文/常州信息职业技术学院 孔海涛

信息化办公以大数据、在线办公、云端存储为主要特征。近年来，随着智慧校园概念的提出，高校顺应时代发展潮流，开始普及信息化办公管理方式。当前，高校二级学院办公室还没有形成完全信息化管理模式，还需要结合传统办公的特点加以合理改进，方可全面推进。本研究提出从办公室管理存在的问题中找出突破口，有针对性地采取相应的解决办法，以便更好地提升办公室管理效能，为高校提供更好的服务。

一、高校二级学院办公室管理职能

高校二级学院办公室具有职能多元化、调度科学化的特点，是学生与校方各项事务直接沟通的中间平台。由于需要处理的事务多而复杂，同时又要求有一定的时效性，如果缺乏科学合理的管理制度，在执行时往往会存在管理混乱、效率低、完成质量差等问题。依据工作实践，高校二级学院办公室普遍具有以下几种职能。

（一）行政职能。二级学院办公室作为高校行政系统中的关键一环，对于院系中各项日常事务有一定的决策权，有义务参与院系中各项行政事务和教学事务的讨论，小到对院系提出的教学考核方式、教学理念、教学课时安排等的参评决策；大到对校级项目申报、人才引进、领导接待、高校庆典等事务的筹措安排。这些事务的执行需要办公室协调多个部门、多个对象，还要求管理人员熟悉教育方面的法律法规和学校日常事务。有些行政事务还涉及高校机密，需要管理人员具备良好的职业道德和严谨的工作作风。……