的位置后，去对应智能档案柜处查阅，智能档案柜当中可保存对应的纸质档案及其扫描件，为防止泄密，扫描件存储于物理隔离的媒介当中，只能在智能档案柜查阅。例如：浙江省东阳市不动产登记中心2019年不动产数字化档案查阅利用为135891件，通过网络平台查阅利用不动产档案为35645件；2020年不动产数字化档案查阅利用为88194件，通过网络平台查阅利用不动产档案为743635件。从这些数据可以看出，不动产档案查阅利用率是相当高的。

四、结语

综上所述，不动产档案数字化是必然趋势，具有重要价值，是记忆工程当中的重要组成部分，为此加强不动产档案管理意义重大。在数字化背景下，不动产档案的保护与利用发生变革，因此必须依托信息技术，针对性地采取措施对数字化不动产档案进行保护和利用，真正体现出不动产档案的价值，最大化地发挥出不动产档案的作用。